Документы архивного учета. Дело фонда

Автор: М.М. Сичкарева

М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

  • Ведение дела фонда

  • Акты учета документов

Согласно п. 3.5. Правил,1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • опись дел, документов;
  • реестр описей.

В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда.

Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.

Дело фонда - особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда - это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).

Порядок ведения дела фонда.

  1. Дело фонда ведется на каждый фонд.

  2. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

  3. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

  4. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

  5. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.

  6. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

  7. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

  8. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к. являются документами - основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.

К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.

Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение

УТВЕРЖДАЮ

ООО «Проектный институт»

УТВЕРЖДАЮ

КГБУ «Государственный архив Пермского края»

________________/О.И. Смирнов/

Подпись руководителя

__________________/И.М. Дмитриева/

Подпись руководителя

«_____»________________2016 г

М.П.

«_____»____________________2016 г

М.П.

АКТ

15.03.2016 № 1

Г. Пермь, ул. Ленина, 63

приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

В связи с обнаружением дела № 01-108 «План экономического и социального развития организации» (фонд № 3589), найденное при проверке наличия и состояния дел, хранящихся в ведомственном архиве ООО «Проектный институт» передает, а КГБУ «Государственный архив Пермского края» принимает на государственное хранение дело за 2008 год.

п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов

1

2

3

4

5

1

01-108

План экономического и социального развития организации на 2008 год

25

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:

Прием произвели:

Ведущий специалист


_______________/Е.М. Иванова/

подпись

«должность»


_______________/____________________/

подпись



«_____»______________2016 г.

«_____»______________2016 г.

Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению


ООО «Проектный институт»

УТВЕРЖДАЮ

директор

__________________/ О.И. Смирнов /

«_____» «____________» 2016 г.



АКТ

20.05.2016 № 1

г. Пермь

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению за 2010 г.


На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» № 3589


Заголовок дела

Дата дела или крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел

Сроки хранения дела

примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Переписка по основным направлениям деятельности

11.01.2010

29.12.2010

Оп. 1

01-11

5

5 лет

ЭПК

Ст. 12

2

Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей

20.02.2010

25.10.2010

Оп. 1

05-03

1

5 лет

Ст. 404

*проведена ревизия 12.06.2012

3

Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по

оперативной отраслевой деятельности

организации

11.01.2010

31.12.2010

Оп. 1

01-04

2

5 лет

ЭПК

Ст. 40


Итого 3 (три) дела за 2010 год.

Описи дел постоянного хранения за 2010 год утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК КГУ «Государственный архив Пермского края» (протокол от 12.01.2010 № 8)


Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от 15.04.2016 № 1


Документы в количестве 3 (три) дела, весом 10 кг сданы в ООО «Пламя» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.04.2016 № 12


Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова


Редким, но интересным актом приема-передачи, является акт об изъятии оригинала документа из дела и передача его в судебную инстанцию. При оформлении подобного акта необходимо указать ряд реквизитов: от кого поступил запрос, его дата и номер, с какой целью изымается документ, реквизиты самого оригинала документа, отметку о лицах, которые передали и приняли документ. При изъятии документа из дела необходимо сделать его копию, заверить и приложить к ней оригинал запроса-основания, а также копию акта приема-передачи, все эти документы подшить в дело, откуда был изъят оригинал документа. Замечу, что далеко не всегда возможно выдать оригинал документа третьим лицам. Зависит это прежде всего от исторической и практической значимости документа.

Пример 3. Акт о выдаче материалов из архивного дела.

АКТ

о выдаче материалов дела № 01-39

«Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса»


20.02.2016 № 1


г. Пермь, ул. Куйбышева, 14

Аппарат Правительства

Пермского края

614 006


Основание:

запрос от Агентства по управлению имуществом Пермского края № СЭД-Ивн31-15-118 от 20.02.2016 о предоставлении оригинала входящего документа № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010 с целью предоставления в суд.


п/п

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

3

4

5

6

7

1

01-39

Том 1

Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса

Документ № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010

18.08.2010

2


Всего выдается: 2 листа (оригинала) дела.



Выдал

Ведущий специалист

_______________/Е.М. Иванова/

«____» __________________2016 г.

Принял

Ведущий специалист

_________________/А.И. Петрова/


«____» __________________2016 г.


Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности. Подобный акт составляется при структурных изменениях организации/учреждения. Например, при передаче полномочий от одного органа государственной власти другому, либо разделении одного органа государственной власти на два с переводом части сотрудников, или при создании/ликвидации подразделения/филиала коммерческой структуры. Если имеет место перевод служащих, то, соответственно, составляется акт приема-передачи лицевых счетов и личных дел по подведомственности. Определятся перечень управленческих документов, независимо от сроков их хранения подлежащих передаче в пользование либо на хранение. Если дела не завершены в делопроизводственном году (например, целевые программы, проекты), то такие документы могут быть переданы в пользование до их завершения, а затем, после их научно-технической обработки, поставлены на учет и приняты на архивное хранение.

Пример 4. Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

________________/С.В. Пирогов/

__________________/П.С. Уткин/

«_____»________________20___ г

М.П.

«_____»____________________20___ г

М.П.

АКТ

28 03 2016 № _______1_______

Место составления

Приема-передачи документов на хранение в ведомственный архив

организации

<Организация А> передает, а <Организация Б> принимает на хранение дело за 20__ год, переданное для работы в <Организацию С>.

п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов

1

2

3

4

5



Итого принято 1 (одна) ед. хранения.



Передачу произвели:

Прием произвели:


Ведущий специалист

_______________/Е.М. Иванова/


«_____»______________2016 г.


Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а также 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.


Пример 5. Акт проверки наличия и состояния дел фонда.

АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА

<Организация А>

ФОНД № ____

АКТ № 1


дата


адрес нахождения архива


Фонд ___

Основание: смена лица, ответственного за архив


Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.

Проверкой установлено:

  1. Всего числится по описям

  • По личному составу: сто пятнадцать дел

  • По лицевым счетам: сорок девять дел

  • Постоянного срока хранения: ______________________

  • По личным делам: двести пятнадцать,

в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:

  • По личному составу: сто пятнадцать дел

  • По лицевым счетам: сорок девять дел

  • Постоянного срока хранения: _____________________

  • По личным делам: двести пятнадцать

  1. Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел

  2. Имеют литерные номера:

  • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

  • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

  1. Пропущено номеров:

    • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

    • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

  2. Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.

  3. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

  • По личному составу: сто пятнадцать дел

  • По лицевым счетам: сорок девять дел

  • Постоянного срока хранения: __________________________

  • По личным делам: двести тринадцать

  1. Имеет не включённых в описи дел:

  • По личному составу: пятьдесят два дела

  • По лицевым счетам: сорок восемь

  • Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

  • По личным делам: ноль

  1. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:

  • По личному составу: сто шестьдесят семь дел

  • По лицевым счетам: девяносто семь дел

  • Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

  • По личным делам: двести тринадцать


из них:

  • требующих дезинфекции 0 дел,

  • требующих дезинсекции 0 дел,

  • требующих реставрации 0 дел,

  • требующих переплета и подшивки 0 дел,

  • требующих восстановления затухающих текстов 0 дел,

  • неисправимо поврежденных 0 дел,

  • требующих технической обработки 0 дел,

  • выдано во временное пользование 0 дел.

  1. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.


  1. В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха – 73 % (при норме 50-55%); отсутствует отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).

  2. В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 гг.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.

  3. Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.


  1. Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), за 2005 год (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг. (48 дел).


  1. Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 гг., прошитые, но не включенные в опись дела не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 год – приказы горисполкома.


  1. Два дела личных дел руководителей отсутствуют. Дело Иванова В.П. передано в управление гос. службы, акт от 31.07.2007. Дело Петрова Н.А. передано в управление гос. службы, письмо от 31.03.2005 № 04-48-44.

Проверку провели:

Ведущий специалист Е.М. Иванова

Руководитель секретариат Н.И. Седова

Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.

Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т. е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.

Итак, документы архивного учета - это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.

Приложение 1. Титульный лист дела фонда

ООО «Проектный институт»

Дело № 01-34

ДЕЛО ФОНДА

(Исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)



Начато: 01.01.2012

Окончено: 31.12.2012

На 80 листах


Хранить: постоянно

Ст. 246

Приложение 2. Внутренняя опись на документы дела фонда

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов ед. хр. №______________________


п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов ед. хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

07.09.2000

Акт № 1 О приеме-передаче об изменении административно-территориального деления

2


2

15.10.2001

Акт № 1/1 приема-передачи карточек паспортов сельских и поселковых Советов народных депутатов области и фотодокументов

2


3

28.01.2002

Акт приема-передачи дел

2


4

05.06.2002

Акт приема-передачи дел на временное хранение до составления сводной описи дел постоянного срока хранения на 2000 год сектора актов губернатора области общего отдела аппарата администрации области в архив аппарата администрации

4


5

13.06.2002

Акт приема-передачи дел на временное до истечения срока хранения канцелярии общего отдела аппарата администрации области за 2001 год в архив администрации области

12


Итого 5 (пять) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один)

Ведущий специалист Е.М. Иванова


1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).