Документирование процесса подготовки выставки за рубежом на примере Государственного музея изобразительных искусств им. А.С. Пушкина.

Документирование процесса подготовки выставки за рубежом

на примере Государственного музея изобразительных искусств им. А.С. Пушкина.

И.И. Макарова

Федеральный закон «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (1996) определяет музей как «некоммерческое учреждение культуры, созданное собственником для хранения, изучения и публичного представления музейных предметов и коллекций». В международной практике обычно используется определение, данное Международным советом музеев (ИКОМ - International Council of Museums), где музей определяется как «Постоянное некоммерческое учреждение, призванное служить обществу и способствовать его развитию, доступное широкой публике, занимающееся приобретением, хранением, исследованием, популяризацией и экспонированием материальных свидетельств о человеке и его среде обитания в целях изучения, образования, а также для удовлетворения духовных потребностей». Но значение музея не ограничивается данными определениями. Если понимать его шире, то можно сказать, что музей – это организационный центр, учреждение, не только собирающее, хранящее, изучающее и использующее музейные объекты, а, главное, формирующее отношение человека к действительности, к окружающему миру, формирующее познание окружающего мира через предметы, которые сохранились, пронесли свою историю через века и приобрели новые функции. Музей расширяет человеческое восприятие мира, как временное, так и пространственное, налаживает связь между будущим и прошлым. Экспозиция – самый аутентичный язык в мире.

Человеку свойственно с самых древнейших времен коллекционировать особо дорогие его сердцу, сакральные предметы, или предметы, по его мнению, хранящие ценность. И с течением времени постепенно шли процессы формирования специальных собраний, в которых хранились важные и интересные человеку предметы.

У современного музея много функций: культурно-образовательная, социальная, часто в музее ведется научно-исследовательская работа и это далеко не все, чем занимается музей. Накопление и сохранение социальной информации, передача знания и традиций, представлений и эмоций с помощью предметов, хранящихся в музее, - вот основные задачи его создания.

В большинстве музеев существуют так называемые постоянные экспозиции, со специальным продуманным оформлением, комментариями, которые отражают основную концепцию музея и создают его специфический образ. Также в музеях создаются и временные экспозиции - привезенные выставки, носящие временный характер. Это часто произведения из других музеев или частных собраний, т.к. международный обмен выставками или отдельными произведениями всегда был очень популярен и со временем его популярность и ценность возрастает.

Обращаясь к истории выставочной деятельности, необходимо отметить, что раньше выставки понимались иначе, не совсем так, как мы привыкли понимать их сейчас. Например, в дореволюционной России основу выставочной деятельности составляли промышленные и научно-промышленные выставки. Или еще одно направление – салонное искусство, пришедшее в нашу страну из Франции. В России роль французских салонных выставок выполняли ежегодные публичные выставки в петербургской Академии художеств.

В середине прошлого века, особенно в послевоенное время, ситуация изменилась - начались активные выдачи произведений искусства за рубеж. И, естественно, развивалась инфраструктура, связанная с выставками, например, появилось специальное оборудование для транспортировки и хранения произведений и.п.

Один из крупнейших музеев России Государственный музей изобразительных искусств имени А.С. Пушкина был открыт в 1912 году, но назывался он тогда Музей изящных искусств имени императора Александра III. Долгие годы основатель музея Иван Владимирович Цветаев, а также группы московских и петербургских ученых, трудились над проектом музея, который был задуман, в первую очередь, как учебный центр Московского университета, основу которого составляли гипсовые воспроизведения (слепки) скульптурных оригиналов. Со временем, музейная коллекция была пополнена и подлинными произведениями, число которых увеличивалось с каждым годом. Ко второй половине 1920-1930 годов, когда возникла знаменитая картинная галерея, музей стал окончательно музеем подлинников.

В коллекцию галереи вошли работы зарубежных художников из бывшего Румянцевского музея, собраний Третьякова, Юсупова, Морозова, Шуваловых, Щукина и других коллекционеров.

Музей изящных искусств в 1932 году был переименован в Музей изобразительных искусств, а в 1937 году ему было присвоено им. А.С. Пушкина. В 1948 году значительно пополнилась картинная галерея, в музей были привезены 286 работ французских художников XIX-начала XX века из собрания бывшего Музея нового западного искусства в Москве. Купленные в свое время известными меценатами С.И. Щукиным и И.А. Морозовым произведения Эдуарда Мане, Клода Моне, Ренуара, Дега, Писсаро, Сислея, Сезанна, Ван Гога, Гогена, Матисса, Пикассо нашли свое место в ГМИИ им. Пушкина. В рамках картинной галереи сформировалась и значительная коллекция подлинной западноевропейской скульптуры и прикладного искусства.

Сейчас в ГМИИ находятся блистательные работы крупнейших европейских живописцев: широко представлена нидерландская и немецкая школы, фламандские и испанские живописцы XVII века, итальянские художники XIII-XVII столетий, французские авторы XIX века. Также в музее находятся мировые шедевры, поступившие сюда из Эрмитажа, это Рембрандт, Рубенс, Пуссен, Мурильо, Боттичелли и другие.

Как и все музеи, ГМИИ имеет свои правила оформления выставки. В данной статье речь пойдет о выдаче произведения за рубеж.

Организуя выставки, музей действует на основе нормативно-правовых документов. В первую очередь, это Устав музея, Положение об организации выставок Государственного музея изобразительных искусств им. А.С. Пушкина, Инструкция о порядке временных выдач из музея произведений на выставки, а также свод законов, составляющих музейное право РФ: «Закон «Об охране и использовании памятников истории и культуры» (в части определенной Федеральным законом № 73-ФЗ), Закон РФ «Основы законодательства о культуре», Закон РФ «Об образовании», Закон РФ «О вывозе и возе культурных ценностей», «Федеральный закон «О музейном фонде Российской Федерации в музеях в Российской Федерации», «Федеральный закон «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на Территории РФ», а также инструктивных документов Минкульта РФ.

Структура музея такова: руководит музеем директор, на которого возлагается вся ответственность за хранение, реставрацию и консервацию предметов искусства, хранящихся в музее, а также директор ответственен за учет всех произведений, в соответствии с требованиями Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (1984 г.). Ответственность с директором разделяет Главный хранитель музея (заместитель директора по учету и хранению).

За формирование музейного фонда и научное изучение музейных предметов и музейных коллекций несет ответственность заместитель директора по научной работе. Технические вопросы и вопросы безопасности решают специализированные службы музея.

Безусловно, в музее очень большое количество различных отделов и служб, но я хотела бы подробнее остановиться на двух – отдел выставок и отдел зарубежных связей.

Отдел выставок занимается координацией выставочной работы. Основными функциями по документированию выставочной деятельности являются:
- аккумуляция всех видов документации по выставочной работе музей в целом и отдельным проектам;
- ведение электронной документации по выставкам;
- подготовка текстов приказов по выставкам в соответствии с решением дирекции и годовым планом.

Только для выставок внутри России отдел готовит тексты деловых писем по выставочной работе, тексты контрактных документов и документально обеспечивает ведение договоров с организациями-партнерами выставочных проектов .

Для данной статьи все же более актуально будет рассмотреть деятельность отдела зарубежных связей музея, ответственного за организацию международных связей музея и выставочной деятельности. Возглавляет отдел заведующий, который находится в подчинении у заместителя директора по международной и выставочной деятельности и по выставочной работе. Основными законодательными документами, которыми руководствуется отдел, являются: законодательство Российской Федерации об охране и использовании памятников культуры, действующие инструкции и приказы Министерства культуры Российской Федерации по музею, Положение об отделе Зарубежных связей ГМИИ им. А.С. Пушкина, а также планы и отдельные задания дирекции музея и Министерства культуры Российской Федерации.

К главным задачам отдела можно причислить:

- осуществление почтовой, факсовой, телефонной и электронной связи, а также ведение переговоров с зарубежными партнерами, в том числе с приезжающими в музей для обсуждения предстоящих выставок и заключения договоров;

- оформление выездных документов для сотрудников музея, сопровождающих выставку в какую-либо страну мира, обеспечение визовой поддержки, и т.д.

Отдел зарубежных связей координирует всю работу, связанную с выдачей произведения или целой выставки за рубеж и обеспечивает полностью все документальное оформление достигнутых в процессе переговоров договоренностей. Также сотрудники отдела подготавливают всю необходимую документацию, связанную с отправкой экспонатов из коллекции музея за рубеж и с приемом экспонатов из других музеев.

Документы, которые являются основными при выдаче произведений за рубеж, следующие: соглашение между музеями о выдаче произведений, страховой полис, документ с подтверждением государственных гарантий зарубежных партнеров, иммунитет от судебного секвестра, списки с описанием сохранности и страховой оценочной стоимости для экспонатов из коллекций зарубежных музеев, прибывающих на выставки в ГМИИ им. А.С. Пушкина . Подробнее о них пойдет речь далее.

Весь процесс подготовки выставки, чаще всего, начинается с письма- запроса и разъяснения предварительной концепции предстоящей выставки. Обычно такие письма пишутся заранее, так как весь процесс занимает длительное время. Написать такое письмо за год или два до открытия планируемой выставки несложно, потому что во всех музеях есть план будущих выставок, утверждаемый директором.

Итак, в ГМИИ приходит письмо с запросом произведения для выставки. Письмо переводится и отдается на рассмотрение директору, который ставит на нем свою визу и расписывает его хранителю данного произведения. Нужно отметить, что действия подразделений и служб музея во время подготовки выставки всегда определяются приказом директора. Хранители обсуждают состояние произведения на Реставрационным совете и приходят к заключению, можно ли выдавать произведение или нет. Иногда запрашиваемое произведение является центральным в экспозиции или из-за соображений сохранности произведения его нельзя выдать, в таком случае пишется отказ от участия в выставке. В случае, когда дается положительный ответ, начинается работа по подготовке выдачи произведения.

ГМИИ является государственным музеем, вышестоящими организациями которого являются Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральное агентство по культуре и кинематографии "Роскультура". Все произведения, находящиеся в его коллекции, входят в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации и являются федеральной собственностью. Роскультура выдвигает требования по оформлению на временную выдачу музейных предметов и музейных коллекций.

Начать нужно с того, что все разрешения на выдачу произведений оформляются исключительно при наличии договора (соглашения) об организации конкретной выставки, заключенного между музеем и зарубежным партнером. Данное соглашение необходимо предварительно согласовать с Роскультурой.

После того как завершены переговоры музея с принимающей стороной о подготовке и проведении выставки за рубежом или о предоставлении отдельных экспонатов для выставки за рубеж, в Роскультуру предоставляется на согласование проект соглашения о подготовке и проведении выставки за рубежом или предоставлении отдельных экспонатов для выставки за рубеж. Это необходимо сделать как минимум за 90 дней до начала экспонирования выставки.

Если необходимо, в проект соглашения вносятся изменения или дополнения. После этого, на основании заключения Роскультуры и ее утверждения, соглашение подписывается сторонами.

Не менее чем за 30 дней до даты временной выдачи произведений необходимо получить разрешение Роскультуры и предоставить ей следующие документы:

1) Договор, составленный в соответствии с заключениями Реставрационного совета и Экспертной фондово-закупочной комиссии и определяющий страховую оценку произведений.

Договор, как правило, составляется на двух языках, русском и иностранном, чаще всего это английский, но также французский и немецкий языки. Подробное описание произведения, его точное название, инвентарный номер и страховая стоимость указываются в начале договора. «Прием-сдача экспонатов принимаемых или отправляемых на выставку осуществляется хранителем на основе акта передачи с полным описанием состояния музейного предмета при участии реставратора соответствующего профиля».

Также в стандартном договоре оговаривается сроки отправки произведения на территорию выставки и сроки возврата произведения. Можно выделить несколько пунктов, обязательных в договоре на выдачу произведений:

-указывается, что произведения обязательно сопровождает сотрудник музея (курьер), при необходимости и реставратор.

Хранитель произведения совместно с реставратором готовит специальный акт о состоянии сохранности экспонатов, на основе которого действует курьер. Перевозка произведений осуществляется транспортной компанией, с которой сотрудничает музей;

-музей обязан получить разрешение на временный вывоз произведения из Российской Федерации от Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия;

- принимающая произведение сторона обязуется обеспечить сохранность произведения при транспортировке и нахождении его на ее территории. Помещение для экспонирования должно иметь специальные системы безопасности и сигнализации, а также соответствовать оптимальным условиям экспонирования в выставочных залах. Стандартные требования для живописных произведений: температура от +18° до +22°С, влажность в пределах 50% (± 5%), уровень освещенности не более 150 люкс.

Здесь нужно остановиться немного подробнее. Условия, при которых хранятся и экспонируются произведения, очень важны. От них зависит их сохранность. Поэтому в стандартном документационном оформлении выставки обязательно присутствует документ, в котором все условия прописываются. В случае оформления выставки за рубеж такой документ называется Facility report - отчет об условиях хранения и экспонирования произведений.

Такой документ может выглядеть как таблица, в которую вписываются данные о помещении, где находятся произведения, также он может выглядеть в виде анкеты. Без этого документа не произойдет ни одна выдача произведений.

- безусловно, важнейшим пунктом любого соглашения о выдаче произведения является пункт о получении государственной гарантии, финансового покрытия страховых рисков иили коммерческого страхования «от гвоздя до гвоздя». Также в договоре прописывается, что принимающая сторона предоставляет гарантию иммунитета произведения против юридического ареста в период его пребывания на территории принимающей стороны;

- обязательно в одном из пунктов договора указывается, что курьер, сопровождающий произведения и представители принимающей стороны должны произвести сверку сохранности произведений и это фиксируется в специальных протоколах, подписываемых представителями обеих сторон, и др.

2) Копия страхового полиса. Если предоставляется сертификат, который подтверждает страхование произведения, в нем обязательно должен указываться номер страхового полиса, период страхования, сумма страховой оценки в долларах или в евро, условия страхования («с ответственностью за все риски» и «от гвоздя до гвоздя»), должно обязательно указываться точное название выставки, места экспонирования и собственника экспонатов. Либо предоставляется так называемый Indemnity (Государственная гарантия финансовой ответственности) государства «принимающей» стороны с переводом на русский язык.

3) Обязательно предоставляется гарантия государственных органов власти государства «принимающей» стороны в отношении безопасности, неприкосновенности и сохранности экспонатов в период их нахождения на территории государства «принимающей» страны, а также гарантию своевременного возврата (с переводом на русский язык).

4) Выписки из протокола заседания реставрационного совета, экспертной фондово-закупочной комиссии и акт проверки наличия музейных предметов по тем фондовым коллекциям, из которых предполагается временная выдача предметов на данную выставку. Также списки экспонатов с указанием автора, названия произведения, даты его создания, материала, техники, номера, состояния сохранности, страховой оценки в долларах США либо евро, подписанные руководителем музея и главным хранителем музея и заверенные печатью музея.

5) Предоставляются цифровые фотографии произведений, выдаваемых на выставку, на цифровых носителях.

6) Также необходимо письменное согласие вышестоящих органов культуры на проведение выставки и другие документы, зависящие от специфики конкретной выставки.

В Положении об организации выставок Государственного музея изобразительных искусств им. А.С. Пушкина указывается, что «в качестве источника средств для организации выставок используются текущие или целевые бюджетные ассигнования, внебюджетные источники, а также спонсорские пожертвования».

В процессе подготовки выставки обсуждается ее концепция, которую готовят представители либо направляющей, либо принимающей стороны. На время обсуждения художественно-пространственного решения проектной документацией является макет экспозиционных помещений. В дальнейшем, этот макет утверждается и превращается в «монтажные листы, развертки повесочных плоскостей, выкраски стен, образцы используемых для декоративных целей материалов. Готовый проект требует обязательного согласования с пожарной службой музея и службой безопасности» .

Всю подготовку процесса выдачи произведения за рубеж, контроль, планирование, реализацию, а также продвижение этого проекта берет на себя в ГМИИ заместитель директора по выставкам и международным связям.

В процесс подготовки выставки включены многие подразделения музея.

Отдел учета, например, «готовит выписку об утверждении страховой оценки на экспертно-закупочной комиссии, составляет и оформляет акты выдачи и возврата экспонатов, а также хранит следующую документацию, связанную с выдачей и возвратом экспонатов:

•акты выдачи и возврата с прилагаемыми к ним списками описаний сохранности экспонатов и графическими изображениями;
•оригиналы соглашений на русском и иностранном языках;
•оригинал страхового полиса;
•оригинал разрешения на выдачу Министерства культуры РФ;
•копию свидетельства на право вывоза Министерства культуры РФ;
•выписки из решения Реставрационного Совета о возможности выдачи экспоната и об утверждении страховой оценки из протокола Экспертной фондово-закупочной комиссии ГМИИ;
•гарантии возврата принимающей стороны».

Отдел зарубежных связей должен передавать в отдел учета за два месяца до срока отправки произведений список отправляемых произведений с их страховыми оценками, а затем оригиналы соглашений, страховки и копии документов о гарантии возврата.

Свои обязанности по оформлению документации на вывоз произведений есть и у курьера, их сопровождающего. Первое, что он должен сделать, это предоставить в отдел учета список, где подробно описываются условия сохранности выдаваемых экспонатов (включая графическое изображение), подписанные реставратором и хранителем. Далее отделом учета оформляется акт на выдачу экспонатов, он же является основанием для выноса экспонатов за территорию музея.
Курьеру выдаются 2 экземпляра акта и 2 списка с описанием сохранности произведения для дальнейшего их подписания принимающей стороной. Подпись должна быть заверена печатью и является юридическим документом, по которому экспонат возвращают в музей. Сотрудник музея, принимающий экспонат на хранение, подписывает список сохранности и графическое изображение.

При возвращении произведений курьер передает оформленный акт в отдел учета. Если обнаруживаются какие-либо изменения сохранности в процессе транспортировки, то оформляется дополнительное описание, подписанное обеими сторонами, и тоже передается в отдел учета.

В статье перечислены основные процессы работы с документами при подготовке выставки за рубежом. С течением времени количество таких выставок увеличивается, что способствует культурному развитию и интеллектуальному обогащению стран, но организация каждой выставки требует очень тщательной подготовки всей документации, сопровождающей вывоз произведения из музея и его возвращение.