Особенности документационного обеспечения управления ЗАО «Московский дворец молодежи»

Ю.М. Кукарина, доц. РГГУ, К.К. Пищулина

• Задачи и функции секретариата

• Анализ документооборота

• Организация работы с документами

Московский дворец молодежи - один из крупнейших развлекательных комплексов Москвы - расположен на одной из самых оживленных магистралей столицы - Комсомольском проспекте - прямо над станцией метро «Фрунзенская».1

5 августа 1971 года Председатель Совета Министров Союза ССР А.Н. Косыгин подписал Постановление «Об использовании средств, полученных в результате проведения всесоюзного коммунистического субботника 17 апреля 1971 г.», один из пунктов которого предписывал направить часть средств от субботника на строительство Дворца молодежи в городе Москве.

Строительство Дворца было закончено в 1987 году, и в 1988 году объект был введен в эксплуатацию. В центре Москвы на расстоянии 5 километров от Кремля выросло величественное здание, украшенное живописной мозаикой и колоннами по периметру, предназначенное для решения социальных проблем, связанных с организацией свободного времени, отдыха, общения, обучения и развлечений различных групп населения, в первую очередь, молодежи и подростков.

До 2002 года Московский дворец молодежи являлся традиционной площадкой для проведения игр КВН. Затем использовался в качестве прокатной площадки стационарных мюзиклов. На сегодняшний день ЗАО «Московский дворец молодежи» является коммерческой организацией со сложной организационной структурой, построенной по иерархическому принципу. Управленческая деятельность осуществляется генеральными директором и его заместителями, в подчинении которых находятся 8 структурных подразделений.

В ЗАО «МДМ» ответственность за делопроизводство возложена на секретариат, который является самостоятельным структурным подразделением. Основной задачей секретариата является обеспечение документирования деятельности общества и организация работы с документами.

В составе секретариата ЗАО «МДМ» штатным расписанием общества определены следующие штатные единицы:

• руководитель секретариата;

• специалист по делопроизводству;

• секретарь-делопроизводитель.2

Функции секретариата ЗАО «МДМ» можно разделить на:

• технологические;

• организационные;

• контрольные;

• методические.

К технологическим функциям секретариата относятся:

• учет и регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних);

• учет и регистрация договоров;

• подготовка документов, необходимых для текущей работы общества;

• заверение и выдача копий документов общества;

• отправка исходящей корреспонденции;

• информационно-справочное обеспечение по документам, проходящим через секретариат.

К организационным функциям отнесены следующие:

• систематизация документации общества, обеспечение ее хранения и использования;

• оформление и направление в структурные подразделения распорядительных документов;

• участие в подготовке материалов к совещаниям с участием генерального директора;

• оформление подписных изданий;

• организация и прием посетителей ЗАО «МДМ»;

• техническое обеспечение заседания совета директоров и общих собраний акционеров.

К контрольным функциям можно отнести:

• контроль над соблюдением процедуры согласования проектов документов;

• контроль над исполнением документов;

• учет, хранение и использование дел, законченных делопроизводством.

И к методическим функциям секретариата относится:

• разработка инструкции по делопроизводству ЗАО «МДМ».

В состав документов ЗАО «МДМ» входят следующие группы документов:

• организационно-правовая документация;

• распорядительная документация;

• информационно-справочная документация.

Организационно-правовая документация ЗАО «МДМ» является правовой основой деятельности общества. Разработкой организационно-правовых документов занимается секретариат ЗАО «МДМ» при участии руководства общества, юридической и контрольно-ревизионной службы.

В ЗАО «МДМ» разработаны и применяются следующие виды организационных документов:

• устав ЗАО «МДМ»;

• положение о совете директоров общества;

• положения о структурных подразделениях ЗАО «МДМ»;

• штатное расписание;

• инструкции по отдельным видам деятельности (инструкции по делопроизводству, технике безопасности и др.);

• должностные инструкции сотрудников;

• правила.

В состав распорядительной документации ЗАО « МДМ» входят:

• приказ;

• распоряжение;

• протокол.

Информационно-справочные документы ЗАО «МДМ» представлены следующими наименованиями документов:

• акт;

• служебные записки;

• справки;

• служебная переписка;3

• договоры и дополнительные соглашения к ним;

• доверенности.

Документооборот ЗАО «МДМ» довольно небольшой. С 01.01.2013 и до момента написания данной статьи его объем составил 2085 полученных и созданных обществом документов.

В ЗАО «МДМ» существуют следующие документопотоки:

• входящий документопоток, представленный входящими письмами и частично различными договорами;

• исходящий документопоток, представленный исходящими письмами, справками, доверенностями, частично различными договорами;

• внутренний документопоток, представленный служебными записками, приказами по личному составу и по основной деятельности, инструкциями, положениями и регламентами.

Рассмотрим виды документов, составляющих документопотоки ЗАО «МДМ». На рис. 1 представлено количественное соотношение видов документов, принятых и изданных в обществе за 2013 год.

Рис. 1

Самую большую по объему часть документов составляют входящие письма. Входящие письма в основном представлены письмами арендаторов здания и организаций, осуществляющих обслуживание здание МДМ и оказывающих различные услуги обществу, коммерческими предложениями от потенциальных арендаторов и письма сторонних организаций различного содержания, полученные при помощи курьерской доставки, почтовой пересылки и по электронной почте. Объем данного документопотока возрастает в связи с заключением новых договоров аренды помещений, аренды залов и оборудования и хозяйственных договоров.

Второй вид документов представлен исходящими документами. Неправильно будет сказать, что данный вид документации представлен только письмами, т. к. справки, выдаваемые сотрудникам, также являются исходящими документами. Сюда можно частично отнести и различные договоры, т. к. один экземпляр остается в обществе, а второй направляется контрагенту. Исходящие письма представлены сопроводительными письмами к документам, передаваемым арендаторам, представителям сторонних организаций, письма-претензии по вопросам задолженностей по арендной плате, гарантийные письма, письма-оповещения, ответные письма. Справки выдаются сотрудникам ЗАО «МДМ» по личным запросам и предоставляются по месту требования. Данный документопоток также напрямую зависит от заключения новых договоров аренды помещений, аренды залов и оборудования и хозяйственных договоров.

Следующий вид документа, составляющий значительную долю документооборота общества – служебные записки. Служебные записки создаются в основном руководителями. Можно сказать, что при помощи служебных записок руководители «общаются» между собой и с генеральным директором. Так, служебные записки пишут сотрудники ведомственной охраны ЗАО «МДМ» и сотрудники ЧОП ООО «Русь-Безопасность», предоставляющие охранные услуги ЗАО «МДМ».

Хозяйственные договоры – договоры, заключаемые со сторонними организациями, предоставляющими ЗАО «МДМ» различные услуги, например работы по ремонту здания, интернет-обслуживание, телефония и др.

Приказы отдела кадров также составляют значительную часть документооборота общества. Самое большое количество приходится на 2009 и 2011 годы. Увеличение количества приказов в 2009 году связано с обновлением штата сотрудников ЗАО «МДМ».

Договоры аренды и дополнительные соглашения к ним отражают коммерческую деятельность общества. Дополнительные соглашения к договорам аренды отражают изменения условий аренды, например повышение процентной ставки, пролонгацию договоров и расторжение.

Приказы по основной деятельности составляют не самую большую часть документооборота.

Договоры аренды зала и оборудования отражают деятельность по аренде зала и прокату оборудования для корпоративных мероприятий различных организаций, например проведение ежегодных концертов, посвященных Дню спасателя, организованных Министерством чрезвычайных ситуаций.

Доверенности – один из немногочисленных видов документов. Малое количество связано с долгосрочностью действия доверенностей.

Инструкции, положения, регламенты – самый малочисленный вид документов, издаваемых в обществе. Самое большое количество этих документов было издано в 2011 году.

На рис. 2 представлена сравнительная динамика увеличения количества видов документов ЗАО «МДМ» за период с 2009 по 2013 годы.

Рис. 2

Входящие документы регистрируется в «Электронном журнале регистрации входящих документов», который имеет годовую периодичность. Форма регистрационного журнала ЗАО «МДМ» представлена на рис. 3.

Рис. 3

Все поступившие в ЗАО «МДМ» документы передаются секретариатом на рассмотрение генеральному директору общества или лицу, исполняющему его обязанности, только после регистрации.4

После рассмотрения генеральным директором документы возвращаются в секретариат для перенесения резолюции в «Электронный журнал регистрации входящих документов». В журнал вносится содержание резолюции, сроки исполнения и назначенный исполнитель.

Копия поступившего документа передается на исполнение. При получении копии документа исполнитель расписывается на его оригинале с указанием даты получения. Оригинал поступившего документа подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел общества и хранится в секретариате.5

Регистрация исходящих документов осуществляется путем внесения в «Электронный журнал регистрации исходящих документов» сведений о регистрируемом документе.6 Электронный журнал имеет годовую периодичность. Форма регистрационного журнала для исходящих документов представлена на рис. 4.

Рис. 4

К внутренним документам ЗАО «МДМ» относятся:

• приказы;

• служебные записки;

• договоры и дополнительные соглашения;

• инструкции, регламенты, положения.

Подготовка проекта приказа осуществляется по указанию генерального директора общества или лица, его замещающего.

Проект приказа оформляется на бланке приказа в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству. Проект приказа визируется представителем юридической службы общества. Виза содержит подпись визирующего лица и дату. Визирование осуществляется в день поступления проекта приказа и не позднее следующего рабочего дня. Проект приказа представляется на визирование с полным комплектом приложений (если таковые имеются). При отсутствии замечаний со стороны юридической службы проекты приказов предоставляются на подпись генеральному директору или лицу, исполняющему его обязанности. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

Приказы регистрируются в «Электронном журнале регистрации приказов» с последующим сканированием и сохранением в электронной базе данных на сервере общества. Электронный журнал регистрации приказов имеет годовую периодичность. При регистрации приказу присваивается порядковый номер. Форма журнала регистрации представлена на рис. 5.

Рис. 5

Секретариат ознакамливает под подпись всех сотрудников, назначенных ответственными за выполнение положений приказа. Оригиналы приказов подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в секретариате.

Если издаваемый приказ полностью или частично отменяет действия ранее изданного приказа или приложений к нему, то в его тексте содержится отметка об этом:

На утратившем силу (полностью или частично) приказе (на оборотной стороне) делается соответствующая отметка.

Все эти изменения фиксируются в «Электронном журнале регистрации приказов».7

Служебные записки на имя руководителей структурных подразделений или на имя генерального директора поступают от инициаторов в секретариат. Служебные записки регистрируются в «Электронном журнале регистрации служебных записок». Форма журнала для регистрации служебных записок представлена на рис. 6.

Рис. 6.

При регистрации служебным запискам присваивается порядковый номер. После регистрации служебные записки представляются на рассмотрение генеральному директору. Рассмотренные генеральным директором служебные записки с резолюцией возвращаются в секретариат, где содержание резолюции и информация о назначенном исполнителе переносится в регистрационную форму. Секретариат под подпись ознакамливает исполнителя с текстом служебной записки и резолюции. После ознакомления служебная записка возвращается в секретариат для сканирования и добавления в электронную базу ЗАО «МДМ». Оригинал служебной записки подшивается в дело и хранится в секретариате.

Инструкции, регламенты, положения, правила – внутренние нормативные акты ЗАО «МДМ», регламентирующие его деятельность, деятельность его структурных подразделений и сотрудников.

Инструкции, регламенты, положения, правила разрабатываются руководителями структурных подразделений с обязательными согласованием с юридической службой, с сотрудником, отвечающим за кадровую работу и с инженером по экологии, охране труда и технике безопасности.

Инструкции, регламенты, положения, правила должны быть составлены с учетом требований законов Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, устава общества и других нормативных документов, регламентирующих те или иные процессы, происходящие в обществе.

Порядок прохождения инструкций, положений, регламентов и правил идентичен порядку прохождения договоров до момента представления на подпись генеральному директору – данные документы должны утверждаться и иметь среди своих реквизитов гриф утверждения.

Не допускается внесение изменений в утвержденные документы. Изменения вносятся путем издания приказа по основной деятельности генеральным директором. Порядок внесения изменений в инструкции, положения, регламенты и правила идентичен порядку внесения изменений в приказы.

Инструкции, регламенты, положения, правила регистрируются в «Электронном журнале регистрации инструкций, регламентов, положений правил». Регистрационная форма имеет годовую периодичность.

При регистрации этим документам присваивается порядковый номер. Оригиналы документов сканируют и добавляют их образы в электронную базу. Оригиналы документов хранятся в секретариате.

Порядок работы с протоколами и различными договорами определен внутренними нормативными актами общества.

В ЗАО «МДМ» нет системы электронного документооборота, поэтому базу электронных документов общества формирует секретариат, что позволяют небольшие объемы документооборота.

Электронная база документов общества (далее База) располагается на файловом сервере общества и представляет собой файловую структуру, состоящую из таблиц в формате xls, созданных с помощью программного обеспечения Microsoft Office 2003 и образов отсканированных документов в формате PDF, рассортированных по соответствующим папкам.

Основной массив электронных документов представлен перепиской с компаниями-арендаторами и сторонними организациями, различными договорами, дополнительными соглашениями к договорам, приказами, служебными записками, доверенностями.

Процесс добавления образа документа в Базу данных общества однообразен, но слегка отличается для разных видов документов.

Для входящих писем он следующий: поступившее письмо регистрируется, о чем делается запись под соответствующим номером в таблице xls, выполняющей роль журнала регистрации. В данной таблице фиксируется входящий номер, дата поступления, исходящий номер и дата создания документа, наименование контрагента, краткое содержание письма. После предварительного рассмотрения руководством и назначения исполнителя и внесения этих данных в электронную таблицу, документ сканируют, сканер отсылает образ документа в формате PDF на электронную почту сотрудника секретариата, который занимается сканированием документов. Сотрудник секретариата открывает электронное письмо с вложенным образом и с помощью нажатия правой кнопки мыши на значке вложенного файла вызывает контекстно-зависимое меню, выбирает команду «сохранить как», сохраняет файл в соответствующей папке в Базе на файловом сервере. Процедура немного отличается для входящих писем арендаторов здания ЗАО «МДМ» и сторонних организаций. В первом случае образ документа сохраняется в папке с наименованием соответствующего арендатора, расположенной в папке «Аренда». Во втором случае образ документа сохраняется в папке соответствующего года, находящейся в папке «Входящие».

После этого сотрудником секретариата осуществляется процедура так называемого «подвязывания» образа документа к записи о его регистрации в соответствующей таблице xls. Путем нажатия правой кнопки мыши на поле «Краткое содержание» сотрудник секретариата открывает контекстно-зависимое меню, выбирает команду «Гиперссылка» и прописывает путь к образу нужного документа путем выбора соответствующего файла. Текст в данном поле подсвечивается синим цветом и становится подчеркнутым. При нажатии на него левой клавишей мыши открывается образ отсканированного документа.

Процедура сканирования и «подвязывания» исходящих документов идентична процедуре описанной выше. Осуществляется после вручения документа адресату и проставлении на копии исходящего документа отметки о получении. Все остальные документы сканируются и «подвязываются» аналогично входящим письмам от сторонних организаций.

Схема, по которой осуществляется регистрация документов, представлена на рис. 7.

Следует отметить, что формирование электронной базы подобным образом в дальнейшем, при решении общества внедрить СЭД, позволит интегрировать существующую базу документов в новую систему.

Схема добавления образа документа в электронную базу данных Общества

Образ документа в формате PDF

Рис. 7

С 2014 года обществом принято решение копировать электронную базу на носитель информации (CD-диск или флеш-карту памяти) в конце года и включать носители информации в архивный фонд общества.

1 Ор А. Московский дворец молодежи Электронный ресурс]: http://architektonika.ru/2007/07/08/moskovskijj_dvorec_molodezhi_mdm_1982_g.html

2 Положение о Секретариате ЗАО «МДМ» [Текст]. – Москва 2011, – С.2.

3 Инструкция по делопроизводству ЗАО «МДМ» [Текст]. – Москва, 2011, - С.5-6

4 Там же - С.4

5 Там же - С.7

6 Там же.

7 ????????????????????????????