Автоматизация подготовки кадровой документации

Автор: Ю. А. Гладкова, Ю. Г. Кирюхин, Пензенский гос. ун-т

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов отдела кадров и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

  • отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
  • неверное оформление документов;
  • незнание правил придания документам юридической силы;
  • неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
  • организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями установленных правил.

Для построения так называемой «идеальной системы» кадрового делопроизводства необходимо осуществить поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Они позволят избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок в первую очередь необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также о порядке их оформления и последующего хранения. Кроме того, необходимо оптимизировать время на подготовку кадровой документации посредством применения разработанных автоматизированных систем.

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать отдельные этапы документооборота, но для создания автоматизированной технологии недостаточно только выбрать систему автоматизации, необходимо грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации.

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, легко поддающихся формализации. Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий при использовании специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение информационных систем делает возможным силами одного специалиста вести документацию по личному составу достаточно крупных фирм. Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, формировать кадровый резерв, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Однако создание приказов и иных документов в компьютерной форме – это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жестко определенными разработчиком полями карточек и работающая только на одном локальном компьютере.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе базы данных. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, которые в последствии многократно используются в различных документах.

Для решения задачи автоматизации подготовки кадровых документов в организациях необходимо в первую очередь выделить виды и категории документов, сопровождающих деятельность отдела кадров и фиксирующих перемещение сотрудников в учреждении, и рассмотреть особенности их движения.

Сейчас существуют множество автоматизированных информационных систем, предназначенных для автоматизации кадрового учета на предприятии. Но, как правило, в каждой организации присутствует своя специфика оформления кадровых документов, и ни одна из наиболее доступных существующих информационных систем не учитывает всех особенностей. Предлагаемые дорогостоящие информационные системы могли бы решить данную проблему, но, к сожалению, в настоящее время финансирование на закупку соответствующего программного комплекса и на осуществление его профессионального сопровождения из-за ограниченности ресурсов фирмы не всегда возможно.

Решение об автоматизации подготовки документов в учреждении принимается после экономического обоснования его целесообразности. При этом учитывается объем документопотоков и трудоемкость подготовки отдельного вида документа. Как правило, кадровая документация создается в небольшом количестве, но содержит информацию, извлекаемую из других документов, и характеризующую движение кадров.

При создании собственных информационных систем, предназначенных для автоматизации документооборота и в целом делопроизводства, возникает важная практическая задача технико-экономической оценки принимаемых проектных решений. В этом случае часто полезен любой предварительный, пусть грубый, анализ условий автоматизации.

Целью экономического обоснования является оценка условий, при которых создание и внедрение автоматизированного рабочего места будет экономически целесообразным по сравнению с традиционным вариантом обработки документов.

Внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) позволит снизить финансовые затраты на обработку документов, уменьшить себестоимость и увеличить количество обрабатываемых документов.

Экономическое обоснование программного продукта показывает его реальную осуществимость. Однако при реализации любого проекта неминуемо существуют риски. Но для сферы информационных технологий эти риски специфические.

К наиболее значимым рискам, возникающим при реализации данного проекта в Федеральном государственном учреждении «Земельная кадастровая палата» по Пензенской области, можно выделить следующие:

  • технические риски, связанные с обеспечением эффективной технической поддержки при разработке программного обеспечения. Они сведены к минимуму, т. к. при разработке было использовано современное аппаратное обеспечение. Кроме того, в штате учреждения имеются квалифицированные кадры, также участвующие в технической поддержке проекта;
  • программные риски. Данные риски сведены к минимуму в процессе отладки и тестирования разработанной информационной системы в различных версиях MS Access;
  • финансовые риски возникают при минимальной норме рентабельности, при больших инвестиционных затратах, при длительном сроке окупаемости. В данном случае финансовый риск средний, т. к. проект разрабатывается не для продажи на рынке и на основе уже имеющегося программного обеспечения;
  • проектный риск связан с неполным анализом предметной области и возникает в том случае, когда степень сложности проекта не соответствует квалификации и опыту разработчиков. Чтобы снизить этот риск, для реализации проекта будут привлечены специалисты с достаточным опытом и высокой квалификацией;
  • функциональный риск связан с невыполнением системой ее функций. Для снижения риска была подготовлено и разработано соответствующее руководство пользователя;
  • системный риск связан с нежеланием пользователя проводить радикальные изменения в окружающей среде. Для снижения этого риска все изменения в работе пользователя, связанные с внедрением программного продукта, проводились в соответствии с указаниями начальника отдела кадров учреждения.

Разработанная авторами автоматизированная информационная система «Отдел кадров» предназначена для специалиста отдела кадров. Система выполняет следующие функции:

  • предоставляет информацию о сотрудниках учреждения;
  • хранит данные о сотруднике, о его перемещениях внутри компании, командировании, поощрениях и предоставления отпуска;
  • хранит информацию об уволенных сотрудниках и ликвидированных подразделениях;
  • формирует штатное расписание и график отпусков;
  • подготавливает документацию по личному составу (все виды приказов и распоряжений служебное задание, командировочное удостоверение);
  • позволяет просматривать, редактировать и печатать подготовленную документацию;
  • имеется возможность формировать сводные данные о сотрудниках для подготовки отчетной документации по кадрам по итогам периодов.

База данных «Отдела кадров» предназначена для специалистов кадрового дела и позволяет подготавливать документацию по личному составу. При ее создании использовался Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft Office. Для работы с АРМ требуется наличие на рабочем месте операционной системы Windows XP и выше, а также непосредственно пакета Microsoft Office. Для получения проектов документов необходимо наличие дополнительных средств оргтехники, а именно лазерного принтера.

В качестве системы для реализации проекта была выбрана СУБД Access по следующим критериям:

  • высокая скорость разработки за счет быстрого доступа к инструментальным средствам, в числе которых – комплект профессионально разработанных шаблонов;
  • отсутствие необходимости установки специальных компонентов на компьютеры;
  • минимальные требования к аппаратному обеспечению;
  • возможность построения хранилища, форм для работы с данными;
  • встроенные средства построения как простых, так и сложных отчетов;
  • возможность в дальнейшем мгновенно перейти на SQL Server c сохранением текущих наработок;
  • низкая стоимость дальнейшей поддержки;
  • дальнейшее развитие и поддержка системы заключается в наращивании набора атрибутов, формирование новых отчетов и запросов.

При запуске файла под названием «Отдел кадров. mdb» запустится программное приложение MS Accessи на экране отобразится окно ввода пароля (рис.1.).

Рис. 1 Окно ввода пароля
Если пароль будет введен верно, то произойдет запуск главной кнопочной формы, через которую и будет происходить взаимодействие пользователя с разработанной системой. Совместно с окном главной кнопочной формы откроется вспомогательное окно «Календарь», которое облегчит подсчет необходимых календарных дней и сроков, подскажет текущее время составления документов (рис. 2).

Рис. 2 Окно запуска программы
Все действия пользователя напрямую зависят от цели открытия данной базы данных. Если требуется ввести данные об организации, сотрудниках, то есть сформировать информационный базис для работы и заполнения необходимых электронных форм документов, то на главной кнопочной форме выбираются пункты «Информация об организации» и «Информация о сотрудниках».

При выборе пункта «Информация об организации» на главной форме отобразится подменю, состоящее из двух подпунктов «Организация» и «Структурные подразделения». Выбор подпункта «Организация» приведет к открытию формы для ввода данных «Организация» (рис. 3).

Рис. 3 Форма «Организация»

В нижней части всех форм расположена навигационная панель для управления записями и вызова справочного окна.
При выборе пункта «Информация о сотрудниках» на главной форме отобразится подменю, состоящее из двух подпунктов «Сотрудники» и «Наименование должности». Выбор подпункта «Сотрудники» приведет к открытию формы для ввода данных «Сотрудники». Форма «Сотрудники» состоит из четырех вкладок: «Основные данные», «Персональные данные», «Образование», «Дополнительные сведения».

Если открытие базы данных «Отдел кадров» производилось для внесения новых данных, касающихся создания проектов документов и оформления процедуры принятия, перевода, увольнения, поощрения, командирования, оформления отпуска сотрудника, то при запуске Главной формы необходимо выбрать пункт «Документы». При выборе данного пункта откроются следующие подпункты: «Штатное расписание», «Документы на отпуск», «Документы на командировку», «Приказы по личному составу».

При выборе, например, подпункта «Штатное расписание» произойдет открытие одноименной формы (рис. 4).

Рис. 4 Форма «Штатное расписание»

При выборе подпункта «Приказы по личному составу» открывается подменю, содержащее следующие пункты: «Приказы о приеме», «Приказы о переводе», «Приказы о поощрении», «Приказы на увольнение». При выборе пункта «Приказы о приеме» откроется одноименная форма (рис. 5).

Если открытие базы данных осуществлялось с целью проведения аналитической работы, то на главной кнопочной форме необходимо выбрать пункт «Аналитика». Результатом выбора данного пункта будет список возможных запросов на формирования списков сотрудников по заданным параметрам по дате приема, по подразделению и должности, образованию, с детьми до 10 лет с детьми до 14, список сотрудников по дате увольнения. В соответствии с установленным параметром будет сформирована таблица, содержащая все необходимые данные.


Рис. 5 Форма «Приказ о приеме»

езультатом работы с описанной информационной системой являются, прежде всего, подготовленные документы, а именно: сформированное штатное расписание, график отпусков, приказы по личному составу, служебное задание, командировочное удостоверение.

В разработанной автоматизированной информационной системе имеется дружественный интерфейс (всплывающие подсказки, комментарии на ограничение данных и т. п.), что позволяет новому сотруднику быстро освоить работу по формированию необходимых документов.