Оформление документов в процессе подготовки командировок руководителя

В должностной инструкции секретаря руководителя в разделе «должностные обязанности» непременно имеется пункт, который определяет, что обязательной функцией секретаря является подготовка командировок руководителя.

Командировка – служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для выполнения такого поручения .

В последнее время термин «командировка» все чаще заменяют другим – деловая поездка руководителя. По мнению специалистов, это обусловлено тем, что Россия вступила в международный рыночный обмен, изменилась экономическая ситуация в стране, а также имидж, роль и задачи руководителя в условиях рыночных отношений. Однако, мы будем употреблять термин, который обозначен в Учебно-методическом комплексе.

Командировки руководителя делятся на 3 категории:

Вместе с тем, учитываются и другие факторы:

Схема подготовки командировки
Независимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме.
Руководитель сообщает секретарю:

Исходя из этого, секретарь готовит всю необходимую документированную информацию, которая может понадобиться руководителю в командировке:

В случае необходимости, вместе с руководителем секретарь анализирует и дорабатывает документы, а также делает несколько ксерокопий (при этом по 1 экз. оставляет себе).

Секретарь составляет программу командировки, основные пункты которой, как правило, следующие:

Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

Секретарю необходимо согласовать программу с принимающей стороной, уточнив сроки пребывания руководителя; если будут коррективы, то их обязательно внести.

Программа заграничной командировки, рассчитанная на несколько пунктов и несколько дней, может быть более детальной и обширной и содержать следующую информацию:

Подготовку такой программы, как правило, начинают с того, что определяют основные события, время, место и сроки их проведения, которые уже согласованы с принимающей стороной. Исходя из оставшегося времени, планируют менее важные мероприятия, определяя их время, место, продолжительность.

В такую подробную программу секретарь включает по максимуму всю имеющуюся информацию: адреса, названия, номера телефонов, факсов, электронную почту, сведения, о лицах с которыми встречается руководитель, и которые могут быть ему полезны.

Копию программы секретарь должен оставить у себя, чтобы в случае необходимости оперативно связаться с руководителем. По согласованию с руководителем еще одну копию программы секретарь передает заместителю руководителя или тому должностному лицу, которое укажет руководитель.

Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов, необходимых для поездки:

Если командировка руководителя предполагает посещение нескольких городов, промышленных центров, то секретарь должен тщательно проработать маршрут руководителя, согласовав и уточнив его с расписанием самолетов, поездов и т. д.

В обязанности секретаря также входит заказ билетов до места назначения и обратно. Секретарь бронирует номер в гостинице на основании заявки, составленной на бланке письма организации и направленной по факсу.

Из гостиницы необходимо получить подтверждение бронирования, которое содержит:

Если в структуре организации отсутствует служба протокола, секретарь обеспечивает визовую поддержку, он же оформляет все выездные документы.
Секретарь готовит подарки и сувениры для принимающей стороны, обеспечивает руководителя необходимыми бланками документов, визитными карточками руководителя, канцелярскими принадлежностями (блокнотами, папками, ручками, дисками и т. д.).

Накануне отъезда необходимо еще раз все проверить и получить от руководителя указания о важных неотложных делах, которые следует выполнить в его отсутствие, отменить все встречи, которые были назначены раньше и приходятся на дни его командировки.

Вопрос о необходимости секретаря проводить руководителя в аэропорт, равно как и о встрече при прилете назад, решает сам руководитель.

Подготовка и оформление документов для командировки

Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание, оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.

Форма служебного задания для направления в командировку

Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом, затем передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Эта же форма № Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, поэтому является очень удобной.

Чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. Форма Т-9.

Как правило, проект приказа о командировке руководителя готовит его секретарь. Приказ:

В приказе указываются:

При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия отправления в командировку. Так, командировочные расходы нередко оплачиваются приглашающей (принимающей) стороной.
После подписания приказ обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Журнальная форма содержит следующие разделы:

По усмотрению организации в журнале регистрации могут быть дополнительные разделы в соответствии с установленными правилами.
Командировочное удостоверение выписывается по форме № Т-10 после подписания приказа о командировании.

Форма командировочного удостоверения

Форма командировочного удостоверения. Оборотная сторона
Командировочное удостоверение оформляет секретарь, внося в него все данные из приказа. Журнал регистрации командировочных удостоверений имеет следующие графы:

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.

По завершении командировки составляется Авансовый отчет. Он составляется командированным в одном экземпляре по установленной форме.

Форма авансового отчета о командировке

На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих производственные расходы (квитанции, проездные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1–6 оборотной стороны формы. Документы, которые прилагаются к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете. Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь получает от него указания о своих действиях во время отсутствия руководителя. Согласно установленной практике, в этот период времени секретарь выполняет все свои обычные делопроизводственные обязанности: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы, группирует их по рубрикам и т. д. Однако, наряду с этими обычными обязанностями, секретарь уделяет внимание тем вопросам, которым не может уделить должное внимание в другое время:

Телефонные звонки, адресованные руководителю, секретарь записывает в специальном журнале. Если во время отсутствия руководителя в служебной поездке, вопросы могут быть решены другими должностными лицами в пределах их компетенции, телефонные звонки переадресуются, о чем делается соответствующая запись в журнале их учета.

После возвращения руководителя из командировки секретарь обрабатывает материалы командировки: копирует, сканирует, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям.

В должностные обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке, при работе над которым секретарь должен знать его цель, объем. Обычно отчет состоит из 3 разделов:

Секретарь также информирует руководителя о вопросах, возникших во время его отсутствия и ходе их решения.
Таким образом, подготовка командировки руководителя, являясь обязательной функцией секретаря, состоит из организационного и информационного обеспечения поездки руководителя.