Подготовка кадров для сферы документационного обеспечения управления: проблемы и перспективы

Л.Н. Варламова, к.и.н., доц. ИАИ РГГУ, зав. сектором стандартизации ВНИИДАД

В последнее время внимание общественности все больше обращается к уровню подготовки кадров в сфере документационного обеспечения управления (далее ДОУ). И связано это, на наш взгляд, с активным внедрением в эту сферу деятельности новых информационных технологий, переходу на «Электронное правительство», внедрение межведомственного электронного документооборота и системы межведомственного электронного взаимодействия. К сожалению, все чаще звучат претензии к качеству подготовки выпускников профильных вузов, осуществляющих эту подготовку. При этом сами претензии можно условно сгруппировать следующим образом:

- претензии непосредственно к уровню подготовки выпускников, а именно неготовности их к работе с современными информационными технологиями, используемыми в управлении в целом и ДОУ в частности;

- претензии к неготовности выпускников к работе с другими системами документации, а концентрация на организационно-распорядительной и отчасти кадровой документации;

- претензии по количеству подготовки выпускников, явно недостаточному для запросов страны.

Безусловно поддерживая позицию о недостаточной в количественном плане подготовке кадров для сферы ДОУ и принимая во внимание остальные претензии, попробуем разобраться в этом вопросе, изучив его с различных точек зрения: преподавателя вуза, заместителя декана по учебной части и, конечно, работодателя.

При этом следует подчеркнуть, что работодатели могут существенно повлиять на ситуацию и увеличить количество выпускников по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» путем прямых обращений с запросами на необходимость расширения подготовки по данному направлению в Минобрнауки, что повлияет на увеличение контрольных цифр приема и количество бюджетных мест в профильных вузах. При этом стоит отдавать себе отчет в том, что после таких запросов работодатель потребует учета его требований к подготовке кадров. Так какие же это требования?

С точки зрения прогрессивного работодателя, т.е. работодателя активно переходящего на использование современных информационных технологий в управлении и уже активно использующего понятие «управление документами», а не только ДОУ, совершенно очевидно, что специфика подготовки наших выпускников строится вокруг традиционного ДОУ и лишь в ряде случаев включает в себя подготовку в сфере кадрового делопроизводства (хотя пора бы уже включить в программу подготовки «кадровиков» и дисциплины по управлению персоналом). При этом высокий уровень подготовки выпускников ИАИ РГГУ по этому направлению ни у кого не вызывает сомнений, чему свидетельством выступает спрос на наших выпускников на рынке труда. Безусловно, наши выпускники - документоведы знакомы с информационными технологиями, используемыми в сфере ДОУ. Но проблема в том, что знакомства уже недостаточно, нужны уверенные знания. Вместе с тем, внедрение полномасштабной СЭД в организации вынуждает организовывать и контролировать работу с другими системами документации, т.е. выходить за рамки ОРД. Незнание других систем документации очень часто не позволяет нашим выпускникам занимать топовые позиции в компаниях. Парадокс заключается в том, что Историко-архивный институт является, пожалуй, единственным вузом, осуществляющим подготовку кадров по проблематике аудиовизуальных, научно-технических и экономических документов и архивов. Так в чем же проблема?

На наш взгляд, проблема заключается в организации подготовки выпускников, выражающейся в том, что сама подготовка осуществляется в рамках профилей, отражающих специфику кафедры, вокруг которой строится этот профиль подготовки. В этом случае наполнение учебного плана профиля дисциплинами строится исходя из того, что может дать кафедра, с акцентом на ее уникальность. При этом студенты, безусловно, получают базовые знания по основным документоведческим и архивоведческим дисциплинам, т.к. мы готовим кадры по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», а вот уровень знаний по дисциплинам, ориентированным на ИТ, отдается на откуп заведующих кафедрами, являющихся руководителями профиля. Таким образом, условно говоря, из 30 выпускников-документоведов только 10 владеют ИТ-технологиями, используемыми в сфере ДОУ, а остальные лишь знакомы с ними. При этом ни одни из этих выпускников не изучал ни одну другую систему документации, кроме ОРД и в ряде случаев кадровой документации. Данная система организации подготовки выпускников неперспективна и снижает востребованность и стоимость наших выпускников на рынке труда, ограничивает их карьерный рост.

На наш взгляд, сам принцип разработки профиля в рамках направления подготовки следует пересмотреть и сделать его межкафедральным, сформированным вокруг конкретного направления деятельности будущего выпускника. Вместе с тем не стоит привязываться исключительно к ДОУ, т.к., к сожалению, в массовом сознании эта сфера деятельности ассоциируется с бумажной работой в канцелярии, что отпугивает современных абитуриентов. В названии профиля должна присутствовать информационная составляющая, указывающая на то, что в рамках подготовки по этому профилю ИТ-технологии играют важную роль и преподаются комплексно в тесной связи с направлением подготовки. Справедливость этого утверждения была подтверждена довольно скромным набором нашего факультета в 2014 году в противовес успешному набору ФАД (факультета архивного дела), запустившего в этом году профиль «Электронные документы и архивы». И не важно, что реально про электронные документы там мало что есть (применительно к управленческой составляющей), но само название сыграло решающую роль в выборе абитуриентов. Учитывая это, новое руководство деканата Документоведения и технотронных архивов при разработке объединенного профиля по стандарту 3+ предложило название «Информационно-документационное обеспечение управления».

Претензии некоторых коллег, заключающиеся в том, что мы не должны отходить от традиций в целом и от ДОУ в частности, представляются мало объективными. Мы как раз должны развиваться с учетом современных реалий и требований времени, включающих и интересы абитуриентов, и запросы работодателей. Возможно, название профиля «Документационное обеспечение управления: традиционное и электронное» было бы более нейтральным и демонстрировало бы большую преемственность, но в то же время ассоциировалось у абитуриентов с профилем ДОУ, что не позволило бы добиться желаемого эффекта. Думаю, набор 2015 года наглядно покажет, достигли ли мы желаемого результата. В конце концов, название можно и поменять, главное, что в планах по стандарту 3+ изменена структура подготовки и набор дисциплин. На этом хотелось бы остановиться подробнее.

Говоря о новой структуре подготовки в рамках объединенного профиля «Информационно-документационное обеспечение управления» следует выделить следующие аспекты, расположенные не по степени значимости, а в рамках логической последовательности, соответствующей логике построения учебного плана профиля.

- Во-первых, знания студентов базируются на подробном изучении государственности России, ее государственного аппарата (всех уровней, включая муниципалитеты), а также организационно-правового устройства коммерческих и общественных организаций (при этом особое внимание уделяется правовому аспекту с широким представлением гражданского, административного, трудового, информационного, архивного права).

- Во-вторых, студенты по-прежнему очень подробно и многоаспектно изучают традиционное делопроизводство и ДОУ.

- В-третьих, они получают не только полные знание по ОРД и основные по кадровой документации, но и довольно подробное представление о других системах документации (аудиовизуальной, научно-технической и экономической).

- В-четвертых, студенты получают не только многоаспектные знания об ИТ, используемых в управлении в целом (включая МЭДО и СМЭВ) и в ДОУ в частности (включая детализацию этих знаний по форматам ЭД, способам оцифровки), но и базовые знания об ИТ, используемых в архивах (в том числе хранящих специальную документацию). Важную роль в подготовке бакалавров играет и передовой зарубежный опыт управления информационными ресурсами, а также международная стандартизация в сфере управления документами.

- В-пятых, студенты получают базовые знания об архивном деле и архивах как государственного и муниципального, так и коммерческого уровня.

На сегодняшний день в ИАИ РГГУ существует единая (общая) общегосударственная образовательная программа (ООП) по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», что вынуждает нас включать в учебный план равное по зачетным единицам, а значит и по часам, количество дисциплин по документоведению и архивоведению, чтобы соблюсти «статус-кво» и не ущемить интересы ни одного факультета. Но это положение вынуждает согласовывать друг с другом и находить «золотую середину» не только по набору этих дисциплин, но и по расположению их в учебном плане, что довольно трудно, учитывая ярко выраженную специфику обоих факультетов. На наш взгляд, было бы целесообразно разработать две самостоятельных ООП в рамках одного направления подготовки. Это позволило бы, не меняя сути направления подготовки, высвободить часы под специальные дисциплины, углубив подготовку по ним. Тем более что стандарт 3+ по своей структуре предоставляет довольно много свободы в плане организации обучения и построения учебного плана. Именно объем часов, отводимых на ту или иную дисциплину, во многом влияет и на глубину ее преподавания и усвояемость студентами преподаваемого материала. Если мы беспристрастно посмотрим на учебные планы специалитета «Документоведение и ДОУ» и бакалавриата «Документоведение и архивоведение», первое, что бросится в глаза, это разница часов не только в рамках одного учебного года, но и количество лет обучения. В первом случае это 5 лет полноценного обучения по конкретной специальности, во втором – 4 года по двум направлениям (документоведение и архивоведение). На практике же по направлению документоведение при четко выстроенном учебном плане, ориентированном на это направление подготовки, студент учится не более 1,5-2 лет. Если учесть, что из этого периода около половины, согласно стандарту 3-го поколения, отводится на самостоятельную работу студента (так называемый раздел СРС), то становится понятно, как мало времени отведено на реальное изучение дисциплин. На наш взгляд, с точки зрения добросовестного преподавателя, упрекаемого в том, что уровень знаний падает, вполне логичным будет ответ, что почасовой объем дисциплины во многом диктует и глубину ее изучения. И в этой связи личность и профессионализм преподавателя выступают на первый план, т.к. именно от этих составляющих будет зависеть и успех обучения студентов в целом.

Ну, с профессионализмом все понятно, преподаватель должен в крайне сжатые сроки не только дать все основные знания по предмету, но и так выстроить самостоятельную работу студента, чтобы это время он использовал с пользой для себя и смог углубить и расширить полученные знания. А вот от личности преподавателя будет зависеть не только посещаемость и без того сильно сокращенных лекционных и семинарских занятий, но и интерес к изучаемому предмету, обеспечивающий добросовестную самостоятельную работу студента. Но как определить качество работы преподавателя, как ее оценить. Многие могут сказать, что результаты, продемонстрированные студентами на междисциплинарном государственном экзамене по разным дисциплинам, и есть оценка преподавателя.

Возможно, но, учитывая тот факт, что очень часто одна дисциплина распределена между двумя преподавателями кафедры, то и оценка получается размытой.

Существуют предложения отдать студентам право решать и оценивать работу преподавателей. Не отрицая целесообразность вовлечения студентов в процесс оценки деятельности преподавателя, нельзя не отметить субъективность такой оценки. Не получится ли так, что требовательный преподаватель получит ниже баллы, чем «добрый» и «понимающий» его коллега. Практика показывает, что это случается.

Еще один возможный критерий оценки, крайне важный на наш взгляд, это результативность научной деятельности преподавателя. Но, учитывая сокращение штата преподавателей, возрастающую учебную нагрузку на профессорско-преподавательский состав (в 2014-2015 уч. году она составляла 900 часов – ставка), сокращение штатной численности вспомогательного персонала (методистов и лаборантов кафедры), а значит, перекладывание их функций на преподавателей кафедры, вполне логично предположить и уменьшение результативности НИР. Хотя, справедливости ради, стоит сказать, что профессиональный уровень преподавателя, в течение года не посетившего ни одной профильной конференции (пусть и без доклада) и не написавший ни одной статьи в профильно-ориентированном периодическом издании, вызывает вопросы.

Еще одним аспектом, влияющим на качество обучения студентов в сфере ДОУ, является уровень проработки правовых, нормативных, методических документов, а теперь еще и стандартов. Но если в отношении правовых актов профессиональное сообщество, возможно, не может серьезно влиять на ситуацию, то в отношении нормативных актов и тем более методических документов отрасли, оно должно играть важную роль, выступая в качестве независимого эксперта. Вопрос в том, готовы ли его слушать и слышать разработчики этих документов – Росархив и ВНИИДАД. Практика разработки терминологического стандарта показала, что не очень. В отношении разработки новой редакции Правил делопроизводства в ФОИВ вообще никто не собирается их с кем-либо обсуждать. Складывается впечатление, что это не общегосударственный нормативный документ, а секретная инструкция, доступ к тексту которой мы получим, когда она будет официально опубликована. Но практика показывает, что качество проработки этих документов оставляет желать лучшего, и отсюда возникают такие радикальные мысли, которые озвучила Н.А. Храмцовская на последней конференции ВНИИДАД. Обозначив в своем докладе существующие проблемы, включающие и качество подготовки кадров отрасли и качество разрабатываемых Росархивом нормативных документов отрасли, Н.А. Храмцовская высказала мнение, что уже слишком поздно возвращать Росархиву функцию контроля и регулятора в сфере ДОУ, т.к. Центробанк и Минсвязь довольно активно и плодотворно играют на поле электронного взаимодействия и вполне могут обойтись своими силами.

Но давайте попробуем разобраться в этом вопросе объективно. Росархив - это теперь уже небольшая управленческая структура, контролирующая архивную отрасль страны и имеющая в своем составе НИИ, который и должен заниматься вопросами разработки нормативной и методической базы отрасли. И претензии к качеству этих документов, думаю, не должны быть однобокими. Вместе с тем, на наш взгляд, объективно существует проблема контроля качества разработанных нормативных и методических документов отрасли, и Росархив здесь стал заложником своей политики по целому ряду причин:

- во-первых, все темы НИР и ФЦП Росархив, как правило, адресует ВНИИДАД, хотя формально проводится конкурс, что, безусловно, влияет и на конкурентоспособность этих разработок;

- во-вторых, своими силами Росархив объективно не может своевременно проконтролировать качество разработок по заявленным темам, т.к. не располагает должным штатом профессионалов (сокращения его тоже коснулись), да и период сдачи работ (ноябрь-декабрь) вынуждают тех, кто еще остался, вникать в несколько тем одновременно и не оставляют времени на их реальное оппонирование;

- в-третьих, Росархив не имеет независимых экспертов, которые могли бы высказать свою точку зрения до того, как документ будет передан на утверждение или принят Росархивом, что, безусловно, влияет на качество этих разработок. Привлечение экспертов, на наш взгляд возможно как предпоследний этап разработки любой темы и по НИР, и по ФЦП. При этом привлечение экспертов по темам ФЦП «Культура России» вполне может быть оплачено из средств, отведенных на эту тему.

На наш взгляд, все эти причины Росархив волне может устранить самостоятельно, если захочет. Изменение политики в отношении разработки тем НИР и ФЦП позволит Росархиву вернуть себе положение лидера и регулятора в сфере управления документами (ДОУ и архивном деле), на что автор данной статьи искренне надеется. Ибо вопросами управления документами должны заниматься профессионалы – документоведы и архивисты.