Документирование деятельности мини-типографии

(на примере индивидуального предпринимателя)

Ю.С. Турбанова, Л.Р. Фионова, Пензенский гос. университет

Основной вид экономической деятельности мини-типографии – полиграфическая. Она организована индивидуальным предпринимателем. В качестве дополнительных видов деятельности организация может заниматься производством гофрированного картона, бумажной и картонной тары, а также специализированной розничной торговлей непродовольственными товарами.

Структура мини-типографии представлена на рисунке 1.

Выписка из государственного реестра индивидуальных предпринимателей

В структуре предприятия обычно небольшое число рабочих. Во главе организации стоит непосредственно сам индивидуальный предприниматель - руководитель. Ему подчиняются бухгалтер, дизайнер, печатники, упаковщики, резчики бумаги и картона, наладчик оборудования, слесарь, уборщица, сторож. Вопросами делопроизводства занимается бухгалтер.

Бухгалтер в организации обеспечивает: точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности (оформление заявлений об акцепте) и контроль за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации;

полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, с помощью правильного оформления первичных документов, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением; правильное начисление и своевременное перечисление налогов и других платежей в государственный бюджет, взнос на государственное социальное страхование (осуществляет с помощью платежных поручений).

контроль за составлением достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов (расходных, приходных кассовых ордеров) и бухгалтерских записей, обеспечение своевременного представления отчетности в установленные сроки государственным органам;

принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства; оформление и сохранность документов.

Бухгалтер также ведет работу с корреспонденцией: по поручению руководителя составляет письма, готовит ответы и запросы.

Существенную помощь оказывает бухгалтер в аналитических операциях, связанных с получением информации.

Широкие возможности представляет в реализации этой функции глобальная информационная сеть Интернет.

Бухгалтер использует и традиционные методы получения информации: анализ опубликованных источников и литературы, изучение изданий и др.

Кроме общего делопроизводства, бухгалтер ведет кадровую документацию: составляет приказы по личному составу, оформляет трудовые договора, а также страховые медицинские полисы и в случае необходимости страховые свидетельства государственного пенсионного страхования.

Бухгалтер также выдает направления на медицинское освидетельствование, а также ведет табель учета использования рабочего времени.

В таблице 1 приведено среднее количество создаваемых и заполняемых бухгалтером документов разделенных по видам деятельности в среднем за один месяц:
документы по оформлению заказов;
документы по ведению бухгалтерского учета;
документы по работе с кадрами;
документы по работе с банком;
документы по работе с поставщиками (услуг и материалов).

Общее количество документов по оформлению заказов в месяц – 24,94, по ведению бухгалтерской деятельности – 9,39, по работе с кадрами – 3,04, по работе с банком – 20, по работе с поставщиками услуг и материалов – 2,5.

Соотношение указанных документов можно увидеть на рис. 2.

По результатам анализа соотношения документов мини-типографии видно, что на предприятии индивидуального предпринимателя С.Ф. Турбанова создается и заполняется в среднем за месяц:
42% документов по оформлению заказа;
16% документов по ведению бухгалтерской деятельности предприятия;
5% кадровой документации;
33% документов по работе с банком;
4% документов по работе с поставщиками услуг и материалов.

Таблица 1 - Документы, создаваемы и заполняемые на предприятии

Рисунок 2 - Диаграмма "Процентное соотношение документов мини-типографии"
В связи с тем, что документов по работе с кадрами и организационно-распорядительных создается незначительное количество от общего числа в мини-типографии, нецелесообразно выделять отдельную должность кадровика и секретаря по работе с этими группами документов. Но применение альбома унифицированных форм кадровых документов и унификация других документов (создание трафаретных текстов) облегчит их составление бухгалтеру, основная деятельность которого - ведение бухгалтерии предприятия.
Анализ документов, сопровождающих деятельность мини-типографии, позволил выделить следующие группы:

Если сравнить выделенные группы с диаграммой на рисунке 2, то в группу «Документы по работе с внешними структурами» «попали» документы по работе с банками и по работе с поставщиками.

Так как большую долю (42 %) в мини-типографии составляют документы по оформлению заказов, рассмотрим их подробнее.
Изготовление полиграфической продукции начинается с оформления договора поставки продукции, для оформления которого разработана унифицированная электронная форма (рис. 3). Порядок оформления и заключения договора регламентируется Гражданским кодексом Российской Федерации.

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, изготовленную продукцию покупателю для использования в предпринимательской деятельности.
Договор поставки считается измененным или расторгнутым с момента получения одной стороной уведомления другой стороны об одностороннем отказе от исполнения договора полностью или частично, если иной срок расторжения или изменения договора не предусмотрен в уведомлении либо не определен соглашением сторон.

При изменении каких-либо пунктов договора в течение срока действия оформляется дополнительное соглашение к договору, а при изменении стоимости продукции отправляется письмо предприятию-заказчику (рисунок 4), в котором указываются причины повышения цены, а также перечисляются виды продукции, цену которых необходимо согласовать. К письму прилагается протокол согласования цен в двух экземплярах (рисунок 5), который подписывается руководителем предприятия-заказчика и возвращается в мини-типографию (в случае согласия предложенных условий). Договор оформляется в двух экземплярах, заверяется подписями руководителей и печатями организаций.

ДОГОВОР
г. Пенза
Поставки продукции
ИП Турбанов Сергей Федорович, именуемый в дальнейшем «Поставщик», действующий на основании свидетельства ОГРН № 304583504800045, с одной стороны и РА "Голубое небо", именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора И.З. Земсковой, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1 Предмет договора

Поставщик в течение всего срока действия договора изготавливает из своего материала печатную продукцию (листовки, буклеты, календари), а Покупатель принимает и оплачивает данную продукцию.

2 Условия поставки

1 Поставщик изготавливает продукцию после получения от Покупателя заявки, в которой указывается ассортимент, количество и дата поставки продукции.

2 Покупатель самостоятельно определяет ассортимент и количество печатной продукции. Сроки поставки продукции определяются по согласованию сторон.

3 Доставка готовой печатной продукции производится Покупателем самостоятельно и за счёт собственных средств.

3 Права и обязанности сторон
1 Покупатель обязуется:

2 Поставщик на основании заявки обязан:

3 В случае некачественного выполнения (или брака) продукции Покупатель вправе отказаться от неё в пределах допущенного брака.
……….

Рисунок 3 – Пример электронной формы Договора поставки продукции, в которой переменная информация затемнена

Если с заказчиком заключен долгосрочный договор, то заказ на продукцию приходит в виде заявки (рисунок 6). Заявка принимается по факсу или ее доставляет заказчик. В заявке указывается вид продукции, количество, а также изменения, произошедшие в тексте или оформлении.

Следует отметить, что не все организации делают свои заказы в виде заявок и информируют в письменном виде об изменениях, которые необходимо внести в продукцию. Часть заказчиков делает заказы по телефону или при личном визите сотрудника, отвечающего за поставку данного вида продукции.

Далее руководитель анализирует заявку (возможные сроки изготовления и возможные технологические проблемы). Если есть необходимость, созванивается с заказчиком и обговаривает возникшие вопросы, если нет вопросов – передает заявку дизайнеру с рекомендациями и дает указания по подготовке расходных материалов.

Рисунок 6 – Пример Заявки на изготовление продукции
Процесс изготовления полиграфической продукции включает в себя три этапа:

Изготовленная продукция упаковывается, и на каждую упаковку прикрепляется одна единица товара (по возможности), например этикетка, и указывается количество товара в упаковке.

Бухгалтер после выпуска продукции оформляет документы заказчику на отпуск товара в двух экземплярах. Такими документами являются накладные и счета-фактуры.

Счет-фактура составляется согласно Приложению № 1 к «Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в редакциях Постановлений Правительства РФ от 15.03.2001 № 189, от 27.07.2002 № 575, от 16.02.2004 № 84).
Накладная составляется также с использованием унифицированной формы (рисунок 7).

Заказчику по доверенности отгружается готовая продукция и выставляется один экземпляр накладной и счета-фактуры. На документах ставится подпись ответственного за выдачу продукции (руководителя или бухгалтера) и печать организации. В накладной также указывается должность, подпись и расшифровка подписи того, кто получает продукцию.

Выставленные счета-фактуры заносятся бухгалтером в книгу продаж с указанием даты, номера документа, наименованием покупателя, ИНН покупателя, даты оплаты, всего продаж, включая НДС, стоимости НДС, суммы НДС и помещаются в папку «Выставленные счета-фактуры».

Таким образом, в деятельности мини-типографии образуется значительное количество документов, от качества подготовки которых зависит эффективность работы предприятия. Однако их большая часть касается бухгалтерского учёта и выделение отдельной должности работника, занимающегося только общим делопроизводственным обслуживанием, экономически невыгодно. Его обязанности возлагаются на бухгалтера и учитываются в зависимости от объёма этой функции, при определении его заработной платы.

бланки, рисунки в печатной версии журнала Делопроизводство