Опыт внеофисного хранения документов

• Что такое внеофисное хранение документов
• Где хранить документы

Причиной многих неудач в бизнесе является пренебрежение к документу. Ненадлежащее хранение документов влечет за собой риски утери важной управленческой информации, а неправильный выбор способа хранения – к нерациональным финансовым издержкам.

Бизнес по-русски – это ежеминутная борьба. Борьба за долю рынка и борьба за прибыль. Это преодоление бюрократических барьеров и потенциальных рисков. От победы на этих фронтах зависит стабильность и благополучие всей компании. Чтобы преуспеть в высококонкурентной среде, российские топ-менеджеры активно проводят политику, направленную на оптимизацию внутренних бизнес-процессов, сокращение затрат на обслуживание и ведение бизнеса, а также на обеспечение комплексной системы корпоративной безопасности.

Как правило, реализация этих мер требует больших расходов на консультантов, разработку и внедрение современных ERP-систем, систем электронного документооборота и др. Однако в большинстве случаев результаты прогнозов появляются спустя многие месяцы, и полученный эффект не всегда оправдывает первичные ожидания. В данной статье я хотел бы рассмотреть простой метод, внедрение которого уже завтра позволит ощутимо приблизиться к заветной цели с минимальными затратами.

Как это ни парадоксально, но причиной многих неудач в бизнесе является бумага – вернее документ. Это красноречиво доказывают истории взлета и падения мировых корпораций, а также видных политических деятелей. Ни для кого не секрет, что документы являются носителями ценной информации. Поэтому от того, как они хранятся и в чьи руки попадают, зависит успех работы топ-менеджера и бизнеса в целом.

Состояние документов оказывает большое влияние и на эффективность использования рабочего времени другими сотрудниками, а также на скорость принятия стратегически важных решений в конкурентной борьбе. Предлагаемая на российском рынке услуга внеофисного хранения документов является, пожалуй, самой бюджетной панацеей от обозначенных выше проблем.

Что такое внеофисное хранение документов? Внеофисное хранение – передача функций по хранению и обслуживанию документов вашей организации специализированной архивной компании. Само хранение документов осуществляется в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах.
В зависимости от требований, предъявляемых к информационной безопасности и уровню защищенности документов, профессиональные компании предлагают следующие виды услуг по хранению документов. В основе каждой из них лежит свой принцип ценообразования.

Вне зависимости от выбранного способа хранения документов и предполагаемой частоты их дальнейшего использования, архивные компании могут оказать услуги по подбору и доставке документов переданных на хранение по указанному вами адресу. За дополнительную оплату архивные компании предлагают клиентам большой перечень сопутствующих услуг.

Одной из самых важных услуг, которой стоит уделить особое внимание, является доставка документов по первому требованию клиента. Архивные компании предоставляют следующие виды доставки:

Средняя стоимость доставки в зависимости от выбранного способа доставки варьируется в диапазоне от 300 до 1800 рублей за поездку (исключая самовывоз). По статистике средняя комплексная стоимость ежемесячного обслуживания документов, переданных на хранение в архивную компанию, составляет примерно от 10 до 30 % от стоимости ежемесячного хранения. Объем дополнительных платежей зависит от вида и объема ежемесячных услуг.

Принимая решение о передаче документов на внеофисное хранение или об организации хранения на своей территории, рекомендуется посчитать разницу в ежемесячных затратах, а также здраво оценить возможные риски и ответственность всех сторон.

Что выгоднее: хранить документы на своей территории или передать их на хранение в специализированную компанию? Проводя сравнительный анализ затрат на внеофисное хранение документов и организацию хранения у себя в офисе, обычно клиент оценивает лишь затраты, связанные с арендой архивных площадей. Такой подход не является объективным, так как он в полной мере не отражает реальные ежемесячные затраты на поддержание собственного архивного хранилища в рабочем состоянии. Ниже приведена примерная сравнительная таблица, при помощи которой возможно объективно оценить ежемесячные затраты на организацию хранения документов у себя в офисе в сравнении с возможными затратами на передачу в коммерческий архив.

Таблица составлена из расчета 500 папок Корона на организацию. Это эквивалентно 100 архивным коробам. Затраты на ежемесячное обслуживание документов клиента в архиве приведены в максимальной величине и эквивалентны полной стоимости ежемесячного хранения документов.

1 Усредненная стоимость аренды офиса в г. Москве на 2012 г.
2 По статистике, более 20 % рабочего времени работника используется на работу с документами (поиск, возврат, копирование, подборка, размещение на стеллажах и т. д.).
* Без учета налогов, социальных выплат, затрат на содержание охраны и систем безопасности.
** В расчете для полноты картины указана максимальная стоимость дополнительных услуг, фактическая стоимость определяется по реально оказанным за месяц услугам.

Сравнительная таблица рисков при хранении документов на своей территории и при передаче специализированной компании

Из приведенных выше примеров очевидно, что, передавая документы на хранение профессионалам, вы уже завтра сможете встать на путь экономии денежных ресурсов. Внеофисное хранение документов позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с документами более оперативной и контролируемой.