В связи с уверенным развитием ОАО "БИНБАНК", растет количество его филиалов, штата, а также корреспондентов, с которыми сотрудничает Банк. Как следствие данного процесса происходит увеличение объема входящей и исходящей корреспонденции. организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, служебных записок) и договорной документации.
Все создаваемые в организации и получаемые ею документы, их оригиналы и копии, передаются на хранение в Архив согласно номенклатуре дел за текущий год. На данный момент Банк пользуется услугами аутсорсинговой компании. Это зачастую ведет к большим временным и финансовым расходам и проблемам с поиском документов.
В связи с этим встал вопрос об оптимизации и автоматизации процесса хранения документов. Проанализировав рынок компаний предлагающих данную услугу, выбор руководства ОАО «БИНБАНК» остановился на компании "Синтеллект" и ее продукте DocsVision. Одним из ключевых моментов при выборе данного продукта явилось наличие сертификата у компании.
СЭД DocsVision – одна из первых СЭД, получивших сертификат о защите персональных данных. DocsVision 4.5 SR2, так же как и предыдущий сервис-релиз системы, может использоваться при создании автоматизированных систем класса защищенности до 1Г включительно и информационных систем персональных данных до класса К2 включительно.
Другим не маловажным моментом определяющим выбор являются базовые возможности системы DocsVision, а именно:
-
Совместимость со стандартами описания бизнес-процессов;
-
Создание библиотеки шаблонов бизнес-процессов обработки информации в организации;
-
Исполнение и мониторинг процессов, внесение изменений в реальном времени;
-
Комбинация элементов жесткой и свободной маршрутизации документов;
-
Программное расширение процессов обработки;
-
Включение в процессы обработки объектов систем и обмен информацией и документами с прикладными системами;
-
Синхронизация процесса обработки документов по времени и по событиям;
-
Динамическое изменение процесса обработки в зависимости от условий, возникающих в процессе обработки.
Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота (создания системы управления документами и бизнес-процессами) и включает в себя не только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивает пользователю привычный и удобный интерфейс. Платформа состоит из клиентской и серверной частей.
Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов), а также поддерживать их целостность в дальнейшем. Обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентов в соответствии с правами доступа, а также многие другие функции.
Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.
Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор, предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Навигатор работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer.
Преимущество выбранного продукта заключается в том, что все карточки приложения могут быть оперативно настроены с учётом требований конкретной организации, а также каждого отдельного пользователя. (Рис. 1).
Рис. 1. Интерфейс платформы DocsVision.
Управление архивом документов
Комплексное решение - создание электронного архива - это качественно новый уровень использования документальной информации. Его внедрение дает мощный импульс к развитию ОАО "БИНБАНК" в следующих областях:
-
Единое хранилище документов;
-
Модуль текущего ввода документов;
-
Наполнение электронного архива методом залпового ввода;
-
Интеграция с информационной системой предприятия.
Основные задачи модуля Управления архивом документов DocsVision состоят в обеспечении надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом – как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.
Рассмотрим услуги, осуществляемые с использованием потенциала Модуля Управления архивом документов на платформе DocsVision.
Во-первых, в области архивной технологии хранения документов становится возможным:
-
Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа)
-
Ведение подробного протокола доступа к документам.
-
Хранение документов в виде их электронных образов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, др.).
-
Сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов.
-
Максимальное представление документа в архивной базе данных.
-
Полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, строка табл. SQL).
-
Связанные мультимедийные данные (видео, анимация, звук).
-
Универсальный формат представления электронных документов (TIFF gr.IV, RTF).
-
Централизованное надежное хранилище, хорошая защита и доступность данных.
-
Использование современных накопителей различного типа для больших информационных массивов (> 1ТБ), иерархическое хранение данных, резервирование.
-
Гибкое использование промышленных СУБД (Oracle, MS SQL, Informix и др.) для корпоративных архивов, встроенная база данных для задач среднего уровня.
-
Высокая надежность хранения, избыточность и дублирование информации, необходимое для восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном разрушении системы.
-
Возможность копирования всей или части (выборки документов) БДД для резервирования, миграции, экспорта или распространения.
-
Минимальные требования к рабочим станциям и удаленный доступ.
-
Обеспечение возможности просмотра документа любым локальным и удаленным пользователем - без использования специального программного обеспечения.
-
Автоматическая конверсия всех типов архивных документов в универсальный формат представления (TIFF gr.IV, RTF).
-
Реализация всех возможных способов поиска документов - от поиска по структуре и индексам (атрибутам) до полнотекстового (контекстного) – за счет ресурсов центрального архивного сервера.
Во-вторых, модуль текущего ввода документов позволяет осуществить следующие действия:
-
Ввод (сканирование и индексация) новых поступлений, дополнение и обновление Управления архивом документов обеспечивается заказчиком самостоятельно на входящем в состав комплексного решения модуле текущего ввода документов. Эта часть Комплекса обеспечивает оцифровку новых поступлений документов в архив.
-
Территориально модуль может располагаться в архиве, канцелярии или другом подразделении заказчика, производящем учет входящих, исходящих и внутренних документов.
-
Бумажные документы вводятся в электронное хранилище с использованием специализированных документных сканеров (в том числе скоростных листовых, книжных, крупноформатных, универсальных) с последующим присвоением им поисковых и атрибутивных индексов и экспортом в подсистему архивного хранения.
-
Состав модуля (тип и конфигурация сканеров, количество рабочих станций и пр.) выбирается исходя из текущего потока документов предприятия с учетом перспективного развития.
И, наконец, в-третьих, предоставляется услуга по «залповому» вводу документов. Наиболее эффективным способом наполнения создаваемого электронного архива существующими бумажными документами является оцифровка с использованием мощной техники сканирования и поточной индексации документов. DocsVision обеспечивает сканирование существующих документов на территории архива Банка - с использованием собственных высокопроизводительных сканеров, а также проводит их индексацию по принципу промышленного «залпового» ввода. Образы документов вместе с их электронными карточками переносятся в единое хранилище данных электронного архива Банка.
Перечисленные услуги являются важной частью решения для системы управления архивом документов и дают заказчику ряд принципиальных преимуществ:
-
Проведение массового сканирования документов архива силами специализированной внешней организации значительно дешевле (особенно для больших архивов) за счет исключения затрат на приобретение мощных сканеров и систем ввода, обучение персонала, выделение и оснащение рабочих помещений.
-
Сжатые сроки выполнения работ силами сторонней организации позволяют начать эффективное использование наполненного электронного архива сразу после запуска «под ключ».
-
Документы не вывозятся из их обычного места хранения, работы по скоростному сканированию производятся в непосредственной близости с архивным хранилищем заказчика. Изъятия документов из архива не происходит – документ лишь ненадолго покидает архивные полки.
-
Модель «заказчик-исполнитель» оптимальна в терминах цена/качество. На произведенный массив дается гарантия качества сканирования и точности индексации документов
Электронный архив является основным хранилищем всех данных информационной системы, обеспечивает документальной информацией системы управления организации. Доступ к архиву выполняется напрямую из уже применяемых приложений.
При внедрении комплекса производится необходимая интеграция со специально разработанными, и широко применяемыми программными продуктами в ОАО "БИНБАНК":
-
Управление документооборотом: Lotus Notes.
-
Транспортные системы: OutLook.
-
Офисные приложения Windows (MS Office).
-
Специализированные системы защиты информации, и пр.
Функциональность решения поставленных задач обуславливается последовательным решением задач организации документооборота:
-
Формирование и ведение номенклатуры дел:
- Формирование сводной номенклатуры дел организации;
- Формирование номенклатур дел структурных подразделений (выписок по подразделениям из сводной номенклатуры организации);
- Формирование номенклатуры на основе номенклатур предыдущих лет;
- Формирование печатной формы номенклатуры дел.
-
Комплектование дел в структурных подразделениях:
- Формирование томов дел;
- Списание документов в дела, в том числе групповое списание документов из карточки дела;
- Автоматическая нумерация документов и страницы в делах, учет количества листов в томах;
- Закрытие дел в конце календарного года, а так же возможность ведения переходящих дел;
- Формирование печатных форм листа-заверителя и описи дела для дел, подлежащих передаче в архив.
-
Передача дел из структурных подразделений в архив:
- Переформирование дел (удаление документов из дела, перенумерация документов и страниц);
- Формирование и согласование описей на передачу дел в архив в соответствии с типами дел;
- Передача дел в архив (внесение информации о факте приема-передачи).
-
Выдача во временное пользование:
- Учет выдачи дел сотрудникам организации;
- Учет выдачи копий документов сотрудникам организации;
- Возможность прикрепления основания к записи о выдаче.
-
Работа с архивными делами и документами:
- Возможность получения из карточки документа информации о его статусе, а так же реквизитов описи на передачу дел в архив, в составе которой документ был передан в архив, или реквизитов акта на уничтожение, если документ был уничтожен;
- Возможность настройки разграничения прав доступа к документам, находящимся в архиве организации.
-
Уничтожение документов:
- Формирование актов на уничтожение;
- Внесение информации о факте уничтожения.
-
Поиск документов по реквизитам и формирование отчетов.
Для создания электронного архива на базе платформы Docsvision в банке существует следующее решение, которое обеспечивает:
-
Создание автоматизированной системы архивного делопроизводства;
-
Автоматизация процесса архивного хранения документов;
-
Создание средств поиска документов;
-
Повышение эффективности процесса взаимодействия архива со всеми подразделениями компании. (Рис. 2).
Рис. 2. Структура электронного архива на базе платформы Docsvision в банке.
Таким образом, нами были рассмотрены преимущества внедрения модуля на платформе Docsvision для совершенствования работы с документами Банка в целом.
Преимущества получат также отдельные участники документационного процесса. В частности, целями использования DocsVision, например, для архивиста являются: обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год; получение статистики по заведенным делам за отчетный год –сколько и каких (по сроку хранения) дел было заведено за отчетный год для своевременного принятия решения о расширении хранилища или перевода дел на внешнее хранение; прием и размещение дел в архиве; передача дел на внешнее хранение; своевременное освобождение пространства архива путем уничтожения устаревших дел; отслеживание дел, выданных во временное пользование (контроль сроков возврата); возможность оперативно сообщить – сдавалось ли дело в архив, уничтожено оно или выдано кому-либо на руки; соблюдение норм и законов РФ в части архивного делопроизводства. В частности сдача дел по личному составу в государственный архив по истечению 10-летнего периода хранения их в организации (в соответствии с законом).
Для Отдела управления документооборотом преимущества использования программного обеспечения DocsVision заключаются: в наличие номенклатуры дел СП на текущий год, определяющей группировку документов по делам; в возможности в течение года создавать новые, не предусмотренные изначальной номенклатурой, дела; в списании зарегистрированных в СЭД документов в дела; в освобождении пространства оперативного и временного хранения дел в СП ; в возможности в любой момент по любому документу, зарегистрированному в структурном подразделении, оперативно проверить местонахождение документа. (Рис. 3).
Рис. 3. Состав дела на базе платформы Docsvision в банке.
Рассмотрим сценарии использования модуля на базе платформы Docsvision :
-
Формирование номенклатуры дел на следующий год.
-
Изменение номенклатуры дел структурного подразделения в течение года.
-
Изменение структуры номенклатуры в течение года.
-
Актуализация информации по заведенным делам в текущем году (например по срокам хранения). (Рис. 4).
Рис. 4. Редактируемый справочник сроков хранения.
-
Списание документов, зарегистрированных СЭД в дела. (Рис. 5).
Рис. 5. Варианты списания документа в дело.
-
Выдача (и обратный приём) документов из дел, находящихся на хранении в структурном подразделении (СП).
-
Сдача дел в архив.
-
Уничтожение дел хранящихся в СП.
-
Передача дел на внешнее хранение.
-
Уничтожение дел, хранящихся в архиве
-
Выдача дел из архива
-
Выдача документов из дел, хранящихся в архиве.
Для упорядоченного хранения отсканированных копий документов, отслеживания местоположения и статуса отправки необходимо регистрировать документы в системе документооборота. Данное решение предназначено для автоматической потоковой регистрации документов по штрих-коду:
-
документ печатается из финансовой системы с уникальным номером в виде штрих-кода (в любом месте документа).
-
документы подписываются, ставится печать организации
-
пачка документов закладывается в потоковый сканер
-
для каждого документа автоматически создается регистрационная карточка в СЭД DocsVision, к карточке прикрепляется образ документа, поля регистрационной карточки автоматически подгружаются в СЭД через интеграционную связку с финансовой системой. (Рис. 6)
Рис. 6. Схема автоматической потоковой регистрации документов по штрих-коду.
Таким образом, новое решение - DocsVision - позволит пользователям более эффективно использовать функционал заданий, сократив время на выполнение стандартных операций и поиск нужной информации.