Е. Н. Ильюхина, Калуга

Организация контроля исполнения документов в Министерстве финансов Калужской области

В государственных органах применяется довольно сложная система контроля. Она представляет собой совокупность взаимосвязанных приемов в процессе организаторской работы всех управленческих подразделений и должностных лиц. Данная система включает порядок подготовки документов, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. Контроль исполнения документов преследует главную цель – повышение персональной ответственности каждого должностного лица за порученный участок работы, за своевременное и качественное исполнение решений.

Органы госвласти представляют собой систему органов государственного управления. Они обязаны исполнять законы, принимать и применять подзаконные акты нормативного характера в интересах всего общества. Поэтому на всех уровнях управления осуществляется усиленный контроль.

В основе организации контроля исполнения служебных документов лежат принципы:
– заблаговременности;
– объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;
– открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;
– системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;
– индивидуального подхода.

Игнорирование перечисленных принципов контроля приводит к снижению результатов работы органов государственной власти, его аппарата.

Основными задачами, которые решает контроль в системе государственной службы, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности государственного управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.

В практической деятельности Министерства применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.

Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов. Губернатором Калужской области издано Постановление «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения документов в органах исполнительной власти» (приложение 9), которое устанавливает персональную ответственность министра области за своевременное и надлежащее исполнение поручений.

Внешний контроль за исполнением поручений Президента РФ, Правительства РФ, губернатора Калужской области, заместителей губернатора осуществляется контрольно-аналитическим управлением Администрации губернатора Калужской области.

Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического управления в Министерство приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю.

В случае неисполнения документа, стоящего на контроле в Администрации области в срок, и непредоставления при этом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороны Министерства данный вопрос выносится на рассмотрение губернатора области.

Внутренний контроль в Министерстве финансов, проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений министра и начальников управлений Министерства осуществляет канцелярия Министерства финансов. Также в Министерстве издан Приказ о совершенствовании организации контроля в Министерстве (приложение 10), в котором назначается ответственный за организацию контроля в Министерстве, а также даются указания начальникам структурных подразделений о принятии мер по совершенствованию контрольной работы в Министерстве.

Структуру внутреннего контроля можно представить следующим образом.

 Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

– контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В Министерстве такую оценку дает министр либо по его поручению заместитель министра. Если министр согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;

– контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;

– контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия Министерства финансов.

В Министерстве финансов Калужской области обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

Министром утвержден перечень документов, подлежащих контролю. К ним относятся следующие документы:
– постановления и распоряжения губернатора области;
– постановления правительства Калужской области;
– распоряжения руководителя Администрации губернатора области;
– поручения губернатора, заместителей губернатора области, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;
– поручения губернатора, заместителей губернатора области, данные во исполнение решений Правительства Российской Федерации;
– поручения губернатора, заместителей губернатора области, данные во исполнение федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации;
– поручения губернатора, заместителей губернатора области, данные по обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы;
– поручения губернатора, заместителей губернатора области, данные во исполнение постановлений Законодательного собрания Калужской области;
– поручения, содержащие в протоколах мероприятий с участием губернатора, заместителей губернатора области, министра;
– поручения губернатора, заместителей губернатора области, министра, данные по рассмотренной ими служебной корреспонденции и другие зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Штамп «Контроль», проставляемый на документах
Все документы, которые ставятся на контроль, регистрируются в специальной автоматизированной программе «Садко». Она представляет собой электронный журнал регистрации входящей корреспонденции с возможностью постановки в нем документов на контроль. Регистрационная карточка входящей корреспонденции представлена на рис. 1.

Рис. 1. Регистрационная карточка входящих документов
В регистрационную карточку вносятся дата, регистрационный номер поступившего документа, дата поступления и присвоенный в Министерстве регистрационный номер, краткое содержание документа, корреспондент, фамилия исполнителя, резолюция министра, вид контроля и срок исполнения. Заполненная карточка приобретает следующий вид (рис. 2).

Рис. 2. Карточка передвижения документов
Также производится обязательное сканирование входящего документа и приложений к нему, если общий объем документа не превышает 20 страниц. В случае если число страниц больше, сканируется только основной документ. Кроме этого, распечатывается контрольный экземпляр карточки, на которой одновременно с электронной базой отражается передвижение документа. При передаче документа исполнителю он ознакомляется с карточкой и ставит на ней свою роспись. Данная карточка остается в контрольной картотеке канцелярии до исполнения документа.

С помощью «Садко» легко отслеживать документы, которые находятся на контроле. Для этого достаточно в карточку поиска корреспонденции (рис. 3) ввести срок контроля, выбрать функцию «Контроль» – и появляется отчет (рис. 4).

Рис. 3. Карточка поиска корреспонденции
Он представляет собой информацию о документах, срок исполнения которых истекает по состоянию на указанный промежуток времени, и указывает отдел, в котором документ находится на исполнении. Данный отчет можно составлять как для всех отделов Министерства, так и для каждого в отдельности. Для этого просто необходимо кроме срока исполнения указать название отдела.

Рис. 4. Отчет по выполнению контрольных поручений в подразделениях Министерства
Каждую неделю работники канцелярии распечатывают отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Министерства, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.
Все поручения исполняются в указанные в них сроки.

Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами:

– предложения, заявления и жалобы граждан – в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней;
– заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей – не позднее 7 дней со дня поступления;
– запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ – в срок до 15 дней;
– поручения Президента РФ и Правительства РФ – в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок;
– срок исполнения документов, поступивших из Администрации губернатора Калужской области и требующих исполнения, исчисляется в календарных днях от штампа Администрации губернатора области;
– письма предприятий и учреждений – 30 дней;
– приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ – согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Если в тексте поручения содержится указание «Срочно», то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «Оперативно».

Поручение, выполнение которого контролируется Администрацией области, должно быть исполнено не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока. Если данное поручение не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель должен представить по нему промежуточный ответ.

«Промежуточным» обычно считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационный характер и содержит просьбу с продлением срока исполнения до определенного числа.

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в базу данных.

Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную записку на имя министра с указанием нарушения.

О ходе и результатах выполнения поручения, на котором проставлен штамп «Подлежит возврату в Администрацию», представляется информация за подписью должностного лица Министерства, которому было дано поручение, а в его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности. В информации о выполнении поручения отражаются конкретные результаты исполнения поручения и содержатся сведения об информировании автора, по обращению которого было дано поручение.

Информация, не отвечающая этим требованиям, может быть возвращена должностным лицом администрации области, давшим поручение, исполнителю для доработки и повторного представления.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале, документ-ответ сканируется, и контроль снимается.

Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлением Администрации губернатора области.

Ежеквартально в контрольно-аналитическое управление Администрации губернатора представляется информация об исполнении распоряжений и постановлений губернатора области, контроль за выполнением которых возложен на Министерство, а также информация о том, какие меры в Министерстве принимаются для улучшения контрольной работы. В этом можно убедиться, изучив Письмо Министерства финансов в адрес заместителя губернатора (приложение 11).

С начала 2008 г. в Министерство финансов поступило 89 поручений, которые были поставлены на контроль. Были даны ответы на 38 из них, ни одно письмо не было с просроченным сроком исполнения.

По результатам проведенной в 2007 г. Контрольно-аналитическим управлением Администрации области проверки в Министерстве финансов Калужской области не имеется документов с просроченными сроками исполнения, о чем говорится в справке, составленной по результатам проверки.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность общества и государственного строя. Государственная служба должна быть способна не просто функционировать – необходимо, чтобы она была открытой и подконтрольной обществу.

Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом государственного управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.