-
Значимость документной лингвистики
-
Творческий подход при письменно-речевой коммуникации в различных организациях
В рамках своей предметной специфики документная лингвистика ориентирована на исследование процессов и результатов унификации применяемых в современных делопроизводственных документах слов и других языковых элементов. В частности, на ее основании изучаются состав используемых в процессе создания управленческой документации выразительных средств русского языка и специфика их применения при создании официально-деловых текстов. Поэтому практическая значимость документной лингвистики заключается в оптимизации деловой коммуникации в сфере организационно-управленческих отношений.
Учитывая происходящие в современной России изменения модели государственного управления, основанные на демократических нормах Конституции 1993 г., необходимо отметить важную тенденцию изменения речевых позиций адресанта и адресата. Данная тенденция отчетливо проявляется в различных речевых ситуациях, определяющих, в свою очередь, функционально-целевое назначение создаваемых делопроизводственных документов. Наиболее наглядно она проявляется в делопроизводственных документах, создаваемых в процессе деятельности коммерческих организаций. Процесс естественной конкуренции между этими организациями напрямую влияет на особенности делового этикета. Сущность воздействия заключается в отказе от традиционной авторитарности и агрессивности участников деловой коммуникации и в расширении согласуемых стратегий для выбора модели речевого поведения — например, при программировании и последующем мониторинге речевой коммуникации в рамках составления текстов деловых писем. Таким образом, при отборе языковых средств и их организации в делопроизводственных документах определяющее значение приобретает психолингвистический фактор, а приоритетным в процессе деловой коммуникации становится осуществление саморекламы участниками информационного обмена. В результате данной тенденции традиционная для деловой коммуникации функция информационного обмена дополняется выполнением агитационной функции в отношении достижений собственной коммерческой деятельности.
Обозначенные процессы и тенденции определяют различие подходов к отбору языковых средств в создаваемых делопроизводственных документах и, в том числе, в официально-деловых письмах в соответствии с их функционально-целевым назначением. В частности, при составлении нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов целесообразным и социально мотивированным является использование официально-делового стиля деловой коммуникации. Язык таких документов определяется их императивным назначением и отличается такими естественно возникающими свойствами, как субъективная эмоциональная нейтральность, фактическая точность. Официально-деловой функциональный стиль характерен также для делопроизводственных документов докладного типа (отчетов, актов, рапортов, многих разновидностей служебных записок), а также для писем-прошений.
Особый интерес представляет существующая вариативность при отборе синтаксических конструкций, а также при пунктуационном членении текста делового письма. В них часто встречаются такие словосочетания, как: несмотря на, в результате, по истечении, включая/исключая что-либо, наряду с и т.п. В результате свободные словосочетания по преимуществу вытесняются фразеосхемами (клише) и специфическими фразеологическими сочетаниями терминологического характера, например: при производстве дела, основание к возбуждению, постановление по большинству голосов, производство третейского суда, наказуемость деяния. В официально-деловых текстах для демонстрации результативности их практического использования в рамках управленческой деятельности распространено использование уступительного предлога «несмотря на».
Императивные выражения, имеющие практическую направленность, применяются также в рекламных информационных текстах для указания адресату такого рода текстов состав его необходимых действий для достижения преследуемой практической цели. Для демонстрации данной особенности можно привести следующие примеры:
— чтобы иметь возможность звонить за рубеж (в том числе по роумингу), необходимо заказать услугу «международный доступ»;
— чтобы получить кредит, необходимо:
— предоставить документы для рассмотрения вашей заявки;
— в случае положительного решения (решение принимается в течение четырех дней) посетить банк для подписания документов, а также оформить страхование жизни.
Свои особенности при составлении официально-деловых текстов имеют сложные предложения. С целью обеспечения их коммуникативной функции элементы предложений могут противопоставляться друг другу по смыслу с помощью синонимичных или подчинительных смысловых конструкций. Примером может являться соотношение простых предложений в следующем сложном по структуре предложении: Цензура запрещена — свобода слова разрешена. В то же время бессоюзные сложные предложения не являются типичными для деловых документов в связи с встречающейся недостаточной точностью и однозначностью высказывания. Примером является широко известное выражение: «Казнить — нельзя помиловать» и «Казнить нельзя — помиловать», в котором смысл высказывания определяется местом интонационной паузы.
Структурные компоненты сложносочиненного предложения могут по смыслу соотноситься с одной ситуацией: То ли возникла чрезвычайная ситуация, то ли случилось стихийное бедствие. Не то стук в окно, не то ветра шум.
Сложное предложение может также определять и некоторое отношение между ситуациями: Если суд придет к выводу о подложности документа, он устраняет его из числа доказательств. Сложное (сложноподчиненное) предложение может быть по смыслу сложным наименованием предмета: Лица, которым предъявлены доказательства, могут обращать внимание суда на другие обстоятельства, связанные с осмотром места происшествия.
Те, кто не явился в суд по повестке, могут быть доставлены в суд принудительно.
Сложное (сложноподчиненное) предложение может быть так называемым сообщением о сообщении: Суд объявляет, когда лица, участвующие в деле, могут ознакомиться с решением.
Смысловая структура простого и сложного предложений может полностью совпадать. В этом случае простое и сложное предложения являются схожими по структуре изложения деловой информации и ее практическому смыслу: На счете будет зарезервирована сумма, превышающая стоимость аренды автомобиля и зависящая от его категории. Для сравнения: На счете будет зарезервирована сумма, которая превышает стоимость аренды автомобиля и зависит от категории.
Досрочные выборы нового состава Думы проводятся, если Думой принято соответствующее постановление. Для сравнения: Досрочные выборы нового состава Думы проводятся в случае принятия Думой соответствующего постановления.
С учетом данной особенности сложные предложения в процессе создания делопроизводственных документов могут быть адекватно заменены конструкциями простых осложненных предложений и простых предложений без изменения содержания высказывания.
Сходство смысловых значений, их логическая равнозначность позволяют перефразировать высказывание, обеспечивая в текстах деловых писем частичную или полную взаимозаменяемость простых и сложных предложений.
Смысловая сопоставимость применяемых в официально-деловых текстах синтаксических конструкций может быть полной или частичной. Для полного совпадения структуры таких конструкций используется рубрицированный тип записи информации, фиксирующий внимание читателя на наиболее значимые в смысловом отношении компоненты текста:
Полномочия судьи Конституционного Суда РФ прекращаются:
если нарушается порядок его назначения на должность судьи;
если судья достигает предельного возраста пребывания в должности судьи;
если судья признается недееспособным решением суда.
Или:
Полномочия судьи Конституционного Суда РФ прекращаются, если нарушается порядок его назначения на должность судьи или судья достигает предельного возраста пребывания в должности судьи, а также если он признается недееспособным решением суда.
Конструкция рубрицируемого сложного предложения придает тексту документа большую динамичность и делает его более эффективным с точки зрения официально-деловой практики. Рубрицированная запись в сложном предложении позволяет также предельно «загрузить» каждый из вычлененных однородных компонентов информацией, уточняющей содержание того или иного смыслового положения, содержащегося в документе. В частности, это характерно для нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов. В отдельных случаях в структуру рубрицированной конструкции включаются самостоятельные высказывания, что разрушает привычные представления о принципах графического оформления предложения (предложение в предложении). Например:
Заявление о пересмотре заочного решения должно содержать:
наименование суда, вынесшего заочное решение;
наименование стороны, подавшей заявление;
перечень прилагаемых к заявлению материалов. Заявление о пересмотре заочного решения подписывается стороной или ее представителем.
В приведенном примере в состав рубрицированной записи однородных компонентов предложения включается самостоятельное высказывание — простое предложение.
Рассмотренные виды рубрицированных конструкций не тождественны по своей грамматической структуре предложению и представляют собой более сложное в грамматическом отношении высказывание — особую разновидность делового текста.
Примером частичного формального совпадения синтаксических конструкций служит простое предложение с детерминантом и детерминантное сложное предложение.
После того как Центральный Банк РФ провел проверку, был выявлен ряд нарушений в оформлении документации — детерминантное сложноподчиненное предложение с обстоятельственным (времени) придаточным.
После проверки Центральным Банком РФ был выявлен ряд нарушений в оформлении документации — простое предложение с детерминантом — обстоятельством времени.
Замена детерминантного сложноподчиненного предложения простым предложением с отглагольным существительным (в объектном значении) приводит к недостаточной точности и определенности информационно-делового текста. Данная ситуация возникает потому, что отглагольное существительное, называя действие, не обладает такими грамматическими свойствами глагола, как вид (действие совершено или не совершено), время (действие осуществлялось, осуществляется или будет осуществляться), залог. В результате высказывание приобретает стертое (в информативном отношении) значение: В отчетном докладе сообщается о выполнении работ в 2006 г. Такого рода предложение не дает ответа на вопрос об итогах выполнения или перспективах выполнения работ. Популярность использования подобных конструкций, видимо, объясняется некоторым должностным лукавством.
Простые предложения с отглагольными существительными в деловых письмах иногда являются примером так называемого нанизывания падежей, которое затрудняет понимание высказывания и часто нарушает литературную норму современного русского языка. Однако, несмотря на это, простые предложения с отглагольными существительными преобладают в деловых письмах административно-распорядительного характера (приказы, постановления, распоряжения) в силу их динамичности, краткости, а также безапелляционности формулировок, что, по-видимому, в большей мере функционально соответствует содержанию и задачам текстов по сравнению с различными видами сложных предложений.
При наличии вариативности в выборе синтаксической конструкции имеет значение особенность личности адресата делового письма (сообщения). Если адресат является лицом старшего возраста или лицом, занимающим высокое общественное положение, в соответствии с этикетной нормой деловой коммуникации выбирается сложное предложение или осложненное простое предложение, что придает тональности письма большую любезность и делает формулировки менее категоричными.
Выбор синтаксической конструкции обусловлен также функцией адресата и его позицией в отношении адресанта — равноправностью или неравноправностью, стремлением к диалогу или категоричностью, безапелляционностью.
При изменении речевой ситуации, связанной с ведением делопроизводства коммерческими организациями, иной становится и позиция участников деловой коммуникации. Между ними складывается модель диалога, предусматривающая сокращение речевой дистанции, статусное равенство в диалоге. Применительно к делопроизводственным документам такой тип речевого взаимодействия осуществляется для достижения целей побуждения к действию параллельно с передачей информации делового характера. При связанном с данным типом речевого взаимодействия моделировании форм письменной коммуникации содержанию делопроизводственных документов придаются такие свойства, как эмоционально окрашенная интерпретация деловой информации, субъективизм используемых оценочных категорий, комплиментарный тип тактики делового общения и целевая установка авторов документов на позитивную самопрезентацию в сознании адресата. Именно данными свойствами, по мнению зарубежных специалистов в области менеджмента (например, Р. Теппера), должна обладать современная деловая переписка.
Таким образом, практика делового взаимодействия требует творческого подхода к диалогу с адресатами в процессе письменно-речевой коммуникации как для коммерческих организаций, так и для органов государственной власти и государственных учреждений. Именно поэтому в деловой переписке, осуществляемой данными институциональными структурами, в качестве формулы обращения к адресату используется этикетная рамка, обозначающая эмоциональную позицию в отношении передаваемой информации. В частности, нельзя недооценивать значение применения таких речевых формул, как «к сожалению», «благодарю /им за…», «с интересом ознакомились с…», «с удовольствием сообщаем, что…», «с уважением» и т.п.
Включение в тексты делопроизводственных документов субъективно-оценочной и эмоционально-оценочной лексики расширяет языковые возможности повседневной деловой коммуникации, трансформируя моностилевые тексты в межстилевые, что принципиальным образом меняет традиционный характер дистанции между адресантом и адресатом, вносит во многие документы элементы лично-доверительного общения. Данная речевая стратегия имеет большое значение для развития успешной деятельности коммерческих организаций, а также для адаптации к современным демократическим стандартам системы государственного и муниципального управления. В частности, она находит широкое отражение в делопроизводственных и официально-публицистических документах, создаваемых представителями выборных органов государственной власти.
Новая, демократическая по своей сути, формула делового этикета вступает в противоречие с ранее сложившимися и стандартно закрепленными в деловых письмах принципами речевого поведения. Эти принципы определяли отношения адресанта и адресата как отношения «автор и исполнитель» в качестве нормы речевого этикета. Невозможность и даже недопустимость диалога с позиции равенства сторон долгое время мотивировались стремлением управленческих структур к повышению самооценки, а также декларативностью бюрократических установок, ценностей, мнений.
Поэтому образцовым языком деловой переписки полагали пресловутый «телеграфный стиль», значение которого — с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Такой способ кодирования текста объясняли необходимостью «рационализации» в построении фраз. Даже высказывалось мнение, что в сфере делового стиля действуют иные, нежели в литературном языке, речевые нормы, которые были названы формально-логическими. В частности, складывался так называемый «рационализированный» язык («канцелярит»), подвергавшийся критике не только со стороны лингвистов, но и со стороны других людей, наделенных истинным языковым вкусом.
Результаты исследований в области психологии управления показывают, что коммуникативный режим общения, т.е. диалогичность формулы делового этикета, способствует оптимизации связей между адресантом и адресатом — увеличивается финансовый оборот фирм, улучшаются взаимосвязи различных служб, повышается квалификация работников, устанавливаются прочные отношения между покупателем и продавцом.
В то же время новые тенденции, проявляющиеся в коммерциализации деловой переписки, при сохранении стандартных языковых конструкций «телеграфного стиля», становятся причиной того, что большая часть современной деловой документации представляет собой пример стилистической эклектики и вызывает неоднозначное отношение. В частности, неприкрытое стремление воздействовать на адресата и привлечь внимание к себе, к своему товару воспринимается подчас как неправильное в этикетном отношении речевое поведение, ассоциируемое, например, с «агрессивной рекламой».
Таким образом, современная, демократическая формула делового этикета складывается трудно и непоследовательно. Но реалии нового времени побуждают преодолевать стереотипы советского периода (свернутые императивные формы «внесубъектной» позиции адресанта в отношении адресата) и переходить в режим диалога, что и определяет тенденции в изменении представлений о культуре письменной речи и деловом этикете.