Архивы документов по личному составу

Е. В. Алексеева, к. и. н., доц. РГГУ

Разнообразные по видам, формам и назначению документы, возникшие в процессе государственного управления, производственных отношений, фиксации и передачи научного знания, культуры, искусства, межличностного общения – являются результатом общественного развития и общественного сознания.

Любой документ, вне зависимости от цели его создания, места и времени возникновения, авторства, содержит информацию, которая может быть востребована через некий временной период. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем . За этой формулировкой закона скрывается комплекс документов, чрезвычайно важный для каждого человека. Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно, в случае необходимости, подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству РФ.

Однако для того, чтобы информация, зафиксированная в документах по личному составу, имела юридическую силу, должны быть выполнены, как минимум, три условия: создание и сохранение этих документов в организациях разных форм собственности и, в случае ликвидации организации без правопреемника, передача их на государственное или муниципальное хранение. Алгоритм действий прописан в п.п.8, 10 ст. 23 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»: «При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, ликвидируемой в результате банкротства». Важно отметить, что в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» в редакции, действующей с 5 марта 2012 г., в ст. 129 сказано, что «конкурсный управляющий обязан... передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации».

Что следует понимать под определением «иные нормативные правовые акты РФ», регламентирующие передачу на государственное хранение документов по личному составу?

Прежде всего, речь идет о двух Распоряжениях Правительства Российской Федерации, принятых в первой половине 1990-х годов. Необходимость государственного регулирования вопросов обеспечения сохранности документов по личному составу в начале 1990-х гг. стояла чрезвычайно остро и была связана с ликвидацией после распада СССР органов управления и иных учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения, а также с созданием значительного числа негосударственных организаций во всех отраслях экономики и общественной жизни и не всегда соблюдавших нормативные требования по документационному оформлению трудовых отношений с сотрудниками, и, как следствие, лишавшие их возможности в дальнейшем документально подтвердить трудовой стаж и т. д. Это грозило серьезными социальными последствиями.

Итак, для обеспечения социальной и правовой защиты граждан Распоряжение Правительства РФ от 23.04.92 № 781-р обязывало в целях предотвращения утраты документов по личному составу, а также улучшения их сохранности и использования:

«1. Установить, что ликвидируемые предприятия, организации... и иные организационные структуры, независимо от формы собственности, передаются на хранение правопреемником или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу...».

Кроме того, данное Распоряжение возлагало на государственную архивную службу РФ обязанности по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности, не имевших правопреемника или вышестоящего по подчиненности органа. В организационном плане было рекомендовано органом исполнительной власти в необходимых случаях создавать архивы для хранения и использования документов по личному составу.

Не менее значимым было и остается Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р, в котором относительно сохранности документов по личному составу «высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц было рекомендовано:

«1. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся юридическими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

2. Федеральным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение прав юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в пункте 1 настоящего распоряжения...»

Таким образом, был оформлен правовой механизм, устанавливающий ответственность организации за создание и сохранность документов по личному составу и обязательства государства принять на долговременное (а отдельные комплексы и на постоянное) хранение эти социально значимые материалы.

Важно напомнить, что архивы (прежде всего государственные и муниципальные, а также архивы организаций) являются атрибутом государственности, ее правовым гарантом. Они несут обязательства перед государством и гражданином в документальном подтверждении их юридических прав и социальных гарантий. Во исполнение Распоряжений Правительства в большинстве субъектов РФ были созданы специализированные архивы документов по личному составу. В остальных субъектах документы по личному составу могут храниться в государственном архиве, либо в органе управления архивным делом, совмещающем функции управления архивным делом и хранение документов. Важную роль в сохранении документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе и в результате банкротства, играют муниципальные архивы.

Какие же виды материалов можно отнести к категории документов по личному составу? Обратимся за помощью к ныне действующему нормативному документу – «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010, зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г. Рег. № 18380).

Перечень включает только типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности организаций всех форм собственности. В первую очередь нас будут интересовать разделы, содержащие документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда (Раздел № 7), а также документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении (Раздел № 8). Кроме того, следует привлечь документы из раздела № 4 «Учет и отчетность», связанные с оплатой труда и другими выплатами сотрудникам.

Нормативные сроки хранения документов по личному составу учитываются при составлении в каждой организации ведомственных (локальных) нормативных актов: инструкций, правил, положений, в которых изложен порядок составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, составления научно-справочного аппарата, подготовки дел к архивному хранению. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления сводной номенклатуры дел организации и формирования дел в делопроизводстве.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. и «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477.

Ключевым является вопрос доступа пользователей к документам по личному составу в государственных и муниципальных архивах РФ и организации пользования ими. Документы по личному составу, по сути, являются источниками массового происхождения, и их информация (в обезличенном виде), в соответствии с нормами действующего законодательства РФ) могла бы стать основой для уникальных исследований в области социологии, демографии, генеалогии и многих других научных направлений, таким образом, выходя за рамки исполнения только социально-правовых запросов тех граждан, информация о которых зафиксирована в документации, поступившей на хранение в архивы. Поскольку часть дел и документов по личному составу содержат данные о личной и семейной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу для его безопасности, их следует использовать чрезвычайно тактично, с соблюдением действующих законодательных норм.

Помощь архивам и пользователям архивной информацией по соблюдению всех требований относительно использования документов по личному составу могут оказать Методические рекомендации, подготовленные ВНИИДАД в 2009 г.- «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими», базирующиеся на нормах российского архивного и смежного законодательств.

Обратимся к подразделу 1.2.3. Методических рекомендаций, в котором перечислены как права и обязанности государственных и муниципальных архивов, так и пользователей (юридических и физических лиц) по обеспечению доступа и организации использования документов по личному составу. В соответствии с п. 3ст. 25 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архив в течении 75 лет со дня создания документа ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, создающим угрозу для его безопасности. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Исключением являются дела и документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

Архив предоставляет дела и документы без ограничений самому гражданину – субъекту информации или доверенному лицу гражданина (при предъявлении документов, удостоверяющих личность и доверенности, оформленной в установленном законом порядке), если это не противоречит законодательству РФ (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.).

После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне, его частной жизни обладают наследники (доверенные лица наследников), если это не противоречит законодательству РФ. Архив взаимодействует с наследниками при наличии свидетельства о смерти гражданина и документов, подтверждающих их право на наследство. Для других категорий пользователей необходимо письменное нотариально заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного лица), которое может быть запрошено организацией, направившей пользователя в архив, пользователем, если он – частное лицо, или архивом по просьбе пользователя. Архиву следует выдавать пользователю только те дела и документы, которые будут указаны в разрешении.

Архив предоставляет до окончания 75 лет со дня создания документа архивные дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни по мотивированному письменному обращению сотрудникам организаций-фондообразователей и их преемников, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Архив без согласования с гражданином (его наследниками) обеспечивает доступ пользователей к делам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина.

Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем документам или информации, которые относятся к лицу, в отношении которого было получено разрешение о доступе. Если в деле находятся документы, содержащие конфиденциальные сведения о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются. Интересующая пользователя информация может быть выдана ему в виде архивной справки или копий документов с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах. Разрешение на доступ выдается руководителем государственного архива или лицом, обладающим соответствующими полномочиями в письменном виде.

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов. Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.

Значительное количество часто встречающихся, однотипных запросов граждан дает возможность работникам государственных и муниципальных архивов при их исполнении использовать шаблоны бланков, в которые вносятся лишь необходимые персональные данные. Такая унификация способствует оперативному исполнению запросов граждан. Существенную помощь в этой работе призваны сыграть подготовленные в 2011 году Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.). Методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера. Подробно характеризуются запросы социально-правового характера в соответствии с их тематикой, в том числе о гражданском состоянии, об образовании, о трудовой деятельности, о трудовом стаже, о льготном трудовом стаже, о заработной плате, о несчастном случае на производстве, о военной службе, об участии в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг., о пребывании в плену и на принудительных работах в Германии и оккупированных странах в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о награждении, об опекунстве, попечительстве, пребывании в детских учреждениях интернатного типа; об имущественных правах; об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.

В Методических рекомендациях составители (И. В. Волкова, И. А. Дегтярева, З. П. Иноземцева и др.) привели примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан. Очерчен примерный круг архивных документов, информация которых позволит исполнить определенные виды запросов. Так, например, при исполнении запроса о страховом стаже работы (важном для начисления пенсии) архивная справка может быть составлена на основании таких документов, как:

– приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
– письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
– акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
– личные карточки формы Т-2;
– табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда,
– другие документы, относящиеся к первичной учетной документации.

Таким образом, положения Методических рекомендаций могут быть чрезвычайно полезны для граждан, оказавшихся перед необходимостью получения различной информации социально-правового характера о себе, своих родственниках, т. к. документ позволяет понять принципы ведения архивного поиска, увеличивает адресность и точность обращений в соответствующие учреждения, помогает понять взаимосвязь искомой информации и наличия документа в архиве.

По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными и муниципальными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе (ст.22, п.4). В связи с длительностью сроков временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, а также для других архивных документов чрезвычайно важно обеспечение сохранности в организациях (архивах организаций).

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п. 3ст. 3.