Международный проект InterPares Trust

• Проблемы разработки теории электронного документа

• Проблемы сохранности электронных документов

• Этапы разработки проекта InterPares Trust

• Опыт России и возможности его применения

Современные технологии в управлении информацией и документами внедряются в практику главным образом эволюционным путем. Очень мало существует теоретиков и научно-исследовательских групп, занимающихся концептуальными вопросами, причём не только теми, что уже назрели сегодня, но и теми, которые станут актуальными через несколько лет.

Однако при реализации масштабных долгосрочных и дорогостоящих проектов в области управления документами и архивного дела без таких концептуальных наработок трудно обойтись, поскольку в противном случае возникает серьёзный риск потратить большие средства и не получить взамен сколь-нибудь существенной отдачи.

Поскольку отечественные концепции электронного документа и электронного архива до сих пор не созданы, а с зарубежными разработками большинство российских специалистов не знакомы, то для реализуемых в нашей стране проектов электронного и открытого правительств этот риск велик.

К сожалению, официальный лидер отечественной науки по этому направлению — ВНИИДАД — раз за разом всё пытается перелицевать на «электронный лад» морально устаревшие концепции и нормативные документы 1980-х годов. Ничего хорошего из этого не получается, а отрасль теряет не только потраченные на финансирование этих работ деньги, но и упускает время. В результате Росархив, по нашему убеждению, оказался в стороне от наиболее значимых и хорошо финансируемых проектов, а те, кто эти проекты осуществляет, не имея соответствующей теоретической поддержки, попадают в ловушки, из которых не очень понятно, как выбраться.

Мы уже сейчас пожинаем плоды того, что ранее не уделяли должного внимания современной теории архивного дела и делопроизводства и что до сих пор не понимаем, в каких правовых рамках мы будет осуществлять хранение электронных документов. Примером является ситуация с документами, подписанными ЭЦП и усиленными электронными подписями, — эти документы создаются миллионами, но по-прежнему непонятно, как обеспечивать их длительное и постоянное хранение и как вообще доверять квалифицированным подписям, сертификаты которых не выпускает сейчас только ленивый (США имеет 3 соответствующих удостоверяющих центра, в то время как Россия — более 300).

Учитывая, в каких масштабах сейчас идёт переход на использование электронных документов во всех сферах деятельности, любой серьёзный провал в плане подтверждения юридической значимости электронных документов может стать тяжёлым ударом для проектов электронного и открытого правительства.

Проекты InterPARES и InterPARES Trust

Среди зарубежных специалистов и учёных, занимающихся высокоуровневым анализом данных теоретических вопросов, выделяется д-р Лючиана Дюранти. В много лет руководимом ею проекте InterPares на разных этапах участвовали сотни специалистов из более чем 30 стран мира.

Целью проекта InterPares, что расшифровывается как «Международные исследования по аутентичности документов постоянного срока хранения в электронных системах»2, является накопление знаний, необходимых для обеспечения долговременной сохранности аутентичных документов, созданных и / или хранящихся в электронном виде, и создание фундамента для стандартов, политик, стратегий и планов действий, способных обеспечить долговечность таких материалов и дать пользователям возможность доверять их аутентичности.

Проект InterPARES был начат в 1999 году, чтобы дать ответ на сомнения и вопросы, появившиеся в связи с тем, что организации и частные лица начали самым серьёзным образом полагаться на процессы создания, обмена и обработки электронной информации, не осознавая при этом серьёзной угрозы для документов, связанной с быстрым устареванием оборудования и программного обеспечения, хрупкостью электронных носителей информации и той лёгкостью, с которой можно манипулировать электронными объектами. С 1999 по 2012 год были выполнены три этапа проекта InterPARES:

• Этап InterPARES 1 выполнялся с 1999 по 2001 год. Основное внимание на этом этапе уделялось обеспечению долговременной сохранности аутентичных административных и правовых документов, создаваемых и хранимых в базах данных и в системах управления документами.

Была сформулирована позиция, что в длительной перспективе электронный документ практически невозможно сохранить в неизменном и при этом в работоспособном виде. Поэтому при сколько-нибудь длительном хранении, в отличие от бумажной среды, следует ориентироваться на сохранение надлежащим образом копий электронных документов, переведённых в более современные форматы, а не на сохранение подлинников.

Если мы думаем о действительно длительном или постоянном хранении электронных документов, то рано или поздно наступит момент, когда физическое и моральное устаревание технологий (оборудования, программного обеспечения, носителей информации, форматов и т. д.) сделает невозможным непосредственное использование электронных оригиналов. И хотя электронные оригиналы, возможно, будут и впредь храниться в качестве артефактов, в дальнейшем реально использоваться будут их (заверенные) копии, полученные в результате преобразования электронных документов в иной формат (форматы). Ещё одной реальностью, которую следует понять и принять, является тот факт, что подобные преобразования могут привести к потере или искажению некоторой части информации.

В этом нет ничего нового — всё то же самое происходило и происходит с привычными аналоговыми документами, с той лишь разницей, что там масштабы времени совсем иные, и периоды времени, по истечении которых эффект устаревания становится существенным, меряются не десятилетиями, а столетиями и даже тысячелетиями…

• Этап InterPARES 2, начатый в 2002 и завершённый в 2007 году, был направлен на развитие теории и методов, способных обеспечить надёжность, точность и аутентичность электронных документов с момента их создания и на протяжении всего периода их сохранения.

Если на первом этапе проекта решались вопросы о том, как обеспечивается целостность и аутентичность «бумагоподобных» электронных документов, на втором и третьем этапах обсуждался вопрос об обеспечении целостности более сложных объектов, в том числе «с поведением».

В ходе исследований на этом этапе основное внимание уделялось документам, создаваемым в динамичных, чувственно-эмпирических и интерактивных системах, используемых в ходе творческой, научной и государственной деятельности.

• Этап InterPARES 3, выполнявшийся с 2007 по 2012 год, ставил своей целью внедрение результатов первых двух этапов проекта в архивных учреждениях и подразделениях, обладающих ограниченными ресурсами.

В результате реализации были подготовлены следующие документы:

• Принципы разработки политик, стратегий и стандартов обеспечения долговременной сохранности электронных документов, март 20083;

• Рекомендации по созданию и хранению электронных документов для их создателей — отдельных лиц и малых сообществ4;

• Рекомендации для организаций, обеспечивающих долговременную сохранность электронных документов, — для архивных учреждений5;

• Требования по обеспечению и сохранению аутентичности электронных документов, март 20026;

• Оценочные требования, поддерживающие презумпцию аутентичности электронных документов (Benchmark Requirements — Set A);

• Базовые требования, поддерживающие представление аутентичных копий электронных документов (Baseline Requirements – Set B). Выбор электронных файловых форматов для целей обеспечения долговременной сохранности — принципы и критерии выбора форматов, контейнеров и кодировок, декабрь 20067;

При работе над проектом была создана терминологическая база данных, включающая глоссарий, словарь и онтологии8. Она стала основой для многоязычной базы архивной терминологии Международного Совета Архивов9.

Проанализировав собранные материалы, участники проекта разработали две модели управления документами:

• «Последовательность действий по обеспечению сохранности» (Chain of Preservation, COP) — модель «жизненного цикла»;

• «Модель управления документами на основе деловых потребностей» (Business-driven Recordkeeping, BDR) — модель «континуума».

Результаты проекта были опубликованы в двух книгах:

• «Обеспечение долговременной сохранности аутентичных электронных документов: Результаты проекта InterPARES», 200510;

• «InterPARES 2: Интерактивные, динамические и чувственно-эмпирические документы», 200811.

На основе материалов проекта InterPARES была разработана современная законодательно-нормативная база в области управления электронными документами таких стран, как Италия и Китай; а также наиболее уважаемые в мире стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота и электронных архивов:

• DoD 5015.2-STD (США, 2007)

• MoReq2 (Евросоюз, 2008)

• OAIS (2009, международный стандарт ISO 14721:2012)

Во всех странах-участницах проекта результаты исследований стали основой для разработки политик и процедур управления электронными документами как в государственном, так и в частном секторах.

Все материалы, созданные в ходе проекта InterPARES, доступны на сайте проекта http://www.interpares.org/

Сейчас, в связи с дальнейшим переходом к управлению документами в Интернет-среду, внимание очередного этапа этого проекта сфокусировано на тех же вопросах управления документами, но уже в облачной онлайн-среде.

В апреле 2013 года начался новый проект InterPARES Trust, целью которого является создание теоретических и методологических основ, которые будут реализованы в конкретных политиках и нормативных документах, призванных обеспечить общественное доверие к электронным документам в Интернете. Проект рассчитан на 6 лет (2013-2019), и в нём предполагается задействовать около 200 специалистов из различных стран12.

Д-р Дюранти подчеркивает, что «целью этих исследований является формирование теоретического и методологического фундамента, на основе которого будут создаваться согласованные и интегрированные «комплексы» местных, национальных и международных политик, процедур, нормативных документов, стандартов и законов, касающихся электронных документов в Интернете, — с тем, чтобы обеспечить общественное доверие к электронным документам, основанное на свидетельствах надлежащего управления, способствовать сильной цифровой экономике и постоянной электронной памяти»13.

Руководитель проекта Лючиана Дюранти относится к числу наиболее уважаемых и известных в мире специалистов в области управления электронными документами и обеспечения их долговременной сохранности.

Итальянка по происхождению, она в 1973 году окончила университет в Риме, в 1975 г. получила степень доктора философии. В 1974-1982 гг. работала в архиве г. Рима. В 1979-1987 гг. преподавала в ряде итальянских высших учебных заведений. С 1987 г. — профессор, а позднее руководитель кафедры библиотечного и архивного дела и информатики университета Британской Колумбии (Канада). В сферу её основных научных интересов входят:

• Концепции и методы дипломатики 14 в отношении к современным документам,

• Надёжность и аутентичность современных документов, любого вида и на любых носителях,

• Теория архивного дела в плане управления электронными документами,

• История концепций архивного дела.

Как говорит сама Лючиана, «моя научная деятельность направлена на отыскание универсально применимых решений для проблем, связанных с электронными документами. Я стремлюсь анализировать ход исторического развития и внутренний смысл используемых в моих исследованиях понятий, и показывать, как вырабатываемые в ходе этих исследований новые понятия, принципы, идеи и методы взаимосвязаны с уже существующими».

Именно Лючиана Дюранти, вместе с несколькими другими выдающимися западными специалистами, сформировала базовые идейные представления об электронных документах в рамках англосаксонского права, которые первоначально легли в основу требований к системам электронного документооборота Министерства обороны США, а затем уже широко распространились в мире.

Организационная политика проекта InterPARES Trust

Организационная политика проекта изложена в документе «Доверие и электронные документы во всё более «сетевом» обществе: Организационная политика» (Trust and Digital Records in an Increasingly Networked Society: Organizational Policy)15, положения которого участники проекта обязуются соблюдать. Согласно этой политике, в проекте 4 вида членства: партнёры, исследователи, студенты-помощники исследователей и персонал проекта.

Партнёры — это организации (университеты, архивы, другие учреждения культуры, международные исследовательские консорциумы, международные и национальные государственные органы, отраслевые, коммерческие и профессиональные ассоциации).

Исследователи — индивидуальные члены Альянса, активно участвующие в научно-исследовательской работе и деятельности соответствующих групп. Исследователи делятся на две категории: на со-исследователей (co-investigators), к числу которых относятся представители университетов, и на «сотрудничающих» (collaborators), в число которых попадают все остальные (Как видим, зарубежным коллегам тоже не чужда идея деления коллег на «чёрную» и «белую кость» — Н.Х.).

Для вступления в члены проекта (п. 3.2 политики) партнёрам следует послать официальное письмо о намерениях директору проекта (т. е. д-ру Дюранти) с указанием региональной группы, в которую заявитель вступает. Директор вместе с руководителем группы рекомендует принятие нового члена, а решение принимает Руководящий комитет Международного альянса.

Индивидуальные исследователи могут вступить в одну из групп, послав официальное письмо о намерениях руководителю этой группы. Решения принимается руководителем группы совместно с директором проекта, и они оставляют за собой право предложить исследователю войти в проект в качестве представителя нового партнера.

В состав Международного альянса входят:

• Североамериканская группа, под совместным руководством Университета Британской Колумбии (University of British Columbia, UBC) и Вашингтонского университета;

• Латиноамериканская группа, под руководством Национального автономного университета Мехико (National Autonomous University of Mexico);

• Европейская группа, под руководством Среднешведского университета (Mid-Sweden University). Группой руководит Карен Андерсон (Karen Anderson) из Среднешведского университета, факультет ИТ и СМИ16.

• Азиатская группа, под руководством Народного университета КНР (Remnin University);

• Международная группа учреждений и организаций (Multinational Institutions Team), руководимая ЮНЕСКО.

В Альянс также входят поддерживающие партнёры (Supporting Partners), помогающие распространять информацию и обеспечивающие постоянную обратную связь, и отдельные эксперты (Individual Experts) — консультанты в специализированных областях знаний, участвующие в исследования на добровольной основе.

Региональные группы включают как университеты, так и организации, выполняющие роль «испытательных полигонов», в то время как Международная группа учреждений и организаций включает только неакадемические организации и «испытательные полигоны».

Каждая из 5 групп будет дважды в год проводить трёхдневные семинары (в июне и ноябре). Ежегодно Альянс будет проводить пленарную трёхдневную встречу-семинар в Ванкувере (Канада).

Первая международная пленарная встреча участников проекта InterPARES Trust прошла в канадском городе Ванкувере 17-19 февраля 2014 года17. На сайте проекта были выложены отчёты о ходе работ по утверждённым темам, а также дополнительные предложения о проведении исследований18.

Пока что в проекте идёт этап «первоначального накопления» участников и выбора направлений исследования. Предложенные и утверждённые группами темы исследований показывают, что участники проекта в массе своей пока что не созрели для того, чтобы собрать свои силы в один кулак для проведения исследований в международном масштабе. Очень многие просто хотят получить «бирочку» международного проекта для собственных локальных проектов. В условиях, когда участники сами финансируют свою деятельность в рамках проекта, это в какой-то степени вынужденный шаг. Есть надежда, что по окончании в марте 2014 года организационной стадии проекта начнется формирование его «ядра», в который войдут люди, действительно заинтересованные в решении обозначенных в проекте ключевых теоретических проблем и в обобщении уже накопленного международного опыта использования облачных вычислений. И если это получится, то результаты проекта будут способны оказать сильное влияние на развитие законодательно-нормативной базы в Северной Америке и Китае, которые «потащат» за собой весь остальной мир.

Участие российских организаций и специалистов

С моей точки зрения, опыт России и стран СНГ будет интересен нашим зарубежным коллегам по следующим причинам:

В области управления документами Россия интересна своей многоукладностью — от архаичных традиций до новейших технологий; быстрыми темпами преобразований (когда за них берутся всерьёз) и направляемыми на это ресурсами, регулярными попытками придумать что-нибудь уникальное. В архивной области Россия пока застыла в прошлом веке, но «критическая масса» быстро накапливается, и в какой-то момент меры будут приняты — и они будут радикальными;

Для России характерно континентальное законодательство, сильные архивные, делопроизводственные и бюрократические традиции и, как следствие, повышенная роль документов и доверие к ним. В наших условиях ключевыми являются те механизмы обеспечения доверия (какими бы несовершенными они ни были), которые прямо одобрены законодательством — этим мы сильно отличаемся от англосаксонских стран, в которых законодательство значительно менее жёстко регулирует эти вопросы и более технологически-нейтрально.

У нас есть богатый опыт, показывающий, что сами по себе технологические и организационные новинки не являются «хорошими» или «плохими». Например, никакие технологии не способны победить коррупцию, и вместо прямолинейной, грубой старой коррупции приходит более изощрённая и «цивилизованная».

У нас есть богатый опыт «корректировки» традиционных (а теперь и электронных) документов «для пользы дела»; подписание за других людей (в первую очередь, за руководителей). Интересно было бы изучить, как подобная практика влияет на доверие (в частности, при использовании ЭЦП / усиленных электронных подписей).

В России особенно велика роль высшего руководства страны. Положительным следствием этого является возможность быстрого проведения весьма радикальных реформ. Соответственно повышается и цена ошибок при решении вопроса о механизмах доверия. У нас есть интересный опыт решения «сверху» сложных вопросов: например, раскрытия персональных данных в Обобщённом банке данных «Мемориал» о погибших в Великой Отечественной войне.

Мы переходим — вопреки распространенным иллюзиям — на смешанное делопроизводство (с моей точки зрения, слабостью проекта InterPARES Trust является игнорирование того факта, что бумажные документы пока что никуда не собираются исчезать). Электронное доверие не следует отделять от доверия к традиционным документам; все документы следует рассматривать в комплексе, и «в хороших руках» это расширяет возможности эффективного управления ими.

Мы сейчас — передовая страна по части использования ЭЦП / усиленных электронных подписей, и у нас есть определённый опыт, которым мы могли бы поделиться, — как, например, правовые вопросы, связанные с функционированием системы государственных закупок; создание и функционирование в одной стране нескольких сот удостоверяющих центров (больше, вероятно, чем во всём остальном мире), способных выдавать квалифицированные подписи и т. п.

Мы явно идем к созданию государственных реестров населения (пусть даже пока в виде совокупности распределённых баз данных), являющихся авторитетными наборами данных (единой точкой доверия) о гражданах и юридических лицах. Изучение опыта их использования в системе государственного управления и в деловой деятельности, а также проблем обеспечения доверия к информации и документам, которые они содержат, с моей точки зрения, имело бы большое значение для успешной реализации проектов электронного и открытого правительств.

Как мне кажется, российские специалисты, помимо участия в исследованиях, предложенных зарубежными коллегами, могли бы со своей стороны предложить провести в рамках проекта исследования по следующим темам:

• Доверие к открытым данным, ответственность за последствия их использования — в сочетании с вопросом о том, нужно ли организовывать государственное архивное хранение открытых данных.

Доверие может строиться по модели деловых документов: если организация регулярно собирает данные в соответствии с установленной процедурой, и использует их в собственной деловой деятельности, им можно доверять — по крайней мере, при использовании по тому же назначению. Однако насколько им можно доверять, при использовании по иному назначению?

• Государственные электронные архивы как ключевой элемент обеспечения доверия к государственным электронным документам. Такие архивы могли бы выполнять функции реестра и доверенной третьей стороны.

• Возможность автоматического заверения образов веб-страниц (или даже их архивированных копий) доверенной третьей стороной;

• Регулярная отсечка метаданных, подтверждающих целостность и аутентичность документов (например, после проведения соответствующего аудита). Борьба с «безумием MoReq2010» — идеей сохранять все метаданные документа в течение всего его жизненного цикла, и изучение вопроса о том, сколько метаданных действительно нужно, и каких.

• Смешанные схемы обеспечения доверия, предусматривающие совместное использование электронных и бумажных документов.

Что касается той отдачи, которую отечественные специалисты и организации могут получить от участия в данном международном проекте, то она, как мне кажется, может быть различной для представителей различных профессиональных сообществ:

Вузы. В краткосрочной перспективе представители наших вузов сейчас в первую очередь заинтересованы в формальном участии в международных исследованиях и в публикации статей в реферируемых зарубежных журналах — требования такого рода предъявляются к ним в последнее время всё более настойчиво, и всё чаще на это даже выделяется финансирование.

Проект InterPARES Trust как таковой организует публикацию лишь итоговых материалов по проекту (впрочем, войти в число их соавторов также очень почётно). В то же время участие в проекте открывает возможности для выполнения совместных работ с зарубежными коллегами и, соответственно, для оперативной публикации совместных статей. Можно, кроме того, «обрасти» полезными связями среди близких к реферируемым журналам людей.

Вузы также имеют возможность привлечь к этой работе студентов, многие из которых достаточно хорошо разбираются в современных информационных технологиях и прилично владеют иностранными языками.

В более отдалённой перспективе наши вузы могли бы использовать наработки проектов InterPARES и InterPARES Trust для создания собственных современных курсов обучения (возможно, не столько специализированных курсов для архивистов и специалистов по управлению документами, сколько отдельных лекций по темам, понимание которых необходимо современному чиновнику и бизнесмену).

Радует, что после многих лет самоизоляции некоторые наши вузы проявили интерес к участию в этом проекте.

ИТ-сообщество. Участие в проекте может дать поставщикам ИТ решений (и особенно поставщикам услуг, связанных с обеспечением доверия, таких, как облачные услуги, услуги доверенной третьей стороны по выдаче сертификатов открытых ключей, проставлению отметок времени, доверенному хранению и т. д.) знания и видение, позволяющие получить на их рынке определённое конкурентное преимущество, особенно в длительной перспективе. На быструю отдачу здесь, конечно, рассчитывать сложно (хотя участие в таких проектах можно эффективно использовать в своём маркетинге).

Органы управления делопроизводством и архивным делом, муниципальные и государственные архивы также, наверное, могли бы найти в проекте для себя немало полезного, однако на данный момент я не вижу серьёзных стимулов, которые бы их подталкивали к этому. Кроме того, представителям этой группы будет тяжелее всего преодолевать языковой барьер.

Если говорить о существующих препятствиях, то, судя по итогам визита Лючианы Дюранти в Саратов и Москву, главным барьером является для многих наших организаций нехватка специалистов, хорошо владеющих английским языком и способных оперативно общаться с зарубежными коллегами. На этом фоне даже традиционная проблема с получением финансирования является менее острой.

В заключение я хотела бы, опираясь на собственный опыт, сказать коллегам следующее: дорогу осилит идущий. Сделать первые шаги всегда сложно, однако в целом наш уровень не уступает уровню зарубежных коллег, и нам есть не только чему поучиться, но и есть что предложить со своей стороны. Руководство проекта InterPARES Trust также заинтересовано в участии специалистов России и стран СНГ, понимая, что без этого сложно рассчитывать впоследствии на широкое международное признание тех рекомендаций, которые планируется подготовить.

Для нас участие в этом проекте может реанимировать нашу архивную документоведческую науку и благоприятно повлиять на проекты и электронного и открытого правительства, так как это поможет избежать очень дорогостоящих ошибок.