Опыт проведения Всероссийской студенческой олимпиады по направлению «Документоведение и архивоведение»

Автор: Фионова Л.Р., Семянкова О.И.

  • Творческие задания для Олимпиады

  • Разбор различных ситуаций

В ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет (ПГУ)» с 19 по 22 апреля 2017 года прошел очный тур Всероссийской студенческой олимпиады (ВСО) среди образовательных организаций высшего образования по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». ПГУ, а именно, кафедра «Информационное обеспечение управления и производства (ИнОУП)» получили уже второй раз подряд право проводить эту олимпиаду.

Выбор ПГУ в качестве площадки для профессионального студенческого состязания неслучаен. Более 20 лет на кафедре «ИнОУП» Пензенского вуза готовят специалистов сначала по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», а теперь» по направлению «Документоведение и архивоведение». Следует отметить, что направление подготовки «Документоведение и архивоведение», реализуемое в ПГУ входит в число «Лучших образовательных программ инновационной России» по итогам всех этапов проекта с 2010 по 2016 годы.

Для участия в Олимпиаде каждое образовательное учреждение выставляло команду в составе 3-4 студентов и одного руководителя-преподавателя. В состав Оргкомитета неизменно входили: проректор по учебной работе, профессор В.Б. Механов (председатель), директор Политехнического института, д.т.н., доцент Д.В.Артамонов, декан факультета вычислительной техники, заведующая кафедрой ИнОУП» профессор Л.Р. Фионова (зам. председателя). Координатором ВСО по направлению «Документоведение и архивоведение» от ПГУ являлась к.филол.н., доцент кафедры ИнОУП О.И. Семянкова. Членами экспертной и апелляционной комиссий являлись руководители команд-участниц.

Пакет заданий теоретического конкурса Олимпиады формировался из заданий, разработанных организаторами, и заданий, составленных вузами-участниками Олимпиады. Предлагаемые участникам Олимпиады задания были разработаны в рамках требований ФГОС по направлению «Документоведение и архивоведение».

ВСО и в 2016, и в 2017 году проводилась в 2 этапа: отборочный заочный тур и финальный всероссийский очный тур. Среди участников Олимпиады предполагалось определение личного и командного первенства. В Олимпиаде принимали участие граждане Российской Федерации, студенты очной формы обучения 3-4 курса бакалавриата и 1 курса магистратуры по направлению «Документоведение и архивоведение» государственных и негосударственных высших учебных заведений, имеющих государственную аккредитацию.

В 2016 г. отборочный тур представлял собой выполнение творческого задания на тему «Особенности современного делопроизводства в Российской Федерации». Результат ― исследовательский проект в электронной форме, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТов (в частности, ГОСТ 7.32-2001, ГОСТ 7.1-2003). Оценивалась актуальность темы, глубина исследовательского подхода, логичность изложения и инновационность в предложенных решениях. Отдельное количество баллов каждая команда получала за оформление работы, соответствующее нормативным требованиям.

В 2017 г. тема творческого задания звучала так «Современные технологии ДОУ: проблемы и перспективы развития». С учётом практического опыта проверки работ прошлого года критерии оценивания несколько изменились. Теперь кафедра приняла решение учитывать следующее:

  • оформление проекта;

  • глубина исследовательского подхода и логичность изложения;

  • актуальность рассмотренных прикладных проблем и сформулированных выводов.

В 2016 г. на отборочный тур заявки подали команды из 7 вузов: команда кафедры информационной безопасности в управлении ФГБОУ ВПО «Удмуртский государственный университет»; команда кафедры документоведения и стилистики русского языка ФГБОУ ВПО «Тульский государственный педагогический университет им. Л. Н. Толстого»; команда кафедры всеобщей истории и культурного наследия ФГБОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы»; команда кафедры общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет»; команда кафедры всеобщей истории, международных отношений и документоведения Самарского государственного аэрокосмического университета им. С.П. Королева (теперь ФГАОУ ВО «Самарский национальный исследовательский университет имени академика С.П. Королева»); команда кафедры истории и документоведения Национального исследовательского Томского государственного университета и команда кафедры-организатора ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет».

К сожалению, успешно пройдя отборочный тур, команда ФГБОУ ВПО «Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого» не смогла приехать на финальный всероссийский очный тур из-за организационных внутривузовских сложностей.

Анализируя содержание творческих работ отборочного тура, отметим, что многие из них касались проблем развития информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) и систем электронного документооборота (СЭД) в современном смешанном электронно-бумажном делопроизводстве. Рассматривался также вопрос многоуровневости, неупорядоченности законодательства в сфере делопроизводственных отношений и неоднозначного отношения к системе мировых стандартов. Отдельным направлением анализа участников стала реализация государственной программы Российской Федерации «Информационное общество» и анализ проблемы совершенствования правового регулирования доступа к информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления.

В 2016 г. по итогам представленных проектов можно отметить следующее: содержание многих проектов было связано с прикладной деятельностью кафедр, выпускающих специалистов-документоведов. Были представлены конкретные разработки пакетов документов, продиктованные особенностями образовательного процесса вузов-участников.

С одной стороны, это несомненный плюс, с другой стороны, прикладной характер некоторых проектов позволил неоправданно сузить тему предложенного творческого задания, негативно повлиял на глубину исследовательского подхода к проблеме. Кроме того, сама тема предполагала уверенное владение знаниями теории современного документоведения (его терминосистемой, в частности) и актуальной нормативной законодательной базой, что, по мнению, жюри, было продемонстрировано не в полной степени.

Отборочный тур ВСО в 2017 г. нашёл отклик у гораздо большего количества команд ― заявки подали 12 вузов. Среди них: команда кафедры истории Республики Башкирия, археологии этнологии ФГБОУ ВО «Башкирский государственный университет»; команда кафедры российской истории и документоведения ФГАОУ ВО «Белгородский государственный национальный исследовательский университет»; команда кафедры «Менеджмент» ФГБОУ ВО «Казанский государственный энергетический университет»; команда уже участвовавшей в ВСО 2016 г. кафедры общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет»; команда кафедры информатики и документоведения ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»; команда кафедры документационного обеспечения управления и делового администрирования ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева»; команда ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет»; команда кафедры социально-гуманитарного образования БУ ВО Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Сургутский государственный педагогический университет»; команда кафедры документоведения и архивоведения ФГАОУ ВО «Крымский федеральный университет имени В.И. Вернадского»; команда также ранее участвовавшей кафедры истории и документоведения «Национального исследовательского Томского государственного университета»; команда кафедры документоведения и документационного обеспечения управления ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» и команда кафедры документоведения, информационных ресурсов и вспомогательных исторических дисциплин ФГБОУ ВО «Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова».

И вновь организационные сложности не позволили участвовать в финальном всероссийском очном туре командам ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры» и ФГАОУ ВО «Крымский федеральный университет имени В.И. Вернадского», хотя их работы были оценены методической комиссией достаточно высоко.

20 апреля 2017 года участников олимпиады на торжественном открытии поприветствовал проректор по учебной работе ПГУ Виктор Борисович Механов (рис. 1). Он отметил особую роль документации в современном мире. «Единственный источник получения объективной оценки исторических событий — это документы», — заметил проректор.

Рис. 1 ― Выступление В.Б. Механова на торжественном открытии олимпиады

Директор Государственного архива Пензенской области Павел Вячеславович Кашаев, обращаясь к студентам (рис. 2), пожелал им удачи и назвал документы своеобразной машиной времени. «Окунуться в прошлое вы можете с помощью документов. Бумага помогает осязать эпоху», — высказался он.

Рис.2 ― Выступление П.В. Кашаева

Творческие работы отборочного тура в 2017 г. были более разнообразны содержательно, чем работы предыдущей Олимпиады. Вот перечень наиболее интересных тем:

  • исследование особенностей СЭД в управлении проектной деятельностью,

  • сложности создания и ведения электронных архивов организаций,

  • исследование современных технологий документационного обеспечения управления в органах государственной власти и органах местного самоуправления субъектов РФ (в частности, республик),

  • недостатки нормативно-правового обеспечения электронного документооборота,

  • проблемы перехода к безбумажному документообороту и внедрению новых форм кадровых документов (в частности, электронному трудовому договору с дистанционными работниками),

  • информатизация архивного дела,

  • развитие технологий оцифровки документов,

  • проблемы идентификации, аутентификации (подтверждения подлинности) и целостности электронных документов,

  • проблемы библиографического описания электронных интернет ― ресурсов,

  • проблемы правового обеспечения и содержания облачных технологий,

  • повышение эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг при исполнении запросов социально-правового характера,

  • анализ современного состояния работы с обращениями граждан в условиях внедрения информационных технологий.

Финальный очный этап Олимпиады включал в себя задания для индивидуального и командного первенства. Для оценивания заданий Олимпиады было сформировано жюри из преподавателей-руководителей команд, как уже отмечалось выше.

Задания индивидуального первенства были представлены в виде классических тестов с альтернативными вариантами ответов и в виде кейсов, дающих участникам возможность дать развёрнутые ответы, продемонстрировать глубокое знание основного и дополнительного материала, уровень владения профессиональными компетенциями.

Задания в 2016 году составлялись в рамках следующих дисциплин (о чем участники ВСО были заранее предупреждены):

  • документоведение;

  • организация и технология документационного обеспечения управления (ДОУ);

  • архивоведение;

  • компьютерные технологии в ДОУ;

  • организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.

В 2017 г. задания предлагались в рамках следующих дисциплин:

  • документоведение;

  • организация и технология ДОУ;

  • архивоведение;

  • компьютерные технологии в ДОУ;

  • кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу.

Подбор вышеназванных дисциплин не случаен, т.к. именно они в большей степени предполагали определение уровня теоретической и практической подготовки студентов, а также уровня сформированности у них профессиональных компетенций, определенных во ФГОС

Комплект заданий соответствовал следующим параметрам:

  1. Наличие теоретических и практических заданий инновационного характера. Например: «Что такое виртуальный архив? Приведите пример известного вам виртуального архива».

Ответ. В рамках проекта «Виртуальный архив» на сайтах представляются электронные образы материалов, хранящиеся в крупнейших архивных собраниях. Одна из целей проекта ― создать общую для ученых исследовательскую площадку. Например, творческий архив Анны Ахматовой, размещенный на сайте РГАЛИ, принадлежит к числу редких сокровищ мировой культуры. Тем не менее, получить полное представление о нём непросто: рукописи поэтессы рассредоточены по фондам различных учреждений и частным собраниям, находящимся в разных городах России и за рубежом. Инновационный проект «Виртуальный архив» призван объединить в виртуальном пространстве творческое наследие поэта, сделав его доступным ученым.

В рамках проекта планируется представить на сайте электронные образы материалов, хранящиеся в крупнейших архивных собраниях: фондах Российского государственного архива литературы и искусства, Музее Анны Ахматовой в Фонтанном Доме, Российской национальной библиотеке, Российском государственном архиве кинофотодокументов, Российском государственном архиве фонодокументов, Центральном государственном архиве кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга. В этих собраниях сосредоточен основной массив творческого наследия Анны Ахматовой: рукописи стихотворений и поэм, записные книжки, статьи и дневниковые записи, воспоминания, «библиотека поэта» (книги с правкой и заметками А.А. Ахматовой), переписка, фотографии, кадры кинохроники, аудиозаписи, биографические материалы.

  1. Наличие заданий и тестов из разных предметных областей, междисциплинарных заданий в рамках направления подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение».

Например, вопрос по дисциплине «Документоведение»: «Приговор как вид документа ― это:

  • Коллегиальный распорядительный документ Боярской думы в Российском государстве XV—XVII вв.

  • Решение, вынесенное судом в результате судебного разбирательства дела.

  • Объявление результатов экзамена.

  • Все ответы верны».

Ситуация для анализа по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»:

«В организацию приняли нового сотрудника в службу делопроизводства. Он, обнаружив, что отсутствует такой важный документ как Инструкция по делопроизводству, разработал его.

Разработанная теперь в организации Инструкция по делопроизводству содержит следующие тематические разделы:

  • Организация документооборота

  • Регистрация документов

  • Контроль за исполнением документов

  • Номенклатура дел

  • Хранение документов в структурных подразделениях.

Задание: Проанализируйте перечень разделов и объясните, отражен ли в инструкции весь процесс работы с документами?

Если нет, какими разделами Вы бы дополнили данный документ.

Обоснуйте свое решение».

Ситуация по «Кадровому делопроизводству»:

«Лариса Г. написала заявление об увольнении по собственному желанию, ее обязали отработать две недели. За это время инспектор отдела кадров нашла кандидатуру на ее должность и оформила письменное приглашение на работу в порядке перевода. Однако впоследствии Лариса отозвала свое заявление. Также она предъявила кадровику справку о беременности. Каковы должны быть действия инспектора отдела кадров?»

  1. Наличие заданий и тестов на проверку знаний, навыков, компетенций, творческого потенциала, способности к профессиональной деятельности. Например: «Найдите и исправьте ошибки в оформлении документа согласно действующим нормативным актам Российской Федерации (4 балла).

Пример задания на рис.3, а правильное оформление на рис. 4.

За каждую ненайденную ошибку вычитается 0,1 балла».

Ответ: В оформлении письма есть следующие ошибки (в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в органах или ГОСТ Р 6.30-2003):

  1. Неверен порядок оформления почтового адреса в реквизите «справочные данные об организации» ― индекс всегда пишется последним. Кроме того, e-mail не входит в обязательные элементы реквизита (почтовый адрес и телефон) и должен располагаться после них.

  2. Реквизит «дата» находится после «регистрационного номера документа».

  3. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» не использован, а письмо начинается со ссылкой на инициативное письмо.

  4. В реквизите «адресат» происходит адресование должностному лицу, при этом его инициалы стоят после фамилии ― это ошибка.

  5. Неверно оформлен реквизит подпись на бланке должностного лица.

  6. Нет отметке об исполнителе.

Практический блок для соревнования команд в течение 2-х лет организации Олимпиады представлял собой защиту проекта на заранее объявленную тему.

  • 2016 г. ― «Применение профессиональных стандартов в разработке организационных документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства или службы ДОУ».

  • 2017 г. ― «Развитие технологий электронного правительства в регионах России»

Рис. 3 ― Образец документа с ошибками оформления для анализа

Для выступления на этом этапе участники представляли для публичной защиты с использованием инструментальных средств (текстовый редактор, программа создания Web-страниц, презентационная программа и т.п.) проект, в котором была отражена его методическая значимость и новизна, методы исследования, практическая составляющая (рис. 5).

Рис.4 ― Образец исправленного документа после анализа

Критерии оценивания:

  1. Полнота раскрытия темы (спектр организационных документов, подвергавшихся анализу, глубина раскрытия проблемы).

  2. Нормативный законодательный аспект, на который опирается проект.

  3. Качество и объём практических рекомендаций.

  4. Проработка возможности внедрения проекта (наличие и оценка бизнес-процессов, необходимых для реализации проекта; квалификационные требования к специалистам, которые могут реализовать проект; материальные затраты и т.п.).

  5. Степень автоматизации проекта (наличие и описание программных продуктов, необходимых для реализации проекта).

  6. Качество представления проекта (наличие/отсутствие презентационных материалов).

  7. Качество ответов на дополнительные вопросы по содержанию проекта.

Рис. 5– Выступление команды ТюмГУ

Защита командных проектов показала достаточно высокий уровень теоретической и практической подготовки студентов во всех вузах, а также достаточный уровень сформированности у них профессиональных компетенций. В то же время содержание некоторых проектов было описательным. Это снизило научность и системность некоторых работ, которые следовало бы логически продолжить.

Несмотря на хорошие результаты, стоит отметить, что, видимо, в силу разного кадрового наполнения кафедр вузов-участников (специалисты технического или гуманитарного профиля), презентации проектов команд отличались разным уровнем освоения тех профессиональных компетенций, которые связаны с применением информационных технологий в работе. И основной рекомендацией тут будет пожелание оптимизировать уровень изучения дисциплин, связанных с компьютерными технологиями подготовки документов и их обработкой. Вероятно, это можно сделать, организовав методические семинары или методический взаимообмен между вузами, обучающими студентов по вышеуказанному направлению. Кроме того, общая рекомендация ― максимально использовать в учебном процессе информационные правовые системы (типа Консультант Плюс), которые позволяют поддерживать нормативную законодательную базу делопроизводства в актуальном состоянии.

В очном всероссийском этапе ВСО в 2016 г. приняли участие 23 студента и магистранта из 6 вузов Российской Федерации.

В очном всероссийском этапе ВСО в 2017 г. приняли участие 36 студентов и магистрантов из 10 вузов Российской Федерации (рис. 6,7).

Рис. 6 ― Перед защитой командных проектов. 2017 г.

Победители и призеры финального тура Всероссийской студенческой олимпиады определялись по лучшим показателям (баллам) выполнения конкурсных заданий.

Победителем всероссийского этапа ВСО по направлению «Документоведение и архивоведение» в индивидуальном первенстве в 2017 г. стала Гришина Ирина Александровна, студентка ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет».

2 место ― Сарафанкина Юлия Анатольевна, студентка ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет».

Рис. 7 ― Закрытие ВСО. 2017 г.

3 место ― Галкова Наталия Сергеевна, магистрант ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева».

В командном зачёте в 2017 г. места распределились следующим образом:

1 место ― ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет», 2 место ― ФГАОУ ВО «Национальный исследовательский Томский государственный университет», 3 место ― ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет».

Кроме того, приз студенческого жюри получила команда ФГБОУ ВО «Кубанский государственный университет».

Надеемся, что проведение Всероссийских студенческих олимпиад по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» с каждым годом будет собирать всё больше участников и станет площадкой для профессионального и образовательного взаимообмена и студентов-документоведов, и преподавателей.