Документационное обеспечение управления в публикациях 2014 года

Автор: А.Ю. Конькова

  • Словарь видов и разновидностей управленческих документов

  • Учебное пособие «Современные технологии документационного обеспечения управления»

  • Учебник «Документационное обеспечение управления и делопроизводство»

В настоящее время сфера высшего образования, и, в частности, область знаний, связанная с документированием и организацией работы с документами, переживает значительные изменения и реорганизацию. Это, в свою очередь, ставит задачу издания новых учебников, пособий и литературы, которые отвечали бы вводимым Минобром РФ установкам и требованиям, подкрепляли бы учебный процесс необходимыми материалами. В 2013-2014 учебном году учёные, исследователи, специалисты-документоведы подготовили ряд таких публикаций.

В текущем году готовится издание словаря видов и разновидностей управленческих документов, который подвергся принципиальному пересмотру впервые после 1974 года. Переработка и актуализация словаря была осуществлена силами ВНИИДАД.

Словарь, вне всякого сомнения, представляет существенный интерес. Его разработка — огромный вклад в теоретическое документоведение: вклад, который трудно переоценить, поскольку за 40 лет при активном развитии всех систем документации, входящих в ОКУД, они не подвергались сколько-нибудь серьёзному осмыслению (с учётом даже издания ОКУДа в 1978 и переиздания в 1995 году).

Заслуга составителей словаря заключается в том, что ими был собран значительный (не весь, это и невозможно) материал — виды и разновидности документов, отражающий изменения, произошедшие в социально-экономической сфере жизни за указанный отрезок времени, которые не могли не повлиять на видовой состав обращающихся и создающихся в делопроизводстве документов.

Авторы словаря отразили множество видообразующих тенденций, которые им удалось выявить как в государственной, так и в негосударственной области в сфере документообразования. Были установлены взаимосвязи между разговорными и официальными аналогами в наименованиях видов документов.

Определения видам и разновидностям документов даны достаточно полные, точные, исключающие искажения и двусмысленности, однако изредка встречаются не совсем корректные определения.

Определения видам и разновидностям документов сформулированы с учётом действующего российского законодательства, базируются на нём, но также учитывается и практика документирования на предприятиях с различными формами собственности. Таким образом, мы имеем словарь видов и разновидностей документов, составленный по установившейся национальной традиции «делопроизводства в законе и обычае» (Н. Варадинов).

Очевидно, разработку институтом документоведения и архивного дела словаря видов и разновидностей документов следует рассматривать вкупе с разработкой словаря «Управление документами. Термины и определения», опубликованном в 2013 году. Действительно, тема каждого словаря (один — виды документов, второй — технология работы с ними) и они вместе в научно-популярном виде отвечают после долгих лет молчания на вопрос: что на нынешнем этапе представляет собой документационное обеспечение управления и каковы его дальнейшие перспективы.

В промежуточном варианте отсутствует традиционная для словаря видов и разновидностей управленческих документов историческая часть — виды документов истории России XVI, XVII, XVIII, XIX, нач. XX веков. Возможно, это объясняется тем, что в составе разработчиков нет представителей Российского государственного архива древних актов (РГАДА).

В словаре получили значительное освящение виды и разновидности документов, входящих в различные унифицированные системы того, что мы называем «документация управленческая». Так, значительное расширение видового состава документов (по сравнению со словарем 1974 года) было отмечено в перечне документов, входящих в унифицированную систему банковской документации, финансовой, бухгалтерской, внешнеторговой и отчётно-статистической. Составители и разработчики словаря на этот раз включили в него и нетрадиционные для классического понимания «документации управленческой» виды документов, такие как «контракт», «билет», «договор аренды».

Словарь видов и разновидностей управленческих документов представляет значительный интерес для учёных-исследователей, документоведов и архивистов, будет востребован в учебном процессе для подготовки специалистов документоведов и бакалавров по направлению «Документоведение и архивоведение».

Учебное пособие С.Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления» — это второе издание учебного пособия, изданного с таким же названием в 2010 году. И надо сказать, этот четырёхлетний перерыв не случаен, ибо именно в последние годы значительно пополнилась и углубилась законодательно-нормативная база, регламентирующая сферу электронного документооборота, согласно которой вводятся в научно-практический оборот новые понятия, изменяются сложившиеся определения, трансформируется понимание ряда вопросов.

Рассмотреть, проанализировать новое «электронное» законодательство во взаимосвязи со старым, проследить и выявить изменения, произошедшие в нём, а также показать «вытекаемость» автоматизированного делопроизводства из традиционно сложившегося, вследствие чего автор изучает и представляет на суд читателя исследование электронного документооборота и его законодательно-нормативной базы в рамках общего исследования документационного обеспечения управления и новых тенденций в нём — вот цель второго издания данного учебного пособия. Автор так говорит в своем предисловии: «Основу книги составляет текст первого издания учебно-методического пособия, вышедшего в свет под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой. Книга дополнена новой главой, в которой с учётом достижений последних лет рассматриваются вопросы организации электронного документооборота и работы с документами в автоматизированных системах. Содержание остальных глав учебно-методического пособия дополнено характеристикой новых законодательных и нормативных актов, регламентирующих различные аспекты документационного обеспечения управления, прежде всего применение электронных документов и электронного документооборота».

Так, в первой главе даётся анализ «Правилам делопроизводства ...» в сравнении с предшествующей им «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», о которой автор пишет, что она «отличалась гораздо большей детализацией делопроизводственных процедур по сравнению с Правилами...», напоминая при этом, что теперь «сотрудники служб ДОУ могут руководствоваться «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Существенный интерес представляет научно-практическое исследование автором новых редакций 2011 года «Правил делопроизводства…», принятых, как известно, в 2009 году. Проанализировав суть изменений, он пришёл к совершенно справедливому выводу о том, что в указанной редакции названия некоторых реквизитов (таких, как «должность лица, подписавшего документ», «наименование документа», «указания по исполнению документа») были заметно «откорректированы» и приближены к традиционному звучанию и пониманию. Это же касается некоторых технологических операций, производимых с документом, например, процедуры регистрации. В этом отношении автор также отмечает заметное «выравнивание». Но, отмечая справедливость «нареканий», он также называет и причину этого — функционирование «автоматизированных систем» и их специфика.

Автор сравнивает законы «Об электронной цифровой подписи» 2002 года и «Об электронной подписи» 2011 года, делая вывод о том, что в последнем законе определение электронной подписи «гораздо шире». Подробно рассматриваются три вида электронной подписи согласно Федеральному закону 2011 года, объясняется понятийный переход от «закрытого ключа подписи» к «ключу электронной подписи» и от «открытого ключа» к «ключу проверки электронной подписи». Подробно рассматривается Постановление Правительства РФ от 25.06.2012 № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг».

Автор внимательно отслеживает и, как всегда, тщательно анализирует все новые редакции законодательно-нормативных актов, относящихся к делопроизводственной сфере. Так, он отмечает изменения 2012, 2013 годов, внесённые в «Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», «Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», «Правила оказания услуг почтовой связи» и «Правила оказания услуг телеграфной связи».

Особенный интерес представляет глава 6 «Организация электронного документооборота». В ней автор знакомит читателя с терминологией («электронный документооборот», «электронный документ» и проч.), анализирует определения, данные этим понятиям в различных законодательных и нормативно-методических документах, рассматривает регистрацию документов в СЭД, организацию маршрутизации движения документов, обеспечение сохранности документов в электронной форме, использование «облачных» технологий и прочие актуальные сюжеты, связанные с работой с документами в автоматизированных системах.

Следует отметить, что язык пособия доступен для его восприятия студентами, но в то же время отмечен серьёзным научным подходом при анализе рассматриваемых проблем.

Учебное пособие предназначено для студентов ВУЗов, обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение» на всех соответствующих ему профилях, а также представляет интерес для широкого круга теоретиков и практиков, осуществляющих свою деятельность в области документационного обеспечения управления и электронного документооборота. Учебному пособию присвоен гриф учебно-методического объединения вузов РФ.

В конце 2014 — начале 2015 года планируется публикация учебника «Документационное обеспечение управления и делопроизводство» автора И.Н. Кузнецова из города Ростова на Дону в издательстве «Феникс».

К достоинствам учебника следует отнести доступность изложения автором документоведческого материала, понятные формулировки, не нагруженные тяжёлыми конструкциями объяснения.

В первой главе автор раскрывает сущность и назначение служб документационного обеспечения управления, рассказывает о типах этих служб, объясняя отличительные особенности каждой из них. В этой же главе учёный дает понятие документооборота, анализирует составляющие его документопотоки.

Во второй главе автор рассматривает документирование, правила составления и оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30-2003. Получает освещение и лингвистическая составляющая документоведения: язык и стиль официальных документов.

В учебнике приведён материал, посвящённый архивному хранению документов, а также законодательной регламентации этого процесса.

Автор тщательно рассматривает отечественное «письмоводство», делая классификацию деловых писем с примерами и соответствующими разъяснениями. Особенностью и достоинством этого учебника является исследование международных стандартов по оформлению документов, проиллюстрированное конкретными текстовыми примерами на русском и английском языках.

И.Н. Кузнецов не оставляет без должного внимания и порядок документирования трудовых отношений, кадровое делопроизводство; также изложены требования к финансовой документации, документации по снабжению и сбыту.

Учебник предназначен для специалистов-документоведов, бакалавров, обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение», а также работников делопроизводственных служб, секретарей, секретарей-референтов.

В текущем году всероссийским институтом документоведения и архивного дела готовится к изданию учебник «Документоведение». Учебник написан научным языком и представляет собой совокупность систематизированных знаний, накопленных в процессе изучения документа, как объекта научной деятельности, и преподавания дисциплины «Документоведение» на кафедре государственного делопроизводства, а затем кафедре документоведения в Историко-архивном институте Российского государственного гуманитарного университета. Научные разработки, сделанные в области управления документацией в системах электронного документооборота, дополняют учебник новыми знаниями. В учебнике рассматриваются вопросы, связанные с развитием отечественного документоведения; функции, свойства и признаки документа; понятия «вид документа», «разновидность документа»; носители информации, средства и способы документирования. Исследуется история складывания формуляра российского управленческого документа. Авторы также касаются темы формирования документального фонда организации и рассматривают систему электронного документооборота как инструмента информационно-коммуникационного взаимодействия.

На редкость оригинальной представляется классификация унифицированных систем документации, поскольку она заметно отличается от классификации, сделанной органами по стандартизации в общероссийском классификаторе управленческой документации.

По стилю изложения материала учебник, скорее всего, предназначен для студентов, обучающихся в магистратуре по направлению «Документоведение и архивоведение», а также для соискателей и аспирантов, осуществляющих научные исследования в данной области.

В текущем году вновь напомнили о себе историки делопроизводства: доцентом кафедры архивоведения и специальных исторических дисциплин Петрозаводского государственного университета Т.В. Виноградовой подготовлено учебное пособие «Делопроизводство губернских административных учреждений в первой половине XIX в.»

Следует отметить, что делопроизводство высших и центральных государственных учреждений в XIX в. более или менее изучено, однако вопрос об организации губернского делопроизводства не получил достаточного освещения в научной литературе. В силу указанного обстоятельства новизна учебного пособия Т.В. Виноградовой состоит в том, что оно восполняет пробел в изучении как губернского делопроизводства, так и системы делопроизводства в первой половине XIX в. в целом. Анализ организации делопроизводства не примере конкретной губернии позволяет чётко увидеть взаимосвязь системы управления и делопроизводства, отражающего эту систему.

Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальностям «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления» и направлению «Документоведение и архивоведение».

Указанные учебники, учебные пособия и словарь планируется издать в текущем году.