Документационное обеспечение деятельности учебного управления колледжа
Л.Р. Фионова, А.Н. Макеева, Пензенский гос. университет
|
|
рисунки, схемы, диаграммы представлены в печатной версии журнала Делопроизводство
Пензенский колледж управления и промышленных технологий им Е.Б. Басулина является государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования, которое находится в ведении Федерального агентства по образованию, являющегося его учредителем.
За свою 75-летнюю историю образовательным учреждением было подготовлено свыше 20 тысяч специалистов технического и экономико-управленческого профилей, которые трудятся во многих отраслях производственной и социальной сферы, являются ведущими специалистами предприятий, организаций и учреждений Пензенской области.
Сегодня колледж управления – это один из самых крупных многопрофильных колледжей региона, успешно решающий задачи поэтапной подготовки специалистов различного уровня квалификации.
Непосредственное управление деятельностью колледжа, как видно из структуры колледжа представленной на рисунке 1, осуществляет директор, прошедший соответствующую аттестацию. Директор назначается руководителем Федерального агентства по образованию.
Учебная часть (учебное управление) отвечает за подготовку специалистов по одной или нескольким специальностям. Как видно из рисунка 1, руководителем учебной части (УЧ) является заведующий учебной частью. Функции по документационному обеспечению деятельности учебной части возложены на секретаря.
У него двойное подчинение: заместителю директора по учебным вопросам, заведующему УЧ.
В своей деятельности секретарь УЧ руководствуется Уставом колледжа и должностной инструкцией. Устав необходим, прежде всего, потому, что он является основным внутренним нормативным документом. В уставе устанавливается структура колледжа, порядок принятия решений, указано кто имеет право подписи документов, наличие печати, хранение документов, а также освещен ряд других вопросов, с которыми сталкивается секретарь в своей работе.
Не менее важным документом, регламентирующим деятельность секретаря УЧ, является его должностная инструкция.
Должностная инструкция секретаря - главный организационно-правовой документ, определяющий деятельность секретаря, его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.
В должностной инструкции секретаря УЧ (представлена на рисунках 2 и 3) закрепляются обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям.
При наличии должностной инструкции секретарь знает, что от него требуется и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.
Секретарь УЧ все распоряжения получает от заведующего УЧ. Секретарь УЧ – сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе всех текущих дел. Он фактически «опора» и доверенное лицо заведующего УЧ. Главная цель работы секретаря – максимально освободить заведующего УЧ от подготовительных стадий всех мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, освободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь УЧ хорошо знает распорядок дня руководителя, имеет четкое представление об его планах на ближайшую неделю, месяц. Его обязанность следить за выполнением этих планов, напоминать о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д. Секретарь является связующим звеном между заведующим УЧ и преподавателями.
На секретаря УЧ колледжа возлагаются следующие функции:
- прием поступающих документов;
- подбор документов и материалов, необходимых для работы заведующего учебной частью;
- составление документов по заданию руководителя;
- проверка правильности оформления подготовленных проектов документов;
- проведение телефонных переговоров, запись в отсутствие заведующего учебной частью полученной информации и доведение до его сведения этой информации;
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, создание условий, способствующих его эффективной работе.
Таким образом, секретарь УЧ должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.
Рассмотрим функции и задачи, решаемые в течение дня, а также документы, используемые в деятельности секретаря УЧ колледжа.
Рабочий день секретаря УЧ колледжа управления начинается в восемь часов утра. Первая задача, которая стоит перед секретарем – подготовка рабочего места.
После этого он намечает задачи на день. По прибытии руководителя на работу секретарь напоминает ему о намеченных на этот день мероприятиях, совещаниях (в том числе и плановых), планерках и т.д.
Работа с основными управленческими документами выполняется обычно в приемной директора колледжа секретарем директора. После обработки и регистрации документов они передаются в УЧ секретарю.
Кроме каналов обычной доставки документов в колледже используется локальная сеть. Процентное соотношение способов доставки документов представленное в виде диаграммы на рисунке 4.
Мы видим, что обычная доставка составляет 90%, а доставка по локальной сети – 10%.
В обязанности секретаря УЧ входит: подготовка расписания экзаменов, экзаменационных ведомостей, оформление книжек успеваемости, студенческих билетов обучающихся, оформление журналов учебных занятий, списков студентов, заполнение форм № 2 и № 3.
При работе с журналами учебных занятий секретарь руководствуется Указаниями о ведении журнала учебных занятий в средних специальных учебных заведениях. В данном документе прописан порядок оформления журнала, ведения в нем записей, включение в списки и исключение учащихся из списков журнала и т.д. (рисунок 5).
При оформлении зачетных книжек секретарь руководствуется Инструкцией о порядке заполнения и хранения зачетной книжки студента среднего специального учебного заведения. Инструкция определяет порядок оформления, выдачи, заполнения и хранения зачетных книжек. Она приведена на рисунке 6.
Расписание экзаменов секретарь готовит в двух экземплярах, подписывает у заведующего УЧ и утверждает у директора колледжа. Пример оформления расписания экзаменов приведен на рисунке 7.
Два раза в учебном году (зимняя и летняя сессии) на каждую учебную группу оформляются экзаменационные ведомости. Ведомости оформляются за две недели до начала экзаменационной сессии в трех экземплярах. Начало сессии определяется «Графиком учебного процесса».
Пример оформления экзаменационной ведомости представлен на рисунке 8.
Каждый месяц заполняется ведомость учета часов учебной работы преподавателя (форма № 2). Форма заполняется на основании «выданных» часов нагрузки преподавателям. Оформляется в одном экземпляре, подписывается заместителем директора по учебной работе, зав. УЧ и секретарем УЧ. Пример формы № 2 приведен на рисунке 9. На основании формы № 2 заполняется ведомость учета часов преподавателей.
Ведомость заполняется в двух экземплярах, подписывается: директором по УР, зав. учебной частью и секретарем. Один экземпляр ведомости остается в учебной части, а второй передается в бухгалтерию (рисунок 10).
В конце учебного года секретарем оформляется Форма № 3 «Учет часов учебной работы за весь учебный год».
Данная форма заполняется на каждого преподавателя в двух экземплярах: один остается в УЧ, второй – в бухгалтерии. Подписывается заместителем директора по учебной работе, заведующим УЧ и секретарем. Форма № 3 представлена на рисунке 11.
В обязанности секретаря УЧ входит оформление студенческих билетов и книжек успеваемости учащихся. Студенческий билет и книжка успеваемости (зачетная книжка) являются основными документами учащегося.
Зачетная книжка студента выдается вновь принятым студентам в течение первого семестра обучения.
Книжка успеваемости студента оформляется следующим образом: на титульном листе указывается наименование учебного заведения; номер зачетной книжки; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения; дата и номер приказа о зачислении; подпись директора колледжа; дата выдачи книжки; гербовая печать. Следующие страницы (результаты промежуточной аттестации) зачетной книжки заполняются преподавателями изучаемых дисциплин.
Все записи в зачетной книжке производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. Подчистки, помарки, исправления, не заверенные в установленном порядке, в зачетной книжке не допускаются.
Выдача дубликатов зачетной книжки производится только по распоряжению руководителя образовательного учреждения или его заместителя по учебной работе. На третьей странице дубликата книжки делается надпись «дубликат». Все данные об успеваемости студента за весь период обучения до момента выдачи ему дубликата вносятся в дубликат книжки на основании подлинных экзаменационных и семестровых ведомостей, хранящихся в учебной части.
Зачетная книжка, сдаваемая студентом в связи с окончанием полного курса или выбытием из образовательного учреждения, хранится в образовательном учреждении в личном деле студента.
Форма зачетной книжки студента образовательного учреждения среднего профессионального образования утверждена приказом Минобразования России от 24 января 2002 г. № 4571 (рисунок12).
В студенческом билете учащегося указывается наименование учебного заведения; номер билета; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения (очная, заочная); дата выдачи билета; подпись директора колледжа, заверенная гербовой печатью (рисунок 13).
Данные документы регистрируются в журнале регистрации. Журнал состоит из следующих граф: номер по порядку; дата и номер приказа; фамилия, имя, отчество; группа; подпись студента. В графе «номер по порядку» ставится пятизначный порядковый номер, который является номером студенческого билета и зачетной книжки (студенческий билет и зачетная книжка учащегося регистрируются под одним номером).
Рисунок 7 - Бланк студенческого билета
В графе «дата и номер приказа» указывается регистрационный номер и дата приказа о зачислении в колледж, на основании которого заполняются графы «фамилия, имя, отчество» и «группа». За получение студенческого билета и зачетной книжки каждый студент ставит личную подпись в графе «подпись студента». Пример регистрационного журнала представлен в таблице 1.
Таблица 1 - Форма журнала регистрации
№ п/п |
Ф.И.О. студента |
Дата выдачи |
Группа |
Дата и номер приказа |
Подпись студента |
|
|
|
|
|
|
В случае потери студенческого билета учащемуся необходимо написать заявление на имя заведующего отделением о выдачи дубликата билета. Образец заявления представлен на рисунке 14.
Рисунок 8 - Заявление
В течение всего дня секретарь ведет телефонные переговоры. Телефонные переговоры являются важным элементом работы любого секретаря. В обязанности секретаря входит прием телефонных звонков с обязательной фиксацией полученной информации. Обязанностью секретаря является переадресация входящих звонков.
Раз в неделю директор колледжа проводит планерку, а секретарь напоминает о ней зав. учебной частью и заведующим отделений.
Наблюдение за работой секретаря учебной части колледжа позволило создать фотографию рабочего дня, представленную в Таблице 2.
Таблица 2 - Фотография рабочего дня
Наименование элементов работы |
Начало, |
Окончание |
Общее время, мин |
Выработка, единицы работы |
800 |
|
|
| |
Подготовка рабочего места |
800 |
805 |
5 |
|
Просмотр и работа с поступившими документами |
805 |
830 |
25 |
3 приказа |
Прием тел. звонков |
830 |
835 |
5 |
3 абонента |
Работа с журналом |
835 |
905 |
30 |
1 журнал и 1 форма |
Ответ на тел. звонок |
905 |
907 |
2 |
1 абонент |
Работа с журналом |
907 |
937 |
30 |
1 журнал и 1 форма |
Напоминание зав. отделениям |
937 |
950 |
13 |
6 чел. |
Прием посетителей |
950 |
1055 |
5 |
1 чел. |
Прием тел. звонков |
1055 |
1008 |
18 |
4 абонента |
Прием посетителей |
1008 |
1020 |
12 |
3 чел. |
Работа с журналом |
1020 |
1150 |
130 |
3 журнала и 3 формы |
Предупреждение преподавателей о замене предметов (устно) |
1150 |
1200 |
10 |
6 преподав. |
Обед |
1200 |
1230 |
30 |
|
Работа с журналом |
1230 |
1330 |
100 |
2 журнала и 2 формы |
Предупреждение преподавателей о замене предметов (устно) |
1330 |
1335 |
5 |
3 преподав. |
Предупреждение преподавателей о замене предметов (по телефону) |
1335 |
1350 |
15 |
7 |
Заполнение ведомости по форме №2 |
1350 |
1410 |
20 |
2 ведомости |
Прием посетителей |
1410 |
1415 |
5 |
1 чел. |
Заполнение сводной ведомости |
1415 |
1445 |
30 |
2 ведомости |
Ответ на тел. звонок |
1445 |
1450 |
5 |
1 абонент |
Подписание сводной ведомости |
1450 |
1500 |
10 |
2 ведомости |
Подготовка экзаменационных ведомостей |
1500 |
1530 |
30 |
9 ведомостей |
Распечатка копий экзамен. ведомостей |
1530 |
1540 |
10 |
27 копий |
Работа с формой № 3 |
1540 |
1620 |
40 |
10 форм |
Уборка рабочего места |
1620 |
1630 |
10 |
|
Окончание рабочего дня |
|
1630 |
|
|
Как видно из таблицы, деятельность секретаря учебной части очень разнообразна: большая часть, а именно 77 % рабочего времени тратится на документное обслуживание, 10 % - на телефонные разговоры, 4 % - на прием посетителей, 9 % - на остальные виды работ (рисунок 15).