Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственном бюджетном учреждении «Центр документации новейшей истории Оренбургской области»

Автор: И.В. Люкшина, Ю.В. Сухачева, А. Джумалиева

Государственное бюджетное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (далее – ГБУ «ЦДНИОО», архив) был создан в 2004 году на основании указа главы Оренбургской области и подчиняется комитету по делам архивов Оренбургской области.

Деятельность ГБУ «ЦДНИОО» регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Оренбургской области, приказами комитета по делам архивов Оренбургской области и Уставом. Деятельность ГБУ «ЦДНИОО» финансируется из средств бюджета области, а также из внебюджетных средств.

Первостепенными задачами архива были и есть:

- комплектование архивными документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- организация учета и обеспечения сохранности архивных документов;

- создание и ведение научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов.

Для эффективного выполнения этих задач архив реализует следующие функции:

- ведет списки организаций – источников комплектования архива;

- в упорядоченном состоянии принимает документы организаций – источников комплектования архива;

- осуществляет учет и сохранность принятых в архив документов;

- поддерживает в актуальном состоянии и создает научно-справочный аппарат к документам архива;

- реализует использование документов по запросам частных лиц, органов власти и организаций, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

- осуществляет экспертизу ценности и проводит комплекс методических и организационных мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- участвует в разработке методических и нормативных документов по документационному обеспечению управления и архивному делу;

- принимает участие в мероприятиях по повышению квалификаций работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.

В структуру ГБУ «ЦДНИОО» входят:

- отдел организации хранения и государственного учета документов – осуществляет сохранность и рациональное размещение архивных документов в архивохранилищах ГБУ «ЦДНИОО»;

- отдел страхового копирования, реставрации и переплета документов;

- отдел организации комплектования архивными документами;

- отдел использования и публикации документов;

- отдел справочно-поисковых средств;

- отдел исполнения запросов социально-правового характера.

Важной составляющей архивного дела ГБУ «ЦДНИОО» является учет и обеспечение сохранности архивных документов, так как сохранение архивных документов является главнейшей задачей и приоритетным направлением работы всех архивных учреждений.

Организацию и контроль работы по учету документов, ведение основных и вспомогательных учетных документов осуществляет главный хранитель фондов и отдел организации хранения и государственного учета документов.

В ГБУ «ЦДНИОО» для обеспечения сохранности архивных документов осуществляется комплекс мероприятий по созданию и соблюдению режимов, нормативных условий и надлежащей организации хранения документов. Здание ГБУ «ЦДНИОО» - это комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для решения и выполнения задач архива по хранению, использованию, обработке.

Документы ГБУ «ЦДНИОО» находятся на хранении в пяти архивохранилищах общей площадью 2557,1 кв. м, обособленных от административного здания. На 01.01.2015 г. загруженность архивохранилища № 1 архивными документами ГБУ «ЦДНИОО» составляет 52,3%; архивохранилища № 2 – 57 %; архивохранилища № 3 – 92, 3 %; архивохранилища № 4 – 71 %; архивохранилища № 5 – 88%. Каждое архивохранилище имеет паспорт, в котором указывается сумма учета фондов и документов.

В архивохранилище № 1 сосредоточены документы первичных партийных организаций – источников комплектования бывшего партархива.

В архивохранилище № 2 хранится 31фонд районных комитетов партии и три фонда ликвидированных организаций.

В архивохранилище № 3 хранятся наиболее используемые фонды для читального зала: документы за 1919 - 1991 гг. фондов Оренбургского губкома ВКП(б), укомов, волкомов, окружкомов партии, фондов Оренбургского обкома, горкомов, райкомов КПСС и их первичных партийных организаций, коллекция фотодокументов.

В архивохранилище № 4 хранятся документы политотделов, райкомов партии, существовавших до 1960 г., архивохранилище пополняется документами личного происхождения от физических лиц – источников комплектования ГБУ «ЦДНИОО» и ликвидированных организаций.

В архивохранилище № 5 находятся документы органов ВЛКСМ и профсоюзных организаций, он пополняется документами общественных организаций и политических партий.

Для сохранности архивных документов в ГБУ «ЦДНИОО» создана материально-техническая база, т. к. она является основой функционирования любого архива.

В целях соблюдения противопожарного режима в соответствии с нормами Федерального закона от 21 декабря 1994 года № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» в архиве установлена система автоматического пожаротушения тонко распыленной водой, проведен ремонт электротехнических устройств здания ГБУ «ЦДНИОО», установлена новая охранная сигнализация на окнах и дверях архивохранилищ ГБУ «ЦДНИОО».

Архивохранилища оборудованы системой кондиционирования и вентиляции воздуха, которая поддерживает оптимальный температурный и влажностный режим хранения документов. Показания контрольно-измерительных приборов записываются в журнале регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности в архивохранилищах.

В ГБУ «ЦДНИОО» осуществляется проверка наличия и состояния документов, которая проводится в плановом порядке и единовременно (внеочередные). В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются документы, требующие реставрации, профилактической и технической обработки, выявляются и устраняются недостатки в учете документов.

В начале проверки наличия и состояния архивных документов отдел организации хранения и государственного учета проводит выверку учетных документов, т. е. устанавливается полнота учетных документов на проверяемый архивный фонд и архивные документы, сверяет их показатели, уточняет порядок нумерации единиц хранения по описи дел, проверяет наличие листа использования и листа - заверителя дела.

Архивные документы, которые выданы в читальный зал и в рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях. Шифры архивных документов устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. По книгам и актам выдачи проверяются архивные документы, выданные во временное пользование, и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния архивных документов сотрудники ГБУ «ЦДНИОО» выполняют необходимые требования:

- сохраняют порядок расположения архивных документов в первичных средствах хранения и на стеллажах;

- подкладывают на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымают из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передают хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

- изымают единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымают единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещают их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов сотрудники архива не допускают:

- вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо исправления, пометы или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

Результаты проверки и обнаруженные в ее ходе недостатки и недочеты записываются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется в ходе проверки непосредственно, как правило, отдельно на каждую опись дел, документов. Составление одного листа проверки на все описи дел, документов в ГБУ «ЦДНИОО» допускают при проверке небольших по объему архивных фондов.

В случае обнаружения недостатков в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся дополнительные реквизиты и уточнения. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

Акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов составляются акт об обнаружении архивных документов; акт о технических ошибках в учетных документах; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» в конце описи дел, документов ставится штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

Все результаты проверки физического состояния архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» фиксируются в картотеке (книге) учета физического (технического) состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» считается завершенной только после внесения всех изменений во все учетные документы.

Карточки учета необнаруженных архивных документов составляются в ГБУ «ЦДНИОО» на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов реализуется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

ГБУ «ЦДНИОО» осуществляет выдачу архивных документов из архивохранилищ. Выдача подлинников особо ценных документов из архивохранилищ, находящихся в удовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и на основании приказа руководителя архива о выдаче особо ценных документов.

Работник архивохранилища производит выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе осуществляет полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате. Выдача всех архивных документов из архивохранилища ГБУ «ЦДНИОО» регистрируется в книгах выдачи архивных документов.

Архивные документы ГБУ «ЦДНИОО» выдаются и в читальный зал. Выдача оформляется заказом на выдачу архивного документа. Однако копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек в полном объеме по обращениям заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководителем архива или его заместителем в каждом конкретном случае. Работник читального зала осуществляет полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале

К рассмотрению не подлежат заказы (требования) на выдачу документов лицам, находящихся в состоянии наркотического или алкогольного опьянения, нарушающих правила поведения в архиве, создающих своими действиями угрозу для сохранности документов. Заявители, которые по своему возрасту или состоянию не могут нести ответственность за сохранность документов в процессе их использования, не допускаются к работе с подлинниками архивных документов (школьники могут работать в читальном зале в сопровождении учителя, родителей).

Для использования в служебных целях архивные документы выдаются работникам архива, во всех этих случаях оформляется заказ на выдачу архивных документов, который регистрируется в книге выдачи архивных документов.

Выдача архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» во временное пользование организациям оформляется актом о выдаче архивного документа во временное пользование и регистрируется также в книге выдачи архивных документов.

Работники архивохранилищ не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит проверку выверку книг выдачи архивных документов.

Если в результате проверки устанавливается факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и применяются меры к их возврату.

Учет, как и обеспечение сохранности архивных документов, является необходимым и приоритетным направлением архива.

Документы, поступающие в ГБУ «ЦДНИОО» на государственное хранение принимаются по описям и актам приема-передачи документов на хранение, приема документов личного происхождения. Акт приема на хранение в ГБУ «ЦДНИОО» документов личного происхождения представлен в приложении. При поступлении документов сведения о них фиксируют в книгу учета изменений в составе и объеме фондов и в книгу поступлений – документов управленческой документации, документов по личному составу, аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования. Сведения об описях вносятся в реестр описей дел, документов ГБУ «ЦДНИОО».

При первом поступлении документов в списке фондов ГБУ «ЦДНИОО» вносится название фонда и в валовом порядке присваивается номер фонда. В дальнейшем в список фондов вносятся изменения в названии фонда. В случае выбытия фонда из архива в список фондов делается запись с указанием даты, названия документа, на основании которого фонд выбыл, указывается место выбытия фонда.

Лист фонда заводится на впервые поступивший фонд, при последующем поступлении (выбытии) документов в листе фонда фиксируются определенные изменения. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. При выбытии фонда из ГБУ «ЦДНИОО» лист фонда передается вместе с документами фонда. Также при поступлении в ГБУ «ЦДНИОО» предметов музейного характера, поступающих в составе фондов, сведения о них вносятся в инвентарную книгу учета музейных предметов.

На основании соответствующих актов все изменения в составе фондов, описей дел и документов вносятся в книгу учета изменений в составе и объеме фондов и в лист фонда.

Необходимо отметить, что неисправимо поврежденные документы снимаются с государственного учета. В ГБУ «ЦДНИОО» существует порядок для снятия неисправимо поврежденных документов с государственного учета, который включает следующие этапы:

- составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов, который передается на рассмотрение коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области;

- принимается решение коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области о разрешении снятия с учета неисправимо поврежденных документов;

- издается приказ директора ГБУ «ЦДНИОО» о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета;

- вносятся изменения в учетные документы: лист фонда, опись и БД «Архивный фонд». Акт о неисправимых повреждениях архивных документов помещается в дело фонда.

Ежегодно в начале календарного года составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов. В сведениях указывается номер фонда, название фонда, количество поступивших дел, количество выбывших дел, общее количество единиц хранения в фонде и примечания. На основании данных сведений составляется паспорт архива, и вносятся все изменения в паспорт архивохранилища и в раздел «Движения фондов» базы данных «Архивный фонд».

С 2011 г. в программном комплексе «Архивный фонд» осуществляется работа по заполнению раздела ед. хр./документ. В раздел вносятся описательные статьи, формируются и распечатываются на бумажном носителе недостающие экземпляры описей. В течение года сотрудником отдела вносятся описательные статьи описей, имеющихся в 1 экземпляре в программный комплекс «Архивный фонд».

В 2013 г. при плане внесения 4508 описательных статей в ПК «Архивный фонд» было внесено 4826 описательных статей, а в 2014 было внесено 3482 ед. хр. В 2015 г. планируется внести 19 описей на 4707 ед. хр.

Таким образом осуществляется и организуется учет и сохранность архивных документов в ГБУ «ЦДНИОО». Необходимо отметить, что основные учетные документы оформляются и хранятся главным хранителем фондов, акты, паспорта хранилищ – отделом организации хранения и государственного учета документов (акты подшиваются в дело фондов).

Комплектованием архива занимается отдел организации комплектования архивными документами. Сотрудниками отдела осуществляется работа по составлению и ведению списков источников комплектования на бумажной основе и в электронном варианте в текстовом редакторе MOWord. В ГБУ «ЦДНИОО» ведется четыре списка источников комплектования: список организаций – источников комплектования, список организаций – возможных источников комплектования, список физических лиц – источников комплектования, список физических лиц – возможных источников комплектования. Количество организаций – источников комплектования ГБУ «ЦДНИОО» в 2012 г. составляло 41 организацию, в 2013 г. – 40 организаций, в 2014 г. – 41 организацию.

На постоянное хранение ГБУ «ЦДНИОО» принимает следующие виды документов: управленческую документацию, документы личного происхождения, документы по личному составу, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы, документы от государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Оренбургской области» (далее - ГБУ «ГАОО»), документы от ликвидированных организаций, которые поступают по мере заключения договоров.

Состав и объем документов, принятых в 2012 г. ГБУ «ЦДНИОО» представлены на рис. 1.



Рис. 1. Состав и объем документов, принятых в 2012 г. ГБУ «ЦДНИОО»


Состав и объем документов, принятых в 2013 г. ГБУ «ЦДНИОО» представлены на рис. 2.



Рис. 2. Состав и объем документов, принятых в 2013 г. ГБУ «ЦДНИОО»

Состав и объем документов, принятых в 2014 г. ГБУ «ЦДНИОО» представлены на рис. 3.



Рис. 3. Состав и объем документов, принятых в 2014 г. ГБУ «ЦДНИОО»


В соответствии с планом работ ГБУ «ЦДНИОО» оказывает регулярную методическую и практическую помощь организациям – источникам комплектования, так в 2012 году – 9 организациям, 2013 году – 9 организациям, 2014 году – 10 организациям. На 2015 год планируется оказание методической и практической помощи 8 организациям – источникам комплектования, а именно: в проведении экспертизы ценности документов и подготовке дел к передаче на хранение – 5 организациям; в составлении номенклатуры дел – 2 организациям; в составлении номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству – 1 организации.

Важным направлением деятельности ГБУ «ЦДНИОО» является организация использования архивных документов, т. е. информационная деятельность архива.

Одной из основных форм использования документов архива является исполнение запросов. Исполнение запросов в ГБУ «ЦДНИОО» осуществляет отдел исполнения запросов социально-правового характера. Тематика поступающих запросов в ГБУ «ЦДНИОО» разнообразна, в основном о подтверждении стажа работы, размере заработной платы, фактах награждения, пребывания в плену, участия в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг., вступление в ряды членов КПСС, ВЛКСМ и т. п.

Заявления принимаются начальником отдела при личном обращении, по почте, в том числе по электронной, по факсу. Прием посетителей по социально-правовым запросам осуществляется в отведенное время. В ходе приема необходимые сведения о посетителе заносятся в журнал учета приема посетителей. 

При наличии запрашиваемых сведений в ГБУ посетитель заполняет заявление установленной формы. Для оформления заявления посетители представляют все необходимые документы в соответствие с запрашиваемыми сведениями.

Исполнитель после получения запроса при необходимости консультируется по составу документов с начальником отдела исполнения запросов. По описям дел, документов он выписывает архивные шифры нужных дел и заполняет заказ на выдачу архивных документов, который передает заведующему архивохранилищем. При получении дел из хранилища исполнитель расписывается за их получение в книге выдачи архивных документов из хранилищ для справочной работы. Исполнитель рассматривает документы, при наличии необходимых сведений по теме запроса составляет и печатает ответ. После выдачи ответа заявителю или отправки по почте исполнитель сдает архивные документы в хранилище под роспись заведующего архивохранилищем. Заявителю направляются архивная справка, копия или выписка. После выдачи архивной справки или информационного письма заявителю начальник отдела исполнения запросов социально-правового характера в журнале регистрации заявлений и писем граждан, организаций заполняет графы «дата ответа», «характер ответа» – запрос считается исполненным.

Количество и тематика запросов социально-правового характера, исполняемых ГБУ «ЦДНИОО», охватывает вопросы: о пребывании в плену, в декрете, об учебе на курсах, об участии в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг., но все же подавляющее большинство запросов поступает о стаже, заработной плате, о награждении и переименовании предприятий.

Количество и тематика поступивших запросов в ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 – 2014 гг. представлена на рис. 4.


Рис 4. Количество и тематика поступивших запросов в ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 - 2014 гг.

Для обслуживания пользователей в ГБУ «ЦДНИОО» действует читальный зал. Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале ГБУ «ЦДНИОО», их права и обязаности определяются Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

На основании личного заявления или письма направившей его организации пользователь допускается для работы в читальном зале. В заявлении или в письме указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, тема, хронологические рамки и цель исследования. Затем пользователь заполняет анкету и знакомится с правилами работы читального зала.

На основании заполненных бланков заказов дела и другие материалы предоставляются пользователю и выдаются в течение 2 рабочих дней с момента подачи требования. Описи, хранящиеся в читальном зале, выдаются при обращении. Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме особо ценных документов), продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством ГБУ «ЦДНИОО», при необходимости оформляется новый заказ.

Количество пользователей читальным залом ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 -2014 гг. представленно на рис. 5


Рис. 5. Количество пользователей читальным залом ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 - 2014 гг.


Организация читального зала ГБУ «ЦДНИОО» осуществляется по-прежнему традиционным способом. Читальный зал не оборудован компьютерами и компьютерной техникой для пользователей, отсуствие которой замедляет разработку программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого электронного читального зала с личными кабинетами иследователей. Электронный читальный зал обеспечивал бы возможность удаленного доступа к информационным ресурсам архива.

Сотрудники отдела использования и публикации подготавливают выставки архивных документов, проводят экскурсии, организуют лекции в соответствии с тематикой плана. Выставки архивных документов бывают традиционные и электронные. На сайте ГБУ «ЦДНИОО» размещаются электронные презентации выставок, с которыми могут ознакомиться пользователи сайта. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания. Сотрудниками ГБУ «ЦДНИОО» опубликовано в 2012 году – 17 статей, в 2013 году – 27 статей, а в 2014 году – 26 статей.

В ГБУ «ЦДНИОО» проводятся Дни открытых дверей, сотрудники принимают участие в научно-практических конференциях и заседаниях круглых столов, подготовленных органами власти, вузами, архивными учреждениями.

Сотрудники ГБУ «ЦДНИОО» подготавливают передачи для прямого эфира на радио об исторических событиях. Передачи звучат в прямом эфире радио «Эхо Москвы в Оренбурге», а также в прямом эфире радио «Россия-Оренбург». Публикации об архиве и его деятельности звучат не только на радио, но транслируются в СМИ: в программе «Вести Оренбуржья» на телеканале «Россия-1», «Наше время» на канале «Регион», на сайте МБУК «Народный музей».

Количество выданных единиц хранения для всех форм использования ГБУ «ЦДНИОО» предствленно на рис. 6.

Рис. 6. Количество выданных единиц хранения для всех форм использования ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 - 2014 гг.

ГБУ «ЦДНИОО» оказывает и платные услуги по обращениям пользователей или на основе договора, который заключается между архивом и заявителем. Приказом директора утверждаются цены на работы и услуги, выполняемые ГБУ «ЦДНИОО».

Отдел СПС разрабатывает и ведет систематический, именной, фото- и другие каталоги к документам архива, проводит работу по созданию и усовершенствованию справочно-поисковых средств к документам, обеспечивает их сохранность и использование. Кроме того, отдел участвует в работе по рассекречиванию, фондированию документов выявлению особо ценных документов. С 2012 г. осуществляется разработка систематического каталога на основании Единого классификатора документной информации Архивного фонда в традиционной форме (на бумажной основе). Электронный систематический каталог разработан с мая 2013 г. и ведется отделом справочно-поисковых средств. На 1 января 2014 г. в электронный систематический каталог внесены более 2400 каталожных карточек. Общий объем информации, внесенной в электронный систематический каталог, составляет 280 кбайт. В 2014 г. электронный систематический каталог пополнен 1300 карточками.

Информация об архиве, читальном зале, комплектовании архива, фондах, публикациях, выставках ГБУ «ЦДНИОО» размещается на официальном сайте учреждения. Однако на официальном сайте ГБУ «ЦДНИОО» не представлены для ознакомления и скачивания нормативно-правовые документы архива.

Скриншот диалогового окна официального сайта ГБУ «ЦДНИОО» представлен на рис. 7.

Рис. 7. Скриншот диалогового окна официального сайта ГБУ «ЦДНИОО»

Таким образом ГБУ «ЦДНИОО» осуществляет учет, сохранность, комплектование и использование архивных документов, поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат, участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

Приложение

Лист – заверитель дела государственного бюджетного учреждения «Центр документации новейшей истории Оренбургской области»

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № 2190 Опись № 3 Дело № 5

В деле подшито и пронумеровано ____26 (двадцать шесть)________ листов

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 25 0

в том числе:

литерные номера листов 16а, 18а )

пропущенные номера листов 21 0

+ листов внутренней описи 2 0

 

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

1. Крупноформатные листы

2. Почтовая марка 1943 года

3. Письма с фронта

4. Фото (приклеено)

16,17,18

5

5-7,12

22

Заведующий архивохранилищем Е.В. Евдокимов