Проблемы формирования единой терминосистемы в области управления документацией в стандартах различных систем менеджмента (на примере сравнения стандартов серии 9000 и серии 30300)

Н.Г. Суровцева, к.и.н., зав. кафедрой Российского гос. профессионально-педагогического университета, г. Екатеринбург

В 2011 году техническим комитетом 46 международной организации по стандартизации ИСО (ISO/TC 46) были приняты первые стандарты нового семейства 30300 «Информация и документация. Системы управления документами» . Новая серия пополнила ряд стандартов ИСО на системы менеджмента, в которые входят системы менеджмента качества (9000), окружающей среды (14000), информационной безопасности (27000) и др. Различные стандарты систем менеджмента уже довольно долго и успешно применяются современными организациями во всем мире. В каждом из этих семейств установлены основы и принципы соответствующих систем, четко прописаны термины и определения, их касающиеся, а также сформулированы основные требования к системе.

Вполне закономерно, что при таком глобальном подходе к управлению в организации появляется ощутимая потребность вывести управление информацией и документами на более высокий уровень, сопоставимый с вышеперечисленными системами. В условиях развивающихся информационных технологий, роста объемов документооборота и использования новых видов материальных носителей информации управление документами приобретает особое значение. Анализ существующей ситуации позволяет сделать вывод о том, что организации испытывают потребность в новых нормативных документах в области документационного обеспечения управления .

По этой причине несколько лет назад возникла идея по аналогии с существующими стандартами создать группу стандартов на системы менеджмента документов. Создание и управление документами является неотъемлемой частью видов деятельности, процессов и систем любой организации. Управление документами и информацией должно выйти на стратегический уровень принятия решений в организации через внедрение новой системы менеджмента.
В соответствие со структурой стандартов любой системы менеджмента ИСО стандарты системы управления документами предполагают, прежде всего, наличие отдельного терминологического стандарта, стандарта, содержащего основные требования к системе, а также стандарта, позволяющего осуществлять постоянные улучшения деятельности в этом направлении. Структура стандартов на системы управления документами, а также различные взаимосвязанные с ними стандарты ИСО в области управления информацией и документацией представлены на рис. 1.

Рисунок 1. Развитие системы стандартов ИСО по информации и документации

На сегодняшний день приняты ИСО и переведены на русский язык два первых стандарта этой серии ISO 30300:2011 и ISO 30301:2011.
Принятие этих стандартов стало результатом многолетней работы рабочих групп и экспертов из разных стран и во многом было обусловлено необходимостью пересмотра стандарта ISO 15489 . Попытаемся разобраться, в чем их особенности и как они повлияют на процессы управления информацией и документацией в организации.

Действительно, еще разработчики стандартов отмечали, что речь идет о «модернизации управления документами в организации, поднимая ее на стратегический уровень через предложение внедрить в организации систему менеджмента с точки зрения информации и документов. Семейство стандартов ISO 30300 не предлагает чего-либо нового в плане оперативного управления документами, описанного в стандарте ISO 15489, с которым новые стандарты сознательно согласованы. Новизна заключается в фокусе, сфере охвата и аудитории, которой адресованы стандарты» .

И эта сфера охвата достаточно велика: стандарты системы управления документами (СУД) претендуют на то, чтобы установить требования к документам каждой системы менеджмента и к самим системам . Проблема же может заключаться в том, что стандарты других систем менеджмента уже довольно долго и успешно применяются современными организациями во всем мире. При этом во всех системах менеджмента вопросы управления документами частично урегулированы в той мере, в которой это было необходимо для функционирования каждой системы.

Среди всех систем менеджмента несколько обособленно стоит система менеджмента качества. Развитие инициированных в 1987 году стандартов ИСО серии 9000 по управлению качеством прошло длительный путь развития от системы менеджмента по управлению отдельной функцией до создания всеобъемлющей системы управления организацией на основе процессного подхода и привело к появлению новой управленческой парадигмы: «от качества продукции к качеству организации управления». Не случайно некоторые современные специалисты в области менеджмента качества сегодня говорят о необходимости использовать в названии стандартов словосочетание «система качественного менеджмента» . Современная версия стандартов ИСО серии 9000 рассматривает деятельность организации как совокупность процессов и предполагает полное проникновение в систему управления, что не может не сказаться на ее документационном обеспечении.

Поэтому попытаемся сравнить требования к управлению документами в стандартах ИСО 9000 и 30300, тем более что, по словам разработчиков последних, стандарты на СУД разработаны в рамках стандартов на системы управления (ССУ) с целью совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССУ.

В первую очередь необходимо проанализировать терминологию, относящуюся к документам, в стандартах той и другой серии. Действительно, стандарты ИСО 30300 оперируют такими же основными терминами, относящимися к документам, как и стандарты ИСО 9000: document, documentation, record(s). Причем значения этих терминов также идентичны в той и другой серии стандартов (табл. 1).
Таблица 1 - Сравнение терминов, относящихся к документам, в стандартах ISO 30300:2011 и ISO 9000:2011

Из определения документации становится понятной разница в контексте использования терминов «документ» (record), который подтверждает осуществление деятельности, и «документированная информация» (document), к которой могут относиться не только документы, являющиеся свидетельствами деятельности (кстати, в стандарте 30300 особенно подчеркнута юридическая сила документа), но и те документы, которые устанавливают правила к осуществлению этой деятельности, регламентируют ее. Еще раз обратим внимание, что значения терминов, относящихся к документам в стандартах серии 9000 и серии 30300, не противоречат друг другу, почти идентичны, однако несогласованный перевод терминологии стандартов 9000 затрудняет их идентификацию при применении в конкретной организации.

Подтверждением тому является схема соотношения понятий в области документации стандарта ISO 30300 (рис. 2), которая так же, как и в стандарте ИСО 9000 (рис. 3), демонстрирует субординатную связь между понятиями «документированная информация» (document) и «документ» (record) в рамках одной иерархической системы.

Рисунок 2. Термины стандарта ISO 30300, относящиеся к документам

Рисунок 3. Термины стандарта ISO 9000, относящиеся к документации
Таким образом, становится ясно, что record (документ) – это определенный вид document (документированной информации, то есть документа как родового понятия), поэтому перевод этого термина на русский язык просто как «документ» не вполне корректен. В российском документоведении термин «документ» используется традиционно в самом широком смысле как родовое понятие. Мы не используем разные термины для обозначения инструкции, акта или служебного письма, все они являются документами, поэтому использование в соответствие со стандартами серии 30300 для обозначения одних документов термина «документ», а для других (правил, инструкций, положений) – «документированная информация» не соответствует традиционной российской практике. Тем более, что при описании такой характеристики документа (record), как «достоверность», в стандарте 30300 говорится, что «документы» (records) должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции» . Можем ли мы безусловно применить это требование ко всем создаваемым документам? Не случайно термин «record» на французский язык переведен как «документ деятельности» , то есть документ, который создается в процессе деятельности. Поэтому кажется, что, несмотря на утвержденный в России перевод «record» как «документ», к этому вопросу в связи с принятием стандартов серии 30300 еще стоит вернуться.

Однако вопросы терминологии, связанные с особенностями перевода, могут быть решены на национальном уровне, и это никак не влияет на качество и значимость принятых стандартов. Вместе с тем, изучение содержания стандартов ИСО серии 30300 заставляет задуматься еще над рядом вопросов, которые носят системный характер.

Вернемся к схематическому изображению, отражающему связь понятий, относящихся к документации в стандарте ИСО 9000 (рис. 3). В нем термины «document» (документ) и «record» (запись) связаны как родовое и видовое понятие. В рамках такой связи субординатное понятие обладает признаками суперординатного, но также содержит описание тех признаков, которые отличают его от вышестоящих и соподчиненных понятий. Родовидовые связи изображают графически в виде «веера» или «дерева» без стрелок. При формировании терминосистемы определение субординатного понятия дается через суперординатное суказанием признаков, которые отличают его от вышестоящего. Именно это мы и наблюдаем в схеме стандарта ИСО 9000: определения всех субординатных понятий даются через термин «document» («документ» – в стандартах 9000). В стандарте же 30300 связь между понятиями «document» (документированная информация) и «record» (документ) показана, видимо, как партитативная, графическое изображение которой осуществляется в виде «грабель». Причем разработчики стандартов 30300 при использовании того или иного типа связи в графическом изображении ссылаются как раз на типологию связей стандартов 9000. Партитативная связь означает, что субординатное понятие является частью суперординатного как часть некоторой общей совокупности. Однако это решение в стандарте ИСО 30300 кажется недостаточно обоснованным. Если понятия «архив», «документ», «доказательство», приведенные на рис. 2, являются частью документированной информации, то каким образом ее частью является понятие «актив», к которому могут быть отнесены материальные объекты, люди и пр. – не ясно. Кроме того, партитативная связь графически изображается как «грабли» без стрелок, тогда как при ее изображении на схеме в стандарте 30300 используются отдельные линии без стрелок или линии с односторонними стрелками, которые ни от чего не идут. Если на схеме показана не партитативная связь, то возникает вопрос: вообще о каком типе связи идет речь? От чего, например, идет стрелка вверх к термину «документированная информация»? От совокупности нижестоящих объектов (тогда должна быть сплошная линия, объединяющая субординатные понятия) или от пустого места? Если же мы попытаемся выстроить взаимосвязи между терминами, относящимися к документации на основании тех понятий (см. табл. 1), через которые даются определения, то картина покажется еще более запутанной:

Обращает на себя внимание то обстоятельство, что в данной терминосистеме отсутствует понятие «информация», через которое определяется и «документированная информация» (document) и «документ» (record), что, кстати, также вызывает некоторое недоумение, поскольку в этом случае не выстраивается иерархическая связь, одно понятие не может стать субординатным для другого, тем не менее, оно таковым является, по мнению разработчиков стандарта ИСО 30300. В связи с этим обстоятельством необходимо уточнить, что в стандартах ИСО 9000 понятие «record» дается через понятие «document». Точно так же оно дается в стандарте ISO 5127:2001 «Информация и документация. Словарь»: record – document created or received and maintained by an agency, organization or individual in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.

С чем связаны изменения в варианте определения «record», предложенном в стандарте 30300, – не ясно, хотя можно предположить, что это является следствием желания разработчиков стандартов 30300 повысить статус предмета стандартизации, или причиной могут быть более серьезные процессы, обусловленные реальным изменением статуса «record» в международном праве.
Таким образом, методологическое единство систем менеджмента, которое заявлено разработчиками стандартов ISO серии 30300 как одна из целей разработки стандартов серии 30300 при ближайшем рассмотрении оказывается не полным. При использовании одинаковых терминов и практически идентичных определений стандарты на системы управления документами выводят понятие «документ (record)» на более высокий стратегический уровень. Это становится возможным благодаря формированию методологического подхода к управлению документами в рамках организации как единого объекта управления, в то время как другие системы менеджмента рассматривали управление документами либо в рамках одного процесса, либо в рамках выполнения одной функции. В условиях создания интегрированной системы менеджмента на предприятии, очевидно, должны быть скорректированы подходы к управлению документами на основе требований СУД.

Вместе с тем стремление выстроить эти требования с учетом тех подходов, которые закреплены в СМК и других системах менеджмента, не позволило, на наш взгляд, разработчикам преодолеть некоторые несоответствия, которые наиболее явно проявляются при графическом представлении терминов, относящихся к документам в стандартах ISO 30300. Это проявляется в отсутствии связи с термином «информация», в доминировании ассоциативных и односторонних связей (со стрелками) между различными понятиями данной терминосистемы, что затрудняет реализацию системного подхода к управлению документацией. Кроме того, можно отметить, что в стандартах четко не разведены понятия «доказательство» (evidence) и «документ» (record), и не вполне понятно, какое место в терминах, относящихся к документам, имеет понятие «активы», тем более, что относящаяся к ним информация в данную терминосистему, как было сказано выше, не включена.

Вместе с тем необходимо отметить, что принятие стандартов ISO серии 30300 является важным шагом для развития единых методологических подходов к управлению системой документации современной организации.