Сканер – как способ доставки информации в службе ДОУ

Автор: Г.А. Серова, Н. Корчагин

Г.А. Серова, проф., Н. Корчагин, ИАИ РГГУ

  • Преимущества сетевых сканеров

  • Технология работы со сканером

В наше время благодаря быстрому развитию аппаратных средств компьютерной обработки информации и уменьшению их стоимости созданы все предпосылки для внедрения новейших технологий работы службы ДОУ. Появление широкоформатных сканеров и струйных плоттеров, увеличение производительности компьютеров, снижение стоимости хранения информации на жестких, лазерных и оптических дисках дают возможность легко получать, хранить и тиражировать документы. Теперь даже любой ПК удовлетворяет требованиям большинства специализированных программных средств обработки сканированных изображений

В данной статье рассмотрены приемы применения сканера фирмы Canon и соответствующего программного обеспечения для повышения эффективности доставки информации в службе ДОУ.

В современной компании очень важна скорость доступа к информации, ведь чем быстрее сотрудник получит определенные данные, тем быстрее он сможет выполнить свою часть работы и передать тот или иной файл следующему сотруднику. При этом стоит отметить, что многие организации не придают особого значения скорости передачи данных, их качеству и защищенности. Сотрудники либо направляются в структурное подразделение организации и относят документ, что зачастую занимает достаточно много времени, либо пользуются личной электронной почтой для передачи информации, часто конфиденциальной. При этом процесс отправки информации также занимает время из-за того, что сотруднику приходится вручную вбивать или искать в адресной книге имена пользователей, которые должны получить тот или иной документ. Для более эффективной и оперативной доставки информации пользователям можно воспользоваться сетевыми сканерами.

Около 15 лет назад на рынке ИТ-оборудования появляются такие устройства, как высокоскоростные сетевые сканеры, их производством с самого начала занимаются наиболее крупные производители, такие как Epson, HP, Canon, Fujitsu и др.

Сетевой сканер – это устройство, предназначенное для оперативной оцифровки документов, позволяющее эксплуатировать его всем пользователям сети, к которой он подключен. Сетевой сканер документов обеспечивает возможность оперативно распознавать информацию и отправлять ее пользователям сети. Таким образом, это устройство удовлетворяет необходимость в информировании сотрудников организации в максимально короткие сроки. Сетевые сканеры позволяют отправлять обработанную информацию непосредственно на факс, в сетевую папку, независимый носитель в зависимости от настроек используемого профиля. Сетевой доступ к сканеру обеспечивает разграничение прав пользователей и конфиденциальность обрабатываемой информации, если это необходимо.

Многие пользователи знакомы с бытовыми сканерами. Бытовые сканеры не имеют своей сетевой платы, поскольку она им просто-напросто не нужна и они предназначены для работы напрямую с одним компьютером. Такие сканеры присоединяются локально с использованием стандартного USB-разъема. Сканеры с таким подключением относятся к классу локальных периферийных устройств и успешно взаимодействуют именно с тем компьютером, к которому они подключены. Однако, для прямой сетевой работы, локальные сканеры недоступны, так как им, разумеется, необходимо наличие сетевой платы и сетевой адрес для прямого обращения к оборудованию. Локальные сканеры могут быть доступны для работы в сети только при условии сетевого подключения системного блока компьютера, который выступает сервером для подключённого к нему сканера. При таком подключении, сетевой доступ к локальному сканеру осуществляется через компьютер, к которому тот подключён (рис. 1)

Рис.1

Более сложные сканеры имеют собственную сетевую плату и подключаются напрямую в сеть в качестве участника сетевого обмена информацией. При этом, они имеют собственный сетевой адрес, что даёт возможность обращаться к ним напрямую из сети. Такие сканеры называются сетевыми, и их работа в сети не зависит от работы других компьютеров (рис. 2).

Рис.2

Каждая модель имеет свои особенности, различные модели рассчитаны на разный документооборот, имеют разную скорость сканирования. Стандартная модель сетевого сканера Canon рассчитана на бумагу формата А4, но есть и модели, способные сканировать информацию с листов до А3 формата. Подача бумаги, в основном, производится в автоматическом режиме, при этом одновременно в подающий лоток можно помещать до 50 листов.

Особое внимание производители сетевых сканеров уделяют конфиденциальности и безопасности информации, которая может быть доступна при использовании сканера несколькими пользователями. С целью ограничения доступа, производители добавляют функцию аутентификации при помощи различных способов, например шифрования информации. Также стоит отметить, что во многих сетевых сканерах предусмотрена функция полного удаления всех документов, которые находятся на жестком диске устройства. Именно таким образом производитель сканера может гарантировать пользователю полную безопасность информации.

Небольшой анализ высокоскоростных сетевых сканеров от фирмы Canon, являющейся одним из лидеров на рынке ИТ-оборудования, показал, какие возможности появляется у организации при внедрении сетевого сканера.

Результатом внедрения сетевого сканера являются:

- мгновенный доступ к отсканированным файлам во всех структурных подразделениях организации;

-работа с максимально качественными файлами, отсканированными в хорошем разрешении;

-повышение эффективности работы структурных подразделений;

-централизованная рассылка документов;

-повышение безопасности доступа к документам.

Технология работы со сканером в данной статье описана на модели ScanFront 220 фирмы Canon.

Технологический процесс организации взаимодействия сетевого сканера и структурных подразделений организации будет состоять из следующих этапов (рис.3 ):

  1. Создание на сервере папок структурных подразделений.

  2. Создание аналогичных папок на экране главного меню сканера.

  3. Обеспечение программного сопряжения папок сканера и сервера.

  4. Обеспечение доступа к соответствующим папкам структурных подразделений с сервера.

Рис. 3

Этот сетевой сканер позволяет сканировать документы и сохранять их в папках с общим доступом. Он поддерживает прямое подключение к сети — это делает совместную работу структурных подразделений гораздо проще. Сканирование и передача информации при помощи ScanFront 220 не вызывает особого труда ввиду того, что он весьма компактен обладает сенсорным экраном с удобным интерфейсом и напрямую подключается к сети. Достаточно положить документ в лоток и нажать один из значков, чтобы указать, куда нужно направить готовый файл: на электронную почту, на FTP-сервер, в сетевую папку или на USB-накопитель.

Меню и внешний вид сканера представлен на рис. 4.

Рис. 4

В данном сетевом сканере введена качественная система безопасности. Это устройство достаточно просто сконфигурировать таким образом, чтобы пользователю необходимо было ввести логин и пароль для доступа к функциям сканера. В более продвинутой версии данной модели ScanFront 220P имеется возможность идентификации пользователя по отпечаткам пальцев. Также в модели имеется функция разграничения доступа и шифрования PDF-файлов. Возможность прочесть содержимое файла будет доступно только после ввода пароля.

Сетевой сканер Canon ScanFront 220 не является устройством, которое обладает всеми современными функциями, к сожалению общаться со сканером при его настройке придется на английском языке, однако он идеально подходит для работы в небольшой организации, в сеть которой входит 25-30 ПК.

Меню сканера достаточно удобно. В меню имеются 4 иконки (рис. 4, 5), которые означают место, в которое будет поступать информация, пропущенная через сканер: Email, FTP, Shared folder, USB Memory.

Рис. 5

Иконка «Administrator setting» и ее команды помогут настроить работу сканера (рис. 6).

Рис. 6

Основная информация, связанная с настройками сканера и подготовке его к работе, содержится:

  • в разделе Network setting, где задаются параметры сети необходимые для правильной работы сканера в сети;

  • в подразделе Device name , где дается имя сканера для его дальнейшего определения в сети;

  • IP-address – определяется адрес принтера, с помощью которого в дальнейшем можно заходить в меню настройки сканера непосредственно с Компьютера;

  • Subnet mask – это адрес сети в которой находится сканер;

  • Default gateway –указывается шлюз через который проходит соединение.

Имеется возможность провести дополнительные настройки адреса сети (рис. 7) .

Рис. 7.

Например, Automatic retrieval of DNS server и Automatic retrieval of WINS server –функции, которых позволяют сканеру автоматически получить нужные сведения от сервера.

Для структурных подразделений любой организации создаются тестовые папки, через них сотрудники структурных подразделений будут получать отсканированную информацию. Выбрать папку, в которую будет отправляться тот или иной документ можно, используя иконку Shared Folder, которая находится в главном меню сетевого сканера (рис.8).

Рис. 8

Доступ к папкам, является весьма удобным способом получения информации, для сотрудников, но сканер обладает также и другими, весьма удобными, способами передачи информации по сети. Можно отправить информацию на электронную почту, это также делается через главное меню. Большим плюсом этого способа передачи информации является возможность сотрудника максимально быстро (в течение нескольких секунд) одновременно с другими пользователями получить информацию себе на электронную почту и начать работать с ней из любой точки мира. Информация также может оправляться на FTP-сервер.

После подключения сканера в сеть и его настройки, создания папок с именами структурных подразделений, внесения IP сканера в сеть сканер готов к работе.

Для доступа пользователя, например, сотрудника структурного подразделения, к отсканированным документам ему необходимо перейти на общедоступную папку сканера. При этом пользователю необходимо ввести логин и пароль, который он получит от системного администратора. Хотя можно настроить доступ без ввода логина и пароля. Для этого системный администратор может просто вывести ярлыки папки с файлами со сканера на рабочие столы пользователей. Стоит отметить, что для пользователя работа со сканером очень удобно, так как для него доступ к отсканированным документам очень прост. Он ничем не отличается от доступа к обычным папкам, которые пользователь создает в MS Office. Никакого специализированного программного обеспечения для доступа к сканеру не требуется и это является большим плюсом, который позволяет побороть такой негативный фактор, как консервативность сотрудников организации.