Постановка делопроизводства в администрации сельсовета

Л.Р. Фионова, Ю.Ю. Фионова, Пензенский государственный университет

Администрация Махалинского сельсовета входит в систему органов местного самоуправления Российской Федерации.

Центром муниципального образования «Сельское поселение Махалинский сельсовет» является село Махалино Кузнецкого района Пензенской области.

На территории сельсовета находятся пять населенных пунктов. Численность постоянно проживающего населения на 01.01.2013 составляла 3250 человек.

Структуру администрации Махалинского сельсовета составляют:

• глава администрации;

• специалист 1-й категории (секретарь);

• специалист 1-й категории сектора учета и отчетности (главный бухгалтер);

• инспектор военно-учетного стола;

• счетовод-кассир.

Вся обязанность по ведению делопроизводства возложена на специалиста 1-й категории (секретаря). Основными функциями секретаря администрации Махалинского сельсовета являются:

• исполнение указаний главы администрации;

• формирование ежемесячного и ежегодного планов работы администрации;

• осуществление подготовки ежемесячных отчетов о выполнении мероприятий, вошедших в план администрации;

• ведение делопроизводства в администрации;

• ведение учета личного состава;

• организация работы совещаний, проводимых главой администрации Махалинского сельсовета;

• осуществление оперативного контроля над выполнением постановлений, распоряжений, поручений главы администрации;

• участие в организации и проведении референдумов, собраний и конференций граждан на территории сельсовета;

• организация приема граждан главой администрации;

• ведение приема граждан;

• ведение работы ЗАГСа;

• ведение работы паспортного стола;

• ведение похозяйственной книги;

• предоставление статистической отчетности;

• оказание содействия в проведении сельскохозяйственной переписи и переписи населения;

• обеспечение сохранности архивных документов и подготовка их для сдачи в архив.

Все документы в администрации Махалинского сельсовета, как и в любой организации, представлены тремя большими группами: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы.

Количественное соотношение входящих, исходящих и внутренних документов за 2012 год представлено в виде диаграммы на рис. 1, где входящих – 25%, исходящих – 23%, внутренних – 18%.

Доставка документов в администрацию Махалинского сельсовета осуществляется следующими способами:

• по почте ( 9% в месяц);

• по электронной почте ( 4% в месяц);

• по факсу (6% в месяц).

Рис. 1. Диаграмма структуры документооборота

На рис. 2 представлена диаграмма, показывающая процентное соотношение способов доставки корреспонденции.

Рис.2. Соотношение способов доставки корреспонденции

По почте доставляются различные виды документов: письма, договоры, бандероли, а также печатные издания.

По электронной почте приходят рекламные письма, договоры, предложения. По факсу приходят письма, акты, договоры.

Рассмотрим оперограммы движения документов администрации Махалинского сельсовета. Оперограмма движения входящих документов представлена в табл.1.

Табл. 1. Оперограмма движения входящих документов

Оперограмма движения исходящих документов администрации Махалинского сельсовета представлена в табл. 2.

Табл. 2. Оперограмма движения исходящих документов

Работу с внутренними документами можно отобразить в оперограмме движения внутренних документов, представленных в табл. 3.

Табл. 3. Оперограмма движения внутренних документов

Анализ оперограмм показывает, что процесс движения документов в администрации Махалинского сельсовета в основном соответствует норме.

Входящий документопоток в администрации складывается из нескольких частей:

• документы вышестоящих организаций (распоряжения, письма, указания, постановления);

• документы от не соподчиненных организаций (письма, акты, договоры, счета и др.).

Соотношение видов входящих документов показано на рис. 3.

Рис. 3. Диаграмма соотношений основных видов входящих документов

Из диаграммы видно, что большую долю входящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в администрации осуществляется централизованно секретарем.

Задачей секретаря является учет поступления документов из всех источников, их первичная обработка, координация их дальнейшего движения.

При первичной обработке входящих документов секретарь проверяет правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку.

Конверты с документами, в том числе и заказные, секретарь вскрывает, при этом проверяет комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствие документов и приложений, секретарь ставит в известность отправителя корреспонденции.

Секретарь имеет право на предварительный просмотр всех поступивших документов, исключение составляют документы с пометкой «Лично». Такие документы передаются сразу адресату. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем, где отсутствует обратный адрес.

Далее секретарь определяет, какие документы направляются на рассмотрение главе администрации, а какие - должностным лицам.

Данные о поступивших документах заносятся в регистрационный журнал, который приведен на рис. 4.

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов

Сразу можно заметить, что форма журнала не соответствует норме.

После регистрации в этот же день секретарь передает документы на рассмотрение главе администрации.

После рассмотрения документов глава администрации наносит резолюцию, которая определяет исполнителя, при необходимости - содержание поручения и срок исполнения. Затем документы возвращаются секретарю. В правом углу документа от руки ярким фломастером он проставляет слово «Контроль». После этого документ с резолюцией передается ответственному исполнителю. Опять же, исполнитель нигде не ставит роспись в получении документа.

Исходящие документы создаются в процессе деятельности администрации Махалинского сельсовета. Соотношение основных видов исходящих документов показано на рис. 5.

Рис. 5. Соотношение основных видов исходящих документов

Из диаграммы видно, что большую долю исходящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются секретарем в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Секретарь регистрирует исходящую корреспонденцию в журнале регистрации исходящих документов, представленном на рис. 6.

Рис. 6. Журнал регистрации исходящих документов

Плохо, что в регистрационной форме нет сведений об исполнителе и о деле, в который подшивается второй экземпляр документа. После регистрации секретарь делает необходимое количество копий документа. Документы отправляются в день подписания, либо не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр документа подшивается в дело. При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Передача документов по факсимильной связи, электронной почтой и телеграммой осуществляется в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов срочного характера.

Внутренние документы администрации сельсовета по формам и назначению можно разделить на три группы:

• организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (устав, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.);

• распорядительные документы, издаваемые главой администрации (распоряжения, постановления, решения);

• информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (протоколы, записки, акты и т. д.).

Внутренние документы в администрации готовятся на бумаге формата А4 при помощи персонального компьютера.

Основные виды внутренних документов показаны на рис. 7.

44%

33%

23%

Протокол

Распоряжение

Решения

Рис. 7. Диаграмма соотношения основных видов внутренних документов

Из диаграммы видно, что большую долю внутренних документов в администрации Махалинского сельсовета составляют протоколы.

Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта. После того как проект документа составлен, оформлен, подписан или утвержден, он передается секретарю для последующей регистрации.

При работе с обращениями граждан в администрации Махалинского сельсовета основной задачей секретаря является организация личного приема населения главой администрации, ведение делопроизводства по регистрации письменных и устных обращений граждан, а также контроль сроков их рассмотрения.

Обращения в администрации Махалинского сельсовета бывают индивидуальными и коллективными. Все обращения принимаются в ходе личного приема (рис. 8).

Предложения граждан рассматриваются в срок до 30 дней за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

Заявления и жалобы разрешаются в срок до 30 дней со дня поступления в администрацию, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

Рис. 8. Количество и тематика обращений в 2012 году.

Если для изучения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, сроки их разрешения в порядке исключения продлеваются, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю.

В тех случаях, когда обращение не относится к полномочиям администрации Махалинского сельсовета, оно направляется в пятидневный срок по принадлежности с извещением об этом заявителя.

Первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего обращения и индекса в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан, например И-186-08.13.

Все поступающие обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной карточке в день их поступления.

В карточку вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, сведения о корреспонденте, краткое содержание, а также входящий номер и дата, резолюция руководства, сведения об исполнителе, которому направлен документ.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах: один экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй – помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращений граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки формируются по алфавитному принципу, по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.

Обращения граждан в администрацию Махалинского сельсовета считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством. В регистрационно-контрольных карточках делается отметка о принятых решениях.

Обращения граждан после их разрешения возвращаются секретарю со всеми относящимися к ним материалами.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения ставится надпись «В дело», дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Анализ постановки делопроизводства в администрации Махалинского сельсовета показал, что делопроизводство ведется секретарем (специалистом 1-1 категории) в соответствии с имеющейся Инструкцией по делопроизводству, которая соответствует Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в части, касающейся общих вопросов делопроизводства. Есть небольшие замечания по формам, используемым для регистрации документов. Их нужно привести в соответствие с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Правильная постановка делопроизводства в органах местного самоуправления является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан.