Анализ терминологии международного ECM/СЭД-рынка

Н. Б. Баканова, Пензенский гос. университет

Практически в каждой современной развивающейся организации ведутся работы в области автоматизации управления информационными ресурсами. Современный международный рынок предоставляет для этого множество готовых программных продуктов. В этих условиях на пути выбора решения для выполнения автоматизации нужного уровня предприятия могут столкнуться с серьезной проблемой неправильного понимания обширной терминологии рынка систем управления.

В настоящий момент нет единого общепринятого мнения о точности и правомерности перевода и использования этих терминов. Технологии постоянно развиваются и соответственно этому разработчики автоматизированных систем управления вводят в оборот новые определения, которые, как им кажется, более точно отражают содержание их разработок. Кроме того, российские аналитики полагают, что наш рынок систем управления организациями, также как и иностранный, имеет свою специфику и идет своим путем развития, и, следовательно, необходимо дифференцировать зарубежную и отечественную терминологии, применяемые в этой индустрии .

Эксперт независимой от вендоров американской компании EID, специализирующейся на оказании консалтинговых услуг в области автоматизации управления организацией, Роберт Блатт в одной из своих статей указывает на то, что существующие в настоящий момент термины и их сокращения, применяющиеся в области индустрии систем управления контентом (ECM-индустрии от англ. EnterpriseContentManagement), очень похожие по написанию, а порой и совершенно идентичные, используются в различных направлениях этой индустрии и для описания систем, которые позиционируются вендорами как отличные друг от друга по своему назначению и технологиям. Например, такие термины как:

  • Electroniccontentmanagement (ECM)– управление электронным контентом (содержанием, наполнением, информационными ресурсами);
  • Enterprisecontentmanagement(ECM) – управление корпоративным контентом (содержанием, наполнением, информационными ресурсами);
  • Knowledge management, (KM) – управление знаниями;
  • Business Process Management (BPM) – управление бизнес-процессами;
  • ElectronicDocumentManagement(EDM) – управление электронными документами;
  • ElectronicDocumentManagementSystems (EDMS)– системы управления электронными документами;
  • ElectronicDocumentRecordManagementSystems (EDRMS) – системы управления электронными официальными документами и контентом;
  • ElectronicRecordsManagement(ERM) – управление электронными официальными документами;
  • EnterpriseReportManagement(ERM) – управление корпоративными сообщениями;
  • Web Content Management (WCM) – управление web-контентом;
  • Enterprise Content, Collaboration, and Communications Management (EC3M) – управление корпоративным контентом, коллективной работой и взаимодействием.

Данные термины приводятся в переводе принятым автором на основе данных интернет-порталов электронногожурнала ECM-Journal.ru , компании «Бизнес Инжиниринг Групп» (БИГ), консалтинговой компании ITeam, компании DIRECTUM, портала ЭлАрхиво.РУ, блога ведущего эксперта по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Натальи Храмцовской, блога ведущего консультанта корпорации EMCRussia Альберта Бертякова .

Нужно отметить, что участники отечественного ECM/СЭД-рынка до сих пор не сошлись в едином мнении относительно переводов англоязычных терминов documentи record, которые закреплены в таких нормативных документах как ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», спецификации MoReq «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота» и MoReq2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (таблица 1).
Таблица 1 – Перевод терминов documentи record по MoReq, MoReq2 и ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007


Документ
Термин

MoReq

MoReq2

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007

Document

Информационный документ
Записанная информация или объект, с которым можно обращаться как с единым целым

Документ
Записанная информация или материальный объект, которые могут быть обработаны как отдельная единица

Документ
Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности

Record

Официальный документ
Документ, составленный или полученный отдельным лицом или организацией в процессе своей текущей деятельности и сохраняемый этим лицом или организацией

Официальный документ
Информация, составленная, полученная и сохраняемая организацией или лицом как свидетельство в соответствии с требованиями закона или бизнеса

Некоторые специалисты в области ECM, например, технический писатель компании ALEESoftwareА. Емельянов, занимающийся переводом проекта новой спецификации MoReq2010 , или директор по маркетингу InformationIntelligenceGroupEMC Россия и СНГ Е. Стрелкова полагают, что record следует переводить как «запись» . Их доводы вполне понятны. Однако автор согласна с Н. Храмцовской, и А. Бертяковым – старательно собранные А. Емельяновым факты только подтверждают то, что «запись» – неподходящий перевод термина record.

В рамках данной статьи далее автор будет использовать термины, принятые в спецификации MoReq2.

Ключом к пониманию перечисленных выше и других смежных с ними терминов является понимание базовых технологий, лежащих в основе систем управления, а также проведение границы между новыми маркетинговыми названиями, которые вводятся для описания дополнительных возможностей и функций уже существующих разработок, и определениями принципиально новых методов и программных продуктов.

Можно выделить четыре группы базовых технологий автоматизированных систем управления информационными ресурсами, которые одинаково интерпретируются всеми участниками этого рынка.

  • Технологии ввода (inputtingtechnologies) – получение электронных образов «бумажных» документов (documentimaging) или импорт электронных документов (document/libraryservices).
  • Технологии обработки (processingtechnologies) – роутинг/маршрутизация (routing/workflow), управлениеэлектроннымиформами(electronicformmanagement).
  • Технологии управления (managementtechnologies) – управление официальными документами (recordsmanagement), включая политики управления официальными документами (recordsmanagementpolicies), схемы расположения (dispositionplans), обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам и др.
  • Технологии хранения (storagetechnologies) – хранение данных на носителях различных видов: магнитных, оптических, иногда, микрофильмах или микрофишах.

За последние несколько десятков лет можно проследить изменение первой из базовых технологий электронного управления от простого конвертирования документов на «бумажных» носителях в электронный формат до импортирования электронной информации различных типов. С этой точки зрения сфера систем управления расширилась от документоориентированной среды до того, что сегодня обычно рассматривается как электронные информационные ресурсы. А соответственно термин «управление документами» (documentmanagement) стал слишком узок для описания среды современных систем управления. Иногда приходится сталкиваться и с другим термином «управление официальными документами» (recordsmanagement) или «управление официальными документами и информацией» (document/recordsmanagement), которые применяются для описания работы именно с электронными документами. В последние же несколько лет стал более употребим новый термин «управление контентом» (contentmanagement), который наиболее точно описывает существующие на данный момент реалии.
Однако, с точки зрения среды систем управления все эти термины эквивалентны, т. к. «официальный документ», «документ» и «контент» как более общий термин, суть информация, которая представлена в электронном виде и обрабатывается, по крайней мере, одной из базовых технологий.

Таким образом, система управления электронными официальными документами и информационными ресурсами (EDRMS) – это та же система управления электронными документами (EDMS) или электронным контентом (ECMS), в состав которой входит RM-компонента, предназначенная для осуществления политик управления, организации долговременного хранения данных при обеспечении соответствия требованиям нормативных документов.

Современные системы управления информационными ресурсами предприятия шагнули далеко за пределы простого хранения документов. Поэтому этот рынок чаще всего характеризуют англоязычным термином ECM (ElectronicContentManagement) или русскоязычным – СЭД (Система Электронного Документооборота). Иногда их объединяют –ECM/СЭД.

Вопрос о соответствии этих двух терминов ведется с момента их появления на рынке. Большинство экспертов склоняется к тому, что разделять эти понятия нужно (генеральный менеджер подразделения InformationIntelligenceGroupкомпании «EMC Россия и СНГ» К. Синюшин; вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данных компании ABBYY А. Пахчанян; руководитель отделения систем документооборота департамента корпоративных систем управления IBS Алексей Романов; заместитель генерального директора компании «АстроСофт» О. Яковенко; заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» В. Ипатов; первый заместитель генерального директора ОАО «Центр компьютерных разработок» (торговая марка «Кодекс») С. Крупцов.

Некоторые специалисты полагают, что российские СЭД-решения по своему даже базовому функционалу уже соответствуют или приближаются к общепринятому стандарту под названием ЕСМ (первый заместитель генерального директора компании «АйТи. Информационный менеджмент» Г. Подбуцкий; региональный директор OpenText по продажам в странах СНГ М. Кухарски; президент компании «Доксвижн» В. Андреев), или, что СЭД входит в подмножество решений, которые могут быть реализованы в контексте ECM (менеджер по ECM-решениям компании IBM в России и СНГ Д. Лактионов). Впрочем, и они не отрицают их различий. ИТ-аналитик компании DIRECTUM С. Бушмелев справедливо заметил, что СЭД и ECM зачастую выступают синонимами и выбор того или иного термина обусловлен личными пристрастиями. Однако, несмотря на то, что использование этих терминов все чаще определяется контекстом, все же это разные понятия. В то же время многие аналитики и маркетологи предпочитают термин ECM, когда хотят обозначить более широкий круг задач или подчеркнуть, что управление контентом производится на протяжении всего жизненного цикла .

Таким образом, в последнее время, большинство известных западных аналитических компаний используют термин ECM для обозначения исследуемого рынка систем управления информационными ресурсами организации. Отечественные же аналитики используют как сокращение ECM, так и объединенное – ECM/СЭД, справедливо при этом отмечая специфику отечественных задач автоматизации и программных продуктов, решающих эти задачи.

Колесов Андрей. Нужно ли разделение понятий ECM и СЭД? [Электронный ресурс] / Андрей Колесов; еженедельник PCWeek/RE – Электрон.т екстовые дан. – М., 2011. – Режим доступа: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=135138. – Загл. с экрана.

Blatt, Robert. Understanding ECM Industry Acronyms [Электронныйресурс] / Robert Blatt; Electronic Image Designers, Inc. – Moorpark, California: U.S.A., 2009. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.eid-inc.com/white_paper/Industry%20Acronyms.pdf. – Загл. С экрана. – Яз. англ.

ECM-journal.ru [Электронный ресурс] Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) для новичков и профессионалов. – Электрон.журн. – М., [2006–]. – Режим доступа: http://www.ecm-journal.ru/. – Загл. с экрана.

См. http://www.rusrim.blogspotru; http://ecm-discovery.blogspot.ru/

MoReq2010: русский перевод [Электронный ресурс] – 2012. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://elarchivo.ru/?page_id=1651. – Загл. с экрана.

Емельянов Андрей. Еще раз о том, кто и как переводит термин record [Электронный ресурс] / Андрей Емельянов; ALEE Software. – 2012. – Электрон. дан.
Стрелкова Елена. Как переводить слово record [Электронный ресурс] / Елена Стрелкова; EMC Россия и СНГ. – M., 2010. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://my-documentum.blogspot.ru/2010/11/record.html. – Загл. с экрана.

Бертяков Альберт. Как будет «record» по-русски? [Электронный ресурс] / Альберт Бертяков; EMC Russia. – 2009. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://ecm-discovery.blogspot.ru/2009/11/record.html. – Загл. с экрана.

Колесов Андрей. Нужно ли разделение понятий ECM и СЭД?