Организация работы с документами в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4»

И.Г. Оноприенко, к.и.н., доц., И.А. Осипова, Белгородский государственный национальный исследовательский университет

• Виды документов, образующихся в деятельности школы, и их характеристики

• Порядок прохождения документов

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4» создано в целях реализации права граждан на получение общедоступного и бесплатного общего образования. В настоящее время она является основной, то есть осуществляет образовательный процесс в соответствии с уровнями общеобразовательных программ двух ступеней общего образования: первая ступень – начальное общее образование (нормативный срок освоения 4 года); вторая ступень – основное общее образование (нормативный срок освоения 5 лет).

В соответствии со штатным расписанием МБОУ «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4» в школе работают 40 сотрудников. В 2012/2013 учебном году обучался 141 школьник. На рис. 1 показана динамика количества учащихся.

Рис. 1. Количество учащихся за 2010-2013 гг.

В администрацию школы входят: директор; заместитель директора по учебно-воспитательной работе; заместитель директора по воспитательной работе. Педагогический персонал: 12 учителей-предметников, учитель-логопед, 4 воспитателя, 2 воспитателя группы продленного дня, социальный педагог, педагог дополнительного образования и музыкальный руководитель. Специалисты и учебно-вспомогательный персонал: библиотекарь, секретарь-машинистка, 2 лаборанта и завхоз. Технические исполнители и обслуживающий персонал: 6 уборщиков служебных помещений, рабочий по обслуживанию зданий, повар с обязанностью шеф-повар, повар, прачка, медсестра, подсобный рабочий кухни, кладовщик, дворник, сторож, водитель автобуса, водитель автомобиля и 2 оператора газовой котельной.

Каждый сотрудник выполняет свои обязанности, имеет права, несет ответственность и взаимодействует с другими работниками в соответствии с должностными инструкциями, разработанными в школе.

Непосредственное управление учреждением осуществляет прошедший соответствующую аттестацию директор. Согласно уставу МБОУ «Борисовская ООШ № 4» органами самоуправления являются: управляющий совет, педагогический совет, родительский комитет (рис. 2).

Рис. 2. Органы самоуправления МБОУ «Борисовская ООШ № 4»

Повышение уровня руководства общеобразовательной школой во многом зависит от правильного ведения школьной документации, своевременной обработки первичной информации, упрощения учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости учетных данных. Выполнение школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности.

Документационное обеспечение деятельности МБОУ «Борисовская ООШ № 4» включает комплекс взаимосвязанных документов, разделенных на группы: 1) организационно-правовые; 2) распорядительные; 3) информационно-справочные; 4) учебно-педагогические. Каждая из групп представлена соответствующими документами, регламентирующими структуру, задачи и функции школы; организацию ее работы; права и обязанности, ответственность директора и работников школы; распорядительную деятельность учреждения и т. д.

В деятельности организации создаются организационно-правовые документы, определяющие ее статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности, статус ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

К таким документам школы относятся следующие: 1) устав муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4»;1 2) положения о коллегиальных и совещательных органах;2 3) штатное расписание МБОУ «Борисовская ООШ № 4»;3 4) правила внутреннего трудового распорядка;4 5) должностные инструкции работников школы;5 6) инструкции по отдельным видам деятельности.6

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. К распорядительным документам МБОУ «Борисовская ООШ № 4» относятся приказы. В школе приказы директора делятся на следующие разновидности: 1) приказы по основной деятельности; 2) приказы по личному составу работников школы; 3) приказы по личному составу обучающихся.

Приказы директора школы по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов МКУ «Управление образования администрации Борисовского района», а также в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей их задач и функций школы. В подготовке приказов принимают участие заместители директора, которые также несут ответственность за их качество и исполнение. Тематика приказов отражается в наиболее типичных заголовках к тексту данных документов: «О назначении руководителей школьных методических объединений»; «Об утверждении рабочих программ учебных курсов, предметов, дисциплин, реализуемых в 2012/2013 учебном году, плана подготовки к ГИА»; «Об обеспечении пожарной безопасности»; «О выборах в Школьную думу» и др.

Приказы по личному составу работников школы издаются с целью фиксирования приема и увольнения сотрудников школы, их должностного движения и командирования, для предоставления им отпусков и присвоения квалификации, для вынесения работникам поощрений или наложения дисциплинарных взысканий. Ответственность за подготовку и оформление приказов по личному составу работников школы несет секретарь.

Приказы по личному составу обучающихся школы издаются для фиксирования движения (прием в школу, перевод в другой класс, участие в мероприятиях) обучающихся МБОУ «Борисовская ООШ № 4». Основаниями для издания таких приказов служат заявления родителей, решения педагогического совета и ходатайства различных школ, студий, кружков об освобождении учащихся от занятий для участия в соревнованиях, конкурсах, концертах. Наиболее часто встречающиеся заголовки к тексту данных приказов: «О прибытии»; «О зачислении в первый класс»; «О зачислении»; «О выбытии»; «Об участии в районном слете активистов Российского союза молодежи»; «Об участии в муниципальном этапе Всероссийской олимпиады школьников по русскому языку»; «Об участии в профориентационном мероприятии «Мы Белгородцы!»; «Об участии в акции «Мы за чистый район»; «Об участии в акции «Зеленая столица»; «Об участии в районных спортивных соревнованиях школьников 1995-1998 г.р. по лапте» и др.

Регистрация приказов производится отдельно от других документов в книге регистрации приказов (табл. 1). Обеспечение правильности, точности оформления приказов является обязанностью секретаря.

Таблица 1. Форма книги регистрации приказов

Таким образом, приказы директора МБОУ «Борисовская ООШ № 4» как распорядительные документы – это правовые акты, издаваемые для решения основных и оперативных задач, кадровых перемещений, вопросов хозяйственной деятельности школы.

Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. В МБОУ «Борисовская ООШ №4» к данной группе относятся: протоколы, акты, отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, письма.

Протоколы документируют деятельность школьных методических объединений: естественно-математического цикла, гуманитарного цикла, начальных классов, эстетического цикла, классных руководителей; заседаний экзаменационных комиссий; собраний. А также постоянно действующих коллегиальных органов, таких как совещание при директоре, педагогический совет, управляющий совет, совет по профилактике правонарушений и др.

В учреждении оформляются следующие виды актов: приема-передачи (нормативно-правовых документов зданий, помещений, земельных участков в пользование и оперативное управление школой и др.); приемки-сдачи (готовности образовательного учреждения к началу учебного года и т. п.); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда; условий жизни несовершеннолетнего учащегося и т. д.); приема-сдачи (материальных ценностей и др.); расследования несчастных случаев.

В школе составляются отчеты: о работе с неблагополучными семьями; о работе по профилактике безнадзорности, правонарушений среди учащихся; о результатах самообследования; по школьному лагерю труда и отдыха; финансовые; аналитические и др.

Оформляются справки служебного и личного характера. Справки служебного характера предоставляются по запросу МКУ «Управление образования администрации Борисовского района» как вышестоящей организации, а также сторонних учреждений (ОВД по Борисовскому району, Управление Пенсионного фонда России (ГУ) в Борисовском районе и др.). Справки личного характера выдаются сотрудникам школы для подтверждения факта их работы, трудового и педагогического стажа. Тематика справок: об итогах проведения школьного этапа Всероссийской олимпиады школьников; о работе с одаренными учащимися; о результатах входных контрольных работ по алгебре и русскому языку в 9-х классах; об организации обучения на дому для учащихся с ограниченными возможностями здоровья; о результатах муниципального мониторинга учебных достижений обучающихся 3, 4, 5 классов; справки, подтверждающие какой либо факт и др.

Докладная записка может быть подготовлен как по указанию директора школы или его заместителей, так и по инициативе работника. Тематика докладных записок: о нарушении дисциплины; о состоянии учета литературы в библиотеке; о переводе на другую работу; о соблюдении техники безопасности; о командировании учителей для участия в семинаре и др.

Причинами для составления объяснительной записки могут быть: опоздание на работу; неявка на работу без предупреждения; срыв занятий; прогул, отсутствие ученика в школе на уроках и др.

Таким образом, информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этого вида выполняют служебную функцию по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Деятельность МБОУ «Борисовская ООШ №4» имеет свою специфику, что находит отражение в учебно-педагогической документации, характерной только для школы. К таким документам относятся: алфавитная книга записи учащихся; личные дела учащихся; классные журналы; журнал факультативных занятий; журнал групп продленного дня; книга учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей, квалификационных свидетельств и удостоверений обучающихся школы; книга учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании; книга учета и записи похвальных листов обучающихся за отличные успехи и примерное поведение; книга приказов по школе; книга учета личного состава педагогических работников школы; журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

Непосредственное ведение делопроизводства в МБОУ «Борисовская ООШ № 4» возлагается на секретаря, так как создание специального структурного подразделения является нецелесообразным в связи с небольшим объемом документооборота. Секретарь обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими материалами по делопроизводству. Подчиняется секретарь директору школы.

В МБОУ «Борисовская ООШ № 4» документооборот представлен как совокупность трех основных документационных потоков - их образуют соответственно: 1) входящие документы, которые, пройдя необходимые стадии обработки, попадают к конкретным работникам школы для ознакомления и исполнения; 2) исходящие документы – документы, подготовленные работниками школы для передачи в другие организации и учреждения; 3) внутренние документы, созданные в школе и не предназначенные для выхода за ее пределы.

Входящие документы в школьном документообороте представлены:

• документы вышестоящих организаций (Департамент образования, культуры и молодежной политики Белгородской области; МКУ «Управление образования администрации Борисовского района») содержат указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для организации управленческой деятельности в школе. Основными видами документов являются приказы, поручения, письма, инструкции, методические рекомендации;

• документы сторонних организаций (ОВД по Борисовскому району; Управление Пенсионного фонда РФ (ГУ) в Борисовском районе; МОУ ДОД «Дом детского творчества»; художественная и музыкальная школы; спортивные школы; детская поликлиника ОГБУЗ «Борисовская ЦРБ»; детские сады и школы и др.). Документы этой группы – письма (информационные, запросы); договоры, заявки, их цель – согласование совместных действий, получение или направление какой-либо необходимой информации;

• заявления родителей обучающихся и других граждан. Эти документы адресованы директору школы и содержат просьбу о приеме в школу, о переводе в другой класс, о выдаче документов для перевода в другое общеобразовательное учреждение и т. п.;

• бланки аттестатов об основном общем образовании и похвальных листов.

Первичная обработка входящей документации в школе традиционна. Все поступающие документы (кроме бланков аттестатов и похвальных листов) принимаются и обрабатываются секретарем. На поступивших документах, подлежащих регистрации, в левом верхнем углу проставляется отметка «вх.», в правом верхнем углу номер по порядку в журнале регистрации входящих документов и дата поступления. Регистрации подлежат все документы, кроме рекламных писем, проспектов, поздравительных писем и т. п.

В школе принята журнальная форма регистрации всех видов входящих документов (табл. 2).

Таблица 2. Форма журнала регистрации входящих документов

На рис. 3 представлена диаграмма, отражающая количество входящих документов.

Рис. 3. Количество входящих документов в 2009-2012 гг.

В разные годы мы можем наблюдать незначительное увеличение входящих документов, несмотря на то, что школа стала основной. Казалось бы, количество документов должно уменьшиться, так как нет 10-11 классов, но все же наблюдается их рост за счет различных поручений из Департамента образования, культуры и молодежной политики Белгородской области, МКУ «Управление образования администрации Борисовского района». Больше всего информации поступает по электронной почте, так как этот канал передачи в настоящее время является доступным и быстрым.

После регистрации документы поступают на рассмотрение директору школы и далее - исполнителю. Также поступает документация, которая требует ознакомления с ней всего педагогического состава школы и ее отдельных сотрудников. Это могут быть планы, отчеты, письма и др. Секретарь проводит ознакомление сотрудников с документом, о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

Исходящий документопоток включает инициативные и ответные документы.

Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (табл. 3).

Таблица 3. Форма журнала регистрации исходящих документов

Количество исходящих документов представлено на рис. 4.

Рис. 4. Количество исходящих документов в 2009-2012 гг.

Количество исходящих документов незначительно увеличилось, это связано с поступлением входящей документации, требующей ответа.

Внутренний документопоток составляют организационно-правовые и распорядительные документы. Также сюда входят протоколы, акты, учебные планы и программы преподавания предметов, кружков, факультативов, отчетные документы, документы по учету личного состава и др.

Для регистрации внутренних документов используется журнал регистрации внутренних документов (табл. 4).

Таблица 4. Форма журнала регистрации внутренних документов

Количество внутренних документов представлено на рис. 5.

Рис. 5. Количество внутренних документов в 2009-2012 гг.

За исследуемый период наблюдается увеличение и внутренних документов, что связано с поступлением входящих документов, которые требуют учета и оформления всех необходимых документов внутри школы. Например, приказы МКУ «Управление образования администрации Борисовского района» об участии в районных спортивных соревнованиях, в различных акциях - «Зеленая столица», «Мы за чистый район» и др., олимпиадах по разным предметам, о проведении пробных экзаменов в общеобразовательных учреждениях и др., различные положения, постановления, письма. На основании таких документов составляются внутренние документы.

Общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за 2009-2012 гг. представлен на рис. 6 и рис. 7. Документооборот школы составляет совокупность всех этих документов. На диаграмме видно, что происходит постепенное увеличение объема всех документов.

Рис. 6. Общий объем документов за 2009-2012 гг.

Рис. 7. Объем документооборота за 2009-2012 гг.

Движение документов по указанным документационным потокам в МБОУ «Борисовская ООШ №4» осуществляется при помощи курьера, почты, электронной почты, телефона, факса.

Таким образом, для принятия различных управленческих решений требуется все большее количество информации, которое необходимо фиксировать и правильно оформлять в документах определенного вида. Такие документы формируют три документопотока — входящий, исходящий, внутренний. Маршруты их движения в школе четко определены.

Непосредственное ведение делопроизводства в МБОУ «Борисовская ООШ № 4» возлагается на секретаря, так как создание специального структурного подразделения является нецелесообразным в связи с небольшим объемом документооборота. Секретарь обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими материалами по делопроизводству.

1 Устав Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4» (утв. распоряжением администрации Борисовского района Белгородской области от 19.10.2011 № 1556-р). – Борисовка, 2011. – 40 с.

2 Положение об Управляющем Совете МОУ «Борисовская ООШ №4» (утв. протоколом Управляющего Совета школы от 31.09.2011 № 5). – Борисовка, 2011. – 6 с.; Положение о Педагогическом совете МОУ «Борисовская основная общеобразовательная школа №4» (утв. приказом директора от 01.09.2011 № 180). – Борисовка, 2011. – 7 с.; Положение об общешкольном родительском комитете (утв. директором школы от 13.10.2011 № 181). – Борисовка, 2011. – 5 с.; Положение о единых требованиях к учету и хранению работ обучающихся (утв. директором МОУ «Борисовская ООШ №4» от 30.08.2011 № 43). – Борисовка, 2011. – 5 с.

3 Штатное расписание МБОУ «Борисовская ООШ № 4» (утв. приказом директора школы от 01.09.2012). – Борисовка, 2012. – 3 с.

4 Правила внутреннего трудового распорядка для работников Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4» (приняты на общем собрании коллектива 01.10.2011 протокол №3, утверждены директором школы). – Борисовка, 2011. – 21 с.; Правила внутреннего распорядка для учащихся МБОУ «Борисовская основная общеобразовательная школа № 4» (утв. общешкольным родительским комитетом 08.10.2011). – Борисовка, 2011. – 19 с.

5 Должностная инструкция директора (утв. начальником МУ «Управление образования администрации Борисовского района» от 01.09.2011 № 1). – Борисовка, 2011. – 5 с.; Должностная инструкция секретаря (утв. директором школы от 01.09.2011 № 20). – Борисовка, 2011. – 5 с.

6 Инструкция по охране труда при проведении массовых мероприятий (вечеров, утренников, концертов, фестивалей, конкурсов, конференций, слетов, брейн-рингов и др.), Инструкция по проведению эвакуации из зданий школы, Инструкция по охране труда по правилам поведения в гололед, при падении снега, сосулек и наледи с крыш домов, Инструкция по правилам техники безопасного поведения при проведении занятий в спортивном зале. Составляются инструкции по правилам техники безопасности при проведении занятий в определенном кабинете (химии, физике, информатики) и др.