Номенклатура дел администрации губернатора

Автор: Н.Н. Дрыгина

Качество государственного управления непосредственно связанно с качеством формирования архивного фонда органов государственной власти. Документы являются носителями информации, изучение и осмысливание которой дает возможность правильно оценивать сложившуюся обстановку и своевременно принимать необходимые решения. Объем функций аппарата управления органов исполнительной власти имеет постоянную тенденцию к увеличению начиная с 1990-х гг. Усложнение государственного управления напрямую отразилось в номенклатуре дел администрации губернатора астраханской области.

Изменения в номенклатуре дел за определенный период отражают изменения в социальной обстановке, структуре, функциях, задачах и целях деятельности администрации в тот или иной исторический период. По истечении определенного периода времени большая часть документов подлежит уничтожению, определенная, очень небольшая часть остается на постоянное хранение. Об уничтоженных документах также можно узнать из номенклатуры дел, так как их след можно найти именно там.

Номенклатура дел разрабатывается в конкретной организации для упорядочения документального фонда, она не предназначена для публичного распространения и содержит сведения об организации – составителе этого документа, о том этапе социального развития, когда была создана конкретная номенклатура дел. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации должна отвечать определенным требованиям, важнейшими из которых являются:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации или учреждения;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовков дел, которая должна полностью отражать состав и содержание документов дела, исключать возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроками хранения документов.

В делопроизводстве администрации губернатора Астраханской области номенклатура выполняет целый ряд функций:

- используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела, заголовки из номенклатуры переносятся на обложки дел;

- определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- при регистрации документов в регистрационный индекс включается индекс дела по номенклатуре;

- служит учетным документом при передаче дел в архив со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения;

- имеет справочное значение при изучении структуры администрации.

Сводная номенклатура дел в администрации составляется Управлением документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел утверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года после ее согласования с Агентством по делам архивов Астраханской области. В соответствии с номенклатурой дел документы формируются в дела для использования в практических и научных целях. Сама номенклатура дел является документом постоянного хранения, однако в государственный архив не передается, хранится в ведомственном архиве, т. к. номенклатура дел отражает специфику структуры учреждения, может служить справочником при изучении структуры учреждения.

Изучение номенклатуры дел как исторического источника требует знания принципов формирования дел, специфики ведения делопроизводства в конкретной организации или органе власти.

Для сравнения рассмотрим номенклатуру дел облисполкома на 1984 г.

В 1984 г. структура насчитывала 8 подразделений и была следующей:

  1. Председатель и его аппарат

  2. Спецсектор

  3. Оргинструкторский отдел

  4. Общий отдел

  5. Старший референт по наградам

  6. Уполномоченный по делам религий

  7. Спецгруппа

  8. Финансово-хозяйственный отдел

Данная структура практически оставалась неизменной до 1991 года. Эта структура нашла отражение и в номенклатуре дел тех лет.

Количество дел постоянного хранения, откладывавшихся в 1980-е годы в облисполкоме, колеблется от 120 до 130. В подавляющем большинстве это:

- протоколы сессий областного Совета народных депутатов;

- протоколы заседаний исполкома;

- материалы к протоколам заседаний исполкомов;

- распоряжения исполкома и материалы к ним;

- протоколы и решения различных комиссий;

- переписка;

- документы о награждении орденами и медалями;

- статистические отчеты.

В процентном отношении протоколы исполкома и материалы к ним составляют в среднем 41% от общего количества дел. Номенклатура дел является продуктом целенаправленной деятельности, разрабатывается с учетом определенных условий, задач, целей, поэтому она отражает ту социальную реальность, в которой разрабатывалась, так как любой исторический источник не может быть интерпретирован вне той социальной обстановки, в которой создавался и функционировал.

По результатам изучения номенклатуры дел администрации за 1993 - 2013 гг. в табличной форме представлено количество структурных подразделений:

Годы

Количество структурных подразделений

1993

22

1994

22

1996

24

1997

27

1999

25

2000

25

2001

21

2002

21

2004

28

2005

29

2006

29

2013

29


Колебания в количестве структурных подразделений за период с 1991 по 2013 гг. объясняются периодическими сокращениями штатов, увеличением количества заместителей губернатора, образованием новых структурных подразделений, обусловленных требованиями времени и расширением деятельности администрации в процессе реализации конкретных функций аппарата управления.

В структуре администрации появились новые структурные подразделения, такие как:

- государственно-правовое управление;

- управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления;

- управление по работе с общественно-политическими объединениями граждан и национально-культурными обществами;

- управление по работе с воинскими формированиями и правоохранительными органами;

- управление экономической безопасностью;

- управление информационных ресурсов;

- отдел по защите государственной тайны;

- управление пресс-службы и информационной политики;

- управление законодательных инициатив и взаимодействия с Государственной Думой Астраханской области.

Результат произошедших изменений нашел отражение в номенклатуре дел. Например, за 2003 год можно наблюдать резкое увеличение количества дел постоянного хранения. Общее количество – 341, из них: постановления губернатора – 23; распоряжения губернатора – 29; переписка – 118.

Практически 50% дел отражают деятельность структурных подразделений администрации, каждый заголовок информационно насыщен, в целом номенклатура дел отражает колоссальную и многогранную работу администрации губернатора. Это документы:

- о проведении мероприятий, посвященных празднованию 60-летия Победы;

- о проблеме реализации специального ежегодного весеннего пропуска в низовьях Волги в интересах рыбного и сельского хозяйства и готовности территориальных подсистем, органов по управлению водными ресурсами;

- справка об общественно-политической ситуации в г. Астрахани;

- список политических партий, общественно-политических, религиозных объединений граждан Астраханской области;

- информация о развитии промышленности строительных материалов и строительной индустрии Астраханской области и др.

Здесь же необходимо отметить, что многие заголовки дел с «перепиской» в номенклатуре дел требуют уточнения и редактирования:

- переписка по вопросам «Каспий»;

- переписка по другим вопросам;

- переписка по вопросам ЗАГС;

- переписка по различным вопросам и т. п.

Следует также отметить, что в номенклатуре значатся заголовки «переписка с …», однако в приемной губернатора и его заместителей эти дела формируются по признаку «входящие документы», «исходящие документы», что говорит не только о нарушении формирования дел в соответствии с номенклатурой дел, но и значительно затрудняет справочную работу по этим документам, а в будущем работу исследователей, так как они имеют постоянный срок хранения.

В администрации губернатора проведена работа по упорядочению документов по 2010 год включительно, результаты этой работы отразились в таблице, из которой видно значительное увеличение количества дел постоянного срока хранения.

....

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ - TP@TOP-PERSONAL.RU