Мобильный АРМ эффективный инструмент работы современного руководителя

• Обоснование использования АРМ в работе руководителя

• Развитие мобильных приложений

• Выбор мобильного АРМ

Специфика работы многих руководителей такова, что больше половины трудового дня они проводят вне кабинета. Поэтому используемые им инструменты должны предоставлять возможности, аналогичные работе на стационарном компьютере. В поисках такого инструмента руководители все чаще выбирают мобильные информационные системы.

Мобильные информационные системы успешно используются в управлении производством, бухгалтерией, финансами, документооборотом, маркетингом, кадрами, и т.д. Технологии, используемые в мобильных информационных системах, способствуют оперативной обработке информации, что, в свою очередь, является основным элементом в принятии решений по оптимизации управления различными процессами.

К составляющим мобильной информационной системы можно отнести как само устройство: мобильные телефоны, планшеты, смартфоны и т.д., так и программное обеспечение. На сегодняшний день самыми распространенными операционными системами в базе мобильных информационных систем являются: Android, ISO, Windows. Зачастую к телефонам, ищут различные дополнительные гаджеты, посмотреть и купить качественные аксессуары для сотовых оптом в https://optaks.ru для этого необходимо перейти на сайт.

Большинство пользователей обращаются к Android ― это универсальная версия операционной системы. ISO, Windows― больше подходят для таких «мощных» мобильных телефонов, как iPhone.

Выбирая мобильное электронное устройство между планшетном и ноутбуком, пользователи, как правило, останавливаются на планшетных устройствах, т.к. планшет ― устройство, предлагающее не только компактные размеры наряду с мобильностью, но и обеспечивающее удобство при работе с информацией. Например, этому способствуют сенсорные экраны планшетов с технологией Multi-Touch. Технология Multi-Touch позволяет управлять графическим интерфейсом мобильного устройства касанием пальцев.

Немаловажным фактором при выборе устройства является распространенность, популярность и достаточная производительность при небольших размерах и малом весе.

Большое влияние на использование мобильных устройств оказывает развитие мобильных приложений. Из истории развития мобильных технологий нам известно, что с появлением в 1997 г. технологии WAP, появилась возможность устанавливать программы на мобильные телефоны для входа в интернет с мобильного устройства. Начиная с 2000 г. стали появляться смартфоны с большими сенсорными экранами. Их вычислительная мощность позволила разработчикам создавать мобильные приложения, встраиваемые в операционную систему. Создаются приложения на языке операционной системы, на которой работает мобильное устройство. Начиная с 2010 г. мобильные девайсы оснащаются все более мощными процессорами, что позволяет применять современные информационные технологии для разработки мобильных приложений, отличающихся уникальностью и многофункциональностью благодаря развитию коммуникационных технологий, современному программному обеспечению, разработке новых технических средств, созданию стандартов протокола беспроводного доступа приложений в Web.

Под девайсом подразумевается техническое устройство, запрограммированное на выполнение различных функций.

Для привлечения пользователей разрабатываются кроссплатформенные приложения под несколько платформ

Сегодня разработки нацелены на создание мобильных приложений, которые могут производить анализ информации, полученной из нескольких источников, и помогать пользователю принимать решения, контролировать процессы и решать другие важные задачи с наименьшими затратами и т.д..

С каждым годом применение мобильных приложений становится более актуальным и востребованным. Если сравнивать мировые объемы потребления мобильных приложений с нашим отечественным рынком, то можно отметить, что общая доля российского объема рынка мобильных бизнес-приложений в мировом объеме в 2014 году составила примерно 0,04% [8]. Это демонстрирует низкий уровень использования отечественными компаниями и их руководителями мобильных информационно-коммуникационных технологий.

Однако, по данным компании J’son&Partners Consulting [8], можно говорить об ускоряющемся темпе прироста продаж мобильных приложений и информационных систем российским потребителям (рис. 1).

Рис. 1. Объем продаж мобильных бизнес-приложений российским пользователям

Все это указывает на то, что сегодня в России пользователи и разработчики в области современных информационных технологий взяли курс на активное использование мобильных устройств, и, в первую очередь, это касается создания мобильных автоматизированных рабочих мест, позволяющих перевести на новый уровень взаимодействие между руководителем и информационной системой для решения задач:

• обеспечение оперативного доступа к информационной системе;

• обеспечения процесса оперативного принятия решений;

• объединение всех участников процесса, связанного с подготовкой и принятием решения;

• увеличение скорости реакции руководителя на возникающие проблемы, задачи, что, способствует формированию конкурентоспособного преимущества в развитии предприятия в целом.

Мобильный телефон стал неотъемлемой частью руководителей организаций, которая поменяла условия их труда, изменила образ управления и т.д., и это не случайно. АРМ руководителя на основе мобильного устройства позволяет организовать единую точку доступа к корпоративной информации, что, в свою очередь, дает возможность работы с документами и поручениями в рамках системы электронного офисного документооборота, позволяет в любой момент рассматривать входящие документы, редактировать и утверждать резолюции, подписывать документы электронной подписью, работать с архивом организации и т.д., а также просматривать отчеты по исполнительской дисциплине.

Под корпоративной информацией понимается любая информация, связанная с деятельностью конкретной организации и хранящаяся в информационных системах этой организации.

Мобильность позволяет комфортно работать из любой географической точки, что повышает эффективность и скорость принятия решений руководителем.

Это также связано с развитием коммуникационных технологий. Современные коммуникационные сервисы получили уже достаточно ощутимое развитие. Сегодня пользователям доступны технологии 4G, 3G и WiFi .

В результате развития технологий у руководителя появились следующие возможности:

Доступность ― возможность иметь общение с сотрудниками и доступ к документам в любое время суток.

Возможность совместной работы с документами в режиме реального времени.

Постоянная информированность ― панели и отчеты позволяют постоянно держать ситуацию под контролем и отмечать любые происходящие изменения.

Удобство ― к сети обеспечен постоянный доступ, система навигации позволяет с легкостью находить всю необходимую информацию.

Возможность визуализации информации ― приложения передовых компаний-разработчиков позволяют выводить изображение документа прямо во время совещания и даже предоставляют возможность считывать реакцию аудитории и организовывать голосования, например, на презентации нового продукта.

Независимость от стационарных вычислительных устройств ― часто на принятие решения отпущено ограниченное время, и этому не должны препятствовать такие факторы, как отсутствие доступа к информационным каналам и др.

Таким образом, эффективным инструментом для оперативного принятия решения руководителем предлагается использовать мобильный АРМ, обеспечивающий поддержку работы с корпоративной информацией.

Руководители ― это особая группа пользователей, для которых важно не только функциональное наполнение программы, но и эргономичность, т.е. удобный и интуитивно понятный интерфейс и использование таких современных технологий как добавление голосовых и рукописных комментариев, просмотр файлов различных форматов документов, включая, мультимедийные. Нельзя забывать и о проблеме защиты информации ― применение методов шифрования данных, поддержка электронной подписи, реализация которой обязательно должна присутствовать в АРМ― руководителя. Основные средства ее обеспечения:

• защищенный доступ к средствам совместной работы;

• удаленное администрирование;

• организация VPN-сетей;

• шифрование данных;

• уничтожение информации на мобильном устройстве при его потери или хищении.

Конечно, при этом необходимо помнить о безопасности устройств, на котором установлен АРМ руководителя, понимать, что работа с таким устройством нередко может происходить в открытой беспроводной сети. Поэтому следует программно обезопасить: хранимые в памяти устройства данные, подключение к серверу надёжно шифровать, а доступ к функциям управления приложением в критических ситуациях дополнительно подтверждать паролем.

Любой мобильный АРМ― руководителя для работы с документами должен предоставлять базовый функциональный набор, который в общем случае он включает в себя следующие функции:

1.Организация и обеспечение работы с корреспонденцией:

• Получение входящей корреспонденции для рассмотрения и наложения резолюции.

• Просмотр вложенных файлов различных форматов.

• Получение внутренних документов для согласования или визирования (в том числе с наложением электронной подписи).

• Возможность добавления графических комментариев в согласуемые документы.

2. Организация и обеспечение работы с поручениями:

• Утверждение проекта резолюции, подготовленного помощником на своем рабочем месте.

• Создание и утверждение нового поручения по документу.

• Создание и утверждение инициативного поручения, не привязанного к документу.

• Возможность добавления голосового комментария или поручения.

• Возможность ввода текста поручения различными способами: например, с клавиатуры или с помощью графического интерфейса, выбором из справочника готовых (типовых) резолюций.

3. Осуществление контроля над исполнением поручений:

• Получение актуальной сводки по выданным поручениям с информацией о ходе исполнения.

4. Возможность получения аналитической информации:

• Получение аналитической информации из корпоративной BI-системы в виде графических диаграмм.

Системы Business Intelligence собирают данные из различных корпоративных систем с целью дальнейшего предоставления информации руководству организации для принятия производственных и стратегических решений).

При выборе мобильного АРМ руководителя необходимо учитывать, что корпоративные мобильные решения покоятся на “трех китах”: кроссплатформенность, постоянная синхронизация и безопасность.

Для того чтобы быть использованным, мобильное решение должно быть встроено в корпоративную информационную систему, причем данные мобильных устройств и системы должны быть синхронизованы. На всем протяжении синхронизации данных должна обеспечиваться их постоянная защита данных.

При разработке IT― стратегии компании -разработчики мобильных устройств и прмиложений к ним должны обеспечивать постоянное внедрение инноваций в области ИТ; учитывать требования постоянно меняющегося законодательства; обеспечивать меры защиты против агрессивной внешней среды и т.д

В настоящее время мобильные АРМ руководителей на рынке представлены известными и ведущими производителями информационных систем электронного документооборота ЭОС, Директум, Digital Design, БОСС-Референт, и др.

И это не случайно, так как АРМ руководителя является ступенькой в эволюционном развитии систем электронного документооборота. При этом важно понимать, что АРМ руководителя не является функциональной копией СЭД. Это функциональный набор, необходимый руководителю и интерфейс, который позволяет ему в любой момент времени, независимо от местонахождения, обладать в полной мере корпоративной информацией для принятия решения, контроля исполнения и т.д Достигается это за счет тесной и гибкой интеграции с различными корпоративными системами: главным образом ― с СЭД, а также с корпоративным почтовым сервисом, BI-системой, файловым хранилищем и т.д. Поэтому, выбирая АРМ руководителя, следует учитывать не только опыт производителя СЭД, но и наличие у него разработок в области интеграционных решений.

На протяжении последних двух-трех лет мобильные приложения для систем класса СЭД/ECM получили широкое распространение. Причем, если первые подобные решения рассматривались лишь как дополнение к стационарным рабочим местам, то сегодня многие пользователи работают в СЭД только с планшетов. Это связано. в первую очередь, с тем, что по функциональности современные мобильные приложения фактически не уступают рабочим местам на стационарных компьютерах или ноутбуках: есть возможность просматривать и согласовывать документы, выдавать поручения, резолюции, контролировать исполнителей, готовить отчеты и т.д.

Сотрудники, в том числе и руководитель, благодаря использованию мобильного доступа к системе электронного документооборота могут продолжать выполнять свои функции, находясь за пределами своего рабочего места. Эта тенденция уже давно реализуется во многих ведущих странах мира. Мобильные решения для СЭД начинают использовать постепенно и российские компании.

Согласно исследованию информационного портала Docflow, проведенного в 2013 году, 67 % российских компаний считают использование мобильных технологий важным фактором для улучшения рабочих процессов, а 45 % уверены, что мобильные технологии помогают повысить производительность труда в компании.

Все мобильные решения компании, предлагаемые на рынке вендорами1 представляют собой подсистему, встроенную в систему электронного документооборота, обеспечивающую все основные функции при работе с документами. Каждое решение имеет определенный сценарий работы и интерфейс. Формат и платформа выбираются исходя из степени их распространенности ― это планшеты на iOS и смартфоны на Android

Познакомимся с наиболее известными вендорами и посмотрим как они предлагают реализовать мобильные решения.

Компания ЭОС («Электронные Офисные Системы») предлагает своим пользователям несколько приложений для мобильной работы с документами, с применением электронной подписи в мобильных приложениях на различных платформах. Для планшетов Apple компания ЭОС предлагает подсистему EOSmobile, которая предназначена для обеспечения взаимодействия с СЭД, а подсистему iEOS ― посредством iPad (рис. 2).

Список папок		Список документов в выбранной пап

Рис. 2 Интерфейс подсистемы с помощью мобильного приложения

Другая известная на рынке компания «ДоксВижн» ― разработчик одноименной системы документооборота, также предлагает на выбор пользователя несколько вариантов мобильного доступа к своей СЭД.

Для автоматизации сценариев работы выбраны определённые роли ― руководители и исполнители заданий. Интерфейс мобильных решений приведен на рис. 3.

Рис. 3 Интерфейс мобильного решения «ДоксВижн для iPAD

Не отстает от конкурентов и компания Directum, разрабатывая мобильные приложения для своей ЕСМ-системы, позволяющие использовать все ее возможности при работе с различными устройствами.

 HopUp для DIRECTUM ― первое и пока единственное мобильное приложение для iPhone, iPad и Android, позволяющее работать с системой электронного документооборота DIRECTUM через мобильные телефоны и планшеты на операционных системах iOS и Android (рис. 4). Чтобы попробовать решение, вы можете установить его на свой смартфон или планшет скачав бесплатное клиентское приложение из App Store или Google Play. По умолчанию приложение работает с типовой демонстрационной базой DIRECTUM развернутой на сервере в «облаке»

Рис. 4 (а). Интерфейс мобильного решения iOS

Рис. 4 (б). Интерфейс мобильного решения на Android

Рис. 4 (в). Интерфейс мобильного решения Directum Solo для Microsoft Windows, 

Система CompanyMedia предоставляет также возможности работы руководителей с документами по различным сценариям в условиях различных взаимоотношений руководителя со своим окружением. В системе предусмотрено два варианта участия руководителя в электронном документообороте организации. Руководитель может работать с документами самостоятельно или с помощью помощника. При работе через iPad руководитель может принимать решение по документу, используя экранную клавиатуру или сенсорную панель (используя, например, стилус).

Руководитель может работать с документами самостоятельно или с помощью помощника. При самостоятельной работе список документов для отправки на планшетное устройство формируется автоматически, после принятия решений и синхронизации изменения автоматически уходят в систему. При варианте работы «через помощника», поступающий документ предварительно рассматривается помощником, затем передается руководителю. После принятия решения руководителем, документ возвращается помощнику, который передает документ по назначению (рис. 5).

Рис. 5 . Интерфейс мобильных решений компании «ИнтерТраст

Среди мобильных решений компании «ИнтерТраст», помимо уже ставшего практически обязательным для любой СЭД доступа для iPAD, есть интересное, но менее распространенное решение на платформе BlackBerry (рис 6).

Рис. .6. Интерфейс мобильного решения компании «ИнтерТраст» для устройств на платформе BlackBerry

Предлагаемое решение позволяет работать с документами как в локальной сети, так и в удаленном режиме (без связи с локальной сетью).

Что касается мобильного рабочего места для iPAD, то была расширена его функциональность и выпущено решение iDocsVIP специально для руководителей высшего звена. Кроме того, компания разработала новое мобильное приложение aDocs для платформы Аndroid.

Еще одно решение на рынке СЭД для столь популярных планшетов Apple iPad представляет компания WSS-Consulting. Мобильный клиент WSS Docs обладает стандартными возможностями работы с документами, руководитель может принимать по ним решения, а также имеет off-line режим работы, при котором он может выполнять все действия без доступа к сети Интернет. При восстановлении доступа все принятые решения синхронизируются с СЭД. Также существует возможность работать с системой WSS Docs через веб-интерфейс или через почтовый клиент мобильного устройства (рис. 7).

Рис. 7.Интерфейс мобильного решения для iPad компании WSS-Consulting

Все вышеописанные мобильные решения имеют достаточно широкий функционал и способствуют существенному повышению эффективности работы сотрудников и руководителей при условии грамотно решенного вопроса безопасности. По мнению экспертов исследовательской компании Gartner, поддержка мобильной работы в ближайшие годы станет обязательной функцией всех СЭД/ECM-систем, которые, при этом, сами будут все больше превращаться в сетевые распределенные среды.

Источники:

1. Г.А. Серова Мобильные информационные технологии ― функционал эффективной работы с документами / Делопроизводство N2 2013

2. Е. Н. Кожанова Мобильные решения для работы с документами // Современные технологии делопроизводства и документооборота №11 ноябрь 2015

3. М.Ю. Кожуховский способы мобильной работы в СЭД / современные технологии делопроизводства и документооборота № 4 апрель 2014

4. В.В. Губа, М.М. Тютюников, Ю. С. Быстрая Применение мобильных технологий в управлении бизнес-процессами торгового предприятия / Альманах современной науки и образования / Тамбов: Грамота, 2015. № 6 (96). C. 63-67

5. Л. П. Гаврилов Инновационные технологии в коммерции и бизнесе / М. Юрайт; 2016

6. Н. Лаврентьева Обзор: мобильные технологии для бизнеса / 9.12.2015 tadviser.ru

7. Mobile Device Management (MDM), Enterprise Mobility Management (EMM) Управление мобильными устройствами / 2015/07/06 tadviser.ru

8. https://www.iemag.ru/interview/detail.php?ID=33676

9. http://www.cnews.ru/articles/mobilnye_tehnologii_neobratimo_transformiruyut/2

10. https://erp-tools.ru/pages/articles/?show=news&id=4545

11. http://2xsoft.ru/about_byod/

12. http://www.uipdp.com/articles/2012-05/04.html

13. http://www.irkinfo.ru/informatsionnye-tekhnologii-mobilnykh-ustroistv.html

14. http://ecm-journal.ru/docs/Mobilnye-reshenija-v-sfere-SEhDECM.aspx