С.Ю. Кабашов, зав. кафедрой Башкирской академии государственной службы и управления при Президенте Республики Башкортостан
-
Определения термина «документ»
-
Значение учебных словарей в образовательном процессе
-
Технология обучения студентов
Учебных словарей для документоведов и архивистов до недавнего времени создано не было. Словари, предназначенные для студентов, обычно являются узкопрофильными и часто не ориентированы на обучение как процесс. Большинство из них фактически фотографируют ситуацию на данный момент, в лучшем случае на теоретическом уровне, и являются скорее справочниками.
Какое же место занимает учебный словарь терминов в современной типологии словарей? Такой словарь, конечно, является разновидностью энциклопедического словаря, хотя и сохраняет признаки филологического. При составлении учебного словаря подчас бывает трудно найти баланс между этими двумя его функциями. Дело в том, что от филологического словаря требуется только то, что касается понимания слова, а не знакомство с самим предметом. Напротив, энциклопедический словарь тем лучше выполняет свое назначение, чем более полными будут в нем сведения о предметах и явлениях, их функциях, строении, связи с другими предметами. Жанр энциклопедических объяснений – статья. К задачам же филологического словаря относится лаконичное и системное описание каждого слова.
Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему. Терминология предметной области не должна быть случайным набором терминов.1 Делопроизводственная и архивная терминология относятся к числу самых обширных и сложных терминосистем, включающих термины, принятые в делопроизводстве (документационном обеспечении управления) и архивном деле. В современной терминографии уже достигнуты значительные результаты в рассмотрении документоведческой и архивоведческой терминологии, связанные с деятельностью Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела и вузовской науки. В 1968 г. был издан «Краткий словарь архивной терминологии»,2 а в 1974 г. ВНИИДАД разработал «Краткий словарь видов и разновидностей документов».3 В 1992 г. РГГУ издал специализированный «Англо-русский словарь архивной терминологии».4 Особенно хочется выделить подготовленный и изданный в 2013 г. коллективом научных работников ВНИИДАД современный терминологический словарь «Управление документами. Термины и определения».5
В научной дисциплине, которая называется терминологическая (или научно-техническая) лексикография, или терминография прочно утвердилась антитеза: словари энциклопедические – словари филологические (лексиконы). Это разграничение заключается в том, что в энциклопедических словарях описываются понятия и явления, обозначаемые языковыми единицами, в филологических – дается справочная информация о единицах языка в различных аспектах. По способу описания языковой единицы словари разделяются на общие словари, содержащие многоаспектное описание слова (например, толковые словари) и на специальные словари, раскрывающие отдельные аспекты слов или отношений между ними. А по порядку расположения материала в словаре они могут быть алфавитными, идеографическими, информация в которых располагается по тематическому принципу, и ассоциативными, в которых информация располагается по смысловым ассоциациям. По назначению словари можно разделить на научные, созданные для научных целей, учебные словари разных жанров, словари-минимумы, нацеленные на выполнение учебной функции, а также переводные словари, созданные для сопоставления и перехода из одной языковой системы в другую, и, наконец, справочные словари, предназначенные для обращения за справкой, получения той или иной информации.
Трудности в создании словарей терминов связаны с тем, что терминосистема любой предметной области находится в постоянном изменении. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает многозначность (полисемию) термина. Один и тот же предмет может рассматриваться и определяться с разных сторон, с разных точек зрения, что и отражается в различных понятиях и определениях. У однозначного термина главное – единство понятия. Многозначные термины обозначают более одного понятия и поэтому имеют соответствующее число значений. Как правило, возникновение многозначности является результатом переноса одного значения (основного) на другое понятие. Например, многозначным термином является термин «акт». В одном из своих значений это – «обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке», в другом - «документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события». При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений.
В последние сорок лет терминосистема делопроизводства и архивного дела стала развиваться на основе принятия государственных стандартов. Однако несмотря на систематическую и целенаправленную работу отдельные термины все еще недостаточно изучены. Взять, к примеру, термин «документ». Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утвержден еще в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) и включал определения 18 терминов (документ, подлинный документ, черновой документ, копия документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, дело, формирование дела, номенклатура дел и др.).6
Благодаря стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, поскольку применение терминов-синонимов стандартом запрещалось. В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т. п.7 В частности, отмечалось, что слово «средство» –нейтральное, оно не имеет точного содержания, ибо его можно понимать по-разному.
Документ действительно является средством закрепления информации, потому что именно благодаря документу информация сохраняется и передается во времени. Но «средство закрепления информации» можно понимать и в том смысле, что это «авторучка и чернила, кисть, типографская краска и матрицы и т. д.», которые, безусловно, не являются документами. Поэтому от слова «средство» в определении «документа» были вынуждены отказаться.8
После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения),9 в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Эта дефиниция «документа» действительно стала более обобщенной, чем предыдущая. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации. Документ, согласно такой дефиниции, как и в предыдущей редакции стандарта, имеет неопределенность, потому что «закрепление информации созданным человеком способом» присуще документу в любом значении. Даже предметы, которые хранятся в музее, приспособлены для передачи информации в обществе именно «созданным человеком способом». Однако невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия «документ», его дефиниция из ГОСТ 16487-83 оказалась наиболее долговечной (она действовала до 1998 г.). Социально-политические и экономические реформы в Российской Федерации, начавшиеся с 1992 г., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный.
В утвержденном в 1998 г. новом ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».10 Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, так же как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагает профессор М.В. Ларин, в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи «закрепленной» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от ее создателя.11 Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Это «Словарь современной архивной терминологии социалистических стран», изданный в 1982 и 1988 г. в двух выпусках и представляющий собой единое целое. В первом выпуске – 417 базовых терминов и определений, во втором – 282, в основном не базовых, привлеченных. В совокупности Словарь содержит 699 словарных статей, созданных с использованием одних и тех же терминографических приемов описания. По типу это краткий терминологический толковый нормативный многоязычный и международный словарь.12
Таким образом, в ходе анализа определения «документ» можно выделить три основных подхода к данному термину: 1. документ – материальный объект; 2. документ – носитель информации; 3. документ – документированная информация. С точки зрения документоведения «документом» считается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Современное понятие документа раскрывается в двух нормативных актах: в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 13 как: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»14 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» как: «документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».15 В словаре Кабашова С.Ю., Асфандияровой И.Г. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (2009 г.) приведены 11 определений термина «документ» в различных государственных стандартах и нормативных правовых актах федеральных органов власти.16 А всего в словаре приведены 860 терминов и определений. В словаре Кабашова С.Ю. «Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения» (2013 г.) указаны уже 13 определений термина «документ».17 Видимо, в дальнейшем еще предстоит работа по этому термину.
Интенсификация обучения по направлению «Документоведение и архивоведение» возможна при наличии у студента прочной терминологической базы, важным средством ее формирования выступают различные учебные словари. Их обучающая направленность очевидна: они дают основной методический материал для выработки профессиональных знаний. Культура обращения документоведа и архивиста со словарем должна закладываться и формироваться в учебном процессе. Искусство работы с разными типами словарей может пригодиться не только в процессе овладения знаниями, но и для решения в будущей профессии различных по сложности практических задач. В учебных материалах по дисциплинам профессионального цикла направления «Документоведение и архивоведение» целесообразно ввести разделы по развитию навыков обращения со специальными словарями, умений находить нужные сведения о терминах в различных словарях, классификаторах, справочниках, перечнях и т. д. Кроме того, внедрение компетентностного подхода переносит акцент в образовании на готовность студента использовать полученные знания.18 Как отмечает И.М. Гарскова, у студентов в ИКТ-насыщенной профессиональной среде - должны сформироваться умения извлекать необходимую информацию из источников, созданных в различных знаковых системах, в том числе из словарей.19
В вузовские учебные программы по направлению «Документоведение и архивоведение» все чаще вводятся дисциплины, раскрывающие пути перехода к информационному обществу, создания электронного правительства, перевода государственных и муниципальных услуг в электронную форму, внедрения и использования в деятельности организаций внутреннего и межведомственного электронного документооборота. Уже сейчас студенты и преподаватели на лабораторных и практических занятиях могут в полной мере оценить возможности современных систем автоматизации документооборота. Вместе с тем, как справедливо отмечает профессор М.В. Ларин: «Существуют проблемы, осложняющие полноценное использование электронных документов на практике. Многие из них связаны с тем, что не решены теоретические вопросы, в круг которых входит терминология и понятийный аппарат электронных документов».20
Не случайно при изучении новых дисциплин, связанных с использованием электронных документов, студенты часто встречаются с новыми понятиями и терминами, смысл которых сложен и не поддается их восприятию. Отсюда вытекает проблема: как облегчить усвоение новых знаний? Выход один. Вести постоянную систематизацию терминов об электронном документообороте, используемых в нормативных правовых актах, нормативно-методической, научной, учебной литературе. А в качестве одного из способов упорядочения понятийно-терминологического аппарата может выступать создание учебных тематических словарей, а на их основе электронных тематических ресурсов.
Если на занятиях по дисциплинам профессионального цикла, например «Документоведение» или «Архивоведение», необходимо усвоить ряд терминов, студент должен разработать свои учебные тематические микрословари в виде выписок из рекомендуемых источников, в том числе терминологических словарей. С помощью такого инструмента студент будет способен успешно выполнить больше практических заданий. Достоинством такого студенческого терминологического словаря-минимума является его тесная связь с учебным процессом. В нем должны быть записаны только те термины, которые необходимо усвоить на заданном этапе обучения (в определенном модуле дисциплины). Так студент может видеть и свое развитие, и прогресс в освоении дисциплины, и результаты своей работы. Здесь также уместны разнообразные игровые формы, поскольку словарь – благодатная почва для словесных игр, для занимательных опытов и упражнений с терминологическим аппаратом, позволяющих посмотреть на скучные порой объяснения другим языком – за пределами традиционных форм занятий. Не говоря уже об использовании словарей при выработке навыков проектной работы студентов при разработке инструкций по делопроизводству, различных регламентов, в том числе административных, других локальных нормативных актов по регулированию работы с электронными документами.
При такой учебной работе чаще всего наблюдается процесс перехода терминов из пассивного словарного запаса обучаемого в активный, что следует расценивать как усиление эффективности учебного процесса. Причем подобная работа может проводиться не только в индивидуальном порядке, но и в группах, что способствует коммуникативному закреплению учебного материала. Кроме того, использование учебного словаря-минимума приобретает особое значение при самостоятельной работе студента. Самостоятельная работа формирует более стойкую мотивацию к использованию словаря и запоминанию терминосистемы, также способствуя достижению успехов в изучении профессиональных дисциплин.
Хотел бы пояснить свои рассуждения на примере разработанного на кафедре документоведения и архивоведения Башкирской академии государственной службы и управления при Президенте Республики Башкортостан учебного пособия «Электронное правительство. Электронный документооборот», вышедшего в свет в 2013 г. в издательстве ИНФРА-М. Особенность этого издания в том, что из терминов, требующих объяснения, в нем толкуются, как правило, общеупотребительные термины, вошедшие в активный запас терминосистемы документоведения и архивного дела и нашедшей свое отражение в нормативных правовых актах, ГОСТах и методических материалах, издаваемых органами государственной власти. Пособие в виде словаря понятий, терминов – сложный научный продукт, работа с которым требует определенных навыков. При формировании учебного пособия автором учитывалось то обстоятельство, что основными недостатками естественно складывающейся понятийной системы электронного документооборота являются:
– многозначность (полисемия), когда один и тот же термин применяется для обозначения разных понятий, например, «файл» как совокупность экземпляров полностью описанного в конкретной программе типа данных, находящихся вне программы во внешней памяти и доступных программе посредством специальных операций; и как пластиковая продукция, предназначенная для хранения и транспортировки документов;
– синонимия. В этом случае одному и тому же понятию соответствует несколько различных терминов, например электронный документ, файл, документ в электронной форме и т. п.;
– отсутствие четких определений (дефиниций) для многих, часто основополагающих (базовых) терминов. Это приводит к возникновению так называемых «специальных диалектов», которые зачастую остаются непонятными специалистам даже из смежных отраслей знаний, например, «прога» в значении «компьютерная программа»; «глюк» в значении ошибка системы, которая приводит к зависанию компьютера; «мейлер» в значении программы для работы с электронной почтой; «дыра» в значении пути, не предусмотренного разработчиками софта и позволяющего получить к чему-либо несанкционированный доступ и т. п.;
– неточность терминологии, когда буквальное, иногда бытовое значение термина на самом деле противоречит смыслу описываемого им понятия, например «захват» в значении сохранения информации в автоматизированной системе документооборота и т. д.;
– громоздкость, а иногда и труднопроизносимость ряда понятий, например, «инвертированная система файлов», «взаимодействие информационных систем электронного документооборота» и т.п.
В отличие от терминологического словаря, где термины располагаются в едином алфавитном порядке, учебное пособие «Электронное правительство. Электронный документооборот» для удобства пользования и соблюдения последовательности изучения учебного материала разбито на шесть разделов: «Информация, информационные системы и информационное общество», «Электронный документ и электронное сообщение», «Электронное правительство и межведомственное электронное взаимодействие», «Межведомственный и внутренний электронный документооборот», «Хранение электронных документов», «Информационная безопасность и защита информации». Автор сознательно пошел на такую структуру пособия для помощи студентам в понимании, к какой предметной области относится то или иное понятие, сознавая, что отдельные термины и понятия могут относиться не только к тому разделу, куда оно включено, но и к другим разделам пособия.
Внутри каждого раздела пособия понятия расположены в алфавитном порядке, причем основные заглавные слова напечатаны жирными прописными буквами, при этом словарная статья представляет собой понятие или термин с развернутым определением и все статьи строго следуют по алфавиту первых слов. Некоторые многозначные понятия содержат столько определений, сколько значений имеет понятие (термин). Если понятие имеет несколько значений, то в пособии они помечаются арабскими цифрами. Каждое понятие толкуется в отдельной словарной статье. Понятие, состоящее из двух слов, между которыми стоит дефис, при расстановке по алфавиту принимается за одно слово. Во всех случаях рядом с понятиями (термином) в скобках сообщается нормативно-правовой источник их происхождения.
Следует обратить внимание на то, что материал пособия собирался из многих источников. При сборе информации о понятиях были приняты во внимание потребности целевой аудитории: студентов, изучающих учебный материал, и специалистов, знакомых (или незнакомых) со специальными понятиями электронного документооборота. Основной пласт дефиниций взят из нормативных документов (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, положения, регламенты, инструкции, правила и т. п.). Исходные материалы подвергались существенному редактированию и систематизации. В структуре каждой словарной статьи выделяются следующие зоны: заголовочное (ключевое) слово, как правило, существительное, далее – зона определения и зона ссылки.
При отборе информации для решения учебных задач заголовочное название в ряде статей пособия формулируется в виде описательных словосочетаний, а не точных понятий. Зона сущностного определения является основной. Ее составляют один или несколько контекстов, разъясняющий комментарий к контексту. Ведь главная ошибка большинства читателей словарей состоит в том, что, открыв словарь на нужной странице, они берут первое попавшееся значение найденного слова, не задумываясь о том, подходит ли оно по контексту. Зона ссылки является обязательной и сопровождает каждый контекст. В этой зоне указываются автор, дата и регистрационный индекс нормативного акта, ГОСТа или другого источника, который устанавливает данное определение термина.
Статьи, толкующие приведенные понятия, строились по следующей схеме: первоначально давалось определение ключевого слова, затем давались необходимые разъяснения, пояснения, а в некоторых случаях справочная информация. В нескольких важных статьях автору, строго следующему выполнению принятого принципа ссылки на нормативный акт или ГОСТ, из-за трудности найти в источниках формальное определение пришлось отойти от этой схемы и дать лишь характеристики понятия. Трактовка понятия дается, как правило, в общепринятом для одноязычных словарей виде, она представляет собой набор необходимых и обязательных признаков, отделяющих понятие от сходных с ним.
В учебном пособии приведены эквиваленты на английском языке к русским терминам во всех случаях их взаимного соответствия. Там же, где такое взаимно однозначное соответствие установить не удалось, английские эквиваленты отсутствуют. Автор считает, что неправомерно предпочитать малопонятную, неосвоенную иностранную терминологию полноценным русским словам, словосочетаниям.
Некоторая замедленность эволюции профессионального языка современного документоведения и архивоведения, обусловленная объективными причинами, включая вековые наслоения определенных традиций, не исключает, с другой стороны, необходимость его терминологического развития, совершенствования.
Обновление языка делопроизводства и архивного дела (да и литературного языка в целом) – процесс постоянный и естественный, но требующий зачастую активного применения иноязычных семиотических средств, что обусловлено информационными потребностями, международными стандартами и правовыми документами. Но автор пытался избежать крайностей, а именно, стремления во что бы то ни стало употреблять только русские термины (в русском языке часто вообще отсутствуют эквивалентные понятия), а также не применять транслитерацию или транскрипцию иностранных терминов, когда уже есть русские понятия, что лишь засоряло бы профессиональный язык.
Особенно выделяются в пособии статьи энциклопедического характера. Поскольку они имеют принципиальное значение и представляют важнейшие для данного пособия понятия, автор сознательно пошел на расширение их объема. В дву- и трехсловных терминах на русском языке используется инверсия (например, «база данных адресно-справочная», «база данных текстовая» и т. п.). С целью экономии места введена система сокращения слов. Аббревиатуры, встречающиеся в тексте, следует искать в алфавитном указателе. В учебном пособии для облегчения пользования применяется система отсылок (выделение курсивом) от одних словарных статей к другим, дающим дополнительную информацию для наиболее полного раскрытия содержания термина. Отсылка к синонимичным терминам обозначена следующим образом: «См. также».
Технология процесса обучения студентов с помощью пособия основана на том, что в зоне контекстов каждой статьи содержатся отсылки на толкования встречающихся терминов. В результате для каждого термина в словаре можно выделить группу терминов, которые составят собственный микрословарь. Например, в заголовке термина «автоматизированная система» содержатся ссылки на термины «система», «информационная технология» и «функция». В свою очередь заголовок термина «система» содержит ссылки на «процесс» и «программно-аппаратные средства», «данные», «устройства обработки и хранения данных». Заголовок термина «информационная технология» содержит ссылки на эти же термины. Заголовок термина «функция» ссылается на термин «процедура», «язык программирования» и т. д. В результате микрословарь термина «автоматизированная система» содержит следующие термины: «система», «информационная технология», «функция», «данные», «устройства обработки и хранения данных», «процедура», «язык программирования».
Можно сказать, что изучив указанную терминологию, студент будет иметь представление о термине «автоматизированная система». Имеет значение также порядок изучения терминов микрословаря. Логично, если любой рассматриваемый на данном этапе термин включает только известные или изученные на предыдущих этапах термины. Таким образом возможно более глубокое изучение терминологии.
Создание и использование учебных словарей по делопроизводству и архивному делу является одной из целей совершенствования учебного процесса по подготовке документоведов и архивистов.
1 Такой порядок установления терминосистем в различных сферах социальной и экономической деятельности осуществляется в Российской Федерации государственными стандартами и нормативными правовыми актами. – Авт.
2 Краткий словарь архивной терминологии / ред. коллегия: И.С. Назин (глав. ред.) и др. М.-Л., 1968. 58 с.
3 Краткий словарь видов и разновидностей документов / отв. ред. А.С. Малитиков. М., ВНИИДАД, 1974. 80 с.
4 Гредасова Н.И., Репуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. М.: РГГУ, 1992. 187 с.
5 Управление документами. Термины и определения. Словарь. М.: ВНИИДАД, 2013. 120 с.
6 Введен в действие с 01.01.1971. Утратил силу.
7 Илюшенко М.П. К понятию «документ» (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1. С.28.
8 Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги: учеб. пособ. М.; Киев, 2009. С. 42.
9 Введен с 01.01.1985. Утратил силу.
10 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28.
11 Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5 – 9.
12 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1.: Главархив, ВННИДАД. М., 1982; Вып. 2: Главархив, ВННИДАД. М., 1988.
13 Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 в ред. От 07.09.2011
14 Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 25. Ст. 3060.
15 Утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007. № 28-ст.
16 Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Флинта; Наука, 2009. С. 10.
17 Кабашов С.Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения. М.: ИНФРА-М, 2013. С. 238.
18 Вербицкий А.А., Ларионова О.Г. Личностный и компетентностный подходы в образовании. Проблемы интеграции. М., 2009. С. 25.
19 Гарскова И. М. Работа студентов над дипломными проектами на кафедре электронных документов, архивов и технологий ИАИ РГГУ / И. М. Гарскова // Организация самостоятельной работы студентов на факультете вуза: Материалы междунар. науч.-прак. конф. Минск, 16–17 ноября 2006 г. / Отв. ред. В. В. Сергеенкова. Мн.: БГУ, 2006. С. 16.
20 Ларин М. В. Об архивном хранении электронных документов // Эффективный архив в управлении. М., 2011. С. 19.