Анализ документирования деятельности приемной комиссии Воронежского гос. ун-та

• Состав приёмной комиссии

• Порядок оформления и регистрации документов

Для подготовки кадров, способных успешно решать практические задачи, учреждениям высшего образования необходимо иметь подготовленных, имеющих достаточные знания, выпускников учреждений среднего образования. В этой связи настоящей проблемой для ВУЗов является набор наиболее достойных студентов из значительного числа абитуриентов. Решению этой задачи посвящена работа ежегодных приемных комиссий ВУЗов.

В последние годы повышению качества работы приемных комиссий уделяется большое внимание. Их основные функции заключаются в приеме и обработке документов абитуриентов, документировании деятельности экзаменационных, аппеляционных комиссий факультетов ВУЗов, оформлении приказов. По сути, приемная комиссия ― это особая документационная служба образовательного учреждения. Грамотная работа с различными системами документации и определяет решение основной задачи приемной комиссии.

К сожалению, в средствах массовой информации почти каждый год можно услышать о скандальных историях, связанными с приемными кампаниями ВУЗов. И зачастую негативные результаты таких кампаний являются следствием не проявлений коррупции, а элементарных ошибок работы с документами, неправильным ведением систем электронной документации. Во всех этих случаях, работники приемных комиссий, отвечающие за документационное обеспечение управления, демонстрируют незнание основ современного делопроизводства. Подобные ошибки являются трудно исправимыми, и влияют на судьбу абитуриентов, на оценку работы ВУЗа в целом, его рейтинг и авторитет.

Надлежащее оформление документации, составление различных документов является основной обязанностью всех работников приемных комиссий.

Приемная комиссия (далее ПК) ― это обособленное структурное подразделение ВГУ, взаимодействующее с большинством подразделений университета. Срок ее полномочий составляет один год.

Состав ПК формируется согласно приказу ректора в соответствии с п. 2.1 Положения о ПК ВГУ1:

• Ректор ― председатель;

• проректор по учебной работе ― заместитель председателя;

• члены ПК ― деканы факультетов, начальник управления информатизации и компьютерных технологий, начальник (заместитель начальника) управления образовательных программ, сотрудники факультета военного образования, директор института международного образования, директора филиалов Университета;

• ответственный секретарь ПК и его заместители;

• председатели и члены экзаменационных, аттестационных и аппеляционных комиссий;

• технические секретари.

Функции всех работников ПК также определяются Положением о ПК ВГУ.

Документация ПК представляет собой огромный массив документов организационно-правовой, распорядительной, информационно-справочной, договорной, электронной документации.

К организационно-правовым документам ПК относятся устав ВГУ, Положение о ПК ВГУ, Правила приема в ВГУ, Инструкция по делопроизводству ВГУ. К распорядительным документам ПК ВГУ, издаваемых единолично, относятся приказы Ректора ВГУ, а к документам, издаваемых в условиях коллегиальности ― решения.

Основная масса информационо-справочных документов ПК ВГУ ― это заявления абитуриентов о допуске к вступительным испытаниям, на основании которых, при наличии соответствующих документов, прилагаемых к заявлению, и успешном прохождении по конкурсу, издаются приказы о зачислении студентов на первый курс обучения.2 К документам информационно-справочной документации ПК, относятся также письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и служебные записки.

К договорной документации относятся договоры об оплате стоимости обучения, что регламентируется ФЗ «Об образовании в РФ», а также финансовые соглашения.3

Электронная документация представляет собой массив электронных документов информационной системы «Абитуриент», сопровождающей работу ПК.

Анализ документации ПК ВГУ позволяет получить статистическую информацию, а также сформировать основу для унификации отдельных видов документов. Статистика показала, что в период с 2011 по 2014 гг. количество поданных заявлений абитуриентов снизилось на 17%, что наглядно представлено в диаграмме 1 (в это число не включены данные филиалов ВГУ). Однако, количественный и качественный состав зачисленных студентов практически не изменился.

Диаграмма 1

Количество поданных заявлений абитуриентов с 2011 по 2014 г.г.

Объем документооборота, разнообразие форм документов диктуют необходимость их унификации. Рассмотрев некоторые виды документов ПК, можно убедиться в необходимости их унификации. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведения к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.4

Наиболее массовыми видами документов являются заявления абитуриентов. Бланк заявления абитуриента содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, ФИО, полный домашний адрес, телефон, подпись.

Реквизит текст в заявлении представляет собой сочетание данных в табличной и текстовой форме. В табличной форме в приоритетном порядке указываются предпочитаемые направления подготовки (специальности, программы подготовки) для участия в конкурсе. Также, в табличной форме представлены: форма обучения (очная, заочная, очно-заочная, вечерняя), источник финансирования (бюджет, договор), баллы ЕГЭ по каждому предмету, информация о документах об образовании, паспортные данные, контактные данные. Текстовая часть заявления представляет собой текст, в котором указывается суть заявления. Оборотная сторона заявления содержит таблицу, где указаны различные положения Правил Университета и Правил поступления в ВГУ. Напротив каждого пункта абитуриент ставит личную подпись, чем подтверждает свое согласие с пунктами таблицы. В конце документа абитуриент в обозначенном для реквизитов поле ставит дату и подпись. Документ также заверяется датой и подписью технического секретаря определенного факультета, принимающего заявление.

До завершения приема заявлений о поступлении, календарно обозначенным Правилами приема в ВГУ, поступающие могут вносить изменения в состав предпочитаемых для поступления направлений обучения или специальностей, а также менять их приоритет.5 Для осуществления этой цели необходимо вносить изменения в текст заявления. Абитуриент обращается в Интернет-центр, где секретарь группы «Абитуриент» формирует особый документ ― лист изменений. В этом документе содержится просьба о внесении изменений в зарегистрированное заявление, и перечисляются предпочитаемые для поступления направления обучения или специальности в порядке их приоритета. По сути, лист изменений является дубликатом заявления, потому что за исключением просьбы об изменении и предпочитаемых направлений и специальностей не несет никакой новой информации. В электронной базе данных производится лишь корректировка данных о направлениях и специальностях, а также вносится номер листа изменений, формирования никакого нового документа не происходит. Лист изменений выдается на руки поступающему. Этот документ прилагается к заявлению абитуриента, ему присваивается номер, который впечатывается жирным шрифтом. Над номером листа изменений находится номер изменяемого заявления. В результате анализа заявления и листа изменений, можно сделать вывод о необходимости унификации главного документа поступающего ― заявления.

Учитывая то, что больше половины оборотной стороны заявления остается пустой, а также то, что дело в электронной базе только лишь корректируется и не изменяется, в целях унификации документа и экономии материальных носителей и расходных материалов, логично было бы в пустое пространство оборотной части заявления впечатывать дополнительную таблицу с предпочитаемыми направлениями подготовки и специальностями, с последующим проставлением личной подписи абитуриента. Исходя из того, что примерно 25-30 % заявлений дополняются листами изменений, можно подсчитать количество ресурсов, которое возможно сэкономить при унификации заявления поступающего. Если в 2014 году было подано 20281 заявление о поступлении в ВГУ, то количество листов изменений составляет порядка 5000, и, если к стоимости сэкономленного материального носителя ― бумаги ― прибавить еще и ресурсы принтеров, то можно получить конкретную сумму. Кроме того, уменьшение документооборота облегчило бы работу технических секретарей ПК. Логично было бы оставить возможность печати дополнительных листов изменений лишь при повторном изменении предпочтений абитуриента, что составляет примерно 2-5 % от общего числа заявлений.

Немаловажным фактом является отсутствие в некоторых заявлениях информации о контактных данных абитуриента или его законных представителей. Работа секретарей ПК требует оперативных действий, и встречаются ситуации, когда возникает необходимость срочной связи с поступающим. Однако при отсутствии контактных данных это не представляется возможным. А ведь за этим может следовать решение таких серьезных вопросов, как, например, зачисление абитуриента на определенное направление или специальность.

Конечно, согласно ФЗ «О персональных данных» ст.9 п.1, абитуриент имеет право не давать персональную информацию.6 Однако поступающий в обязательном порядке вместе с заявлением о поступлении подает документ «Согласие на обработку и публикацию данных». В этой связи совершенно ясна необходимость заполнения в заявлении пункта с контактными данными абитуриента.

Так как абитуриент может в любое время отозвать свое согласие на обработку и публикацию данных, в 2014 году Управлением информатизации и компьютерных технологий разработаны две формы заявлений абитуриента: об отзыве его согласия на обработку персональных данных и об исключении его персональных данных из общедоступных источников. Эти заявления, как информационно-справочные документы, являются основой для издания распорядительных документов ― приказов ректора об исключении персональных данных абитуриента из общедоступных источников и прекращении обработки его персональных данных. До 2014 года формы этих документов отсутствовали в системе документации ПК, однако это не исключало того, что подобные заявления могли составляться поступающими в произвольной форме. Согласно законодательству эти заявления были бы удовлетворены.

Однако с 2011 по 2014 годы заявлений подобного рода в ПК не поступало. Это говорит о том, что, хотя законодательство и регулирует использование персональных данных граждан РФ, население по большей мере не вполне осознает проблему сохранности персональных данных. Это подтверждается и тем, что кроме нематериальных персональных данных (ФИО, адрес проживания, паспортные данные и т.д.) существуют и материальные (фотографии, копии и оригиналы документов об участии в конкурсах и т.д.). При незачислении абитуриентов на обучение в Университете, лишь единицы забирают подобные документы, являющиеся персональными данными или содержащие персональные данные.

В этой связи в «Расписке о приеме документов» следовало бы указать необходимость в случае выбытия из конкурса на любом основании забирать документы, содержащие персональные данные или являющиеся персональными данными. Только так абитуриенты могут получить информацию о важности сохранности материальных персональных данных. Дело в том, что в случае незачисления абитуриентов согласно ФЗ «О персональных данных» (ст.5 п.5) эти персональные данные становятся избыточными для Университета.7

Для обеспечения безопасности данных в учреждениях и организациях должен строго регулироваться доступ к персональным данным (ФЗ «О персональных данных» ст.19 п.2).8 С этой целью разработана форма служебной записки на предоставление доступа работника ВГУ к персональным данным абитуриентов, обрабатываемым в информационной системе университета (далее ИС).

Этот документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, подпись. Текст документа содержит конкретную информацию о работниках Университета, которым предоставляется доступ к персональным данным в ИС, точные сроки доступа, цели доступа к данным ИС. Документ заверяется визами согласования начальника юридического управления и ответственного секретаря ПК.

Однако в служебной записке на предоставление доступа работника к персональным данным абитуриентов, обрабатываемым в информационной системе университета, отсутствует важный обязательный реквизит ― заголовок к тексту.9 Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля, помогает правильному включению документа в дела. Обязательное составление заголовка ― важнейшее требование культурного оформления документа.10

Прием документов от поступающих регистрируется в журналах регистрации документов.11 В журнале в табличной форме указываются номер документа, дата приема заявления, фиксируется наличие регистрируемых документов. В конце строки, напротив наименований принятых документов абитуриента, поступающий и технический секретарь проставляют личные подписи. При зачислении абитуриента на первый курс обучения указывается номер приказа ректора о зачислении. При возврате документов абитуриент ставит подпись, заверяя таким образом получение личных документов.

Согласно п. 4.6 Положения о ПК ВГУ в день окончания приема документов технический секретарь закрывает журналы регистрации приема документов путем проведения черты после последней записи. После черты в журнале делается следующая запись: "На ___ часов "___" ______ 20 ___ года в регистрационном журнале ___________ факультета, сделано _____ записей, зарегистрировано _______ абитуриентов". Затем журналы прошиваются и скрепляются печатью приемной комиссии, с указанием числа пронумерованных листов.

По окончании срока работы технических секретарей, журналы регистрации сдаются ответственному секретарю или его заместителям на хранение в отдел довузовского образования. Журналы регистрации хранятся в отделе довузовского образования в течение одного года с момента начала приема документов. По истечении этого срока журналы регистрации подлежат уничтожению. Однако на практике технические секретари факультетов нерегулярно делают записи в журналах. По окончании приемной кампании журналы не закрываются и официально не передаются. Это является грубым нарушением правил ведения документации, так как согласно п. 7.2 Положения о ПК ВГУ журналы регистрации поступающих являются отчетными документами при проверке работы ПК.12

Таким образом, анализ документирования деятельности ПК ВГУ свидетельствует о настоятельной необходимости внесения существенных изменений в ряд форм ее документов, а также проведения их унификации.