Употребление наименований в текстах служебных документов в НИУ «БелГУ»

М.Б. Геращенко, к. филолог. н., М.В. Арцыбашева, Белгородский государственный национальный исследовательский университет

• Унификация названий в служебных документах

• Рекомендации по оформлению документов

Белгородский государственный национальный исследовательский университет (далее - НИУ «БелГУ») в настоящее время является крупным образовательным учреждением, готовящем специалистов различных направлений деятельности. Дальнейшему укреплению позиций вуза, его авторитета в сфере высшего профессионального образования помогают стратегически осмысленные направления деятельности руководства по развитию его кадрового, материально-технического и организационного потенциала. В этой связи необходимо отметить значительный рывок (2010 - 2014 гг.) в разработке и внедрении в НИУ «БелГУ» единой системы документационного обеспечения управления (делопроизводства), включившей порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, учета, хранения, изготовления, копирования и тиражирования служебных документов.

Данная работа посвящена проблемам грамотного и единообразного написания наименований в документах университета, созданию требований к оформлению текстов служебных документов, что наравне с другими мерами должно способствовать укреплению имиджа НИУ «БелГУ», повышению мотивации всех сотрудников к качественной работе, сплочению коллектива вокруг идеи качества1. Вместе с тем вопрос о грамотном и правильном, не только с юридической, но и с филологической точки зрения, написании наименований выходит далеко за пределы конкретного вуза и может представлять интерес для различных организаций.

Общее мнение русистов, посвятивших работы изучению активных процессов в языке на рубеже XX-XXI веков, сводится к тому, что современные изменения в русском языке обусловлены, прежде всего, экстралингвистическими причинами - преобразованиями в общественно-экономической жизни России в последние полтора десятилетия (В.Г. Костомаров2, В.М. Мокиенко3, И.А. Стернин4, Л. Ферм5, В.Н. Шапошников6 и др.), а состояние русского языка отличается «сравнительно быстрыми сдвигами в функционировании конкурирующих единиц (в течение 10 - 12 лет) и высоким коэффициентом роста, характеризующим темпы изменений»7. Следствием является отсутствие единообразия в написании однотипных наименований в письменной речи, необходимость унификации которых обусловливает актуальность темы исследования. Изучение особенностей орфографии собственных имен и разработка справочника по правописанию наименований реалий деловой сферы, - одна из важнейших задач современной орфографической науки и документной лингвистики.

Наименования используются во всех приказах, положениях, распоряжениях и других документах, к которым обращаются не только студенты и сотрудники университета, но и партнеры и коллеги, сотрудничающие с НИУ «БелГУ». С целью анализа были избраны внутренние документы университета: 1) документы по распорядительной деятельности — приказы и распоряжения ректора за 2012 - 2014 гг. (п. 3.2 — 3.7 Табеля унифицированных форм документов НИУ «БелГУ»8), размещенные в открытом доступе на сайте университета в разделе «Приказы ректора»9; 2) документация по организационно-нормативному регулированию — положения о структурных подразделениях университета за 2012 - 2014 гг. (п. 4.7. Табеля унифицированных форм документов НИУ «БелГУ»), размещенные в открытом доступе на сайте университета в разделе «Официальные документы НИУ «БелГУ»10. В своей структуре указанные документы содержат наибольшее количество различных наименований, служащих предметом нашего исследования. В разработку такого рода документов вовлечено большое число сотрудников университета, поэтому их анализ представляется достаточно информативным.

Следующим этапом анализа стало исследование частотности наименований в текстах документов. Наиболее удобной формой работы с различными употреблениями наименований является составление таблицы, содержащей следующие реквизиты: 1) дата и номер (принятия документа); 2) название документа (полное наименование документа); 3) употребление наименований (наименования всех подразделений и управлений университета в том виде, как они встречаются в конкретных документах). В общей сложности в обработанных приказах и положениях содержалось более 255 наименований, среди них наименования административных структурных подразделений, научных структурных подразделений, инфраструктурных подразделений, институтов, филиалов, факультетов, различных коллегиальных органов, организаций и объединений, действующих в университете. По сравнению с общим возможным количеством наименований (164) полученный результат можно считать репрезентативным и использовать данные для качественного анализа.

Несмотря на то, что делопроизводство в университете организовано на достаточно высоком уровне, данные таблицы показали отсутствие четких правил написания и оформления наименований структурных подразделений и управлений в документах университета. Были выделены три аспекта анализа употребления наименований в текстах документов университета:

– употребление прописных и строчных букв;

– употребление кавычек;

– употребление сокращений.

Помимо анализа употребления наименований в нормативных документах, указанных выше, мы также обращали внимание на написание наименований подразделений, принятое на страницах официального сайта университета11.

Так, в текстах совершенно по-разному употребляются названия управлений. В одних ситуациях они написаны со строчной буквы, в других — с прописной, вне зависимости от нахождения слова управление в начале или середине предложения. Пример: в приказе «О внесении изменений в режим работы структурных подразделений университета» (от 04.12.2012 № 873-ОД) упоминается Управление по обслуживанию и ремонту инженерных сетей, а в приказе «О стратегии и тактике действий по проведению приемной кампании 2013 года» (28.11.2012 № 856-ОД) название управление маркетинга образовательных услуг написано со строчной буквы.

Анализируя названия советов, мы отметили различные версии употребления слова совет с прописной и строчной буквы в приказах и положениях НИУ «БелГУ»: Ученый совет университета, Ученый Совет НИУ «БелГУ», ученый совет НИУ «БелГУ», Совет НИУ «БелГУ», Ученый совет Университета; Студенческий Совет, Редакционно-издательский совет НИУ «БелГУ», редакционно-издательский совет (Редсовет); научно-методический совет по направлению подготовки (НМС).

Согласно нормам русского языка, «наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы. При отсутствии полного названия слова департамент, управление, комиссия пишутся со строчной буквы»12. В приказах и положениях университета наименования отделов написаны со строчной буквы, за исключением употребления в начале предложения и случаев, когда отдел является самостоятельным подразделением, имеющим статус управления (Отдел охраны труда, но отдел автоматизированных систем управления информатизации)

В наименованиях инфраструктурных подразделений также встречаются различные варианты употреблений: Библиотека НИУ «БелГУ», Издательский дом «Белгород», но музей истории. В правиле же указано: «с прописной буквы пишется (помимо первого слова и собственных имен) начальное слово той части, которая сама по себе употребляется в функции того же названия, например: Государственный Литературный музей (ср.: Литературный музей), Государственная Публичная библиотека имени М.Е. Салтыкова-Щедрина (ср.: Публичная библиотека имени М.Е. Салтыкова-Щедрина)»13. Или: «со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Дальстрой», издательский дом «Коммерсант», но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами государственный, российский, всероссийский, центральный, международный: Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива»14. Там же: «со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109»15. В приказе ректора «О составе Совета НИУ «БелГУ» по развитию физической культуры и спорта на 2014/2015 учебный год» Поликлиника НИУ «БелГУ» употребляется с прописной буквы.

Названия институтов должны быть написаны с прописной буквы16, но в документе университета «О подготовке к новому учебному году» (от 24.08.2012 № 535-ОД) употреблено институт ГМУ, в то время как в другом приказе «Об оптимизации инфраструктуры и совершенствования системы управления НИУ «БелГУ» (от 14.08.2012 № 520-ОД) все институты оформлены с прописной буквы, например: Институт экономики и управления.

Если говорить о наименованиях факультетов, то в большей части документов они оформлены со строчной буквы, но в приказе «Об оптимизации инфраструктуры и совершенствования системы управления НИУ «БелГУ» отмечена ошибка Факультет инженерно-физический. Правила орфографии русского языка гласят: «со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений, частей и отделов учреждений и организаций (коллегия, президиум, ученый совет, научно-методический совет, факультет, отделение, сектор, группа), например: главное финансовое управление, управление архитектуры и градостроительства, комитет по управлению госимуществом, комитет по делам молодежи, президиум Российской академии наук, учебно-методический отдел, филологический факультет, сектор межнациональных отношений и т. д.»17.

В разных версиях отмечено употребление факультет романо-германской филологии: в приказах «О пилотном запуске образовательных программ на английском языке» (от 21.06.2012 № 374-ОД) — факультет Романо-германской филологии и «Об оптимизации инфраструктуры и совершенствования системы управления НИУ «БелГУ» (от 14.08.2012 № 520-ОД) — факультет Романо-Германской филологии.

Согласно правилам пунктуации, «кавычками выделяются знаки отличия, названия литературных произведений, газет, журналов, учреждений, предприятий и пр. пишутся с прописной буквы первое слово и входящие в их состав имена собственные, например: «За трудовую доблесть» (медаль), «Правда», «Ленинградская правда», «Вечерняя Москва» (газеты), «Новый мир» (журнал), «Русская правда» (юридический документ), «Слово о полку Игореве» (поэма), «Горе от ума» (комедия), «Накануне» (роман), «Вновь я посетил» (стихотворение), «Князь Игорь» (опера), «Серп и молот» (завод), «Путь к коммунизму» (колхоз)»18.

В документах НИУ «БелГУ» кавычками выделены названия общественно значимых организаций и инфраструктурных подразделений, (молодежная экологическая организация «Территория жизни»), клубов (интеллектуальный клуб (Клуб) НИУ «БелГУ» «Мыслим вслух»), отряды (оперативный студенческий отряд содействия полиции НИУ «БелГУ» «Пегас»), а также названия ансамблей (Ансамбль спортивного бального танца «Белогорочка»), студий (Дизайн-студия «Экстрим»). Если выделение названий кавычками не вызывает вопросов, то написание слов студия, клуб, ансамбль, отряд и т. д. в приведенных выше примерах дополнительно необходимо регламентировать.

Во многих документах наименования сокращены как аббревиатуры. Например, в положении «О составе Совета НИУ «БелГУ» (приказ об утверждении от 14.11.2014 №1037-ОД) по развитию физической культуры и спорта на 2014/2015 учебный год» наименование УСК С. Хоркиной представлено в виде аббревиатуры. Под вопросом стоит сокращение названий факультетов. В некоторых случаях факультеты сокращаются как аббревиатуры МиИТ, КНИТ, ИМПО, часто встречается сокращенное наименование фак-т.

Нередко наименования видов документов, наименования структурных подразделений и должностей, которые в тексте повторяются и являются длинными, заменяют на более краткие (так называемые «родовые» слова) для удобства «узнавания» и восприятия, обеспечения быстроты чтения и поиска19. С целью однозначного толкования текста документа вводят сокращение (образуют «родовое» слово), а потом употребляют его по тексту. Чтобы оно бросалось в глаза, его оформляют с прописной (большой) буквы: Разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице генерального директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании устава, вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, пришли к соглашению внести нижеследующие изменения в договор поставки от 05 ноября 2014 года № 586/14 (далее – Договор).

В этих примерах виден результат формирования законодательного, юридического (договорного) подстилей делового стиля русского литературного языка20. Однако в документах университета часто смешиваются условные «родовые слова» и действительное употребление наименования (университет и Университет, устав и Устав).

Степень изученности темы оставляет пространство для предложений по совершенствованию требований к единообразному написанию наименований. Помимо работ известных ученых-русистов, в которых излагаются основные правила и закономерности развития русского литературного языка, нами проанализированы дискуссии, обусловленные столкновением сторонников академических правил орфографии и пунктуации и работников сферы государственного управления, основывающихся в своей деятельности на рекомендациях корпоративных справочников и стандартов.

В настоящее время единственным нормативным документом, содержащим правила употребления прописной и строчной буквы в именах, фамилиях, официальных наименованиях и других словах, являются «Правила русской орфографии и пунктуации», утвержденные в 1956 году Академией наук СССР, Министерством высшего образования СССР и Министерством просвещения РСФСР (далее — Правила). Именно на этих Правилах основываются составители учебной и справочной литературы по культуре речи21. Со времени их выхода прошло полвека, на их основе были созданы многочисленные пособия и методические разработки. Таким, например, является полный академический справочник «Правила русской орфографии и пунктуации»22 под редакцией В.В. Лопатина, подготовленный в 2009 г. Институтом русского языка им. В.В. Виноградова РАН и Орфографической комиссией при Отделении историко-филологических наук Российской академии наук. Он является результатом многолетней работы Орфографической комиссии, в состав которой входят лингвисты, преподаватели вузов, методисты, учителя средней школы.

Неполнота Правил 1956 г. в большой степени объясняется изменениями, произошедшими в самом языке: появилось много новых слов и типов слов, написание которых Правилами не регламентировано. Например, в современном языке активизировались единицы, стоящие на грани между словом и частью слова; среди них появились такие, как мини, макси, видео, аудио, медиа, ретро и др. В правилах 1956 г. нельзя найти ответ на вопрос, писать ли такие единицы слитно со следующей частью слова или через дефис. Устарели многие рекомендации по употреблению прописных букв. Нуждаются в уточнениях и дополнениях правила пунктуации, отражающие стилистическое многообразие и динамичность современной речи, особенно в массовой печати.

Регламентируя правописание, справочник под редакцией В.В. Лопатина, естественно, не может охватить и исчерпать все конкретные сложные случаи написания слов. В таких ситуациях его создатели рекомендуют обращаться к орфографическим словарям, в частности – к «Русскому орфографическому словарю»23 (последнее издание вышло в 2013 г.) — академическому словарю, отражающему русскую лексику в том ее состоянии, которое сложилось в начале XXI века. Это самый большой по объему из существующих орфографических словарей русского языка.

Несмотря на, казалось бы, очевидное нормативное написание проблемных случаев, в Интернете нередко разгораются дискуссии, обусловленные столкновением сторонников академических правил орфографии и пунктуации и работников сферы государственного управления, которые основываются в своей деятельности на рекомендациях «Краткого справочника по оформлению актов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации»24. Этот документ фиксирует именно те написания, которые приняты в современной официальной документации. Редакция портала «Грамота.ру» отвечает читателям: «Некоторые рекомендации этого справочника противоречат орфографическим и пунктуационным нормам, но игнорировать это издание и рекомендовать, например, написания Государственная дума или Военно-морской флот РФ (верные с лингвистической точки зрения), прекрасно зная, что они не соответствуют нормам официальной речи (Государственная Дума и Военно-морской Флот РФ – прим. автора), мы не можем, это будет не совсем честно по отношению к нашим читателям»25.

Поэтому все ответы в справочной службе «Грамота.ру» относительно написания прописных или строчных букв в наименованиях даются так: сначала указывается орфографически верное написание, а потом идет комментарий: в канцелярских текстах принято другое написание. Умалчивать эту тенденцию сотрудникам портала кажется неправильным, но следовать ей они не призывают.

По мнению редакции портала «Грамота.ру», «документами, в которых уместно написание заместитель Министра, Государственная Дума и т. п. написания, противоречащие орфографическим нормам, можно считать указы, распоряжения и т. п. документы, издаваемые государственными органами; документы, предназначенные для отправки в государственные органы (об этом Гоголь писал: «Ничего нет сердитее всякого рода департаментов, полков, канцелярий и, словом, всякого рода должностных сословий»), а также разного рода канцелярские бумаги, которые «гуляют» между ведомствами». В документах, которые никоим образом не относятся к данным учреждениям (тот же отчет о собрании акционеров), конечно, следует рекомендовать писать по правилам»26.

Остается только решить, к каким из указанных в цитате выше документам стоит отнести тексты университета. Согласно результатам проведенного анализа, мы неоднократно фиксировали написания наименований университетских подразделений, создаваемые «в угоду» бюрократическому стилю — то есть неправомерное употребление прописных букв во множестве случаев. Однако если речь идет об именовании внутренних структурных подразделений, считаем важным придерживаться в оформлении их названий орфографических правил русского языка. В других ситуациях, попадающих под действие рекомендаций «Справочника по оформлению актов в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации», соглашаемся с необходимостью принимать сложившиеся нормы официальной деловой речи, порой возражающие нормам орфографии.

С опорой на источники, регламентирующие написание наименований в современном русском литературном языке, и результаты анализа наименований в текстах документов, в НИУ «БелГУ» был создан справочник по оформлению документов университета. В нем приводятся рекомендации по написанию полных и сокращенных наименований подразделений университета. В примечаниях к каждому разделу справочника есть комментарии, конкретизирующие унифицированное написание наименований, а также объясняющие исключения. Итак, предложения по оформлению документов в НИУ «БелГУ» можно свести к следующим тезисам:

1) со строчной буквы пишутся наименования всех отделов в составе управлений НИУ «БелГУ», например, отдел по развитию персонала и наградам, сектор по работе со студентами;

2) самостоятельно употребляющиеся слова управление, отдел, центр из составных наименований всегда пишутся со строчной буквы в текстах документов НИУ «БелГУ»;

3) со строчной буквы пишутся наименования всех кафедр НИУ «БелГУ», например, кафедра российской истории и документоведения;

4) самостоятельно употребляющиеся слова институт, факультет, филиал, центр, колледж в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы;

5) со строчной буквы пишутся полные наименования всех советов и комиссий НИУ «БелГУ за исключением нескольких традиционных сочетаний: Ученый совет, Наблюдательный совет, Координационный совет, Попечительский совет;

6) самостоятельно употребляющиеся слова совет, комиссия в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы;

7) со строчной буквы пишутся полные наименования всех центров, лабораторий, учебно-научных инновационных комплексов НИУ «БелГУ»;

8) самостоятельно употребляющиеся слова центр, лаборатория, учебно-научный инновационный комплекс, технопарк, научно-исследовательская лаборатория в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы;

9) со строчной буквы пишутся полные наименования всех инфраструктурных подразделений НИУ «БелГУ», кроме традиционного наименования Молодежный культурный центр27;

10) самостоятельно употребляющиеся слова группа, коллектив, ансамбль, клуб, школа, музей и т. д. в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы;

11) со строчной буквы пишутся полные наименования всех инфраструктурных подразделений НИУ «БелГУ», кроме традиционного наименования Союз студентов;

12) самостоятельно употребляющиеся слова совет, ассоциация, центр, отряд, клуб, храм и т. д. в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы.

В таблице 1 ниже представлены примеры оформления страниц справочника.

Таблица 1. Употребление наименований в текстах документов НИУ «БелГУ»

<…>

<…>

В работе над выявленной проблемой потребовался комплексный подход и участие представителей подразделений университета, отвечающих за регламентацию его нормативной базы, в частности, управления делами и кафедры российской истории и документоведения. Внедрение единого справочного издания поможет решить складывающиеся противоречия в деловом письме: после обсуждения, корректировки и окончательного утверждения справочник будет доступен и рекомендован к использованию всем сотрудникам университета при подготовке всех видов управленческих документов, а позже может пересматриваться и редактироваться в зависимости от изменений в структуре и деятельности НИУ «БелГУ». Возможно применение материалов и результатов исследования при составлении иных словарей и справочников современного русского языка.

1 Комплексная программа развития ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет» на 2009 - 2015 гг. – URL: http://www.bsu.edu.ru/bsu/resource/officialdocs/sections.php?ID=174#sect3 (дата обращения: 03.05.2015).

2 Костомаров В.Г. Языковой вкус эпохи: Из наблюдений над речевой практикой масс-медиа. — СПб, 1999. — 318 с.

3 Мокиенко В.М., Никитина Т.Г. Толковый словарь языка Совдепии. — М.,1998. — 701 с.

4 Стернин И.А. Концепты и невербальность мышления. — Тамбов, 1999. — 204 с.

5 Ферм Л. Особенности развития русской лексики в новейший период (на материале газет). — М., 1994. — 267 с.

6 В.Н. Шапошников Русская речь 1990-х. Современная Россия в языковом отображении. — М., 2006. — 237 с.

7 Граудина Л.К. Культура русской речи и эффективность общения. — М., 1996. — 441 с.

8 См.: Табель организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, применяемых в НИУ «БелГУ». — URL: http://www.bsu.edu.ru/bsu/st_forms/admin/ (дата обращения: 03.05.2015).

9 НИУ «БелГУ». – Ресурсы. – Официальные документы НИУ «БелГУ».— URL: http://www.bsu.edu.ru/bsu/resource/officialdocs/sections.php ( дата обращения: 03.05.2015)

10 Там же.

11 Официальный сайт НИУ «БелГУ». — URL: http://www.bsu.edu.ru/bsu/ (дата обращения: 28.03.2015)

12 Макеева В.Ф. Правила написания официальных наименований // Секретарь-референт. — 2008. — №7. — URL: http://www.profiz.ru/sr/7_2008/pravila_napisania_oficial/ (дата обращения: 24.05.2015).

13 Там же.

14 Макеева В.Ф. Указ. соч.

15 Там же.

16 Названия институтов, кафедр, специальностей и направлений. — URL: http://webstyle.sfu-kras.ru/node/31

17 С прописной буквы пишется: Первое слово полного официального названия // Делопроизводство. — URL: http://cronovoross.shkolnik2.edusite.ru/DswMedia/deloproizvodstvovou.rar

18 Правила русской орфографии и пунктуации // Справочно-информационный портал «Грамота-ру». — URL: http://www.gramota.ru/spravka/rules?rub=prop) (дата обращения: 05.05.2015).

19 Иритикова В. Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2015. — URL: http://delo-press.ru/questions.php?n=18227 (дата обращения: 05.05.2015).

20 Иритикова В. Указ. соч.

21 Делопроизводство в кадровой службе // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. — 2009. — URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=11130&sphrase_id=418969 (дата обращения: 06.05.2015).

22 Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник. — URL: http://orthographia.ru/punctuatio.php (дата обращения 06.05.2015)

23 Русский орфографический словарь. – 4-е изд., испр. и доп. — М.: 2013. — 896 с.

24 Справочник по оформлению актов в Cовете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (по состоянию на 01.02.2009). — URL : http://www.council.gov.ru/activity/analytics/publications/388

25 Мнение редакции портала «Грамота.ру». — 2012. — URL: http://newforum.gramota.ru/viewtopic.php?p=104155

26 Там же.

27 Исключение объясняется частотностью употребления словосочетания Молодежный культурный центр за пределами университета в социально-культурной среде Белгорода.