-
Законодательная основа деятельности общественных объединений
-
Особенности делопроизводства в общественных объединениях
-
Состав документов в общественных объединениях
Общественные объединения являются источниками комплектования двух государственных архивов Нижегородской области: государственного казённого учреждения Центральный архив Нижегородской области (ГКУ ЦАНО) и государственного казённого учреждения Государственный общественно-политический архив Нижегородской области (ГКУ ГОПАНО). Общественные объединения (далее — ОО) в Нижегородской области курирует государственное казённое учреждение Центр хранения документации и комплектования государственных архивов (ГКУ ЦХДКГАНО).
Деятельность ОО регламентирована Федеральным законом «Об общественных объединениях» от 19.05.1995 № 82-ФЗ (далее — Закон об ОО), из которого следует, что в ОО должны откладываться следующие документы постоянного хранения.
1. Согласно главе II Создание общественных объединений, их реорганизация и (или) ликвидация:
— учредительные документы: Устав ОО (ст. 18, 20), протокол учредительного съезда (конференции) или учредительного собрания (ст. 18, 21), для юридических лиц — свидетельство о государственной регистрации (ст. 18);
— документы высшего руководящего органа — съезда (конференции) или общего собрания структурного подразделения международного, общероссийского или межрегионального ОО (ст. 9) — с периодичностью, предусмотренной Уставом ОО.
2. Согласно главе III Права и обязанности общественного объединения:
ст. 27 Права ОО: информация о деятельности ОО; документы собраний, митингов, демонстраций, шествий и т. п.; переписка по основной деятельности ОО с органами власти и местного самоуправления, вышестоящими организациями, организациями, гражданами; издания ОО (для юридических лиц);
ст. 29 Обязанности ОО: ежегодный отчёт об использовании имущества ОО; протоколы заседаний руководящего органа ОО; годовой и квартальные отчёты о деятельности ОО в объёме сведений, представляемых в налоговые органы (отчёт о финансово-хозяйственной деятельности); отчёт о расходовании денежных средств; документы мероприятий, проведённых ОО.
3. Согласно главе IV Собственность общественного объединения. Управление имуществом общественного объединения:
ст. 38 Надзор и контроль за деятельностью ОО: распорядительные документы руководящих органов ОО.
Кроме того, согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле), в ОО при наличии штатного расписания должны откладываться документы по личному составу (срок хранения — 75 лет): приказы руководителя ОО по личному составу; документы (лицевые счета или расчётные ведомости) по начислению заработной платы работникам; личные дела уволенных работников; трудовые договоры с внештатными работниками, договоры подряда с физическими лицами и др.
Главной особенностью делопроизводства общественных объединений является небольшой объём документооборота. Проблемы, существующие в делопроизводстве ОО, выявляются на трёх этапах работы ГКУ ЦХДКГАНО с ОО.
1. На стадии работы по включению ОО в список организаций — источников комплектования государственных архивов может быть выявлена существующая в ОО практика крайне неполного документирования деятельности (или отсутствие документов постоянного хранения). Этот фактор не позволяет включить ОО в список источников комплектования государственного архива. В этом случае деятельность ОО оказывается не отражённой в системе документальных источников изучения истории Нижегородской области.
2. На стадии проведения комплексного ознакомления с порядком (практикой) делопроизводства и обеспечения сохранности документов в общественном объединении.
В оформлении документов большинство ОО придерживаются требований Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введён в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) или используют образцы бланков и сведения об оформлении, взятые из Интернета. В ряде случаев региональными отделениями общероссийских общественных организаций используются инструкции по делопроизводству, разработанные Центральным руководящим органом ОО.
Столь значимые для отражения деятельности ОО документы, как протоколы собраний и заседаний, нередко оформляются в краткой форме. Полная форма протокола зачастую ограничивается констатацией и также в недостаточной мере отражает содержание выступлений при обсуждении проблем. Большинство научно-медицинских обществ отказались от ведения протоколов и перешли к практике оповещения в СМИ о дате и повестке дня заседания.
Нередко выявляются факты ненадлежащего текущего хранения документов, что может привести к их утрате и (или) неисправимому повреждению. Так, часто оказываются утраченными тексты докладов и другие документы, прилагаемые к протоколам заседаний и собраний, приложения к письмам, приказам и др.
Таким образом, просчёты в оформлении и текущем хранении могут значительно снизить научно-историческую ценность документов. Впрочем, условия для надлежащего хранения у большинства ОО отсутствуют.
3. На стадии работы по комплектованию государственных архивов документами ОО наиболее остро встаёт проблема неполноты состава документов.
В большинстве ОО откладываются главным образом следующие документы постоянного хранения:
— протоколы заседаний руководящего органа, собраний членов ОО;
— довольно малочисленные распорядительные документы; приказ, распоряжение по основной деятельности;
— более многочисленные документы, которые непосредственно отражают основную деятельность ОО: годовые планы работы, годовые содержательные отчёты о деятельности, документы осуществляемых ОО проектов (исключая их финансовую сторону), документы (сценарные планы, программы, фотографии) мероприятий, публикации в СМИ о деятельности ОО;
— издания ОО литературно-художественной, информационно-аналитической, просветительской, рекламной направленности (книги, альманахи, брошюры, газеты, буклеты, календари);
— переписка (срок хранения согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее — Перечень) — 5 лет ЭПК), которая может упорядочиваться для передачи на постоянное хранение, так как имеет научно-историческую ценность в той степени, в какой отражает основную деятельность организации.
Финансовые документы постоянного хранения (как правило, присутствуют, хранятся у руководителя или бухгалтера ОО) бывают представлены финансовым отчётом, бухгалтерским балансом (или отчётом о финансово-хозяйственной деятельности организации, перешедшей на упрощённую систему налогообложения), годовым отчётом о расходовании средств. К упорядочению представляются не всегда и, как правило, в копиях.
Среди ОО, имеющих штатное расписание, встречаются случаи хранения документов по личному составу исключительно в электронном виде. Малочисленность штатной численности (из документов по личному составу по объективным причинам могут в течение целого года и даже нескольких лет откладываться только документы о начислении заработной платы работникам) зачастую ведёт к тому, что другие документы по личному составу не создаются.
Налицо две основные причины подобного положения в области документирования деятельности большинства ОО.
1. Отсутствие возможности возложить ответственность за делопроизводство и обеспечение сохранности документов на отдельного работника.
В той небольшой части ОО, которые имеют штатное расписание, в него не всегда включен в качестве штатной единицы работник, непосредственно осуществляющий документирование деятельности (документовед, секретарь, секретарь-референт, делопроизводитель), тем более обладающий специальными знаниями. В этом случае ответственность за делопроизводство ОО возлагается на помощника руководителя (заместителя, исполнительного директора, главного специалиста и т. п.), в ряде случаев — на руководителя ОО.
В ОО, действующих на общественных началах, может не уделяться должного внимания делопроизводству или отсутствовать физическая возможность полноценного документирования деятельности вследствие загруженности не только в ОО, но и на основной работе лица, непосредственно осуществляющего делопроизводство — руководителя или кого-либо из членов ОО.
2. Объективное отсутствие у большой части ОО условия для текущего и архивного хранения документов вследствие недостаточной площади занимаемого помещения, частых переездов или полного отсутствия помещения. Текущее хранение документов (как на бумажных, так и на электронных носителях) осуществляет в таких случаях непосредственно руководитель ОО, иногда по месту своей основной работы, в ряде случаев — в домашних условиях. Это нередко приводит к необратимой порче документов или утрате их при переезде офиса ОО или при смене руководства.
Наиболее благополучны с точки зрения делопроизводства большая часть ОО — правопреемников организаций, которые существуют и являются источниками комплектования государственных архивов с советских времен (общественно-государственные организации, профессиональные и творческие союзы, общества, организации инвалидов, Детский фонд) — при условии наличия штатных работников, даже в отсутствие должности секретаря в штатном расписании. В данных ОО прослеживаются следующие особенности делопроизводства (в сравнении с большинством ОО) как результат многолетней традиции организационно-методического взаимодействия с государственной архивной службой:
— своевременная разработка и согласование с ЭМК ГКУ ЦХДКГАНО номенклатуры дел, что позволяет ОО создавать и представлять к упорядочению состав документов, реально существующий и одновременно максимально приближённый к требуемому Законом и определённому Перечнем;
— документирование трудовых отношений, представление к упорядочению документов по личному составу в полном объёме, согласование описей дел по личному составу с ЭМК ГКУ ЦХДКГАНО, работа по обеспечению сохранности документов по личному составу, обусловленные необходимостью исполнения социально-правовых запросов бывших работников;
— закреплённые в договоре о сотрудничестве более длительные (по сравнению с другими ОО) сроки ведомственного хранения документов (до 15 лет), для которого, как правило, имеются условия — архив, оборудованный согласно требованиям Правил работы ведомственных архивов (М., 1985), или иное помещение, специально выделенное для хранения документов.
Можно заметить, что проблемы делопроизводства в ОО носят как объективный, так и субъективный характер.
Деятельность ГКУ ЦХДКГАНО по содействию решению проблем делопроизводства ОО направлена на преодоление объективных и субъективных затруднений в целях оптимизации состава документов, передаваемых ОО на постоянное хранение в государственные архивы.
Работа ГКУ ЦХДКГАНО с ОО строится на основе трёхстороннего договора (далее — Договор), заключаемого между государственным архивом и ОО — источником комплектования на основании ст. 9, п. 4 ст. 18 Закона об архивном деле (в Договоре ГКУ ЦХДКГАНО выступает в качестве третьей стороны). Договор проводит связь между Законом об ОО (хорошо известном руководителям ОО), который умалчивает о делопроизводстве и хранении (в том числе государственном) документов ОО, и Законом об архивном деле (известном руководителям ОО намного меньше).
Договор обязывает ОО документировать свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ, а также ежегодно проводить упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу. Договором также устанавливается срок ведомственного хранения документов ОО — индивидуально, в зависимости от наличия в ОО условий для хранения.
На основании Договора специалистами ГКУ ЦХДКГАНО проводится работа по оказанию ОО безвозмездной методической и практической помощи в области делопроизводства и организации хранения документов. Так, на базе Перечня (М., 2010) специалистом ГКУ ЦХДКГАНО разработано методическое пособие Примерная номенклатура дел регионального отделения общественной организации (объединения) (Нижний Новгород, 2010). ГКУ ЦХДКГАНО проводит для представителей ОО безвозмездные семинары по делопроизводству и архивному делу. Договор предусматривает для большинства ОО безвозмездное упорядочение документов силами сотрудников ГКУ ЦХДКГАНО.
Следует особо подчеркнуть, что деятельность ГКУ ЦХДКГАНО по решению проблем делопроизводства и хранения документов в ОО даёт результат в среднем через 3-5 лет ежегодной планомерной работы с ОО, в отдельных случаях — значительно позднее.