Документирование деятельности администрации Великомихайловского сельского поселения муниципального района «Новооскольский район» Белгородской области

Администрация Великомихайловского сельского поселения — это исполнительно-распорядительный орган Великомихайловского сельского поселения муниципального района «Новооскольский район» Белгородской области. Структура администрации сельского поселения подлежит утверждению решением земского собрания сельского поселения по представлению главы администрации сельского поселения. Решение земского собрания сельского поселения об утверждении структуры администрации сельского поселения определяет и должностные обязанности каждого сотрудника, входящего в состав администрации сельского поселения.
Структура администрации Великомихайловского сельского поселения представлена на рис. 1.

Рис. 1. Организационная структура администрации

Документы в администрации Великомихайловского сельского поселения оформляются на бланках формата А4. На бланках изготавливают только первые страницы документов, для изготовления последующих страниц используют стандартные чистые листы бумаги.
В Великомихайловском сельском поселении для подготовки официальных документов применяется три вида бланков:

общий бланк (см. рис. 2);

бланк письма (см. рис. 3);

бланк конкретного вида документа (см. рис. 4).

Продольное расположение реквизитов используется в общем бланке и бланке конкретного вида документа, угловое расположение реквизитов применяется только в бланке письма. Общий бланк включает реквизиты: наименование организации, а также ограничительные отметки для расположения реквизитов дата документа и регистрационный номер документа.

Рис. 2. Общий бланк администрации

Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Рис. 3. Бланк письма администрации

Бланк конкретного вида документа включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, ограничительные отметки для расположения реквизитов дата и регистрационный номер документа.

Рис. 4. Бланк конкретного вида документа

Анализ бланков позволяет сделать вывод о неоправданной вариантности создания и оформления бланков, что проявляется как в составе информации, так и качестве оформления отдельных реквизитов (см. таблицу 1.). Подобное элементы оформления нарушают единые для органов власти требования при проектировании и изготовлении бланков. Между тем назначение бланка состоит в подтверждении официальности документа, который на нем создан, и характеристике организации-автора. Соблюдение при этом общепринятых норм, закрепленных в отечественных или международных стандартах, не только облегчает проектирование бланка, но и обеспечивает представительские функции, характеризуя организацию своим корреспондентам.

Таблица 1. Ошибки в оформлении бланков

Вопросы документационного обеспечения управления деятельности администрации возложены на заместителя главы администрации. Следует заметить, что локального нормативного акта, регулирующего вопросы создания и оформления документов, в сельском поселении нет. Подготовка документов осуществляется на персональном компьютере в программе Microsoft Word.
На основе анализа информации, полученной в администрации Великомихайловского сельского поселения, была составлена таблица, в которой представлена информация об объеме документооборота по каждому году и каждому документопотоку за 2010—2014 гг. (см. таблицу 2).

Таблица 2. Анализ структуры документооборота за 2010—2014 гг.

Таким образом колебания документооборота в пределах года составляют 10—11% с устойчивой тенденцией к увеличению, за исследуемый период 2010—2014 гг. он возрос в абсолютных величинах на 700 документов. Это обусловлено повышением активности деятельности администрации, взаимодействием с внешними структурами по развитию сельского поселения, расширением сотрудничества с большим количеством организаций.
Графически колебания представлен в виде диаграммы (см. рис. 5).

Рис. 5. Объем документооборота за 2010—2014 гг. с разбивкой по документопотокам

Проанализировав состав управленческих документов администрации Великомихайловского сельского поселения можно выделить следующие группы организационно-распорядительных документов (см. рис. 6):

Объем управленческих документов администрации Великомихайловского сельского поселения в процентном соотношении представлен на рис. 7.

Рис. 7. Соотношение групп документов

Как видно из диаграммы, большую часть документов администрации составляют информационно-справочные документы, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов местного самоуправления.
Организационные документы составляют правовую основу деятельности администрации Великомихайловского сельского поселения. Объемные показатели организационных документов представлены на рис. 8.

....

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ - TP@TOP-PERSONAL.RU