Технотронные документы в органах государственной власти республики Тыва: организация хранения и использования

Автор: А.А. Бадыназын, С.С. Ховалыг

Сегодня, отмечая 100-летний юбилей со дня установления протектората Российской империи над Урянхайским краем1, 70-летие вхождения в состав СССР Тувинской Народной Республики, мы понимаем, насколько важна роль документа как исторического источника. Однако целью данной статьи является изучение документа не столько как источника исторической информации, сколько как инструмента, играющего ведущую роль в организации документационного обеспечения управления в органах государственной власти. В истории изучения Тувы, тувинского народа и общества сам документ, документирование деятельности органов государственной власти и управления до сих пор не являлись предметом активного научного исследования. Изучение же технотронных документов в Туве сегодня является совершенно неизученной сферой. Прежде чем перейти к непосредственному анализу организации и хранения технотронных документов в парламенте – Верховном Хурале Республики Тыва, попытаемся раскрыть понятие «технотронного документа». В российском обществе термин «технотронный» был официально зафиксирован в 1992 г. в информационно-справочной литературе как связанный с развитием науки, в особенности ЭВМ и связи2. Технотронные документы - это документы, создаваемые с помощью технического устройства (машины) путем автоматического фиксирования действительности (например, фотографии или звукозаписи) или как результат выполнения определенной программы3. Понятие «технотронные документы» объединяет документы, которым присуще «техническое происхождение»: кино-,фото-,фоно-, видеодокументы, микрографические документы, магнитные и оптические диски, так называемые цифровые, или электронные документы. Разновидностями технотронных документов являются магнитные, оптические, магнитооптические записи звука, изображения, записи письменной или звуковой речи. Среди оптических документов можно различать фотодокументы, ксерокопии, фонодокументы, кинодокументы, видеодокументы.

Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и др. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов4.

Огромная роль фотодокументов в жизни человеческого общества связана прежде всего с тем, что они обладают очень большой информационной емкостью, способностью одновременно и подробно фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80% информации человек получает с помощью зрения. Однако такое количество информации человек не в состоянии быстро ни запомнить, ни осознать. Фотография же позволяет преодолеть этот недостаток. Количество деталей на фотоснимке может достигать сотен тысяч и даже миллионов5.

В настоящее время под фонодокументами понимается документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Каждый фонодокумент представляет собой отдельную тематически законченную запись какого-либо события, речевого выступления или исполнения художественного произведения. В зависимости от используемой системы звукозаписи различают три группы фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной записью. Фонодокументирование широко используется для записи хода совещаний, выступлений, докладов, лекций, телефонных переговоров. При звукозаписи хода совещаний отпадает необходимость их протоколирования рукописным способом. В случае необходимости фонодокументы всегда можно превратить в письменные документы6. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток. Для записи звука сегодня все чаще используются цифровые технологии, позволяющие осуществлять звукозапись на компьютерные носители и непосредственно в компьютер в виде файла.

Современные технологии позволяют обеспечить высокое качество аудиофайла, параллельную запись с нескольких источников (микрофонов), копирование без потери качества, что особенно актуально при параллельной расшифровке аудиостенограммы несколькими диктофонистками7.

Сегодня в эпоху постиндустриальной цивилизации существует множество определений понятия «электронный документ». Отечественному ученому М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению ученого, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать»8.

Можно согласиться с мнением В.М. Магидова о том, что «технотронный документ можно трактовать как документ, созданный на самых различных носителях информации (бумага, стекло, пленка, программный носитель и др.) на протяжении всего периода развития цивилизации и способный создать представление о развитии науки и техники, а также об общественной и культурной жизни различных народов… технотронные документы – это, по существу, собирательное понятие, включающее в себя все существующие в природе виды и разновидности научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации»9.

Верховный Хурал (парламент) Республики Тыва - это постоянно действующий однопалатный законодательный (представительный) орган государственной власти Республики Тыва10. Созданный в 1994 году, он в своей эволюции прошел несколько этапов развития. На первом этапе, с 1994 по 2002 г., Хурал был однопалатным и состоял из 32 депутатов. Второй этап – с 2002 по 2010 г. Началом второго этапа можно считать введение двухпалатной организации и увеличение количества депутатов: в Палате представителей 130 депутатов и в Законодательной палате 32 депутата. Таким образом, во втором этапе количество депутатов выросло в 5 раз. Третий этап связан с очередным реформированием законодательного (представительного) органа власти Тувы в 2010 г. В октябре 2010 г. на референдуме народ высказался за введение однопалатного парламента с общим количеством депутатов в 32 человека. Из 32 депутатов только 9 работают на постоянной основе.

Организационную структуру Верховного Хурала Республики Тыва составляет: руководство – председатель Верховного Хурала Республики Тыва, заместитель председателя; Совет Верховного Хурала РТ - созданный для предварительной подготовки и рассмотрения организационных вопросов деятельности Верховного Хурала; комитеты и комиссии, депутатские фракции. Для обеспечения деятельности парламента республики создан Аппарат Верховного Хурала Республики Тыва. Аппарат парламента Тувы состоит из: руководителя, заместителя руководителя Аппарата, а также помощника председателя Верховного Хурала; организационного управления; государственно-правового управления; управления делами; информационно-аналитического управления; а также управления финансов, бухгалтерского учета и отчетности Аппарата Верховного Хурала Республики Тыва.

В Верховном Хурале (парламенте) РТ наряду с обычным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых установлен Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ред. от 08.11.2007).

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой управления делами. При получении этих документов служба осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Верховного Хурала РТ, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Единицей учета является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел этого органа. При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем, указанные дела (документы) подлежат уничтожению.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются следующие обязательные сведения о документах:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Технотронные документы используются для обеспечения законотворческой деятельности депутатов: в составлении проектов нормативно-правовых актов, в техническом сопровождении депутатских сессий (видео и аудио запись заседаний для протокола, электронная система подсчета голосов), фотодокументирование заседаний, для оповещения в средствах массовой информации, сопровождения сайта Верховного Хурала РТ, публикации результатов деятельности депутатов; а также в отчетной деятельности депутатов и Аппарата). После окончания работы очередного созыва депутатов все документы парламента, включая технотронные документы, передаются на постоянное хранение в Государственный архив Республики Тыва. Проблемы хранения технотронных документов, оцифрования документов на традиционном носителе в Государственном архиве Республике Тыва являются темой для дальнейшего исследования.

1 Так официально именовали территорию современной Республики Тыва в русских документах

2 См.: Магидов В.М. Технотронные архивы и документы в терминологическом ракурсе. // Технотронные архивы в современном обществе: наука, образование, наследие (Материалы научно-практической конференции, посвященной 10-летию факультета технотронных архивов и документов). [М., РГГУ, 2004]. Библиотека ФТАД. URL: http://ftad.ru/library/ftad10/19.shtml (дата обращения: 14.02.2015).

3 См.: Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги: учеб. пособие / Г.Н. Швецова-Водка. М.: Рыбари; К.: Знания, 2009. С. 174.

4 См.: Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение / Учебник для студ. высш. учеб. заведений. М.: Издательский центр «Академия», 2008. С 110.

5 См.: Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков. М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 114-115.

6 См.: Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Указ. соч. С. 110-111.

7 См.: Кузнецова Т.В. Техническое, кино-, фото-, фонодокументирование // Секретарское дело, 2004. № 11. С. 12-15.

8 См.: Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. 288 с.

9 См.: Магидов В.М. Указ. Соч. URL: http://ftad.ru/library/ftad10/19.shtml (дата обращения: 14.02.2015).

10 См.: Конституция Республики Тыва (принята Референдумом Республики Тыва 6 мая 2001 г.) (с изменениями и дополнениями) // Справочно-правовая система Гарант. URL: http://constitution.garant.ru/region/cons_tiva/chapter/9/#block_900 (дата обращения: 14.02.2015).