Информатизация архивного дела в Орловской области

Автор: Т. Н. Старых, Л. В. Конюхова

Информатизация архивного дела в Орловской области

Т. Н. Старых, Л. В. Конюхова, Орловский государственный университет

  1. Программы информатизации архивного дела
  2. Программный комплекс «Архивный фонд»
  3. Программа «Фотокаталог»
  4. Оцифровка ценных документов
  5. Базы данных: «Учет исполнения запросов» и «История Орловщины»

В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

В статье рассматривается процесс и результаты реализации общеотраслевых программ информатизации архивного дела в Орловской области, уровень внедрения автоматизированных технологий в повседневную практику работы архивных учреждений на примере Государственного архива Орловской области.

Внедрение автоматизированных технологий в архивное дело области началось с приобретения в 1997 г. областным архивом первых компьютеров. Они использовались для ведения организационно-распорядительной документации и исполнения социально-правовых запросов граждан.

Благодаря участию в 2002 и 2004 гг. в реализации подпрограммы «Архивы России» Федеральной целевой программы «Культура России» (2001–2005 гг.) была закуплена современная компьютерная техника. За период с 1998 г. по 2002 г. на базе учебного центра «СоцИнформ» было проведено обучение компьютерной грамотности специалистов архивного управления и сотрудников облгосархива. В 2002 г. в Государственном архиве Орловской области (ГАОО) создан отдел внедрения и эксплуатации информационных архивных технологий, что позволило перейти к планомерной работе по информатизации архива.
На первом этапе был выполнен анализ имеющихся в ГАОО информационных ресурсов. Были учтены характер и содержание документов, переданных и поступающих на архивное хранение, а также документов, которые образуются в результате текущей деятельности архивного учреждения.

На следующем этапе была разработана Программа информатизации архивного дела Орловской области, определяющая комплекс конкретных работ по информатизации, исполнителей и сроки проведения. Реализация Программы была намечена на 2004–2006 гг. Данной программой предусматривалась разработка 15 программ и баз данных, внедрение которых в практику архивной деятельности должно было «расширить доступ к ретроспективной информации, наиболее точно удовлетворить потребности пользователей, использовать новые формы издания документов и справочников на электронных носителях, оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями».

В ней предусматривались основные направления внедрения и развития информационных архивных технологий в областную архивную службу.

В настоящее время компьютерная техника Управления по делам архивов администрации Орловской области и ГАОО, по составу (компьютеры, лазерные принтеры, сканеры, цифровые ксероксы) и качеству соответствует тем требованиям, которые к ней предъявляются. Компьютеры установлены во всех структурных подразделениях облгосархива. Программное обеспечение представлено Windows 98/XP, Microsoft Office 2002/XP, стандартными системами и сервисными продуктами.

В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации организация применения информационных технологий в архиве включает в себя: «организацию приобретения и создания программного обеспечения и компьютерной техники; сопровождение программного обеспечения; координацию ведения имеющихся баз данных; организацию доступа работников к базам данных; обеспечение безопасности баз данных и программного обеспечения; организацию обучения персонала; планирования применения автоматизированных технологий».

Информатизация архивного дела развивается в соответствии с основными направлениями деятельности госархива.

В реализации первоочередного направления по учету документов главное место занимает ведение общеотраслевого программного комплекса (ПК) «Архивный фонд», который представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа. Программа позволяет осуществлять контроль за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием научно-справочного аппарата, ведением каталогов в автоматизированном режиме. Автоматически формируется паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов. Для активизации работы с этой программой в Орловской области в сентябре 2002 г. была создана рабочая группа во главе с главным хранителем, в нее вошли специалисты отделов обеспечения сохранности документов и научно-справочного аппарата.

Для эффективного ведения и использования ПК «Архивный фонд», а также с целью организации других распределенных баз данных, обмена файлами, сообщениями, коллективной подготовки документов в областном архиве установлена локальная вычислительная сеть.

Заполняемый в облгосархиве ПК «Архивный фонд» является основой ведения программного комплекса «Фондовый каталог субъекта Федерации». Общеотраслевая программа «Фондовый каталог» формирует исходные тексты для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей, осуществляет поиск сведений по содержанию архивных документов.

С 2002 г. в ГАОО в автоматизированном режиме формируется и ведется БД «Реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области», который представляет собой информационный массив о составе, содержании и состоянии уникальных документов, хранящихся в областном архиве.

Пробная эксплуатация программы «Фотокаталог», предполагающая учет фотодокументов госархива, поиск по заданным критериям, формирование картотеки по рубрикам и видам документов, ведение отдельного учета и формирование описей особо ценных документов, определила необходимость внесения в нее корректив (в настоящее время осуществляются исправление и доработка программы).

В целях обеспечения сохранности документов с внедрением современных компьютерных технологий в архивную деятельность появились новые возможности для создания фонда пользования на уникальные и особо ценные документы. Технология оцифрования позволяет осуществлять одноразовый ввод документа в компьютерную систему, сохранять его в цифровой форме и предоставляет возможность многократного просмотра изображения документа на мониторе, а также копирования информации на электронные носители, выполнения печати с корректировкой качества, усилением слабоконтактных текстов, устранением многих видов дефектов, которые не поддаются реставрации традиционными способами. Электронные копии фонда пользования создаются в первую очередь для наиболее используемых особо ценных и уникальных документов Архивного фонда области, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника. «Экспериментальные работы по изготовлению электронных копий фонда пользования в областном госархиве проводятся с 2004 г. с использованием планшетного сканера и цифрового фотоаппарата.

В результате этих работ созданы электронные книги четырех дел фонда «Орловская областная комиссия по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненного ими ущерба гражданам, колхозам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР, г. Орел, Орловской области. 1942 – 1944 гг.». Подготовлены методические рекомендации по созданию фонда пользования, которые регламентируют основные технологические операции получения электронных копий: выбор документов для оцифровки, выбор способа обработки документов различного типа (текст, планы, фото, чертежи), оцифрование документа, обработка изображений, создание электронной книги, запись на CD-R и DVD-R, передача копий на архивное хранение.

Важным направлением архивной деятельности является создание автоматизированного научно-справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов. Ведется работа по совершенствованию автоматизированной формы «Система каталогов ГАОО. Учет и использование».

Разработаны и используются программы «Переработка описей по личному составу» и «Переработка описей общего делопроизводства». Информационную основу программы «Переработка описей по личному составу», применяемой для переработки описей личных дел, составляют сведения из описей личных дел номенклатурных работников, апелляционных и персональных дел, личных дел по приему в ВЛКСМ.

Использование базы данных «Решения и распоряжения городской и районных администраций с 1985 по 2000 гг.» позволяет оперативно получать необходимую информацию о конкретной деятельности городской и районных администраций за указанный период.

На ведомственном направлении намечена разработка учетной БД «Список организаций – источников комплектования архивных учреждений». На сегодняшний день составлен сводный список организаций – источников комплектований архивных учреждений области, в котором наряду с государственными предприятиями достаточно полно представлены и новые негосударственные структуры, документы которых отражают экономическую, политическую, культурную и общественную жизнь области. Работа со списком ведется постоянно, при включении в список новых организаций учитывается их роль в жизни области, города, района.

Для повышения эффективности и качества справочно-информационного обслуживания в стол справок установлена база данных «Учет исполнения запросов», в которой создается информационный массив карточек регистрации и учета исполнения запросов. Имеется возможность регистрации запроса граждан социально-правового характера, печати бланка заявления, ведения книги учета запросов, автоматизированного контроля за выдачей справок.

В работе с генеалогическими запросами используется база данных «Метрическая запись», которая представляет информационно-поисковую систему сведений о лицах разных сословий по метрическим книгам церквей г. Орла. Информационный массив состоит из трех блоков: сведения о родившихся, сведения о бракосочетавшихся, сведения об умерших.

В Государственном архиве области проходит апробацию база данных «Родословная», разработана база данных «История Орловщины».

Сотрудниками госархива в автоматизированном режиме формируется и ведется Реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области. База постоянно пополняется по мере выявления уникальных документов.

С 2003 г. информация о деятельности архивных учреждений области, о составе и содержании архивных документов помещается на сайте «Архивы России».

Подводя итог вышесказанному, отметим, что необходимость внедрения автоматизированных технологий в практику работы архивных учреждений, обусловлена необходимостью удовлетворения возрастающих потребностей общества в ретроспективной документной информации. Активное использование документов Архивного фонда области, повышение роли архивов в решении вопросов защиты законных прав граждан, в том числе по исполнению социально-правовых запросов, требуют повышения эффективности работы архивов, что в определенной мере достигается за счет внедрения новейших информационных технологий в архивную деятельность.

Источники и литература

  1. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М.: «Российская политическая энциклопедия», 2002.
  2. Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных Н. А. Информационные ресурсы архивного фонда // Информационный потенциал Орловской области: Сборник. Орел, 2005.
  3. Киселев И. Н. Информационная система архива – модель и воплощение // Отечественные архивы. 1997. № 6.
  4. Маслеха М. А. Автоматизированные технологии работы с документами в Управлении по делам архивов администрации Орловской области и областном архиве // Актуальные вопросы организации делопроизводства и архивного хранения: Сборник материалов региональной научно-практической конференции. Орел: «Картуш», 2005.