Перспективы использования облачных технологий в электронном документообороте

В.И. Берестова, доц. РГГУ

• Актуальность использования облачных технологий в электронном документообороте

• Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

• Типы облаков

• Типы сервисов, предоставляемых облачными вычислениями

• Достоинства и недостатки облачных технологий

• Особенности и возможности применения облачных технологий в электронном документообороте

На сегодняшний день одним из перспективных направлений IT-технологий являются облачные вычисления и предоставляемые ими современные сервисы создания, хранения, обработки и поиска данных. Перспективы использования данных технологий в электронном документообороте рассматривались на XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот».

На конференции рассматривались теоретические и практические проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте. Были выделены преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте. К преимуществам отнесены - мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию. К недостаткам − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.1

Возможность использования облачных технологий в электронном документообороте, как видно из анализа выступлений ведущих специалистов, носит неоднозначный характер. Поэтому рассмотрим более детально облачные технологии и перспективы их практического применения на примере архивов.

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Облачные технологии – это современные информационные технологии, принцип действия которых заключается в предоставлении удаленного доступа к центрам обработки данных, к оборудованию и приложениям, установленным на нем через Интернет.

Облачные технологии или облачный сервис, обычно имеют графическое представление в системах, в виде облачка . На рис.1 представлены компоненты, которые включает технология облачных вычислений.

Рис. 1. Компоненты облачных технологий

Под инфраструктурой понимается набор физических устройств или аппаратных средств. Это могут быть серверы, жесткие диски и т.д. Под платформой подразумевается набор услуг для пользователя. Программное обеспечение, это то обеспечение, которое доступно пользователю.

Рассмотрим набор услуг, которые могут быть представлены пользователю с помощью облачных вычислений (cloud сomputing или СС) обычно принято называть словом aaS (as a Service), то есть как сервис. Существующие на сегодня облачные вычисления предоставляют типовые услуги, которые кратко описаны в таблице №1.

Таблица №1 Типы Сервисов

Рассмотрим подробнее облачный сервис как «Облачное хранилище данных» .Что такое облачное хранилище? Облачное хранилище данных – это размещение пользователем данных в облаке, на удаленном сервере, принадлежащему облачному провайдеру. Пользователь имеет возможностью доступа к информации при помощи различных устройств, имеющих возможность доступа к Интернету. Это может быть компьютер, планшет или ,например, смартфон. Удаленное хранилище данных может быть использовано в учебных целях для обмена информацией, а также для компании при обработке данных несколькими сотрудниками, предоставляя коллективный доступ к файлу. Достоинства облачного хранилища данных:

 облачные хранилища абсолютно бесплатны, как правило, с предоставлением виртуального места объемом до 5-7 Гб;

 доступ к информации в облаке осуществим с любого устройства, поддерживающего интернет-подключение, с любой страны мира;

 возможен коллективный доступ к чтению и редактированию файлов;

 защищенность от вирусов в данной облачной технологии;

 отсутствие возможности потери данных.

Недостатки облачного хранения данных:

• необходимо стабильное интернет-соединение;

• привыкание к пользовательскому веб-интерфейсу компании, которая предоставляет услуги по хранению информации в облаке.

Рассмотрим достоинства и недостатки сервиса Software-as-a-Service или SaaS, что означает программное обеспечение как сервис. Клиенту данной облачной технологии достаточно иметь только веб-браузер для полноценной работы. Вся аппаратная часть находится у облачного провайдера, за установку и работоспособность программного обеспечения и обновление приложений отвечает тоже провайдер. Провайдер обеспечивает необходимую круглосуточную техническую поддержку.

Какова система оплаты клиентом оказываемых услуг SaaS? Клиент платит только за аренду программного обеспечения, а не за его покупку, что позволяет клиенту работать с лицензионным программным обеспечением и уменьшить его затраты.

К достоинствам облачной модели SaaS можно отнести:

• уменьшение затрат на приобретение лицензионного программного обеспечения;

• не требуется установка программного обеспечения на рабочих компьютерах пользователей;

• не нужно нанимать в штат дополнительного специалиста по технической поддержке;

• удобство использования, коммуникация с которым осуществляется при помощи доступа к Интернету с настроенным браузером.

Основным недостатком является возможность утечки конфиденциальной информации пользователя. Одним из возможных вариантов является, грамотно составленный юристом договор, который полностью оговаривает действия сторон при исчезновении или утечки конфиденциальной информации и ответственность за произошедшее. Тем не менее, что безопасность серверов, при попытке взлома извне, на стороне облачного провайдера, как правило, будет значительно выше, чем у клиента.

Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки услугу Infrastructure as a Service или IaaS. В модели IaaS предусмотрена только аренда серверов, но не программного обеспечения, поэтому ответственность за установку операционной системы и рабочих приложений берет на себя арендатор, а не предоставляющая услуги IaaS фирма.

Достоинством услуги IaaS служит легкая и быстрая масштабируемость вычислительных мощностей серверов, что позволяет произвести переход на более мощную инфраструктуру и сэкономить арендатору деньги. Так например, при увеличении штата сотрудников, работающих с определенным приложением, войдя в панель управления удаленным сервером можно увеличить его мощность.

К достоинствам услуги IaaS можно также отнести :

• арендатору услуги не требуется закупать дорогое серверное оборудование;

• не требуется модернизация аппаратной инфраструктуры и ремонт серверного оборудования;

• не нужно платить за электроэнергию, потребляемую сервером.

К недостаткам технологии IaaS можно отнести :

• необходимость ежемесячного внесения оплаты за пользование IaaS;

• повышение арендной платы за любое масштабирование.

Интеграция как сервис (Integration-as-a-Service) означает интеграцию облачных услуг в одно целое. Сегодня, облачные технологии включают в себя большое количество изолированных друг от друга облачных ИТ-услуг, к которым клиенты должны подключаться по отдельности. С другой стороны, современные IT технологии просто пронизывают предприятие, поэтому идея связанных между собой сервисов, запущенных на гибкой, масштабируемой инфраструктуре должно в конечном итоге сделать каждое предприятие одним из узлов в большом облаке.

Рассмотрим существующие на сегодня типы облаков и реализуемые в них модели. По форме собственности выделяют публичные, частные и гибридные облака.

Публичное облако — это ИТ-инфраструктура, используемая одновременно множеством компаний и сервисов. Пользователи не имеют возможности управлять и обслуживать данное «облако», а вся ответственность по этим вопросам возложена на владельца ресурса. Абонентом, предлагаемых сервисов может стать любая компания и индивидуальный пользователь. Примерами могут служить онлайн-сервисы: Amazon EC2, Google Apps/Docs, Microsoft Office Web./3/ Сегодня существует достаточно много провайдеров публичных облачных сервисов.

Частное облако (private cloud) — это безопасная ИТ-инфраструктура контролируемая и эксплуатируемая в интересах одной-единственной организации. Организация может управлять частным «облаком» самостоятельно или поручить эту задачу внешнему подрядчику. Инфраструктура может размещаться либо в помещениях заказчика, либо у внешнего оператора (либо частично у заказчика и частично у оператора). Частное облако является самым безопасным из всех видов облаков. Основной задачей для пользователя частного облака, построенного при помощи облачной технологии IaaS, служит ряд запросов в виде количества оперативной памяти, количества процессоров и требуемого объема для хранения данных, различных сетевых устройств и интерфейсов, а также в выборе базовой операционной системы, которая будет управлять облачным сервисом. К сильным и положительным сторонам частного облака можно отнести//:

• высокую скорость масштабирования аппаратных ресурсов;

• сниженные расходы на функционирование ИТ-сервисов, за счет полноценной автоматизации;

• эффективное перераспределение компьютерных ресурсов таким образом, чтобы пользователь, которому требуется больше вычислительной мощности, чем другому пользователю, получил ее в полном объеме, это позволяет эффективно распределять нагрузку между физическими центрами обработки данных;

• детальный мониторинг использования аппаратных ресурсов внутри организации;

• возможность точно спрогнозировать бюджет на поддержку и масштабирование базовых ресурсов между пользователями.

Частное облако может быть базой для гибридного. Для этого можно перенести часть нагрузки в публичное облако, а это позволит еще точнее распределить бюджет на ИТ-обслуживание. Частное облако – достаточно удобная и эффективная инфраструктура, которая обладает большей гибкостью, чем обычный внутренний сервер. Также частное облако позволяет сократить бюджет и произвести его прогнозирование на будущее. Использование такой облачной технологии служит базой для создания гибридного облака – гибкого и безопасного.

Гибридное облако — это ИТ-инфраструктура использующая лучшие качества публичного и частного облака при решении поставленной задачи. Часто такой тип применяется, когда организация имеет сезонные периоды активности, другими словами, как только внутренняя ИТ-инфраструктура не справляется с текущими задачами, часть мощностей перебрасывается на публичное «облако» (например, большие объемы статистической информации), а также для предоставления доступа пользователям к ресурсам предприятия через публичное «облако».

На сегодняшний день существуют следующие облачные сервисы:

• почтовые облачные сервисы;

• облачные офисные приложения;

• облачные сервисы хранения файлов и контента;

• среды для корпоративного разворачивания облака;

• хостинговые облачные сервисы;

• музыкальные облачные сервисы.

В настоящее время существует немалое количество бесплатных облачных услуг, которые стали популярными сегодня, например, iCloud, Microsoft Skydrive, Google Drive , Dropbox, Amazon Cloud Drive, Яндекс.Диск.

Рассмотрим некоторые из них, например:

• Облачный сервис iCloud от компании Apple, полностью автоматический и бесплатный Он позволяет сохранть Ваш контент ,например, почту, календарь, контакты, документы, музыку, видео и изображения и т.д. на серверах, а затем доставляет его на все устройства iPhone, iPad, iPod touch, Mac и PC с помощью беспроводной технологии Push.

Google Play, предназначен для размещения пользователями кинофильмов, музыки, приложений и книг на специально предназначенных для хранения цифровой информации серверах. Доступ к сервису предоставляется непосредственно из браузера, независимо от ОС, а поэтому может осуществляться как с ПК, так и с мобильных устройств на базе Android. У каждого пользователя есть возможность разместить и хранить до 20-ти тысяч музыкальных записей на бесплатной основе.

В России активно используются облачные вычисления, например, фирмой 1С:Предприятие. Облачные технологии 1С:Предприятие могут использоваться внутри отдельной организации, внутри холдинга или отдельным клиентом. Внутри отдельной организации облачные технологии могут использоваться для того, чтобы сотрудники имели возможность подключаться к информационной базе из разных мест, даже из тех, где на компьютерах не установлено 1С:Предприятие. Это полезно для руководителей, перемещающихся между офисами, которым требуется оперативная информация по своим подразделениям. Это удобно для менеджеров, потому что они могут получать необходимые отчеты находясь, практически, в любом месте, в торговой точке или у поставщика. Использование облачных технологий внутри организации позволяет сотрудникам легко перемещаться внутри организации и между офисами.2

Внутри холдинга, объединяющего несколько компаний, облачные технологии позволяют сокращать расходы на администрирование одинаковых прикладных решений, а также осуществлять быстрое и одновременное их обновление для всех компаний.

В заключении, на основе вышесказанного, обобщим возможности облачных вычислений. Технология облачных вычислений и предоставляемые сервисы или услуги позволяют:

• осуществлять доступ к личной информации с любого компьютера, подключённого к Интернет;

• работать с информацией с разных устройств, например, компьютера, планшета, телефона и т.п.;

• работать в браузерах любых операционных систем;

• просматривать и редактировать информацию и данные одновременно с разных устройств;

• не потерять важную информацию, так как она хранится на удаленном сервере;

• пользоваться самой последней версией программ и при этом не надо следить за выходом обновлений;

• объединять свою информацию с другими пользователями.

К недостаткам можно отнести :

• Для получения доступа к услугам «облака» необходимо постоянное соединение с Интернет;

• Пользователь имеет ограничения в используемом обеспечении и иногда не имеет возможности настроить его под свои собственные цели;

• не рекомендуется хранить наиболее ценные для компании документы на публичном “облаке”, так как в настоящее время нет технологии, которая бы гарантировала 100% конфиденциальность данных.

Электронные архивы, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, могут размещаться на жестких дисках или серверах самой организации либо в публичных, частных или гибридных облаках. При классическом способе создания и ведения электронного архива, его стоимость складывается из расходов на построение своих ЦОДов (центров обработки данных), затрат на аппаратное обеспечение (серверные мощности, системы хранения данных), закупку сетевого оборудования, программного обеспечения, системы электронного архива и дополнительных модулей, стоимости технической поддержки и содержания штата ИТ специалистов. Стоимость подобных проектов, как правило, оценивается в несколько миллионов рублей. При использовании облачных технологий и предоставляемых ими сервисов исключаются затраты на содержание системы. Организация осуществляет ежемесячную арендную плату за сервис и дополнительные услуги. Разница в цене арендной платы поставщиков сторонних облачных сервисов зависит от набора их функциональности, ответственности за сохранность данных, которую берет на себя поставщик услуги, технических параметров самого сервиса: скорости работы, объема хранимых данных, количества одновременных подключений и т.д.

По мнению многих экспертов, первым шагом для перехода в публичное облако становится гибридная модель, когда несколько частных облаков соединяются с публичным для оптимизации расходов на инфраструктуру. Гибридная модель позволяет эффективно использовать имеющиеся внутренние ресурсы и в то же время обращаться к более доступным внешним — для менее критичной и конфиденциальной информации. То есть, если информация, содержащаяся в документах достаточно открытая, то ее можно хранить в публичном облаке, если информация носит конфиденциальный характер, то ее лучше хранить либо в частном облаке либо на носителях организации.

1 Материалы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», 24-25 октября 2012 г. Москва, ВНИИДАД.