М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист
-
Ведение дела фонда
-
Акты учета документов
Согласно п. 3.5. Правил,1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:
- книга учета поступления и выбытия дел, документов;
- список фондов;
- лист фонда;
- опись дел, документов;
- реестр описей.
В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда.
Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.
Дело фонда - особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда - это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).
Порядок ведения дела фонда.
-
Дело фонда ведется на каждый фонд.
-
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.
-
Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
-
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.
-
На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.
-
По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
-
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
-
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к. являются документами - основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.
К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.
Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение
УТВЕРЖДАЮ ООО «Проектный институт» |
УТВЕРЖДАЮ КГБУ «Государственный архив Пермского края» |
________________/О.И. Смирнов/ Подпись руководителя |
__________________/И.М. Дмитриева/ Подпись руководителя |
«_____»________________2016 г М.П. |
«_____»____________________2016 г М.П. |
АКТ
15.03.2016 № 1
Г. Пермь, ул. Ленина, 63
приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
В связи с обнаружением дела № 01-108 «План экономического и социального развития организации» (фонд № 3589), найденное при проверке наличия и состояния дел, хранящихся в ведомственном архиве ООО «Проектный институт» передает, а КГБУ «Государственный архив Пермского края» принимает на государственное хранение дело за 2008 год.
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
01-108 |
План экономического и социального развития организации на 2008 год |
25 |
Итого принято 1 (одна) ед. хранения.
Передачу произвели: |
Прием произвели: |
Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ подпись |
«должность» _______________/____________________/ подпись |
«_____»______________2016 г. |
«_____»______________2016 г. |
Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению
ООО «Проектный институт» |
УТВЕРЖДАЮ директор __________________/ О.И. Смирнов / «_____» «____________» 2016 г. |
АКТ
20.05.2016 № 1
г. Пермь
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению за 2010 г.
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» № 3589
№ |
Заголовок дела |
Дата дела или крайние даты |
Номера описей |
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи |
Количество дел |
Сроки хранения дела |
примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1 |
Переписка по основным направлениям деятельности |
11.01.2010 29.12.2010 |
Оп. 1 |
01-11 |
5 |
5 лет ЭПК Ст. 12 |
|
2 |
Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей |
20.02.2010 25.10.2010 |
Оп. 1 |
05-03 |
1 |
5 лет Ст. 404 |
*проведена ревизия 12.06.2012 |
3 |
Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой деятельности организации |
11.01.2010 31.12.2010 |
Оп. 1 |
01-04 |
2 |
5 лет ЭПК Ст. 40 |
Итого 3 (три) дела за 2010 год.
Описи дел постоянного хранения за 2010 год утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК КГУ «Государственный архив Пермского края» (протокол от 12.01.2010 № 8)
Ведущий специалист |
_______________ Е.М. Иванова |
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от 15.04.2016 № 1
Документы в количестве 3 (три) дела, весом 10 кг сданы в ООО «Пламя» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.04.2016 № 12
Ведущий специалист |
_______________ Е.М. Иванова |
Редким, но интересным актом приема-передачи, является акт об изъятии оригинала документа из дела и передача его в судебную инстанцию. При оформлении подобного акта необходимо указать ряд реквизитов: от кого поступил запрос, его дата и номер, с какой целью изымается документ, реквизиты самого оригинала документа, отметку о лицах, которые передали и приняли документ. При изъятии документа из дела необходимо сделать его копию, заверить и приложить к ней оригинал запроса-основания, а также копию акта приема-передачи, все эти документы подшить в дело, откуда был изъят оригинал документа. Замечу, что далеко не всегда возможно выдать оригинал документа третьим лицам. Зависит это прежде всего от исторической и практической значимости документа.
Пример 3. Акт о выдаче материалов из архивного дела.
АКТ
о выдаче материалов дела № 01-39
«Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса»
20.02.2016 № 1
г. Пермь, ул. Куйбышева, 14
Аппарат Правительства
Пермского края
614 006
Основание:
запрос от Агентства по управлению имуществом Пермского края № СЭД-Ивн31-15-118 от 20.02.2016 о предоставлении оригинала входящего документа № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010 с целью предоставления в суд.
№ п/п |
Ед. хр. № |
Заголовок ед. хр. |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
1 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
01-39 Том 1 |
Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса Документ № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010 |
18.08.2010 |
2 |
Всего выдается: 2 листа (оригинала) дела.
Выдал Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ «____» __________________2016 г. |
Принял Ведущий специалист _________________/А.И. Петрова/ «____» __________________2016 г. |
Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности. Подобный акт составляется при структурных изменениях организации/учреждения. Например, при передаче полномочий от одного органа государственной власти другому, либо разделении одного органа государственной власти на два с переводом части сотрудников, или при создании/ликвидации подразделения/филиала коммерческой структуры. Если имеет место перевод служащих, то, соответственно, составляется акт приема-передачи лицевых счетов и личных дел по подведомственности. Определятся перечень управленческих документов, независимо от сроков их хранения подлежащих передаче в пользование либо на хранение. Если дела не завершены в делопроизводственном году (например, целевые программы, проекты), то такие документы могут быть переданы в пользование до их завершения, а затем, после их научно-технической обработки, поставлены на учет и приняты на архивное хранение.
Пример 4. Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности
УТВЕРЖДАЮ Руководитель |
УТВЕРЖДАЮ Руководитель |
________________/С.В. Пирогов/ |
__________________/П.С. Уткин/ |
«_____»________________20___ г М.П. |
«_____»____________________20___ г М.П. |
АКТ
28 03 2016 № _______1_______
Место составления
Приема-передачи документов на хранение в ведомственный архив
организации
<Организация А> передает, а <Организация Б> принимает на хранение дело за 20__ год, переданное для работы в <Организацию С>.
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Итого принято 1 (одна) ед. хранения.
Передачу произвели: |
Прием произвели: |
|
Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ |
|
«_____»______________2016 г. |
Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а также 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.
Пример 5. Акт проверки наличия и состояния дел фонда.
АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА
<Организация А>
ФОНД № ____
АКТ № 1
дата
адрес нахождения архива
Фонд ___
Основание: смена лица, ответственного за архив
Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.
Проверкой установлено:
-
Всего числится по описям
-
По личному составу: сто пятнадцать дел
-
По лицевым счетам: сорок девять дел
-
Постоянного срока хранения: ______________________
-
По личным делам: двести пятнадцать,
в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:
-
По личному составу: сто пятнадцать дел
-
По лицевым счетам: сорок девять дел
-
Постоянного срока хранения: _____________________
-
По личным делам: двести пятнадцать
-
Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел
-
Имеют литерные номера:
-
Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,
-
Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.
-
Пропущено номеров:
-
Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,
-
Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.
-
-
Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.
-
Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
-
По личному составу: сто пятнадцать дел
-
По лицевым счетам: сорок девять дел
-
Постоянного срока хранения: __________________________
-
По личным делам: двести тринадцать
-
Имеет не включённых в описи дел:
-
По личному составу: пятьдесят два дела
-
По лицевым счетам: сорок восемь
-
Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел
-
По личным делам: ноль
-
Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:
-
По личному составу: сто шестьдесят семь дел
-
По лицевым счетам: девяносто семь дел
-
Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел
-
По личным делам: двести тринадцать
из них:
-
требующих дезинфекции 0 дел,
-
требующих дезинсекции 0 дел,
-
требующих реставрации 0 дел,
-
требующих переплета и подшивки 0 дел,
-
требующих восстановления затухающих текстов 0 дел,
-
неисправимо поврежденных 0 дел,
-
требующих технической обработки 0 дел,
-
выдано во временное пользование 0 дел.
-
Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
-
В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха – 73 % (при норме 50-55%); отсутствует отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).
-
В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 гг.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.
-
Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.
-
Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), за 2005 год (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг. (48 дел).
-
Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 гг., прошитые, но не включенные в опись дела не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 год – приказы горисполкома.
-
Два дела личных дел руководителей отсутствуют. Дело Иванова В.П. передано в управление гос. службы, акт от 31.07.2007. Дело Петрова Н.А. передано в управление гос. службы, письмо от 31.03.2005 № 04-48-44.
Проверку провели:
Ведущий специалист Е.М. Иванова
Руководитель секретариат Н.И. Седова
Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.
Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т. е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.
Итак, документы архивного учета - это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.
Приложение 1. Титульный лист дела фонда
ООО «Проектный институт»
Дело № 01-34
ДЕЛО ФОНДА
(Исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)
Начато: 01.01.2012
Окончено: 31.12.2012
На 80 листах
Хранить: постоянно
Ст. 246
Приложение 2. Внутренняя опись на документы дела фонда
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов ед. хр. №______________________
Итого 5 (пять) документов.
Количество листов внутренней описи 1 (один)
Ведущий специалист Е.М. Иванова
1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).