Новые Правила работы архивов и электронные документы

Автор: С.Л. Кузнецов

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

  • Формат электронного архивного документа

  • Хранение электронных документов и дел

  • Передача электронных документов в архив организации

В сентябре 2015 г. после регистрации Минюстом РФ вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»1. Правила – основной документ, определяющий порядок работы с документами в ведомственных архивах. Однако правила не распространяются на порядок работы с документами, содержащими государственную тайну.

Помимо традиционного порядка работы с архивными документами, отработанного до мелочей поколениями архивистов, новые Правила содержат и рекомендации по работе с новой для архивистов категорией – с электронными документами.

Например, обязательными условиями хранения электронных документов, установленными в Правилах, являются:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Одно из наиболее важных положений Правил - определен формат архивного хранения электронных документов – установлено, что передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A. Формат PDF был разработано компанией Adobe Systems Software как универсальный формат для создания документов, который позволял бы корректно просматривать документы на самых разных компьютерных устройствах, работающих под управлением разнообразных операционных систем – Windows, Linux, Mac OS и т. д. Разновидность этого формата, специально модифицированная для архивного хранения – PDF/Archives закреплена в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1). (Document management - Electronic document file format for long-term preservation) и его дополнении ISO 19005-2:2011 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation - Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) (Использование PDF 1.5-1.7). В основе стандарта обычный формат PDF, из которого исключены некоторые особенности (возможности), не подходящие для долговременного архивного хранения.

Так как для воспроизведения электронных документов нужны специальные аппаратно-программные средства, то есть компьютеры, операционные системы, прикладные программы, Правила предусматривают, что в случае установки новых версий программ соответствующие изменения должны производиться и в архиве, чтобы обеспечить корректную работу с ними. Также ставится задача переноса электронных документов на новые носители и конвертация их в новые форматы для обеспечения работы с документами на новом оборудовании: «В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы (п. 2.32 Правил).

Электронные документы хранятся на физически обособленных носителях, обычно на оптических компакт-дисках (CD, DVD, Blu-ray) и размещаются отдельно от других документов. Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя.

Так как срок жизни электронных носителей существенно ниже, чем срок хранения бумаги (в среднем 15-25 лет, если мы говорим о носителях, специально предназначенных для архивного хранения, например, DVD дисках класса Archive Gold, Lifetime Archival и т. п.), то «в процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов». На практике выборочная проверка носителей (CD, DVD, Blu-ray дисков) проводится ежегодно, так, чтобы за 5 лет каждый носитель был проверен на читаемость. «В случае, если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители». То есть, если программа проверки читаемости показывает сбой, производится запись нового носителя на основе резервной копии. Периодичность проверки наличия электронных документов – 1 раз в пять лет, то есть в два раза чаще, чем традиционных бумажных, установлена также п. 2.40. Правил.

Проверка читаемости носителей может совмещаться с проверкой наличия. При этом выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

Правила предусматривают, что в случае обнаружения вредоносных программ (вирусов и т. п.) носители (единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы) изымаются и помещаются на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.

В то же время необходимо отметить, что проверка на наличие вредоносных программ наиболее актуальна только при приеме документов в архив и при хранении документов на перезаписываемых носителях с прямым доступом (чаще всего – дисковых массивах). Если документ записан на обособленный носитель с однократной записью, то возможность заражения таких документов при архивном хранении практически исключена. Повторная проверка на наличие вредоносных программ после поступления документов в архив может дать положительный результат только в том редком случае, если при приеме документов проверка осуществлялась устаревшей версией антивирусной программы, которая не смогла диагностировать вирус, и впоследствии, при повторной проверке «свежим» антивирусом, вредоносная программа все-таки будет диагностирована. Соответственно, проверять многократно на наличие вирусов носители с однократной записью, на взгляд автора, нецелесообразно.

Для того чтобы с документами устаревших форматов было удобно работать, их преобразовывают (конвертируют) в новые форматы, например, документы в формате MS Office 95 могут быть конвертированы (преобразованы) в формат MS Office 2007. Особенно эта операция актуальна при работе со специфическими видами документов, созданными с использованием мало распространенных программ, например, проектно-конструкторская документация, базы данных.

«При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах».

Правила указывают, что «текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 Правил», то есть быть преобразованы в формат PDF/A.

1 Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

....

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ - TP@TOP-PERSONAL.RU