XXI Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: нормативно методическое обеспечение управления документами»

Автор: М.В. Ларин, Н.Г. Суровцева

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД, председатель оргкомитета конференции, д.и.н., профессор, Н.Г. Суровцева, зав. отделом документоведения ВНИИДАД, к.и.н., доцент

18–19 ноября 2014 года в здании Российского государственного архива социально-политической истории состоялась XXI Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: нормативно-методическое обеспечение управления документами». Организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, Евро-Азиатское отделение МСА при участии РГГУ и РОИА. В работе конференции приняли участие представители Армении, Беларуси, Казахстана, Молдавии, России, Словении, Таджикистана, Финляндии. Конференция собрала свыше 200 участников из органов государственного управления, вузов, научных организаций, бизнеса, архивных учреждений.

Открывая конференцию, председатель Оргкомитета, директор ВНИИДАД профессор М.В. Ларин назвал задачу совершенствования нормативно-методического обеспечения управления документами одной из самых актуальных в современных условиях. В.П. Тарасов, зам. руководителя Росархива, отметил значение конференции для определения общих подходов документоведов и архивистов к решению актуальной задачи управления электронными документами. Начальник общего отдела Администрации Президента Казахстана М.Х. Жакупов приветствовал участников конференции от имени казахских коллег. Он отметил наличие общих проблем, которые необходимо решать в сфере ДОУ и архивного дела совместными усилиями специалистов разных стран. Участников конференции приветствовал Управляющий делами Газпромбанка О.И. Рысков, который также обратил внимание на актуальность темы конференции и пожелал участникам творческой работы. Г.Н. Ланской, декан факультета документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ обратил внимание участников конференции на ее значение в работе по повышению качества подготовки специалистов для сферы ДОУ и архивов. Председатель Евразики, директор Национального архива Армении А.С. Вирабян подчеркнул значение конференции для консолидации усилий специалистов по управлению документами из стран Евразики на актуальных задачах, связанных с внедрением электронных документов в практику делопроизводства и архивов.

На пленарном заседании выступили с докладами М.В. Ларин, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, д.и.н., профессор, А.Х. Мустафина, директор Департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, П.Хенттонен, доцент факультета информатики и интерактивных средств Университета в Тампере (Финляндия), д-р, Д.И. Юфа, ведущий системный аналитик фирмы «АС», А.Е. Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, к.и.н., А.М. Савельев, заместитель генерального директора по разработке ПО Компании ИнтерТраст, И.Е. Ромашин, управляющий партнер группы компаний «Тэлос Архив», к.и.н., Б.А.Джапаров, директор Архива Президента Республики Казахстан, д.техн.н., профессор, А.Ю. Ачкевич, заместитель генерального директора ООО «ДИМИ-ЦЕНТР», С.В. Полтев, руководитель направления современных ЕСМ-решений Компании ЭОС, Т.Е. Мерсадыкова, заместитель генерального директора ООО «АЛЬТ-СОФТ», Г.Н. Ланской, декан факультета документоведения и технотронных архивов Российского государственного гуманитарного университета, д.и.н, профессор, В.П. Горностаев, директор центра компетенций по защите информации Компании ИнтерТраст.

В своем докладе, посвященном современному состоянию нормативно-методического обеспечения управления документами в РФ, М. В. Ларин обратил внимание на многозначность использования понятия «электронный документ» в российском законодательстве и подзаконных актах, на прослеживаемую в последние годы связь между электронным документом и электронной подписью и в целом на децентрализованный, ведомственный характер правового регулирования этих вопросов. Далее он обратил внимание на актуальность проблемы международной интеграции в сфере стандартизации, возможности применения тех или иных международных стандартов в области информации и документации в нашей стране. Все это заставляет задуматься о необходимости возвращении полноценной государственной функции управления документами и закреплении ее за уполномоченным ФОИВ, включая задачи экспертизы законодательства в данной сфере и усилении роли экспертного сообщества при решении названных задач.

Говоря о нормативно-правовом регулировании управления документами в Республике Беларусь, А. Е. Рыбаков остановился на роли государственных стандартов, регламентирующих те или иные аспекты управления документами Отмечая их значение в сложившихся условиях не только для формирования единой терминологии, но и обеспечения ее однозначного понимания и применения, а также для комплексного регулирования вопросов управления всеми документами независимо от их принадлежности к той или иной системе документации, вида носителя, сферы применения, он считает, что все более важной становится задача управления всеми документационно-информационными ресурсами организации на основе единых принципов и методологии.

Процесс формирования нормативно-методического обеспечения управления документами в Республике Казахстан был подробно раскрыт в докладе А.Х. Мустафиной. Особенностью ее является наличие законодательных механизмов государственного контроля в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также наличие системы оценки рисков, которая представляет собой комплекс мероприятий, проводимый уполномоченным органом с целью планирования и проведения проверок. Эта система призвана усилить ответственность организаций за обеспечение сохранности документов архивного фонда Республики Казахстан.

Значительный интерес участников конференции вызвал доклад П.Хенттонена о нормативном обеспечении управления документами в государственных и муниципальных учреждениях Финляндии. Структура правового регулирования в сфере управления документами Финляндии не имеет принципиальных отличий от Российской Федерации в части состава законов и вопросов законодательного регулирования, однако методика этой деятельности имеет свои особенности, которые обусловлены тем, что государственные и муниципальные учреждения могут самостоятельно определять сроки хранения документов, не имеющих постоянной ценности. Для этого каждое государственное и муниципальное учреждение обязано иметь Политику управления документами. Что касается работы с электронными документами и организации их хранения, то П. Хенттонен особое внимание уделил проблеме экономической эффективности, а точнее высоким затратам на эту деятельность, что значительно затрудняет развитие электронного документооборота.

Примечательно, что практически все докладчики отмечали однотипные проблемы правового и нормативно-методического обеспечения управления документами в различных странах, вне зависимости от их масштаба, уровня социально-экономического развития и исторических особенностей. В их числе значительный рост нормотворчества в данной сфере в последнее десятилетие, особенно на уровне отраслевого регулирования, наличие терминологических неопределенностей в понятии «электронный документ». Такая общность проблем обусловлена не только сходной структурой системы правового регулирования, но и повсеместным развитием модели электронного правительства, что создает объективные условия для консолидации деятельности в сфере управления документами.

После окончания пленарного заседания состоялась дискуссия, в ходе которой был обсужден доклад Н.А. Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н.: «Положение дел и основные тенденции в сфере нормативно-методического обеспечения управления документами». Н. А. Храмцовская дала общую картину положения дел в целом и основные, с ее точки зрения, положительные аспекты и нерешенные проблемы в сфере управления документами. В качестве положительных аспектов можно обозначить наличие целого блока «информационных законов», который присутствует во всех развитых странах, поддержка высшего руководства и активная работа по стандартизации в сфере ДОУ. Кроме того, она обратила внимание на положительный опыт России по использованию электронной подписи, введению электронного нотариата, системы межведомственного электронного взаимодействия, созданию и ведению уникальных баз данных. Вместе с тем Н.А. Храмцовская критически отозвалась о деятельности Росархива, который, по ее мнению, не стал лидером в сфере правового и нормативно-методического обеспечения управления документами. Отсутствие лидера в сфере управления документами приводит к тому, что ее регулирование осуществляется в основном на ведомственном уровне и отсутствуют нормативные документы «высокого уровня», серьезные научные и методические публикации, слабо изучается международный опыт, нет инноваций в работе с бумажными документами. Обозначив таким образом общую ситуацию в сфере управления документами, Н. А. Храмцовская обратила внимание на необходимость постоянного развития и совершенствования правовой и нормативно-методической базы.

По докладу состоялась дискуссия, участники которой выразили свою точку зрения по тем или иным вопросам, которые были подняты Н. А. Храмцовской. В.Ф. Янковая, заместитель директора ВНИИДАД, отметила ту работу, которую провел в последние годы институт в сфере нормативно-методического обеспечения управления документами, особенно в части разграничения понятий юридической силы и юридической значимости документа, что чрезвычайно важно для процессов отраслевого и локального нормотворчества. Н.Г. Суровцева, зав. сектором отдела документоведения ВНИИДАД, отметила, что важно понимать, на каком уровне управления применяется тот или иной нормативно-методический документ, поскольку по мере снижения этого уровня происходит смещение акцентов регламентации от общих принципов и ответственности (для руководителей) на технологию выполнения работ (для исполнителей). Л.Н. Варламова, зам. декана ФДиТА Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета, доцент, к.и.н., в целях повышения качества подготовки специалистов в сфере управления документами предложила трансформировать учебный план в контексте информационно-документационного обеспечения управления. Ю.Ю. Юмашева, заместитель директора ВНИИДАД, обратила внимание участников конференции, что с позицией Н. А. Храмцовской относительно роли Росархива в регламентации деятельности по управлению документами вряд ли можно согласиться, поскольку Росархив остается единственным федеральным органом исполнительной власти, противостоящим непрофессиональным попыткам специалистов других сфер деятельности навязать не только терминологию, но и требования к работе с документами без учета требований правил делопроизводства и архивного дела. Росархив реально решает задачи нормативно-методического обеспечения управления документами, реализуя государственную политику в этой сфере в рамках своих полномочий.

Во второй день конференции состоялись секционные заседания. В этом году одной из наиболее дискуссионных оказалась работа секции «Проблемы подготовки кадров для сферы ДОУ». Участники конференции, преподаватели и руководители направления подготовки «Документоведение и архивоведение» из многих российских вузов делились своим опытом в подготовке документоведов. Примечательно, что практически все они отмечали нецелесообразность и неэффективность объединения двух специальностей в рамках одного направления в образовательных стандартах третьего поколения. Историко-архивная составляющая, присутствующая в компетентностной модели стандарта, вызывает некоторые сомнения у абитуриентов, готовых пройти обучение в сфере документационного обеспечения управления на основе современных информационно-коммуникационных технологий.

Такая ситуация привела к оттоку абитуриентов и снижению набора на данное направление подготовки не только в количественном, но в ряде случаев и в качественном отношении. Как следствие на протяжении последних нескольких лет наблюдается в целом сокращение и некоторая нестабильность в выделении бюджетных мест вузам на направление подготовки «Документоведение и архивоведение», во многих вузах уже нет первых-вторых курсов из-за отсутствия набора. Особенно это коснулось тех российских вузов, где открытая в свое время специальность «документоведение и ДОУ» не соответствовала специфике подготовки вуза в целом.

В этих условиях в более выигрышной ситуации оказались вузы, в которых специальность развивалась на базе исторических факультетов, и был большой опыт подготовки специалистов в области историко-архивоведения. Именно они сегодня нередко склонны считать, что более эффективным могло бы стать сосредоточение подготовки по направлению «Документоведение и архивоведение» главным образом в основных, базовых для этого направления вузах, а не рассредоточивать и без того незначительный государственный заказ на таких специалистов (бюджетные места), создавая лишнюю внутреннюю конкуренцию. Этот вопрос, конечно, является очень дискуссионным, поскольку в перспективе такое решение может значительно сократить профессиональное сообщество, что скорее ослабит подготовку кадров для сферы ДОУ.

Помимо проблем, обозначенных участниками конференции в своих выступлениях, многие специалисты уделили большое внимание развитию подходов к формированию компетентностной модели выпускников, ее корреляции с разрабатываемыми профессиональными стандартами, поделились своим практическим опытом по применению практико-ориентированного подхода в преподавании тех или иных дисциплин. В этом смысле заслуживает внимания опыт кафедры документоведения и архивоведения Башкирской академии государственной службы и управления по подготовке портфолио выпускника, в котором представлены все (или лучшие) работы по созданию комплекса документов, необходимых для решения той или иной управленческой задачи. При этом портфолио выступает не только инструментом оценочных средств сформированности компетенций выпускника, не только служит рекомендацией при его трудоустройстве, но и строится на основе использования кейс-метода. Это свидетельствует об использовании современных образовательных технологий, направленных не на формирование отдельных знаний и навыков, а на умение решить поставленную задачу в условиях моделирующих реальную ситуацию на основе полученных знаний и умений, что в полной мере соответствует компетентностному подходу.

Не менее интересный подход к оценке уровня сформированности компетенций у студентов в рамках дисциплины «Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя» представила доцент кафедры документоведения РГГУ, к.и.н И. В. Топчиева. Она показала, каким образом можно дифференцировать задания по конкретным темам данной дисциплины, чтобы обеспечить достижение необходимого или продвинутого уровня сформированности компетенции. Дифференциация эта основана на творческом подходе, стимулирующем познавательную активность студентов для решения практических задач.

Нельзя не отметить выступление профессора Крымского государственного университета им. В. И. Вернадского, д.и.н. Е. В. Латышевой о переходе на российский образовательный стандарт по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение». В сложившейся политической ситуации в Крыму наблюдается нехватка специалистов, обладающих знаниями российской практики работы с документами, особенно в ФОИВ. Это обусловило высокий спрос на данное направление подготовки, несмотря на то, что в Украине документоведение и архивоведение развивалось в рамках разных специальностей и преподаватели университета должны были очень оперативно разработать соответствующую образовательную программу, учебные планы и всю необходимую учебную документацию для приема абитуриентов в 2014 году.

Теоретические проблемы документоведения и практический опыт совершенствования работы с документами в системах электронного документооборота были представлены в сообщениях участников конференции на секции «Совершенствование ДОУ в условиях электронного документооборота». Документ и его роль в современном обществе традиционно привлекают внимание исследователей и специалистов. На этот раз к данному вопросу обратились Г. Н. Ланской, д.и.н., декан факультета документоведения и технотронных архивов РГГУ и Г. А. Двоеносова, зав. кафедрой документоведения КГЭУ.

Что касается практических аспектов управления документами, то очевидно, что на первое место в этом году вышла проблема хранения электронных документов. Отсутствие необходимой правовой и нормативной базы для этого направления деятельности заставляет компании-разработчики СЭД предлагать свои решения данной задачи, основанные главным образом на международных требованиях или стандартах, а организации осуществлять регламентацию хранения электронных документов на локальном уровне. Актуализация этой проблемы, очевидно, произошла не случайно. Поскольку участниками конференции выступают многие крупные компании, осуществляющие внедрение корпоративных систем электронного документооборота на протяжении нескольких лет и представляющие на конференциях последовательно опыт этого внедрения, то вполне естественным является то обстоятельство, что ими накоплен достаточно крупный массив электронных документов, хранение которого должно осуществляться уже не в СЭД, а в архиве. Каким образом осуществить передачу документов в архив, каков должен быть формат этих документов, как обеспечить аутентичность, достоверность и пригодность к использованию электронных документов, переданных в архив – все эти вопросы поднимались участниками конференции в ходе работы секции.

В этой связи заслуживает внимания доклад И.Е. Ромашина, в котором на основе анализа показателей эффективности деятельности государственных архивов за 2014 год, международной стандартизации и опыта работы компании «Тэлос-архив» была высказана идея о разработке единого национального стандарта «Показатели эффективности работы архивов» для формирования комплексного подхода к оценке качества работы государственных и негосударственных архивов в Российской Федерации.

Таким образом, конференция «Документация в информационном обществе» сохраняет статус открытой дискуссионной площадки для выявления и обсуждения самых актуальных проблем в сфере управления документами. Широкий круг участников, многообразие обсуждаемых вопросов, поиск новых форм профессионального диалога свидетельствуют о наличии устойчивого интереса к конференции представителей различных сфер общественной и хозяйственной деятельности: бизнес-структур, высшей школы, органов государственного управления и исполнительной власти, разработчиков программного обеспечения, профессиональных экспертов. Этому в немалой степени должен способствовать новый формат проведения конференции, в котором значительно больше внимания будет уделено возможностям для профессионального диалога, проведения круглых столов и панельных дискуссий.