Дрыгина Н.Н., Дрыгин А.А.
Астраханский государственный университет
-
специальные формы для учета и регистрации обращений
-
особые отметки на обращениях
Военная прокуратура Каспийской флотилии является одной из старейших в Южном военном округе. Ей поднадзорны все воинские части и соединения на территории Астраханской области.
Главным направлением работы военной прокуратуры Каспийской флотилии являются надзорные мероприятия в сфере соблюдения прав и свобод военнослужащих и членов их семей.1
Обращения военнослужащих и членов их семей должны быть рассмотрены в сроки, определенные Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»2. Помимо данного закона органы военной прокуратуры Каспийской флотилии при рассмотрении обращений и приеме граждан также руководствуются федеральными законами: «О прокуратуре Российской Федерации»3, приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 30 января 2013 г. № 45 «Об утверждении и введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации».4
Порядок приема, учета, регистрации обращений и запросов, их формирования в надзорные, наблюдательные производства, оформления, размножения, систематизации и хранения поступивших обращений устанавливается Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.5
В военной прокуратуре Каспийской флотилии организационно-распорядительными документами определен круг должностных лиц, на которых возложены обязанности по обеспечению объективности, всесторонности и своевременности рассмотрения обращений.
Обязанности между сотрудниками распределены приказом военного прокурора Каспийской флотилии от 09.01.2013 № 1 «О распределении обязанностей между офицерами, государственными гражданскими служащими и гражданским персоналом военной прокуратуры Каспийской флотилии»6.
Все обращения, полученные в письменной или устной форме на личном приеме, по почте, телеграфу, факсимильной связи, информационным системам общего пользования, учитываются в книге регистрации обращений.
Обращения, принятые по «телефону доверия», также фиксируются в книге регистрации обращений.
Все поступившие обращения подлежат регистрации в течение 3 дней с момента их поступления в органы военной прокуратуры Каспийской флотилии.
КНИГА
регистрации обращений в военной прокуратуре Каспийской флотилии
—————————————————————————————————————————————————————————————————
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
№ п/п |
Дата поступления, регистрации (число, месяц, год) вх. № |
Фамилия, имя, отчество заявителя, его отношение к военной службе, домашний адрес, поднадзорность ВПО/ВГП, отметка о дубликате, повторном обращении |
Краткое содержание обращения с его конкретизацией (предложение, заявление, жалоба, ходатайство, коллективное обращение) |
Кому и когда передано для исполнения, подпись исполнителя, дата получения |
Срок исполнения, данные о продлении срока |
Когда и какое принято решение, исх. № |
Дело, в которое подшиты документы |
Военная прокуратура Каспийской флотилии не имеет своего сайта, поэтому обращения в электронной форме могут быть оформлены только на сайте Главной военной прокуратуры, где открыт раздел «Интернет-приемная».
Предварительное рассмотрение обращений в Главной военной прокуратуре осуществляет приемная Главной военной прокуратуры.
В Главной военной прокуратуре обращения и прилагаемые к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке и автоматизированной программе по учету обращений, в структурных подразделениях Главной военной прокуратуры после поступления из Приемной — в книге регистрации обращений. В автоматизированном информационном комплексе «Надзор» поступившие обращения регистрируются в соответствии с Инструкцией об организации документооборота с использованием автоматизированного информационного комплекса «Надзор».
Электронное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главной военной прокуратуры, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
Ответ на электронное обращение направляется заявителю по указанному почтовому адресу или адресу электронной почты. Обращения, поданные в электронной форме на сайте Главной военной прокуратуры, могут быть переадресованы в военную прокуратуру Каспийской флотилии.
Обращения, поступающие в военную прокуратуру Каспийской флотилии из вышестоящих органов, могут находиться на особом контроле и иметь соответствующую отметку. При поступлении такого обращения надзорные (наблюдательные) производства заводятся незамедлительно. Учет обращений и обращений с контролем (особым контролем) ведется раздельно.
При рассмотрении обращений, находящихся на контроле (особом контроле), составляется мотивированное заключение. Такое заключение утверждается военным прокурором.
При направлении обращения с контролем (особым контролем) в другие прокуратуры или другие органы с него в обязательном порядке снимается копия, которая приобщается к надзорному (наблюдательному) производству или подшивается в дело с копией сопроводительного письма.
Материалы надзорных (наблюдательных) производств по обращениям носят конфиденциальный характер и не подлежат разглашению. С ними могут знакомиться только работники военной прокуратуры, имеющие к ним непосредственное отношение.
На каждом обращении в обязательном порядке должностным лицом проставляется резолюция, которая содержит конкретные поручения о порядке, характере и сроке исполнения обращения, обеспечивающих объективное, всестороннее и своевременное разрешение поставленных вопросов. Резолюция проставляется на самом обращении в свободной от текста зоне разборчивым почерком либо на отдельном листе и должна иметь подпись должностного лица, ставившего резолюцию, и дату проставления.
Обращения передаются непосредственным исполнителям не позднее 3 суток с момента их регистрации.
Исполнители, работающие с обращением, заводят контрольные карточки. За объективность и полноту отраженных в них сведений они несут персональную ответственность.
Сроки рассмотрения обращений и запросов исчисляются с момента их регистрации в военной прокуратуре, а окончанием срока рассмотрения обращения или запроса считается дата направления письменного ответа автору о принятом решении.
При проведении дополнительной проверки, истребовании материалов и в других исключительных случаях срок рассмотрения обращения продлевается военным прокурором либо его заместителем с одновременным уведомлением заявителя о характере принимаемых мер, но не более чем на 30 дней.
Если за рассмотрением обращения был установлен контроль вышестоящей прокуратурой, то о продлении срока также уведомляется должностное лицо вышестоящей прокуратуры, установившее контроль рассмотрения обращения. В уведомлении указываются предварительные результаты проверки вопросов, поставленных в обращении, причины и основания продления сроков.
При направлении ответа на обращение заявителю возвращаются все ранее приложенные им к обращению документы. При необходимости копии этих документов могут быть приобщены к надзорному (наблюдательному) производству. Не подлежат возврату документы и материалы, направленные заявителем в органы прокуратуры в электронном виде.
Согласно ст. 13 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» установлен порядок проведения личного приема граждан.7 В ней впервые устанавливается прямая обязанность проводить прием граждан непосредственно руководителями организаций и учреждений.
В военной прокуратуре Каспийской флотилии прием граждан проводится в течение рабочего дня должностным лицом, отвечающим за организацию работы с обращениями граждан, а также военным прокурором и его заместителем (по их поручению другими работниками) согласно графику, который размещается в доступном для граждан месте.
Военнослужащие и члены их семей могут обращаться в органы военной прокуратуры как в письменной, так и в устной форме.
Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина.
В отдельных случаях при сложном характере вопросов, а также при необходимости дополнительной проверки изложенных в устном обращении фактов, должностные лица обязаны дать соответствующие поручения ответственным исполнителям.
При личном приеме содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.
Копия карточки личного приема может быть выдана гражданину на руки по его просьбе.
Карточка
личного приема гражданина
в _______________________________________________
(наименование прокуратуры)
_________________20___г. №__________
_____________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество гражданина
Адрес (почтовый либо электронной почты), по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения __________________________________________________________________________
Краткое содержание устного обращения______________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Краткое содержание письменного обращения (количество листов с приложениями) ____________________________________________________________ __________________________________________________________________________
Результат приема (принято обращение, дано разъяснение) _____________________________________________________________________________________________________________________________________
(Должность, фамилия, инициалы, подпись принимавшего)
На письменных обращениях, поданных на личном приеме, ставится отметка «с личного приема».
В ходе личного приема в необходимых случаях гражданам даются устные разъяснения действующего законодательства, а также разъяснения, куда и в каком порядке им следует обращаться, если они обратились не по адресу.
Учет обратившихся на прием граждан и обращений, принятых на личном приеме, в военной прокуратуре Каспийской флотилии ведется в книге регистрации приема посетителей.
КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
№ _____
_________________________________________________________________________
________________________________________________________ _________________
(наименование прокуратуры)
Том № _______
Начата «__» __________
20__ г.
Окончена «__» ________
20__ г.
На _________ листах
Книга в ____ томах
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
№ п/п |
Дата приема |
ФИО заявителя |
Адрес (почтовый либо электронной почты) по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения |
Краткое содержание обращения |
Количество листов основного документа |
Количество листов приложения |
Результат приема (принято обращение, разъяснено) |
Кто принял |
Примечание |
В военной прокуратуре Каспийской флотилии установлен ящик «Для обращений и заявлений» в доступном для заявителей месте. Корреспонденция из ящика ежедневно вынимается инспектором-делопроизводителем. На обращениях проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений», указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.
Ежемесячно военным прокурором Каспийской флотилии осуществляется контроль и анализ соблюдения порядка рассмотрения обращений и приема заявителей.
Анализируется общее количество и характер рассмотренных обращений, причины поступления обоснованных обращений (в том числе удовлетворенных лишь при повторном рассмотрении), а также продления сроков их рассмотрения, меры, принимаемые в отношении лиц, виновных в нарушении порядка рассмотрения обращений. Результаты анализа отражаются в докладных записках (аналитических справках), информационных письмах, рассматриваются на оперативных совещаниях, заседаниях коллегий, используются для совершенствования этой деятельности и по ним принимаются меры по устранению недостатков.
1 Историческая справка военной прокуратуры Каспийской флотилии
2 Федеральный Закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ (в ред. от 27.07.2010)//СЗ РФ. 2006. № 19. Ст.2060; 2010. № 31. Ст.4196
1.3Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации» от 17.01.1992 № 2202-1 (ред. от 03.07.2016)
4 Текущий архив военной прокуратуры Каспийской флотилии. Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 30 января 2013 г. № 45 «Об утверждении и введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации»
5Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее именуется — Временная инструкция), утвержденная Министерством обороны Российской Федерации 19 августа 2009 г. № 205/2/588
6 Текущий архив. Приказ военного прокурора Каспийской флотилии от 09.01.2013 №1
7 Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ Собрание законодательства РФ. 2006. -№ 19.— Ст. 2060