Развитие документа в функциях и способах его создания

Автор: А.Ю. Конькова

В последнее время выходят статьи, содержащие взгляды разных исследователей на фундаментальные теоретические вопросы документоведения. Среди рассматриваемых тем – предмет и объект исследования в документоведении, функции документа в современном обществе, какую функцию документа можно и нужно считать главной и т. д., и т. п.1 В данной статье рассматриваются некоторые аспекты документа, а именно: функции, носители, способы создания документов с позиции современной школы документоведения.

Документ - сложное, многокомпонентное явление, основное назначение которого заключается в том, что он является носителем информации, то есть можно говорить о том, что документ имеет информационную сущность. В любом сообществе всегда есть потребность обмениваться информацией, поэтому одновременно с появлением этих сообществ начинается поиск способов обмена информацией и ее передачи в пространстве и времени. Частичное решение этих проблем на ранних этапах развития человеческого общества достигалось путем отправки предметного письма, то есть предмета упакованного или открытого, по характеру которого адресат истолковывал содержание письма. Например, на Руси гостей встречали посланием в виде хлеба и соли, объясняя тем самым, что готовы разделить с гостем и радости (хлеб), и горести (соль). Предпринимались также попытки закрепить и передать информацию с помощью узелков, завязанных на различных шнурах2.

Однако все эти попытки были наивны, несовершенны. Серьезной заявкой на передачу информации в пространстве и времени становится постепенно развивающееся текстовое документирование. Начавшись с пиктограмм – «нарисованных» писем, рисунков, которые не читаются, а толкуются, текстовое документирование в своем развитии прошло множество этапов3, подойдя в итоге к отображению информации в виде буквенно-звукового письма, в котором каждый звук изображается буквой. С возникновением письменности, доступной каждому человеку4, появляются документы. Так, во второй половине XIII в. жители Новгорода уже переписываются между собой по хозяйственным и житейским вопросам.

Русская национальная письменность была создана на базе греческого алфавита. Параллельное существование кириллицы и глаголицы приводит к тому, что более удобная кириллица вытесняет глаголицу. Развитие русской письменности идет сначала стихийно, а затем в порядке реформ. Последняя реформа советского периода сводилась к тому, что ненужные буквы, не передающие звуки славянской речи, были исключены из алфавита. Современный терминологический стандарт определяет текстовой документ как «содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи»5. В настоящее время для составления и оформления текстовых документов широко применяются новые информационные технологии. В этой связи мы говорим уже об электронном текстовом документе, который определяется как «документ, информация которого представлена в электронной форме»6.

Развитие текстового документирования напрямую зависело от материалов для письма – носителей информации и орудий письма. Носитель (документированной) информации в ГОСТе определяется как «материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации»7.

Древнейшие записи человечества сохранились на камне. Это Свод законов царя Хаммурапи (ХVIII в. до н.э.), Эдикт египетского царя Птоломея V (186 г. до н.э.). Но человек прежде всего нуждался в материале для фиксирования информации в оперативных целях, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, палки, в Китае – бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками. Массовым материалом для письма в передней Азии стала глина, что явило миру глиняный документ. Из Древней Греции и Древнего Рима дошли до нас деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус изготавливался из стеблей болотного растения того же названия, которое в изобилии росло в дельте реки Нил. Писали на папирусе тонкой тростниковой палочкой или тростниковым пером – каламом. Первым серьезным соперником папируса стал пергамент – писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят. Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы – свитка и появлению новой – тетрадной. На Руси для бытовой переписки применяли бересту, однако самым распространенным материалом для текстового документирования во всем мире стала бумага. Бумага – многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист. В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. В русском государстве первоначально употребляется привозная бумага. В 1716 году Петром I была основана собственная бумажная мануфактура. Бумага делится на классы: для печати, декоративная, для письма, машинописи, черчения, рисования и др. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологии лазерной и струйной печати и предъявляющих более высокие требования к качеству бумаги.

Не менее длинный путь прошли и орудия письма. На камне надписи высекались, на глиняных дощечках – выдавливались железным стержнем, на воске – специальным медным стилом, на папирусе писали тростниковой палочкой. В Китае для написания иероглифов были изобретены волосяная кисточка и тушь. Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII в. нашей эры, было гусиное перо. Пользовались также и лебединым. На смену гусиному перу пришло металлическое. В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго сосуществуют с гусиными. В 1938 году изобретается шариковая ручка8. Изобретенная в начале XVIII в. пишущая машина в XIX - начале ХХ века получает широкое распространение. Пишущие машины также постоянно совершенствовались, и ко второй половине ХХ века появились электронные пишущие машины с памятью, на смену которым пришли принтеры.

Одним из древнейших способов документирования наряду с текстовым является техническое документирование. Техническое документирование - это способ передачи технической мысли, а техническая документация, в свою очередь, определяется как «комплекс документов, устанавливающих порядок, условия использования продукции»9. В широком смысле технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на:

  • проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства или объект капитального строительства?

  • технические документальные материалы как запись процессов труда, отвечающие на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства?

  • документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

  • технические документы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав каждой из четырех групп могут входить такие документы, как чертеж, рисунок, расчет, техническое описание, график, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

Технические документы изготавливались на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.). С появлением новых информационных технологий предварительный этап создания технической документации проходит чаще всего в электронном формате. Но подлинник технической документации, как и текстовой документ, должен иметь соответствующий состав удостоверения, обязательно должен быть подписан.

Середина XIX века приносит принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности, вызвавший к жизни новый вид документа – фотографию. Под фотографией на протяжении полутора веков понималась совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. С начала XXI века традиционную фотосъемку, использующую химические процессы, активно вытесняет цифровая фотография, ориентированная на электронную обработку изображений. В этой связи современный государственный стандарт дает следующее определение фотодокументу: он определяется им как «изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов»10.

Фотодокументы отличаются существенной особенностью – этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д.

1 Сафиуллина З.А. Понятие об объекте и предмете исследования в документоведении. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 8-13; Ланской Г.Н. Архивный документ в современном обществе: концептуальные и методические аспекты изучения. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 2, с. 16-19; Ягинцева Н. О главной функции документа Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 23-25; Плешкевич Е.А. Формирование научных представлений о документе и документальной деятельности в правоведении и исторической науке. - Журнал «Делопроизводство», 2013, № 4.- С.10-14; Варламова Л.Н. Пути развития документоведения в Российской Федерации.- Журнал «Делопроизводство», 2014, № 1.- С. 65-69 и т. д.

2 Это узелковое письмо инков - «кипу».

3 Логографическое письмо, слоговое письмо.

4 Рисовать могут далеко не все, а складывать из букв слова может научиться каждый.

5 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

6 Там же.

7 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

8 Кузнецова Т.В. Материал и орудие письма. – журнал «Секретарское дело», 2004, № 10. – С.16.

9 Управление документами. Термины и определения. Словарь. – М., ВНИИДАД, 2013, с. 83.

10 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

....

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ - TP@TOP-PERSONAL.RU