Н. Ягинцева, СПб.
Российская власть должна держать свой народ
в состоянии постоянного изумления.
М. Е. Салтыков-Щедрин
С раздела «Документ. Виды документов. Функции документов» начинается практически каждый учебник по делопроизводству. Безусловно, это основополагающие понятия курса, и будущие делопроизводители, чиновники, юристы… с энтузиазмом (или без оного) читают про то, что любой документ многофункционален, что «информационная функция документа определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации, а социальная - состоит в запечатлении и передаче социальной информации; что документ способен передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе, а значит, обладает общекультурной функцией и т.д. и т.п. …
Это всё так. Слова умные, но достаточно общие, душу будущего чиновника никак не трогающие. Поэтому мне всегда хочется начать разговор о функциях документа не с обязательных формулировок, а с рассказа о трёх историях, абсолютно правдивых, произошедших в Санкт-Петербурге в наше время и наглядно иллюстрирующих, в чём же, на мой взгляд, заключаются главные функции документа.
Позволю себе утверждать, что, анализируя, как в учреждении организована работа с документами, можно понять, как чиновник относится к своему делу, как он относится к людям, как он относится к своему государству.
В свою очередь, гражданин, обратившийся в учреждение за каким-либо документом, делает вывод о том, как государство в лице чиновника относится к нему. И вследствие того, каким будет этот вывод, у гражданина складывается понимание того, нужен ли он своему государству, заботится ли оно о нём …
Итак, три истории… Сторонникам строгого научного изложения при чтении следующих страниц придётся потерпеть: передать жизненный абсурд средствами строгого научного стиля оказалось невозможно.
История первая: несколько месяцев назад в Эстонии я нашла на шоссе отвалившийся с машины регистрационный номер автомобиля, представила себя на месте владельца автомобиля, вспомнила наши очереди в МРЭО, позвонила в полицию чужой страны, представилась, объяснила ситуацию… Через пять минут (и это не гипербола) мне позвонил владелец номера, ещё через двадцать мы встретились. Оба остались весьма довольны: он – тем, что снялась проблема; я – тем, что помогла человеку.
Через месяц после этого случая в Петербурге я нашла водительское удостоверение (ВУ). Я представила себя на месте владельца автомобиля, вспомнила наши очереди и, окрылённая эстонским опытом, позвонила в МРЭО УГИБДД ГУВД своего родного города, представилась, объяснила ситуацию … В последующие три часа (и это тоже не гипербола) было следующее:
-
долгие объяснения сотрудников о том, что они не имеют права давать мне никакую информацию;
-
долгие и безрезультатные объяснения с моей стороны о том, что я не прошу мне её давать, а наоборот, сама даю информацию о номере ВУ, дате его выдаче, фамилии владельца и о своём номере телефона;
-
несколько звонков в разные отделы управления с просьбой найти в базе ГИБДД владельца ВУ и дать мой телефонный номер;
-
звонок (по совету сотрудника одного из отделов) в платную справочную службу ( в результате чего семейный бюджет лишился восьмисот рублей);
-
размещение объявлений на сайтах столов находок, в социальных сетях и расклеивание объявлений на месте нахождения ВУ;
-
мой отказ от предложения сотрудников приехать на шоссе Революции (!) , чтобы сдать ВУ в архив (!!!).
Эта история меня потрясла! Ведь так легко, потратив всего пять минут, можно было дать человеку ощущение того, что о нём заботятся его сограждане, заботятся государственные структуры. И именно это ощущение защищённости в своей стране – главная основа патриотизма. Но именно это ощущение так редко дают нам представители власти.
История вторая:
Пожар в квартире на 6-м этаже, залиты водой все квартиры находящиеся ниже. Моя квартира – на 5-м, т.е. пострадала больше всех. Для страховой компании необходимо собрать пакет документов, в том числе акт осмотра квартиры и справку из организации под названием ГОСТЕХНАДЗОР.
С актом было «забавно». Во-первых, глава управляющей компании категорично сказал, что подпишет акт, если я сама его составлю. Составила, более того – «подарила» электронную версию акта, чтобы больше никого не мучили. Во-вторых, как в плохом анекдоте: акт подписывают в Купчино, а печать на него ставят в районе метро Удельная. Вот такая организация работы с документами в ООО «Петербургский дом».
Со справкой было ещё интереснее. Казалось бы, инспектор ГОСТЕХНАДЗОРа был на месте пожара, знает, что жильцы четырёх квартир придут за справками. Шаблонный текст, только меняй адреса и фамилии! По моим наивным представлениям, в этой ситуации я должна только сказать, в какую страховую компанию по факсу отослать эту справку и вообще никуда не ездить. Но не тут-то было! Один раз нужно приехать в ГОСТЕХНАДЗОР, чтобы … написать заявление на выдачу справки, которая будет выписана … через месяц.
Только получив полный пакет документов страховая компания пришлёт эксперта для проведения независимой экспертизы, а значит, всё это время люди не смогут ликвидировать последствия пожара.
Справку мне выдали. В день первого обращения. После того, как я пообещала написать на сайт Президента РФ и задать ему единственный вопрос: «Когда в моём государстве люди должны работать на благо страны, если для получения только одного шаблонного документа они должны дважды отпроситься с работы?» А ещё половину рабочего дня нужно потратить на то, чтобы поставить печать на документ.
Страшно даже представить в масштабах страны, сколько человеко-часов потеряно, сколько сил и нервов потрачено в этих битвах за бумаги, и, в первую очередь, из-за того, что при организации работы с документами не думают о людях, о том, чтобы им было удобно, комфортно, чтобы минимизировать время, которое человек должен потратить на сбор документов. Вряд ли кто-нибудь когда-нибудь подсчитает экономический ущерб, полученный вследствие такой организации делопроизводства, но, я уверена, что он огромен. Но, кроме ущерба экономического, есть и другой. Попав в подобные ситуации, люди неизбежно приходят к выводу, что чиновники не обеспокоены поиском путей эффективности своей работы; не обеспокоены тем, чтобы у людей при общении с чиновником возникало уважение к «государеву человеку», а следовательно, и к государству.
История третья (произошла пять лет назад, но, к сожалению, не устарела):
Получаю письмо из налоговой инспекции, из которого следует, что я продала машину, получила доход, а налог не заплатила. В это же время из этой же налоговой инспекции письмо получает мой муж в связи с тем, что он, оказывается, ликвидировал свою фирму, соответственно тоже получил прибыль и не заплатил налог. Казалось бы, обычное дело: «заплати налоги – и живи спокойно». Но ни я, ни супруг ничего не продавали и никаких доходов не получали. Я поменяла фамилию и переоформила документы на машину, муж вынужден был перерегистрировать фирму в связи с тем, что С 01 июля 2009 года вступил в силу Федеральный закон от 30.12.2008. № 312-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса РФ и отдельные законодательные акты РФ", регламентирующий деятельность обществ с ограниченной ответственностью - ООО. Статьей 5 Федерального закона предусматривается обязательная перерегистрация ООО не позднее 1 января 2010 года. Учредительные документы всех ООО, созданных до 1 июля 2009 года, подлежат приведению в соответствие с Федеральным законом не позднее 1 января 2010 г.
Я, конечно, не знаю, сколько людей в России меняли фамилию, но количество ООО точно известно. По данным Единого государственного реестра юридических лиц, на 1 февраля 2011 года в России было зарегистрировано 3 481 493 общества с ограниченной и дополнительной ответственностью.1 И директор каждого (!) получил такое письмо. 3,5 миллиона конвертов по всей России (2 225 000 рублей при стоимости конверта 0,65 рубля ), 7 тысяч пачек бумаги (при ориентировочной стоимости пачки бумаги в 140 рублей - 980 000 рублей), Только на бумагу и конверты для перерегистрированных ООО сотрудники налоговой инспекции потратили более трёх миллионов рублей. А если прибавить письма женщинам, поменявшим фамилию?! А если учесть работающие по всей стране принтеры, печатающие эти письма и зарплату сотрудников? А ведь все эти вложения не принесли моему государству ни копейки прибыли! И это только одна ситуация в одной организации.
Получившие подобные письма граждане обращались в налоговую инспекцию и с удивлением для себя узнавали, что нужно прийти и написать заявление (к полученной сумме добавьте ещё 980 000 рублей на бумагу для заявлений) о том, что прибыль не была получена. Занимается этим вопросом отдельный сотрудник, иначе невозможно: только за то время, что я писала заявление, он ответил на три звонка по аналогичному поводу.
Государство тратит колоссальные деньги, граждане тратят время (рабочее!), и всё это происходит только потому, что при разработке формы документа не продумана классификация причин снятия с учёта транспортного средства, ООО и т.д. и т.п. И в базе ГИБДД , и в базе ЕГБР просто указано, что объект с учёта снят. Достаточно ввести код причины снятия, чтобы деньги перестали вылетать на ветер, чтобы чиновники впустую перестали тратить рабочее время, чтобы граждане перестали в очередной раз, мягко говоря, удивляться… Для автотранспортных средств такими причинами могут быть продажа, смена фамилии владельцем, утилизация… И только в первом случае собственник должен заплатить налог. Во всех остальных случаях просто нет смысла отправлять письма владельцу АТС.
Страшно представить, в какую сумму обходится стране непродуманная форма документа.
Свои мысли я пыталась изложить начальнику отдела ИФНС №7 по СПб. Даже предложила ему вместе написать докладную записку с обоснованием внесения изменений в форму документа. Руководители налоговой службы СПБ могли бы выйти с этими предложениями в Городское управление ГИБДД и Единое бюро регистрации предприятий и организации. Но чиновник совершенно недвусмысленно дал понять, что ему(!) это не нужно.
А ведь слово «чиновник» происходит от существительного «чин», одно из значений которого «порядок» (отсюда и «починить» - привести в порядок), и задача чиновника – привести всё в порядок.
И, к сожалению, я абсолютно уверена, что у любого гражданина РФ подобных историй, к сожалению, немало.
Позволю себе вернуться мыслями к началу статьи и повториться:
И, на мой взгляд, это самая главная функция документа.
1 http://www.nalog.ru/html/docs/1yur_11022011.xls