Организация документооборота в Управлении федерального казначейства по Белгородской области.

Л.С. Половнева, канд. полит. наук, Р.Ш. Касымов, Белгородский государственный национальный исследовательский университет

• Обеспечение делопроизводственных функций системой LanDocs

• Прохождение документов в Управлении федерального казначейства

• Порядок контроля документов

• Анализ причин изменения документооборота

Указ Президента Российской Федерации «О Федеральном казначействе» положил начало образования органов Федерального казначейства в Российской Федерации.1 В соответствии с этим нормативным актом в России создавались территориальные органы Федерального казначейства. 27 октября 1993 г. было создано Управление Федерального казначейства по Белгородской области, а в соответствии с приказом Управления Федерального казначейства по Белгородской области «Об образовании отделений Федерального казначейства Министерства финансов РФ по районам и городам Белгородской области» было создано 22 отделения. 

Управление Федерального казначейства по Белгородской области является главным финансовым распорядителем бюджетных средств, осуществляет учет и распределение региональных и местных налогов, осуществляет обеспечение доходной части бюджета, выполняет функции по распределению бюджетных средств, финансирование участников бюджетного процесса, а также осуществляет контроль исполнения бюджета субъекта Российской Федерации.

Управление Федерального казначейства по Белгородской области в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации; федеральными конституционными законами; федеральными законами,2 указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;3 постановлениями4 и распоряжениями Правительства Российской Федерации;5 нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, принимаемыми в пределах их полномочий по вопросам исполнения соответствующих бюджетов;6 нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации;7 правовыми актами Федерального казначейства; Положением об Управлении Федерального казначейства по Белгородской области;8 регламентом Управления Федерального казначейства по Белгородской области.

В Управлении Федерального казначейства (далее УФК) по Белгородской области организацию ведения делопроизводства, использование современных информационных технологий в работе с документами; контроль соблюдения установленного порядка работы с документами осуществляет административный отдел, на который возложены функции по ведению делопроизводства.9 Непосредственное ведение делопроизводства в УФК по Белгородской области возложено на инспекторов-делопроизводителей административного отдела и ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - делопроизводителей.

Одно из фундаментальных положений современного делопроизводства состоит в том, что документооборот является отражением системы управления. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

В Управлении Федерального казначейства документооборот ведется посредством прикладного программного обеспечения «Автоматизированная система делопроизводства LanDocs» (ППО АСД LanDocs). Система LanDocs позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства как организации работы с документами, так и документирования.

ППО АСД LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлов и их версий, сведений по истории движения документа и т. п.

Основные действия, реализованные в системе для работы с документами, доступные из раздела «Документы», это: регистрация документа; редактирование документа; просмотр документа; удаление документа; изменение номера; перерегистрация документа; перемещение документа; перемещение в архив и разархивирование; списание в дело.

Система LanDocs обеспечивает следующие функции:

1. осуществляет регистрацию, учет, передачу всех видов документов и автоматическое присвоение регистрационного номера документа с использованием механизма регистрационных карточек, сохраняемых в базе данных системы;

2. сканирование с помощью встроенного сканера бумажного документа для создания его электронного образа и возможность визуализации электронных образов документов;

3. согласование документов в электронном виде. Механизм сообщений предоставляет возможность автоматизированной рассылки документов сотрудникам;

4. автоматизированный контроль исполнения поручений. Позволяет контролировать исполнение документов сотрудниками;

5. настраиваемый механизм задания связей между документами;

6. рубрикацию – при помощи классификатора документов;

7. формирование отчетности, отражающей движение документов и состояние деловых процессов в организации в целом и в каждом структурном подразделении;

8. упорядочение процедур доступа к документам. Система ведет базу данных пользователей, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений, контролирует доступ пользователей к функциям системы и документам;

9. поиск и информационно-справочное обслуживание. Основными функциональными возможностями при работе с документами являются все действия, связанные с регистрацией и изменением документа, а также организация поиска документов.10

Кроме того, система LanDocs настроена на основные процессы документационного обеспечения управления в организации, то есть созданы специальные журналы, регистрационные карточки документов определенного типа, заполнены справочники, зарегистрированы пользователи, определены их роли, прописаны их права. Разграничение полномочий доступа обеспечивается возможностью гибкой настройки справочников системы под специфику делопроизводственных процессов Управления и наличием развитых средств разграничения доступа к функциональным правам и правам на документы.

На финансовом обслуживании в УФК по Белгородской области находятся более 1100 организаций-клиентов, которые являются участниками процесса документооборота. В процессе исследования организации документооборота в УФК по Белгородской области выявлены следующие стадии прохождения документов: прием и первичная обработка поступающих документов, предварительное рассмотрение документов, регистрация поступающих документов, рассмотрение документов руководством, исполнение документов, контроль исполнения документов, отправка документов, подшивка копий документов в дело, учет и анализ объема документооборота.

Доставка документов в УФК по Белгородской области и отправка исходящей корреспонденции осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, а также курьером. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. С помощью фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция особой важности (правительственная корреспонденция). По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, документы электронной почты. В документообороте УФК по Белгородской области выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация УФК.

При изучении состава входящей и исходящей корреспонденции в УФК по Белгородской области установлено, что в эти документопотоки включаются:

- документы, поступающие от органов государственной власти, местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства и ответы на них;

- документы из территориальных органов Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и ответы на них;

- запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и ответы на них;

- документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;

- обращения граждан и ответы на них;

- инициативные письма территориальных органов Федерального казначейства.

В состав внутренней корреспонденции включаются: аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы Управления Федерального казначейства по Белгородской области.

Все документы (на бумажных носителях), поступившие в УФК по Белгородской области, в день поступления, но не позднее следующего рабочего дня, централизованно проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в административном отделе УФК по Белгородской области. Документы, поступившие с отметками «Срочно» или «Вручить немедленно» проходят первичную обработку незамедлительно. Первичная обработка включает в себя проверку правильности доставки документов, целостности конвертов, наличия документов и приложений к ним, а также сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. В УФК по Белгородской области регистрации не подлежит следующая корреспонденция: пригласительные и поздравительные письма (телеграммы), билеты, программы семинаров, конференций, документы рекламного характера, печатные издания, документы, поступающие без сопроводительных писем.

В ходе первичной обработки документов делопроизводитель вскрывает конверты (кроме конвертов с надписью «Лично», «Конфиденциально», а также конвертов в конкурсную комиссию УФК по Белгородской области с надписью «Не вскрывать»). В УФК по Белгородской области почтовые конверты сохраняются и прилагаются ко всем регистрируемым документам во всех случаях, т. к. дата, проставленная на конверте в почтовом штемпеле, имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа, сохраняются также конверты к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

В связи с переходом клиентов УФК по Белгородской области на электронный документооборот (СЭД) и систему удаленного финансового документооборота (СУФД) с июля 2012 г. большая часть входящих документов поступает в виде электронных документов. Электронные документы, поступившие в УФК по Белгородской области посредством ППО АСД и находящиеся в промежуточном журнале регистрации, также проходят первичную обработку и проверку основных реквизитов.

В случае отсутствия одного или нескольких из этих реквизитов, электронный документ регистрации не подлежит и возвращается отправителю посредством ППО АСД с указанием причин возврата. Электронные документы, создаваемые в УФК по Белгородской области, также включаются в состав документооборота после регистрации в журнале «Внутриведомственная корреспонденция» на основании проверки подлинности электронной подписи (далее - ЭП) должностного лица, подписавшего документ. Эта подпись проставляется автоматически системой электронного документооборота (СЭД) и заверяет подлинность отправляемого документа.

• После первичной обработки документов инспектор-делопроизводитель административного отдела сканирует все поступившие бумажные документы (создает электронный образ документа), регистрирует в ППО АСД LanDocs поступившую корреспонденцию (в день поступления) в журнале «Входящая корреспонденция» (с обязательной отметкой в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) о наличии или отсутствии приложений); отправляемую (исходящую) корреспонденцию - в журнале «Исходящая корреспонденция»; обращения граждан - в журнале «Жалобы и обращения граждан»; ответы на обращения граждан - в журнале «Ответы на жалобы и обращения граждан»; внутреннюю (внутриведомственную) корреспонденцию - в журнале «Внутриведомственная корреспонденция».

Создаваемые документы (внутренние, ответы на письма и жалобы) регистрируются в день подписания или утверждения или на следующий рабочий день. Регистрация документов, поступивших в электронном виде по транспортной подсистеме ППО АСД LanDocs и находящихся в промежуточном журнале регистрации, осуществляется только после проверки ЭП документа и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК. В УФК по Белгородской области для регистрации и учета документов в ППО АСД LanDocs используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др. Такие реквизиты в РКК, как номер, дата регистрации проставляются системой ППО АСД LanDocs автоматически, а повторяющиеся реквизиты, такие как автор документа, исполнитель, код подразделения, № дела и т. п. выбираются из справочников. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток. Затем, после предварительного рассмотрения документов исходя из оценки содержания документов и после первоначальной регистрации документы передаются инспектором-делопроизводителем на рассмотрение руководителя УФК или заместителям руководителя в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Для доклада руководителю УФК по Белгородской области направляются документы, поступившие из Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, органов местного самоуправления, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей органов исполнительной власти, глав администраций, судебных органов. Затем документы с резолюциями по исполнению поступают в административный отдел для регистрации. Инспектор-делопроизводитель сканирует бумажный документ, затем в картотеку вносятся следующие данные: автор резолюции (выбирается из справочника), текст резолюции (вносится вручную), ответственный исполнитель (выбирается из справочника списка сотрудников управления), срок исполнения документа (проставляется вручную), ход исполнения документа (вложенная таблица) и электронный образ документа посредством ППО АСД LanDocs отправляется исполнителю.

На подлиннике поступившего документа в нижнем правом углу ставится регистрационный штамп поступления с указанием даты и регистрационного номера в РКК и его также направляют в структурное подразделение лицу, ответственному за исполнение документа. Если исполнителей несколько, для них делают копии документа. Передача документов между структурными подразделениями УФК по Белгородской области осуществляется инспекторами-делопроизводителями административного отдела. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносится в РКК документа в ППО АСД непосредственным исполнителем документа.

Работа с исходящими документами в Управлении Федерального казначейства осуществляется в соответствии с технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД LanDocs. Ответственный исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует его в ППО АСД в журнале «Проекты исходящих документов», присоединяет файл документа к РКК и отправляет его на согласование, а затем на подписание в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (и хранятся) их регистрационные данные. Затем, после подписания проект документа, перерегистрируется из журнала «Проекты исходящих документов» в журнал «Исходящая корреспонденция» в соответствии с номенклатурой дел отдела-исполнителя и направляется сообщение в административный отдел с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа. В случае если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и при необходимости на копии, остающейся в деле УФК по Белгородской области.

Если бумажный документ необходимо отправить почтой или фельдъегерской связью, то в этом случае подлинник отправляемого документа на бумажном носителе передается исполнителем в административный отдел, где исходящий документ включается в реестр исходящих документов и отправляется адресату в соответствии с указателем рассылки, который оформляет исполнитель документа. Если отправляется электронный документ, инспектор-делопроизводитель проверяет наличие ЭП документа, регистрирует и отправляет документ посредством ППО АСД LanDocs. Документы с пометкой «Для служебного пользования» отправляются только на бумажном носителе. Регистрационный номер исходящих документов, регистрируемых в административном отделе, дополняется цифровым обозначением отдела - исполнителя документа (например: № 12-06-05/08-43). Обработка документов для отправки почтовой связью происходит в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.11

Работа с внутренними документами УФК по Белгородской области, создание проектов, согласование, подписание и регистрация осуществляются непосредственными исполнителями в отделах посредством ППО АСД в журнале «Проекты внутриведомственной корреспонденции». При этом к РКК прикрепляется файл проекта документа (за исключением документов с пометкой «Для служебного пользования», а также по кадровым и финансовым вопросам), проект документа визируется и направляется на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам. После подписания проекта документа исполнитель перерегистрирует проект документа в документ в журнале «Внутриведомственная корреспонденция» в ППО АСД LanDocs. Регистрация внутренних документов проводится децентрализовано в отделах УФК по Белгородской области в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по ППО АСД LanDocs путем создания неконтрольного сообщения «Письмо», а бумажный экземпляр внутреннего документа (при его наличии) подшивается в дело отдела - автора документа.

Все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с указаниями по исполнению руководства УФК по Белгородской области подлежат контролю. Порядок контроля и сроки исполнения документов в УФК по Белгородской области определены следующими нормативными актами: Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти,12 Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти,13 Регламентом Федерального казначейства.14

При постановке документа на контроль на «бумажном» документе ставится штамп «Контроль» с указанием срока исполнения документа. Информация о постановке документа на контроль фиксируется в РКК документа в ППО АСД LanDocs путем заполнения полей «Контроль» и «Исполнить». Организация работы по контролю исполнения возложена на административный отдел и помощника руководителя УФК по Белгородской области. Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в ППО АСД LanDocs. Справки по контрольным документам формируются автоматически, посредством ППО АСД LanDocs по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет.

В УФК по Белгородской области учет и анализ документооборота в соответствии с инструкцией по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства должны вестись инспекторами-делопроизводителями административного отдела.15 Объем документооборота - это важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. В целом, объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата.

В ходе исследования был проведен подсчет количества документов. Данные, полученные по итогам подсчета, приведены в таблице 1.

Таблица 1. Объем документооборота в УФК по Белгородской области

за 2010-2012 гг.

По приведенным данным видно, что объем документооборота за 2011 г. по отношению к 2010 г. вырос на 2236 единиц и составляет 115,3%, т.е. больше на 15,3%; за 2012 г. по сравнению с 2011 г. общий объем документооборота снизился на 1075 единиц и составил 93,7%, что меньше на 6,3%. Для выяснения причин роста (снижения) объема документооборота был проведен сравнительный анализ по каждому виду документопотока.

Динамику изменения объема документопотоков можно проследить на диаграмме (рис.1).

Рис. 1. Динамика изменения объема документооборота в

УФК по Белгородской области за 2010-2012 гг.

По полученным данным также был проведен сравнительный анализ документопотоков в 2010-2012 гг. Данные сравнительного анализа по входящей корреспонденции за 2010-2012 гг. представлены в виде диаграммы (рис. 2).

Рис. 2. Динамика изменения количества входящей документации в

УФК по Белгородской области за 2010-2012 гг.

На диаграмме (рис. 2) видно, что в 2011 г. количество входящей корреспонденции по сравнению с 2010 г. выросло на 12%, что объясняется ростом числа организаций, предприятий и учреждений всех форм собственности, перешедших на расчетно-кассовое обслуживание в УФК по Белгородской области.16 В 2012 г. по отношению к 2011 г. произошло снижение количества входящей корреспонденции на 11%. Это объясняется тем, что отделения УФК по Белгородской области в муниципальных образованиях, ранее имевшие статус самостоятельных структурных подразделений (юридических лиц) в результате реорганизации в 2012 г. организационно-штатной структуры УФК по Белгородской области были преобразованы в отделы. В итоге отпала необходимость предоставления этими отделами некоторых видов отчетности, финансовой и бухгалтерской документации в УФК по Белгородской области.

Что касается количества исходящей документации, представленного в виде диаграммы (рис. 3), здесь также прослеживается незначительное сокращение (на 1%) в 2011 г. по отношению к 2010 г., а в 2012 г. по отношению к 2011 г. сокращение количества документации составило уже 6%. Это сокращение количества исходящей документации объясняется прошедшей в 2012 г. реорганизацией организационно-штатной структуры Управления Федерального казначейства по Белгородской области.

Рис. 3. Динамика изменения количества исходящей документации в УФК

по Белгородской области за 2010-2012 гг.

Количество внутренней документации представлено в виде диаграммы (рис. 4).

Рис. 4. Динамика изменения количества внутренней документации в

УФК по Белгородской области в 2010-2012 гг.

На диаграмме (рис. 4) прослеживается увеличение количества внутренней документации в 2012 г. по отношению к 2011 г. на 8%. В данном случае рост внутреннего документопотока также объясняется реорганизацией организационно-штатной структуры УФК по Белгородской области.17 В результате реорганизации значительно возросло количество приказов по основной деятельности, проведена переработка положений об отделах Управления Федерального казначейства по Белгородской области в муниципальных образованиях. Также по этой причине произошло увеличение количества протоколов общих собраний в структурных подразделениях учреждения, актов, служебных записок и т. п.

Анализ документооборота в УФК по Белгородской области показал, что за исследуемый период деятельности (2010-2012гг.) объем документооборота составил 47 887 единиц, в т. ч. за 2010 г. – 14 810 единиц; за 2011 г. – 17 076 единиц; за 2012 г. – 16 001 единица. Общее количество входящей документации за 2010-2012 годы составило 17 742 единицы, исходящей - 11 814 единиц, внутренней корреспонденции - 18 331 единица. По итогам анализа документооборота видно, что объем документооборота за период 2010-2012 гг. в основном стабильный, выявленный рост количества внутренней документации связан с прошедшими в 2012 г. организационно-штатными изменениями в структуре УФК по Белгородской области.

Внедрение ППО АСД LanDocs позволило УФК по Белгородской области решить следующие задачи: повысить качество управленческого процесса и оптимизировать процесс решения функциональных задач УФК по Белгородской области; обеспечить выполнение требований по защите информации в рамках разграничения уровней доступа и конфиденциальности; повысить скорость принятия управленческих решений руководством и оперативность доведения информации до конкретного исполнителя; сократить период согласования, контроля и исполнения документов.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что расширение применения электронных документов невозможно без участия в процессе электронного документооборота всех структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в делопроизводственных процессах УФК по Белгородской области. Децентрализация функции регистрации создаваемых электронных документов в структурных подразделениях в УФК по Белгородской области позволяет административному отделу выполнять организационные и контрольные функции, а не только регистрацию документов и другие операции по организации документооборота. Это позволяет осуществлять не просто формальный контроль этапов движения документов, а именно управлять документопотоками и документооборотом в УФК по Белгородской области.

1 Указ Президента от 08.12.1992 № 1556 «О Федеральном казначействе» (утратил силу с 01.01.2005).

2 Гражданский Кодекс Российской Федерации (ГК РФ) от 30.11.1994 №51-ФЗ. — Доступ из справ.-правовой системы «Гарант»; Федеральный закон от 31.07.1998 №145-ФЗ «Бюджетный Кодекс Российской Федерации».

3 Указ Президента Российской Федерации от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти».

4 Постановление Правительства Российской Федерации от 01.12.2004 № 703 «О Федеральном казначействе» (ред. от 24.03.2011).

5 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 № 1789-р «О Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах».

6 Приказ руководителя УФК по Белгородской области от 30.12.2005 № 82-пр «Об образовании отдела расходов в Управлении Федерального казначейства по Белгородской области». - Белгород. 2005. - 7с.

7 Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 06.06.2011 № 6-н «Об утверждении типового положения об Управлении Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации».

8 Положение об Управлении Федерального казначейства по Белгородской области (утв. приказом Федерального казначейства от 21.10.2011 № 473). - Белгород, 2011. - 7 с.

9 Положение об административном отделе Управления Федерального казначейства по Белгородской области (утв. приказом руководителя Управления Федерального казначейства по Белгородской области от 27.12.2007 № 208-пр). - Белгород, 2007. - 4 с.

10 Краткое руководство пользователя по работе с документами в ППО АСД LanDocs. - URL:http://landocs.ru/assets/files/documentation/LanDocs-Demo_Manual.pdf (дата обращения: 14.12.2013)

11 Постановление Правительства от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». - п. 11-14.

12 Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 06.09.2012).

13 Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 27.12.2012).

14 Регламент Федерального казначейства (в ред. от 12.04.2010 № 2н).

15 Приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства».

16 Постановление губернатора Белгородской области от 28.06.2003 № 21 «О переводе получателей средств областного бюджета на расчетно-кассовое обслуживание через органы казначейства».- URL: http://www.belregion.ru/ (дата обращения 25.12.2013).

17 Концепция оптимизации структуры и функций Федерального казначейства (одобрена Коллегией Федерального казначейства 27.10.2010). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».