Электронный научно-справочный аппарат архивов: новый этап в развитии

Л. П. Афанасьева, доц. РГГУ

Методические основы создания интегрированных ИПС были заложены международным стандартом ISAD (G) (International Standard Archival Description), утвержденным международным советом архивов (МСА) в 1994 г. В основе данного стандарта лежит принцип многоуровневого описания, предполагающий описание от общего к частному, раскрывающее иерархию комплексов документов . Универсальная модель интегрированной информационной системы архива на основе данного стандарта была предложена И. Н. Киселевым. Система должна была соединять в себе три функции: учета, контроля за обеспечением сохранности документов и ведения НСА. При этом учетные и поисковые сведения должны вноситься в базы данных, разделенные по четырем уровням описания: фонда, описи, дела, документа.

Возможен также пятый уровень – ввод текста документа. В совокупности все базы данных образуют иерархическую структуру ИС, где все уровни связаны вертикально и горизонтально с помощью БД о переименованиях фонда, биографических справках, сведениях о фондовых включениях и незадокументированных периодах, топографических указателей и файлов ключевых слов и рубрикаторов . Эти принципы были положены в основу создания общеотраслевой программы «Архивный фонд». Сходная модель была разработана для единой ИПС «Электронный архив» ГАРФ, в основе которой лежит идея многоуровневого описания (фонд-опись-дело-документ).

Однако все эти разработки остались на теоретическом уровне. Предложить архивам ПО, способное реализовать на практике идею интегрированной системы с многоуровневым описанием, Росархив смог только в 2008 году, когда в архивах началось внедрение четвертой версии общеотраслевой программы «Архивный фонд» (до этого общеотраслевое ПО решало задачу централизованного учета, а не создания интегрированной системы НСА). Да и после внедрения четвертой версии «Архивного фонда»,в то время заместитель руководителя Росархива А. Н. Артизов, отмечал, что формирование межархивного НСА отраслевого масштаба остается делом будущего, когда будет решена задача передачи данных из архивов в автоматизированный центральный фондовый каталог не только на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучета, но и на уровне описи и единицы хранения .

Однако архивы не дождались общеотраслевого ПО, и создание интегрированных систем НСА началось «снизу». Причиной стало накопление критического количества тематических баз данных не только в федеральных и московских, но и в региональных государственных архивах. Количество тематических баз данных по архивам.

Накопление большого количества локальных баз данных создавало проблемы по следующим причинам:

Все это побудило архивы принять меры по разработке собственного интегрированного ПО. Это уже не просто перевод в электронный вид традиционных справочников, это качественно новый продукт, который является результатом возможностей, предоставляемых информационно-коммуникационными технологиями.

Справедливости ради следует заметить, что некоторые архивы изначально строили систему НСА на принципах интеграции. Одним из первых комплексная система электронного НСА, базирующаяся на едином программном обеспечении была реализована в конце 1980 – начале 1990-х годов в Российском научно-исследовательском центре космической документации РНИЦ КД (базы данных «КИНО», «ФОТО», «ФОНО», «НИР» и др.). Одной из первых интегрированных разработок стал программный комплекс «Госархив», созданный в государственном архиве Пермской области (ГАПО) в 1994–96 гг. и дважды отмеченный на конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии. Программа позволяет осуществлять описание на уровне фонда, описи и дела; учет документов, контроль за сохранностью, состоянием НСА. Однако разработка пермских архивистов не претендует на универсальность – помимо данной программы в архиве существует еще 12 баз данных, некоторые из которых, впрочем, интегрированы с программой «Госархив» (например, БД «Картографические документы»).

Однако в большинстве случаев к интеграции архивы приступали, накопив значительное количество ресурсов. Например, в Информцентре Мосгорархива еще в 1996 году было создано 105 баз данных общим объемом 2 млн. записей (700 MB) . В рамках городской программы информатизации, утвержденной Правительством Москвы, в 17 архивных учреждениях Мосгорархива с 1998 г. началось внедрение единой интегрированной системы. Первые подсистемы получили название «Учет архивного фонда» и «Научно-справочный аппарат». Они позволили построить электронный НСА как систему многоаспектного поиска информации на уровне фонда, дела, описи, документа, осуществляющую формирование межфондовых и межархивных справочников, ведение электронного каталога документов, кино, фото-, фоно-, видео-материалов . Московские архивисты проделали огромную работу при написании технического задания. К тому же система была многофункциональной, в результате инженерно-внедренческим центром «Инсофт» было создано типовое решение, которое потом было реализовано не только в Москве, но и в архивном отделе Воронежской области на базе двух государственных и 33 муниципальных архивов. В 2006 году в Воронежской области была разработана «Концепция автоматизации государственных архивов Воронежской области», на основе которой внедрена Комплексная автоматизированная интегрированная система архивных учреждений Воронежской области («Инсофт», Москва), которая представляет систему автоматизированного учета документов, НСА и ведения электронного архива.

Недостатком ПО «Инсофт» было то, что изначально она не была ориентирована на публикацию в Интернете, хотя обмен информацией между архивами осуществлялся через ЛВС, а доступ к БД читателям предоставлялся в читальном зале . Информационная система «Межархивный поиск» была внедрена в Главархиве Москвы в 2006–2007 гг .

Аналогичная ситуация несколько позднее сложилась в Государственном архиве РФ (ГА РФ). К 1999 г. в архиве было создано 32 БД объемом свыше 230 тыс. записей, а к 2002 г. – 52 базы данных объемом свыше 450 тыс. записей. С 1999 г. архивом совместно с Институтом проблем передачи информации РАН велись работы по созданию единой ИПС «Электронный архив», которая включала бы в себя как электронные образы документов, так и поисковую систему, созданную на основе интеграции всех созданных в архиве ранее поисковых баз данных . Отличие от продукта московских архивистов, к информационно-поисковой системе «Электронные описи ГАРФ», совмещающей в себе электронный путеводитель, электронные описи и электронный каталог дел ( 3 млн. описаний ед. хр.) был открыт доступ на сайте архива в день его 90-летнего юбилея ( 2010 г.) .

Подобный путь интеграции своих ресурсов на базе единого ПО был проделан и в архиве РАН. В конце 1990-х там была внедрена специальная программа «Архивариус», которая позволяла формировать электронные каталоги отдельных массивов архивных документов. Однако затем разрозненные каталоги удалось соединить в единую БД, в основу интерфейса которой был положен многоуровневый принцип структуры данных, введенный Международным стандартом архивного описания документов (ISAD). Проект был реализован на основе программы «Архив РАН», которая помимо задач многоуровневого поиска решала также задачи учета документов и информационной поддержки комплектования архива.

Фактически одновременно в разных архивах решалась задача создания универсальной поисковой системы, реализующей принцип многоуровневого описания. Решалась она, правда, на разном ПО, что затруднит в дальнейшем интеграцию созданных ресурсов.
Наконец было найдено техническое решение, которое удовлетворяло всем требованиям к интегрированной информационной системе архива, и поэтому было реализовано в нескольких архивных учреждениях, музеях и НИПЦ «Мемориал» (СПб). В 2000 г. в Центральном государственном архиве кинофотодокументов Санкт-Петербурга кампания «Альт-софт» начала внедрение программно-информационного комплекса «Каисса-архив».
Архивисты оценили такие особенности данной программы как:

Кроме этих функций, которые были присущи и другим программам в разной степени, «Каисса-архив» обладала такими особенностями, как поддержка перевода в электронный формат традиционных описей, возможность настройки на особенности НСА конкретного архива, совместимость с форматами общеотраслевой программы «Архивный фонд» и с международными стандартамиISAD, EAD, OAE, Dublin Code, UNIMARC, RUSMARC и др.

Поэтому программа была внедрена в РГАЛИ, РГА КФД, РГИА, ГА Ленинградской области в г. Выборге, ГА Хабаровского края, ГА Сахалинской области, ряде музеев .

Особенно масштабно «Каисса» была внедрена в РГАЛИ, где на ее основе была реализована комплексная программа информатизации всех направлений деятельности архива и представления его ресурсов в Интернет. Информационная система РГАЛИ с условным названием «Электронный архив» достаточно гибка в плане выбора объекта описания и универсальна в способах поиска информации по всем уровням (фонда, ед. хр., дела, документа, части документа). Помимо поисковых, система имеет еще и учетные функции, предоставляет оцифрованные копии ед. хр. Первоначально была реализована подсистема НСА, затем произошло внедрение автоматизированных рабочих мест для отдела комплектования, архивохранилища, АРМ по работе с исследователями, АРМ посетителя читального зала, АРМ специалиста по подготовке документальных публикаций .

Сетевой программно-информационный комплекс «Архив» (ИКАР), реализованный на базе «Каиссы» в РГА КФД также универсален, он включает подсистемы: ИКАР – комплектование; ИКАР – сохранность; ИКАР – использование; ИКАР – НСА; ИКАР – ОТК.

В регионах РФ архивные учреждения также стремились в 2000-е годы решать задачи интеграции созданных информационных ресурсов. Помимо упомянутого выше опыта Воронежской области, можно назвать ПО «Научно-справочный аппарат» («Архивные справочники»), внедренное в 2007–2008 г. в архивных учреждениях Свердловской области . Далее работа была продолжена в рамках областной государственной целевой программы «Создание АИС по документам АФ РФ, находящимся в государственной собственности Свердловской области» на 2009–2011 годы, в ходе реализации которой решалась задача создания ИПС «Электронные описи» и модернизации существующего ПО с целью включения его в единую систему . Кроме того, во второй половине 2000-х годов была внедрена автоматизированная информационная система «Управление архивным делом Ямало-Ненецкого автономного округа», которая представляет собой единый многофункциональный интегрированный комплекс, включающий в себя подсистемы по источникам комплектования, регистрации запросов, а также НСА архивов (электронный каталог, соединенный с образами документов) .

Помимо столь комплексных и масштабных проектов в архивах создавались и более локальные интегрированные системы. Так, в архиве Курганской области осуществлялось ведение систематического электронного каталога и объединение в одну базу тематических обзоров, перечней и подборок документов .

Примером продуманного комплексного подхода к проблеме интеграции создаваемых информационных ресурсов может служить создание системы электронных каталогов в Национальном архиве республики Карелия, ныне объединенных в единый систематический каталог. Еще до начала работы по его созданию архивистами было предусмотрено использование для всех электронных каталогов единого ПО (СУБД «Кодекс»), единого информационно-поискового языка дескрипторного типа, который может стать основой схемы классификации документной информации в архивных учреждениях республики, а также унификации полей и правил описания документов в информационных системах. Проблемы интеграции ресурсов или внедрения интегрированных информационных систем решались также и в муниципальных архивах .

Однако опыт показывает, что объединить множество разнородных баз данных в единую систему гораздо сложнее, чем изначально вводить данные в единый интегрированный комплекс. Поэтому тот факт, что к моменту создания общеотраслевого ПО, способного воплотить в жизнь информационную систему архива, основанную на принципе многоуровневого описания («Архивный фонд 4.1.») в федеральных и региональных архивах были внедрены интегрированные программы в разных форматах (Delfi, Oracle 9i и 10g и т. п.), существенно затруднит поэтапное объединение этих ресурсов в единую информационную систему архивной отрасли. К тому же следует учитывать проблемы стандартизации лингвистического обеспечения, ведь классификаторы многих архивных ИПС были разработаны до внедрения действующей версии ЕКДИ.

Еще одна особенность развития электронного НСА – повсеместное соединение поисковых систем с оцифрованными образами документов. Работа по поточному оцифрованию и созданию электронных архивов также началась с отдельных тематических проектов и видов справочников. В большинстве государственных архивов были созданы фотокаталоги, соединявшие описание фотодокументов с их цифровым изображением . Наиболее масштабными проектами в области создания полнотекстовых БД можно назвать следующие проекты:

Все эти проекты были реализованы до появления ПК «Архивный фонд» 4.1., который имеет возможность поддерживать цифровой фонд пользования в любых форматах.
На современном этапе продолжается создание проектов, связанных с оцифрованием отдельных, вызывающих интерес у исследователей, комплексов документов (например, архива Сталина в РГАСПИ) . Оцифрование проводится в культурно-просветительских целях для создания виртуальных выставок (особенно активно такие тематические проекты реализовал Главархив Москвы) и даже виртуального музея Л. Б. Пастернака на DVD-диске .

Однако в 2000-е годы реализуются масштабные проекты региональных электронных архивов, которые выходят за рамки представления в сети коллекций оцифрованных документов по наиболее интересным для исследователей темам. В Москве, Брянской, Курганской, Липецкой, Нижегородской, Тюменской, Томской, Свердловской областях, Перми, Красноярском, Ставропольском краях, Ямало-Ненецком АО и других регионах осуществляются проекты формирования электронных архивов, часть из них совместно с корпорацией «Электронный архив» (ЗАО «ПроСофт-М»). Цель проектов – обеспечить доступ пользователей к информационным системам и архивным документам в режиме «on-line».

О масштабах работы по оцифрованию документов архивов можно судить по следующим данным.

В электронный формат также переводятся описи . Речь идет, по сути, о создании электронного фонда пользования документами архива, соединенного с поисковой системой . Если пользователь не обнаружит нужные ему документы в электронном архиве, он, по крайней мере, сможет сделать заказ, зная, благодаря описям, полный шифр дела.

Венцом работы по оцифрованию, согласно «Программе информатизации Федерального архивного агентства... на 2011–2020 гг.» должно стать создание Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). Источниками комплектования ЦХЭД будут являться федеральные органы государственной власти, передающие в ЦХЭД электронные документы, а также федеральные архивы, передающие в ЦХЭД копии электронных образов архивных документов, возникающие в ходе планомерной оцифровки фондов в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог» и создания НСА архивов. При этом предполагается, что на местах будут сохраняться комплекты электронных копий документов, созданных в архивах, т. е. будет создана система электронных архивов распределенной структуры, связанных через портал «архивы России». Такова модель грандиозной межархивной поисковой системы, соединенной с электронным фондом пользования.

Наконец, еще одной чертой современного этапа информатизации создания НСА является совершенно иная роль, которая отводится в этом процессе сетевым технологиям. Количество справочников, опубликованных в Интернете, существенно возросло.

На заре развития архивного Рунета отмечалось разнообразие форм представления справочников в сети . Архивные ИПС помещались на сайте в текстовом формате (*.txt, *.doc; *.rtf , *.zip и др.); в НТМL-формате; в виде базы данных. Огромный разрыв в качестве представленных в сети информационных ресурсов архивов выявил и мониторинг сайтов федеральных архивов, органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов РФ, осуществленный в 2008 г. Архивные ИПС рассредоточены по разным сайтам, существенно отличаются интерфейсом и поисковыми качествами. Все эти проблемы остаются и на современном этапе.

Однако качественным изменением ситуации можно назвать то, что большинство создаваемых БД на современном этапе ориентировано именно на публикацию в Интернете. Нет ни одного региона, где программа информатизации архивного дела не предполагала бы публикацию НСА в сети. Не все архивы имеют возможность сразу открыть доступ к имеющимся ресурсам, зачастую на первом этапе ИПС выставляются в единую локальную сеть архивных учреждений, к которой исследователи имеют доступ через читальный зал. Но публикация НСА в сети рассматривается как ближайшая перспектива.
В «Программе информатизации Федерального архивного агентства ...на 2010–2020 г.» ставятся задачи, связанные с развитием сетевых технологий в архивах:

Доступ к электронным образам Центра хранения электронных документов тоже, по-видимому, будет осуществляться через Интернет.
Итак, мы можем сделать вывод, что со второй половины2000-х годов наступает новый этап в создании научно-справочного аппарата архивов и всей информационно-поисковой деятельности архивов. Данный этап характеризуется:

– переходом от создания локальных БД, дифференцированных по видам и разновидностям справочников и темам к созданию интегрированных систем на уровне архива, основанных на принципе многоуровневого описания (либо путем интеграции в специальное ПО всех созданных ранее БД или путем изначального внедрения единой информационной системы на основе «Архивного фонда 4.1» или специально разработанного ПО);

В перспективе – общеотраслевая интеграция поисковых систем архивов и электронного фонда пользования с помощью сайта «Архивы России» и автоматизированного Центрального фондового каталога.
Таким образом, роль архивиста в процессе использования информации качественно меняется. Участвуя самым активным образом в создании эффективной поисковой системы, он затем отступает в сторону, перестает быть передаточной инстанцией, предоставляет пользователю возможность самостоятельно выстраивать логику запроса и корректировать ход поиска по мере анализа полученных результатов. На наш взгляд, есть повод задуматься об изменении профессиональной подготовки архивиста в направлении более углубленного изучения основ проектирования информационных систем, в создании которых его роль возрастает с каждым днем, особенно в условиях интеграции ресурсов архивов в единое информационное пространство.