Проекты стандартов и технических отчётов, используемых в сфере управления документами, разрабатываемых ИСО

• Проекты международных стандартов ИСО, распространяющиеся на системы управления документацией в целом

• Проекты международных стандартов и технических отчётов ИСО, распространяющиеся на автоматизированные системы управления документами

Международная организация по стандартизации ИСО является ведущей в сфере разработки стандартов и технических отчётов по управлению документами. Эту деятельность в рамках ИСО осуществляет ПК 11 «Управление документами / архивами» / ТК 46 «Информация и документация».

Разработка первых стандартов ИСО серии 30300, начатая в 2009 году, принципиальным образом изменила мировоззрение ИСО на управление документами. Существовавший до этого единый и единственный базовый международный стандарт этой сферы ИСО 15489-1-2001 вдруг стал составной частью целого комплекса стандартов по управлению документами, развивающих его положения. Объём и трудоёмкость этой работы оказались столь велики, что планы ИСО / ТК 46 / ПК 11 были серьёзно скорректированы, а сроки разработки проектов стандартов увеличены. Таким образом, 2011 год стал «годом доработок» основных проектов 2010 года и «годом идей» развивающих концепцию системы управления документами, заложенную ИСО в проектах стандартов серии 30300.

Говоря о проектах стандартов ИСО по управлению документами, разрабатываемых в ИСО / ТК46 / ПК 11 следует отметить их преемственность и взаимосвязанность, несмотря на то, что их разработка ведётся разными рабочими группами. Рассмотрим каждый из проектов в отдельности.

Проекты международных стандартов ИСО, распространяющиеся на системы управления документацией в целом.

Говоря о проектах международных стандартов ИСО, непосредственно связанных с регламентацией процессов и систем управления документами, в первую очередь следует иметь в виду стандарты ИСО серии 30300.

Стандарты этой серии разрабатываются ИСО с целью оказания помощи организациям всех форм собственности и всех организационно-правовых форм по созданию, использованию и модернизации (повышению эффективности деятельности) систем управления документами. Стандарты ИСО серии 30300 разрабатываются в рамках стандартов на системы управления документами с целью совместимости и применения общих элементов и методологии с другими международными стандартами ИСО, распространяющимися на иные системы управления документами, включая СМК, а также с международными стандартами и техническими отчётами ИСО, разработанными ранее и / или находящимся в разработке.

Настоящие стандарты применяются как основа для и как руководство по:

— установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в отношении документов, вне зависимости от целей их создания, содержания или носителя информации, на котором они созданы;

— определению ответственности, полномочий и отчётности организаций в отношении этих документов, а также в отношении документированной информации, политики, процедур, процессов и систем;

— проектированию и внедрению систем управления документами;

— достижению качественных результатов от применения систем управления благодаря аудиту и оценке её деятельности, а также постоянному совершенствованию.

Настоящие стандарты предназначены для высшего руководства организации, принимающего решения в отношении выбора и внедрения систем управления документов в организации; людей, ответственных за внедрение этих систем, включая специалистов по управлению документами, риском, аудита, информационным технологиям и защите информации.

В рамках международных стандартов ИСО серии 30300 планируется разработать следующие стандарты:

— ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», закладывающий основные положения, которым должны соответствовать системы управления документами, и терминологию этой серии стандартов.

— ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования», закладывающий основные требования к системам управления документами.

— ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению», содержащий практическое руководство по внедрению и использованию систем управления документами, созданных на базе ИСО 30301.

— ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию», содержащий требования, предъявляемые к органам, проводящим аудит и сертификацию систем управления документами, созданным на базе ИСО 30301.

— ИСО 30304 Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке», содержащий руководящие указания по оценке и самооценке систем управления документами, созданными на базе ИСО 30301. Стандарт находится в стадии разработки.

Проекты международных стандартов ISO 30300 «Information and documentation. Management system for records. Fundamentals and vocabulary» («Информация и документация. Системы управления для документов. Основные положения и словарь») и ISO 30301(«Information and documentation. Management system for records. Requirements») («Информация и документация. Системы управления для документов. Требования» в 2011 год проекты вошли на стадии FDIS и были утвержден ИСО без существенных доработок и изменений.

Проект международного стандарта ISO 30302 «Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for implementation» («Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению») в 2011 году был разработан на уровне WI, т. е. на уровне авторской разработки общей концепции и обоснования необходимости стандарта. Проект стандарта содержит в себе основные положения по внедрению системы управления документами, соответствующую требованиям ИСО 30301. Стандарт будет содержать в себе определённые организационные положения и инструкции, которые следует использовать для:

— установления (создания), использования, поддержания и улучшения (развития) системы управления документами, используемой в бизнес-процессе организации;

— подтверждения её соответствия установленной политике;

— демонстрации соответствия с ИСО 30301 через обязательства по самооценке, подтверждение самооценки организации через соответствующие структуры самой организации или сертификацию MSR третьей стороной.

Руководства по внедрению систем управления документами будут дифференцированы в зависимости от потребностей организации, переменчивых в контексте её деятельности. Разработка проекта стандарта ISO/WI 30302 «Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for implementation» была запланирована на май 2012 г.

Проект международного стандарта ISO 30303 «Information and documentation — Requirements for bodies providing audit and certification» («Информация и документация. Система управления документами. Требования к органам, проводящим сертификацию») был инициирован в 2011 году, но так и не получил развития. Следует отметить, что данный проект невольно столкнул интересы ИСО / ТК 46 «Information and documentation» («Информация и документация») и ИСО / ТК 176 «Quality management and quality assurance» («Управление качеством и гарантии качества»).

Последним в 2002 году разработан международный стандарт ISO 19011: 2002 «Management system — Guidelines for auditing management systems» («Системы управления. Руководство для аудита систем управления»), который успешно применяется организациями, хотя и требует пересмотра. Проект ИСО 30303 частично подменяет собой положения ИСО 19011, что недопустимо. Поэтому разработка проекта была приостановлена до решения вопроса с ИСО / ТК 176, анализа совместимости всех стандартов ИСО затрагивающих этот вопрос (например, ИСО / МЭК 17021) и устранения конфликта. Разработка проекта стандарта ISO / WI 30303 «Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for auditing management systems» была перенесена на 2012 г.

Проект стандарта ISO 30304 «Information and documentation — Management systems for records — Guidance for auditing and performance measurement» («Информация и документация. Системы управления документами. Руководство для аудита и измерения работ») был инициирован в конце 2011 года. Согласно представленной ИСО концепции, стандарт будет содержать руководящие положения, достаточные для оценки системы управления документами. Следует отметить, что в отношении этого проекта определённости никакой нет, о чём говорит даже постоянно меняющееся название, правда, отражающее одну и ту же суть проекта — оценка систем управления документами. Среди них: «Guidance for auditing and performance measurement» («Руководство для аудита и измерения работ»); «Assessment guide». («Гид оценки»); «Self-assessment guide» («Гид по самооценке»). В стандартах ИСО 30300 и 30301 зафиксировано название «Guidance for assessment» («Руководство по оценке»). Работа над проектом международного стандарта ISO/WI 30303 «Information and documentation — Management systems for records — Guidelines for auditing management systems» была запланирована на 2012 год.

Проект международного стандарта ISO 15489-1 «Information and documentation — Records management — Part 1: General» и технического отчета ISO / TR 15489-2 «Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines».

На этапе подготовки проектов стандартов ИСО серии 30300 (первых двух частей) стало очевидно, что сама концепция этих стандартов, да и текст, заимствованы у ИСО 15489-2001. Именно это и стало причиной столь затяжного обсуждения этих стандартов экспертами ИСО.2 В 2011 году с принятием этих стандартов встал вопрос о дальнейшей судьбе ISO 15489 1:2001 «Information and documentation — Records management — Part 1: General». Предлагалось несколько вариантов, из которых наиболее жизнеспособными были два:

— отменить стандарт, а его положения отразить в стандартах серии 30300;

— сохранить и переработать стандарт с учётом положений ИСО 30300 и ИСО 30301 и исключения дублирования.

Победила вторая точка зрения, и стандарт ISO 15489-1 «Information and documentation — Records management — Part 1: General», равно как и технический отчёт ISO / TR 15489-2 «Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines», решено было переработать. ИСО / ТК 46 / ПК 11 официально уведомил членов об этом решении.

Проекты международных стандартов и технических отчётов ИСО, распространяющиеся на автоматизированные системы управления документами.

Говоря о проектах стандартов ИСО, регламентирующих отдельные вопросы автоматизированных систем управления документами, следует отметить их технологическую составляющую. Как правило, эти документы относятся к техническим отчётам и в традиционном понимании не являются стандартами. По крайней мере, в ИСО.3 В этой связи достаточно проблематично их анализировать. Поэтому они будут освещены в общих чертах.

Проект технического отчета ISO/TR 23081-3 «Information and documentation — Managing metadata for records — Part 3: Self-assessment method» («Информация и документация. Руководящие метаданные для документов. Часть 3: Метод самооценки») является продолжением (составной частью) международного стандарта ISO 23081-1:2006, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles (ИСО 23081-1-2006. Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы), подробно описанного в предыдущих аналитических обзорах, и развивает его положения на уровне технического отчёта.

Данный проект в конце 2011 года был утверждён ИСО как ISO / TR 23081-3 «Information and documentation — Metadata for records — Part 3: — Assessment of Records management metadata set», т. е. технический отчёт. Проект стандарта посвящён вопросам создания и использования метаданных по самооценке (самоконтролю) системы управления документами, в том числе делопроизводственных метаданных.

Рабочая группа инициировала разработку 4-ой части этого стандарта ISO 23081-4 «Information and documentation — Records management processes — Managing metadata for records — Part 4: How to implement metadata». Вопрос о сроках его разработки пока открыт, но не ранее 2012 года.

Проект технического отчёта ISO / TR 17068 «Information and documentation. Record Management. The trusted third party repository for electronic records» («Информация и документация. Хранилище цифровых документов доверенной третьей стороной») начат ИСО ещё в 2010 году.

В 2011 году работа по проекту велась вяло: свелась к разработке концепции документа, описывающей современное положение дел с цифровыми документами, их распространение и широкое использование, как в бизнесе, так и в государственных структурах. В связи с этим проблема доверенного хранения цифровых документов третьими лицами с каждым годом встает всё острее, но здесь возникает ряд вопросов. Например, аутентификация как самих документов, так и хранилищ. Этот технический отчёт является попыткой описать набор ресурсов, услуг и процессов, которые гарантировали бы, что цифровые документы, переданные клиентом на доверительное хранение, останутся аутентичными и надёжными. Документ также рассматривает вопросы сертификации и нотариального обслуживания документов. Технический отчёт описывает принципы социального доверия, необходимого для управления надёжными цифровыми документами, и определяет требования к TTPR сервисам и системам управления, основанным на ТТPR сервисной модели. Положения технического отчёта могут быть использованы как эффективный метод для предотвращения широко распространённой путаницы, обусловленной перемещением документов (например, на хранение). Проект разрабатывается рабочей группой № 7 «Digital records preservation» («Сохранность цифровых документов»).

Доработка проекта технического отчета ISO / CD / TR 17068 «Information and documentation. Record Management. The trusted third party repository for electronic records» («Информация и документация. Хранилище цифровых документов доверенной третьей стороной») перенесена на 2012 год.

Проект международного стандарта ISO (без номера) «Information and documentation. — Risk identification for records» («Информация и документация. Выявление (идентификация) рисков для документов») внесён как предложение рабочей группой № 11 «Risk assessment for records systems» («Оценка рисков для документных систем»). Предложение рассмотрено и принято, тем более что назрел вопрос необходимости переработки ISO / IEC 27005: 2008 «Information technology — Security techniques — Information security risk management».

Проект международного стандарта ISO / WI «Information and documentation. — Risk identification for records» («Информация и документация. Выявление (идентификация) рисков для документов») заложен в план работы ИСО / ТК 46 / ПК 11 без определения срока разработки, но не ранее 2012 года.

Проект международного стандарта ISO 13008 «Information and documentation — Digital records conversion and migration process» («Информация и документация. Процессы преобразование и миграции цифровых документов») внесён и разрабатывается одноимённой рабочей группой № 12 «Digital records conversion and migration process». Проект разрабатывается на базе стандарта ANSI / ARMA 16-2007 «The digital records conversion process». Проект посвящён вопросам преобразования цифровых документов, включая вопросы их конвертирования и миграции.

Доработка проекта ISO /DIS 13008 «Information and documentation — Digital records conversion and migration process» («Информация и документация. Процессы преобразование и миграции цифровых документов») запланирована на 2012 год.

Проект международного стандарта ISO / FDIS 16175-2 «Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments» («Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде. Часть 2. Руководство и функциональные требования к документам в электронной офисной среде») является составной (второй) частью международного стандарта ISO 16175 под общим название «Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments» («Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде) и перешёл в 2011 год для доработки. Эта часть вышеназванного стандарта вызвала наибольшие споры по целому ряду вопросов, среди которых терминологическая совместимость со ссылочными нормативными стандартами стоит на одном из первых мест.4 Проект стандарта стремится дать ответ на вопрос: что такое электронные документы и насколько они важны. В этом доработанном проекте предпринята попытка охарактеризовать цифровой (электронный) документ и систему управления ими. Надо сказать, что проект был доработан, но не до конца. Тем не менее, он принят и утверждён ИСО в 2011 году.

Таким образом, ИСО / ТК 46 / ПК 11 «Управление документами / архивами» в 2011 году:

— разработал (доработал) четыре проекта стандартов и технических отчётов;

— приступил к переработке четырёх стандартов и технических отчётов, разработанных ТК ранее;

— обосновал необходимость разработки трёх новых стандартов и запланировал их разработку в 2012 году.

Даже исходя из статистических данных, приведённых выше, можно понять, насколько активно ведётся работа по стандартизации сферы управления документами в Международной организации по стандартизации (ИСО) и какую роль играет в этом технический подкомитет ИСО / ТК 46 / ПК 11 «Управление документацией / архивами».

Обращает на себя внимание не только активность ИСО / ТК 46 / ПК 11 в разработке стандартов и технических отчётов по вопросам применения информационных технологий в управлении документами, но и взаимосвязанность и взаимозависимость работы всех технических комитетов ИСО. При этом каждый из ТК занимается своим направлением деятельности, а в случае появления смежных тем (тем, связанных с тематикой работ нескольких комитетов), проект готовится либо совместно, либо проходит экспертную оценку во всех заинтересованных ТК. Именно это приводит к продуманности и взаимосвязанности стандартов ИСО всех сфер и создаёт ИСО репутацию крупнейшей международной организации по стандартизации, результаты работы которой признаны во всем мире.