Некоторые вопросы формирования теории документоведения

• Становление и развитие научного документоведения

• Категории документоведения

• Принципы документоведения

В развитии документоведения наступил момент, когда требуется, на наш взгляд, провести оценку некоторых положений, составляющих его теоретический фундамент. Современное документоведение создавалось одновременно как учебная и научная дисциплина на рубеже 50-60-х годов прошлого века в Московском государственном историко-архивном институте (ныне Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета). Общим вопросам истории возникновения и развития школы документоведения посвящена специальная работа Т.И. Хорхординой1. На наш взгляд, эта история еще ждет своего объективного исследователя. Однако в данной работе авторы не ставят целью подробный исторический экскурс в этом направлении. Ограничимся лишь попыткой проведения «инвентаризации» структурных элементов документоведения как научной теории, претендующей на междисциплинарное значение. Свою задачу мы видим в том, чтобы привлечь внимание к некоторым накопившимся со временем, а также возникшим в последние годы в новых исторических условиях проблемам теории документоведения.

Основателем современного научного документоведения считается профессор МГИАИ К.Г. Митяев (1902-1969), глубокий знаток истории организации делопроизводства и архивного дела, автор целого ряда учебный пособий и учебников по указанными дисциплинам2. К.Г. Митяев не был первооткрывателем термина «документоведение», однако он стал первым, кто этим словосочетанием обозначил специальную научную и учебную дисциплину, сформулировал предмет и задачи документоведения и определил область практического приложения новой дисциплины, которую он видел как в делопроизводстве, так и в архивном деле3.

Судя по содержанию опубликованных К.Г. Митяевым работ, он относил документоведение к историческим дисциплинам, генетически связанным с источниковедением и архивоведением, что было для него вполне естественным как для историка-архивиста, посвятившего источниковедческому исследованию средневековых Смоленских таможенных книг свою диссертационную работу. Его ближайшими последователями в документоведении были также историки-архивисты Я.З. Лившиц, Т.В. Кузнецова, М.П. Илюшенко, В.А. Цикулин, М.И. Додонова.

Вместе с К.Г. Митяевым они стояли у истоков общественного признания документоведения как самостоятельной научной дисциплины и начала подготовки кадров новой специальности «Документоведение и организация управленческого труда и делопроизводства в государственных учреждениях» (1960 г.), создания во МГИАИ факультета государственного делопроизводства (1964 г.). В рамках учебных планов на факультете была развернута научно-исследовательская и учебно-методическая работа, вскоре заметно обогатившая методологию документоведения методами, привнесенными из смежных отраслей науки и техники. Уже на начальном этапе стала понятной необходимость соединения комплекса научных знаний по документоведению и делопроизводству с управленческой, организационно-правовой, экономической и инженерно-технической подготовкой студентов новой специальности.

Ускорению становления документоведения как самостоятельной научной дисциплины способствовало также создание в соответствии с распоряжением Совета Министров СССР от 02 марта 1966 г. № 407 Всесоюзного (ныне Всероссийского) научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. В качестве первоочередной перед ВНИИДАД была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Создание ЕГСД послужило импульсом к дальнейшему развитию отечественного документоведения.

Общественному признанию документоведения способствовало включение в перечень научных специальностей ВАК, по которым осуществляется защита докторских и кандидатских диссертаций, специальности 05.25.02 ― Документалистика, документоведение, архивоведение. Защита диссертаций по названной специальности была разрешена в советах по техническим, историческим и педагогическим наукам, что свидетельствовало о признании ее междисциплинарного значения.

Документированная информация, в том числе, научно-техническая, проектно-конструкторская, экономическая и т.п., становится предметом повышенного интереса со стороны различных наук, работающих на «стыке» разных направлений.

Громадное воздействие на развитие документоведения и архивоведения оказала развернувшаяся в стране информатизация, создание и внедрение автоматизированных систем управления и общая тенденция информатизации управленческой деятельности, а также их научно-теоретическое основание, представленное комплексом информационных дисциплин, объединяемых обобщающим наименованием ― информатика, и кибернетикой, как наукой об управлении и коммуникациях. Информационная природа документа вызвала особый интерес исследователей, что отразилось во многом на развитии методологии, инструментария, тематике научных поисков и, в конечном счете, в научно-теоретических достижениях документоведения, архивоведения и других смежных наук.

В 1960-х годах под влиянием информатизации и кибернетики объединилась и проявила высокую степень активности группа специалистов, представлявших в основном многочисленные отраслевые и межотраслевые органы научно-технической информации, научные и технические библиотеки, ВУЗы и другие организации. Образовавшееся неформальное сообщество проводило публичные научно-организационные мероприятия, среди которых следует, прежде всего, назвать симпозиум по документалистике. Руководителем этого общественного научного движения стал Г.Г. Воробьев (позднее д.т.н., профессор РГГУ), возглавлявший Комиссию «Документалистика» Комитета по информатике Совета по комплексной проблеме «Кибернетика» при Президиуме АН СССР, работавших под общим руководством академика А.И. Берга.

Начальный этап жизни Комиссии по документалистике (конец 1960-х ― начало 1970-х годов) отмечен острой дискуссией по терминологическим и методологическим вопросам. Длительному и острому обсуждению был подвергнут вопрос о документе как предмете изучения. В многолетних спорах участвовало множество авторитетных ученых, предлагавших различные дефиниции «документа» в поисках универсальной формулировки, которая бы удовлетворила своим содержанием все смежные научные дисциплины. Однако до сих пор этот спор нельзя признать законченным. Отметим лишь попытки размежевания предмета и задач документоведения и документалистики, сделанные Г.Г.Воробьевым и А.Н. Соковой.

Для Г.Г. Воробьева характерно широкое толкование понятия документа как предмета документалистики, которое вскоре было с энтузиазмом воспринято в сфере НТИ, книговедении, библиотековедении и библиографоведении4. А.Н. Сокова отстаивала в этом вопросе несколько иные позиции, сближавшие документоведение с архивоведением и источниковедением в качестве специальной исторической дисциплины5. Эта позиция во многом смыкалась с взглядами и результатами исследований в области архивоведения В.Н. Автократова, вклад которого в развитие теории архивоведения высоко оценивается в современной науке. В.Н. Автократов, исследуя междисциплинарные связи архивоведения, отметил изначальную взаимосвязь этой дисциплины с исторической частью документоведения ― историей систем документации и делопроизводства и, одновременно, констатировал, что «архивоведение испытывает заметное влияние теории информации, информатики и документалистики»6.

Судьба отдельных научных дисциплин порой непредсказуема. С уходом из жизни Г.Г. Воробьева, документалистика фактически перестала существовать как самостоятельная научная дисциплина, оставшись отзвуком в указанном выше перечне ВАК и, термином, имеющим собирательное значение, охватывающим всю широту и многообразие сферы использования документированной информации, являющейся составной частью еще более широкой области ― информатики. Современные сторонники расширительного толкования и интеграции с документоведением документалистики, книговедения, библиотековедения, библиографоведени, отчасти также музееведения, трансформировали представления о документе, аргументируя их порой некоей метанаучностью, присущей якобы этому предмету и на этом основании предполагая развитие в ближайшей перспективе научных дисциплин с новым содержанием, например, документологии, архивологии7.

Свою лепту в развитие документоведения внесли и продолжают вносить авторы многочисленных учебников и учебных пособий, подготовленных коллективно и индивидуально в различных учебных заведениях под руководством Т.В. Кузнецовой (Историко-архивный институт РГГУ); В.А. Кудряева (Государственный университет управления); Ларькова Н.С. (Томский университет), М.В. Ларина (ВНИИДАД/ИАИ РГГУ) и др8.

Таким образом, отечественное документоведение накопило солидный научный потенциал. Однако научно-теоретический уровень документоведения, на наш взгляд, нуждается в проверке на соответствие современным требованиям науки и практики по различным параметрам и с использованием определенных критериев. При этом речь не идет о каких-либо серьезных кризисных явлениях, отмечаемых в некоторых публикациях9. Наооборот, такой подход даст новый толчок к развитию документоведения как науки. На эту проблему обращает внимание В.П. Козлов, отмечая, что «без современного теоретического осмысления основных положений документоведение навсегда рискует попасть в разряд прикладных дисциплин»10. Полагаем, что документоведение надо развивать «в глубину», а не уходить в сторону документологии. В документоведении достаточно нерешенных вопросов, которыми необходимо заниматься. Это и понятийный аппарат, и законы документоведения, и сущностные характеристики документа11.

Соответствие современным требованиям требует осуществления определенной оценки. На наш взгляд, такая оценка может быть обобщенно сведена к констатации наличия или отсутствия признаков научной дисциплины, достаточно четко формулирующих:

― предмет и объект научной дисциплины;

― предшествующую историю;

-описание прикладной области исследований и сферы применения научных результатов;

― собственную терминологию и понятийный аппарат;

― методологию, общенаучные и частные (специальные) методы научных исследований;

― основные категории, принципы, аксиомы, законы и закономерности, общие и частные теории;

― взаимосвязи со смежными научными дисциплинами (теориями) в условиях интеграции и специализации научных знаний;

Каждый из названных признаков общей или специальной теории науки (дисциплины) может быть детализирован на отдельные элементы, однако все они должны быть аргументированы и взаимосвязаны логическим единством. По нашему мнению, совокупность указанных признаков отражает гипотетическую структуру теории науки в достаточно полном виде.

Наличие в современном отечественном документоведении большей части указанных признаков, формирующих структурную схему теории науки, не вызывает сомнений. Попытаемся рассмотреть эти признаки, представленные в трудах различных представителей документоведения.

Разработка и обновление теории документоведения, остающейся в нашем представлении гуманитарной дисциплиной, может происходить при условии накопления опыта. Соответственно должны корректироваться предмет и объект документоведения. Подобные коррективы вызваны не только естественным расширением научных представлений, связанных с последовательным углублением исследований предмета и объекта документоведения новыми поколениями ученых, но и, главное, ― с кардинальными реформами социально-экономических, научно-технических и других основ жизни общества.

Обобщение историографии и исторического опыта организации отечественного делопроизводства позволило К.Г. Митяеву, в свое время, четко представить основные организационные формы делопроизводства России в их эволюционном развитии от предприказной и приказной через коллежское и исполнительное (министерское)делопроизводство к централизованному административному делопроизводству советской эпохи, а также сформулировать некоторые начальные положения теории документоведения12.

Последователи К.Г. Митяева, основываясь на предложенной им исторической схеме, прилагали усилия по углублению и детализации представлений об организации делопроизводства, процессах документирования, составе видов и разновидностей документов различных периодов отечественной истории, немало в этом преуспев в отдельных научных исследованиях13. Историография документоведения является самостоятельной темой за рамками данной статьи, поскольку накоплен большой объем научных публикаций, требующей своего историографического изучения.

К сожалению, историография документоведения остается, по нашему мнению, слабым звеном документоведения как научной дисциплины. Недостаточно изучен и освещен в специальной литературе генезис документа, его история. Это, как правило, подается только в виде краткого историографического обзора в исследованиях отдельных проблем документоведения, диссертациях. Более широкий спектр анализа историографии документоведения содержится, отметим, лишь в Аналитическом обзоре «Основные направления, результаты и перспективы научных исследований по проблемам документоведения и архивоведения в Российской Федерации (1991-2015 гг.)14, работах Е.А. Плешкевича15, В.П. Козлова16, Г.А. Двоеносовой17 и некоторых других исследователей. Поэтому историографическое изучение накопленных знаний по документоведению нельзя считать завершенным. Наоборот, актуальность историографического обоснования для дальнейшего развития теории документоведения становится острой необходимостью.

С анализом эмпирического изучения истории делопроизводства и документации в структуре документоведения связано представление о прикладной области и назначении научных результатов, которое значительно трансформировалось по сравнению с начальным периодом формирования научной теории в сторону использования информационных технологий в процессах документирования и организации работы с документами. Описание прикладной сферы в теории документоведения приобрело многоаспектность и в этих условиях значительно усложнилось и конкретизировалось соответственно актуальным целям и задачам.

Со временем в документоведении заметно изменилась используемая научная терминология и понятийный аппарат, вобравшие в себя множество новаций, соответствующих развитию документоведения в условиях парадигмы интеграции и специализации научного знания. Современный понятийный аппарат документоведения содержится не только в многочисленных публикациях исследователей, порой противоречивых и дискуссионных, но и в национальных стандартах и словарях18. Не станем углубляться в разбирательство отдельных терминов, т.к. эти вопросы требуют специального исследования.

Сложным для оценки состояния как составной части теории документоведения представляется методология. Этот вопрос также требует особого внимания. Здесь можем ограничиться констатацией роста качества методологии документоведения на протяжении всего, более чем полувекового, периода развития. Самостоятельность науки отражается в освоении и использовании методологией документоведения не только общенаучных методов, но и в разработке собственных, специальных документоведческих методов исследований, позволяющих существенно повысить их научный уровень.

Наименее продвинутыми, на наш взгляд, в формировании теории документоведения, как самодостаточной и полноценной научной дисциплины, оказались исследования основных категорий документоведения, о чем свидетельствуют, например, продолжающиеся до сих пор споры специалистов вокруг документа как предмета и объекта исследований19. Слабо разработаны, по нашему мнению, научные принципы документоведения, недостаточно четко сформулированы законы и закономерности, не выявлено соотношение в науке общих и частных теорий документоведения. Все это требует самого серьезного внимания исследователей в ближайшей перспективе с тем, чтобы документоведение не постигла в недалеком будущем судьба документалистики, фактически канувшей в лету, о чем уже упоминалось ранее.

Кратко остановимся на затронутых вопросах, чтобы поделиться некоторыми соображениями.

Вначале об основных категориях документоведения. Категориями принято называть наиболее общие определения базовых понятий научной дисциплины, теории. В категориях отражаются сущностные черты явлений, событий, фактов, составляющих предмет научного изучения.

Главная категория научной теории документоведения содержится в ее наименовании и определяется понятием документ, имеющим двуединую социальную и информационную основу происхождения и предназначения.

Генезис документа, как явления социального, связан с историей развития человеческого общества. Об этом убедительно свидетельствует целый ряд научных исследований и публикаций20.

В недавнее время наблюдались попытки объяснения возникновения документа с позиций феноменологического подхода21. Однако убедительных объяснений феномена документа пока исследователями не предъявлено. Несомненно, этот феномен имеет социально-исторические корни, а не естественно-природные, как например, грозы, штормы, ураганы. В связи с этим, конечно, требуется усилить внимание к изучению вопросов возникновения и развития документа в историческом, социотехническом и культурологическом аспектах.

Ясно, что в истории человеческого общества документ существовал не всегда, лишь постепенно приобретая множество форм бытования и превращаясь в массовое явление. Множественность форм существования и массовость явления требует развития адекватного научным потребностям категориального аппарата теории документоведения, прежде всего его терминологической составляющей22. Казалось бы, понятие «документ» знакомо каждому, кто соприкасается с документоведением и делопроизводством. Однако до сих пор ведутся споры вокруг определения термина «документ». Особенно острой эта проблема стала после перехода страны к использованию международных стандартов и появления проблем: «запись/документ», «широкое-узкое» понимание документа, выделение «официального» документа, внедрение «электронного (цифрового)» документа и т.п.

Наряду с термином документ, в качестве категориального может употребляться форма множественного числа ― документация (документы), означающая совокупность документов, которые, в свою очередь, могут подразделяться на типы, виды и разновидности, комплексы и системы, в некоторых случаях ― на жанры, (последнее, как правило, относится к литературным текстам), и другие группы, что является предметом особых частей методологии документоведения, которые занимаются типологией, классификацией и системологией документации.

Среди категорий документоведения выделяются такие понятия, как «комплекс документов», «дело» ― первичный комплекс документов, «система документации (документов)», «унифицированная система документации» и «документальная система», имеющие существенные различия в своих основаниях23.

К производимым от главной категориям с полным основанием могут быть отнесены «документирование» ― процесс создания документа, «документооборот» ― движение документов в организации (1) и объем (количество) документов (2)24, а также «документопоток» ― направленное движение определенной группы документов, наконец «документальный фонд» (в отличие от «архивного фонда» в архивоведении). Особо выделяются категории «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ), составившие основания соответственно ЕГСД и ГСДОУ. Категория «делопроизводство» имеет не только документоведческое, но и прежде всего ― историческое содержание, будучи предметом исторических исследований документации России XV-XX вв. Категориальные понятия «ДОУ», «организация работы с документами» и родственные им «технология ДОУ» ― технологические (документационно ― информационные) процессы, возникли в соединении целей, задач и методов делопроизводства с методами НОТ, экономики и нормирования, механизации и автоматизации работы с документами в сфере управления.

Категориальное значение в последние годы приобрели словоупотребления «электронный документ», а в новейший период « цифровой документ», «управление документацией», а также «электронный документооборот», «электронное сообщение», «система электронного документооборота» (СЭД), «электронная подпись», «автоматизированная система делопроизводства», «цифровая среда» и их модификации. В последние годы для документоведения предметом пристального изучения стал не только документ, ассоциирующийся у многих до сих пор с бумажным носителем, но и в еще большей степени ― «электронный документ», отличающийся от своего бумажного «предшественника» множеством иных качеств и характеристик. Электронная документация занимает все большее информационное пространство в современном мире, распространяется все более ускоряющимися темпами. Расширение сферы применения электронной (цифровой) документации вызывает необходимость проведения специальных исследований со стороны документоведения ее отличительных признаков и свойств.

Коммуникационные свойства документа, базирующиеся на современной компьютерной и телекоммуникационной технике и средствах связи, отражающиеся в его информационной сущности в условиях функционирования телекоммуникационных систем, вызвали необходимость оперирования в документоведении понятием «документные коммуникации».

Таким образом, научно-технический прогресс диктует необходимость упорядочения категориального аппарата теории документоведения, разработку которого на данном этапе нельзя признать завершенной.

Рассмотрим документоведение под углом зрения наличия в структуре теории признака «принципы».

Документоведение, возникшее в составе общественных наук, при своем становлении и формировании собственной теоретической основы приобрело прикладной характер с широким кругом направлений научных исследования и сфер приложения практических результатов, испытав сильное воздействие и вобрав в себя достижения целого ряда смежных не только общественных, но и инженерно-технических отраслей знания.

Однако за пределами освещения до сих пор остаются важнейшие вопросы теории ― принципы документоведения. Это отрицательно отражается на развитии методологии документоведения и общем состоянии современной теории, т.к. принципы служат краеугольной опорой теоретического фундамента, составляя его наиболее важную постоянную часть. Принципы науки формулируются исследователем ― человеком, но как и законы науки, их действие носит объективный, т.е. независимый от воли отдельных людей, характер.

Принципы ― декларация основных положений документоведения, ее методологии, формулирования теорий, законов и закономерностей. Выявление и формулирование научных принципов осуществляется в процессе изучения истории и накопления опыта длительного эмпирического ведения документации в обществе, постоянного наращивания знаний в этой области.

Очевидно, что ряд принципов документоведения являются общенаучными. Разработанные в границах философии (методологии), науковедения и истории науки и техники, они применяются во всех (или значительном числе) научных дисциплин.

Некоторые принципы документоведения заимствованы из смежных научных отраслей и адаптированы документоведением. Они содержат в себе междисциплинарное знание, развивающееся на стыке научных направлений, и занимают как бы промежуточное положение между общенаучными (общими) и частными принципами документоведения.

Есть заметные отличия в понимании применимости названных принципов. Общенаучные принципы находят наиболее эффективное использование в методологии и ведении теоретических исследовательских работ, а частные, в большей степени востребованы в прикладных исследованиях и практических проектных, конструкторских, методических разработках и при их внедрении.

С учетом вышеприведенных замечаний к общим принципам документоведения можно отнести:

― принцип историзма, означающий необходимость при изучении явлений, фактов, событий, относящихся к предмету (объекту) документоведения непременно учитывать конкретные исторические условия их возникновения и генезиса развития;

― принцип объективности, устанавливающий приоритет объективного перед субъективным в процессе научных исследований в области документоведения;

― принцип диалектики постоянного развития, требующий учитывать количественно-качественные изменения, вызывающие нарушение равновесия и стабильности гармонического соответствия в единстве формы и содержания исследуемых документоведением явлений, фактов и событий предметной области, которые могут носить эволюционный или иной (революционный, искусственный) характер под влиянием законов перерастания количества в качество, сохранения единства и борьбы противоположностей;

― принцип социальной значимости, отражающийся в общественном предназначении документоведения как науки, оказывающий воздействие на цели, задачи, использование достигнутых результатов исследований.

К междисциплинарным принципам документоведения следует отнести:

― принцип системности, составляющий ядро современной научной методологии многих научных дисциплин, в т.ч. и документоведения, предусматривающий обязательность научного подхода в определении целей и задач, структурирования и формализованного описания исследуемых явлений (фактов, событий) и представления в виде абстрактных моделей объектов, процессов, их элементов и взаимосвязей, отображающих предмет изучения или проектирования возможно близко к пониманию реальности;

― принцип комплексности, требующий учитывать в единстве все внешние и внутренние взаимосвязи выявленных элементов предмета изучения или разработки;

― принцип законности, устанавливающий обязательность соблюдения прав, полномочий, компетенции и ответственности согласно законодательным и иным нормативным правовым актам, действующим в практической области документоведения. Принцип привнесен в документоведение из сферы правовых наук, однако он отражает объективно свойственные документу правовые функции.

К частным принципам документоведения относятся:

-принцип классифицируемости, непосредственно связанный с принципами системности и комплексности, означающий необходимость упорядочения и группировки по признакам сходства и различия изучаемых или проектируемых объектов документоведения и их элементов, которыми служат, например, типы, виды и разновидности документов, данные о предметах, вопросах управления и исполнения, адресатах, корреспондентах, исполнителях, центральных органах власти, территориальных и структурных образованиях, учреждениях, предприятиях, организациях, подразделениях, личном составе и т.д., для обеспечения работы с документами;

― принцип унификации (стандартизации), устанавливающий единообразие требований к параметрам документации, процессам и средствам документирования и информационным технологиям по форме и содержанию, включая такие их характеристики, как обеспечение целостности, информативности, полноты, точности, краткости, сохранности, аутентичности, достоверности, пригодности к использованию и др.

― принцип технологичности, предусматривающий необходимость оптимальной автоматизации и механизации процессов документирования, обеспечения ритмичности, прямоточности, параллельности, дублирования, оперативности и других подобных характеристик движения документации (документооборота, документопотоков);

― принцип масштабируемости, предусматривающий в документоведении возможность развития объектов исследований и разработки за счет наращивания совместимых модулей, составных частей и элементов документальных систем;

― принцип сохранности, устанавливающий требования обеспечения сохранности документации (документированной информации, информационных ресурсов), ее защиты от несанкционированного доступа, использования, уничтожения;

― принцип доступности, устанавливающий требования к возможности освоения, внедрения, применения, использования и эксплуатации элементов документальной системы организации;

― принцип надежности, устанавливающий требования к обеспечению стабильности, работоспособности, прочности, ненарушаемости и защиты от несанкционированного изменения структурных элементов документальных систем;

― принцип эффективности, который служит основой формулирования требований к оценке организационно-технических условий экономичности и минимализации затрат и достижения высокой результативности работ с документацией, документальных систем, деятельности организаций.

К перечислению принципов документоведения добавим поясняющие комментарии.

Выявление и формулирование принципов проведено нами на основе изучения и анализа литературы, зарубежного и отечественного опыта ведения научно-исследовательских и проектных работ в области организации работы с документами.

Принципы и конкретные требования ориентированы на исследование, проектирование и внедрение как новых, так и совершенствование действующих систем управления документацией, являющихся составной частью административной и производственной (служебной) деятельности организации. Общие и конкретные требования к документации утверждаются законодательными и другими нормативными правовыми актами по уровням управления в порядке устанавливаемой и признаваемой их приоритетности:

― международные, межгосударственные (транснациональные);

― национальные государственные (федеральные, межотраслевые, отраслевые);

― территориальные (региональные) субъектов РФ;

― корпоративные производственные и общественные организации (предприятия, учреждения, организации государственной и негосударственной сфер экономики).

Принципы реализуются через конкретные требования и действуют в совокупности.

Об основных аксиомах документоведения.

Математический термин «аксиома», которым обозначаются теоремы, не требующие иных доказательств, кроме логических рассуждений, редко используется в гуманитарной области. Однако, по сути, отдельные основные составляющие теории документоведения носят аксиоматический характер.

Аксиоматика документоведения в теоретическом и в учебно-методическом отношении до настоящего времени недостаточно разработана и слабо отражена в научной и учебной литературе. Отчасти сложившееся положение объясняется, по-видимому, тем, что возникнув и развиваясь в начале в кругу общественных наук, документоведение в своей методологии восприняло к применению прежде всего и в большей степени методический аппарат и терминологию, свойственные близким гуманитарным дисциплинам, разумеется, с определенными особенностями и адаптацией применения.

При недостаточной четкости и ясности, может быть даже при полном отсутствии в теории документоведения формулирования основных категорий и аналогичном состоянии с законами и закономерностями, представляется полезным сделать дополнительные шаги в сторону углубления теории, укрепления ее основ и дальнейшего развития и использования через формирование аксиоматики.

Аксиомой в документоведении может служить, как и в математике, общепризнанное, бесспорное, логичное утверждение, отличающееся прочной основательностью, неизменяемой стабильностью формулировки, не допускающей отрицаний, возможно, кроме частных исключений, которые, как известно, наблюдаются даже в действии общих законов науки.

Документ ― явление, обладающее двуединой социально-исторической и информационной сущностью, с отличительными признаками (смысловая семантика, стабильная форма, транспортабельность), внутренними свойствами (неизменяемость, атрибутивность, функциональность, структурированность), многочисленными внешними функциями (кумулятивная, мнемоническая, коммуникативная, когнитивная, информационная, управленческая, регулятивная, правовая, мемориальная, гедоническая).

Не станем детализировать тезис, ограничившись ссылкой на известные публикации25. Заметим, однако, что аксиоматическое закрепление основных теоретических положений в документоведении может, на наш взгляд, существенно ускорить обобщение накопленного знания и формулирование основных категорий, законов и закономерностей, построение гипотез, создание частных теорий и развитие общего документоведения.

Несколько размышлений о законах и закономерностях документоведения.

Наличие четко сформулированных законов и закономерностей является наиболее важной составной частью и структурным признаком научной теории. К сожалению, как показывает ознакомление с современной научной и учебной литературой, в документоведении в этом отношении дела обстоят не так благополучно, чтобы утверждать завершенность теоретических изысканий в данном направлении. С определенным допуском можно констатировать лишь попытки и подступы к формулированию некоторых теоретических положений, потенциально способных принять на себя статус законов и закономерностей. Существенное отличие между ними заключается в том, что действие закона является более полным, всеохватывающим, абсолютным или близким к этому, не требующим новых доказательств, объективности, кроме тех, которые являются общепризнанными, тогда как действие закономерностей, несмотря на доказанность и объективность, зачастую в конкретных случаях нуждается в дополнительных подтверждениях и уточнениях, например, статистических.

Законы и закономерности находят воплощение в практической сфере, наиболее зримо представленное в нормативных актах правового регулирования организации работы с документами, что полностью согласуется с одним из базовых научных принципов ― с принципом законности, на который опирается документоведение.

Содержание правового регулирования работы с документами является в значительной степени отраженным (вторичным), ― в сравнении с законами и закономерностями научной теории документоведения, т.к. многие устанавливаемые актами правовые нормы носят эмпирический характер и принимаются под влиянием различных социально-экономических и политических факторов, что может поставить под сомнение примат законов науки перед нормативными, в частности законодательными, актами.

Для преодоления возможных негативных последствий подобных ситуаций в документоведении назрела необходимость четкого и ясного формулирования основных законов и закономерностей, чему должны служить специальные глубокие исследования.

Для иллюстрации кратко остановимся на отдельных примерах.

Длительными историческими наблюдениями установлены изменения, состава наименований видов и количества документов со значительным их возрастанием во времени, что позволяет предполагать наличие закономерности. Основываясь на утверждении об информационной сущности документа, допускаем, что эти наблюдения подкрепляются действием законов информатики, в сфере которой наблюдается аналогичная картина, стало быть, отмеченная закономерность несет в себе общность действия, характерную для расширенной информационно-документационной сферы и приобретает тем самым характер общего закона. Формулируем этот закон документоведения как закон соответствия количества (объема), состава наименований видов документов, их формы и содержания потребностям общества (социума). Закон соответствия означает, что зависимость носит постоянный характер и кореллируется по логическому критерию уровня общественной необходимости и их достаточности, с учетом влияния различных многочисленных факторов, гипотетические предположения о которых были выдвинуты давно26.

Следующий закон документоведения формулируется как закон экспоненциального роста (изменения) количества документов пропорционально росту (снижению) объемов производства и расширению ассортимента продукции, увеличению производительности труда и изменению общественно-экономических отношений людей в социуме.

Категория общественно-экономических отношений подлежит пока только логической, т.е. качественной, оценке, трудно измеряемой количественными показателями, но, как признают авторитетные специалисты, безусловно, оказывает сильное влияние на рост объемов документации, что особенно заметно проявляется при резкой смене общественно-экономических формаций27.

В нынешних условиях формирования информационного общества, все более широкого распространения компьютерных информационных технологий и использования электронных телекоммуникационных средств связи, происходят очевидные качественные изменения документации, прежде всего ее технологических свойств, отражающихся на состоянии документных коммуникаций, сопровождающих производственно-экономические отношения. Особенно заметно ускорился рост количества электронных документов в последние годы, в связи с реализацией в стране федеральных, региональных, отраслевых целевых программ по информатизации различных сторон жизнедеятельности государства и общества.

Постоянное экспоненциальное возрастание информации и документации неоднократно отмечалось специалистами. Многократными исследованиями устанавливались, правда, различающиеся иногда существенным образом, показатели прироста объемов информации, документации.

Выявление оснований таких различий требует специального изучения, что выходит за рамки поставленной здесь задачи. Ограничимся констатацией подобных попыток исследователей и приведением усредненных показателей темпов роста объемов документов, составлявших в предыдущий период 1960-1990 гг. в разное время более 10% ежегодно, что было установлено, в основном, для существовавшего в стране преимущественно бумажного документооборота28.

Стабильность показателей позволяет иллюстрировать экспоненциальный закон роста документооборота графиком постоянно плавно возрастающей экспоненты, уходящей теоретически в бесконечность, но в реальности не являющейся таковой. Экспонента ограничивается линией, называемой в математике асимптотой, указывающей на необходимость учитывать ресурсы подобного роста, т.к. нельзя, перефразируя некогда сказанные слова академика В.М. Глушкова, посадить все взрослое население страны за канцелярские столы и вырубить на бумагу леса; ведь кто-то должен стоять у станка, работать в полях, воспитывать детей и т.д.

На динамику возрастания документооборота оказывают воздействие множество различных факторов, среди которых одним из важнейших в новых условиях является компьютерное и телекоммуникационное обеспечение производственных и управленческих связей, имеющих тенденцию к постоянному расширению.

Установленный закон отображает функцию документообразования: Vd =d*a*t, где

Vd ― суммарный документооборот прогнозируемого периода;

d ― документооборот за измеренный период времени;

a ― средний показатель прироста документооборота за период, равный измеренному;

t ― количество периодов, равных измеренному в прогнозируемом.

Приведенная формула, отражающая действие функции документообразования, носит не только иллюстративный характер в отношении предложенного вниманию закона пропорционального роста документооборота, но может быть использована в конкретных случаях для проведения подобных расчетов на перспективу в каждой организации. Причем, в отдельном случае может быть использован не только приведенный выше усредненный показатель прироста объемов документации, но и показатель изменения объема по учетным сведениям, полученным на основе регистрации документов, в данной конкретной организации.

Проводимый ВНИИДАД по поручению Росархива на основании распоряжения Правительства Российской Федерации29 ежегодный мониторинг документооборота федеральных органов исполнительной власти, выявил в последнее время сокращение объема бумажных документов и увеличение количества и темпов прироста электронных документов. Эти данные публикуются30 и служат основанием новых подтверждений действия рассматриваемого закона, правда, с учетом правильности употребления в его формуле наряду со словом «возрастание» объемов документации, слова «изменение», поскольку темпы прироста в общем объеме документооборота электронных документов значительно выше этого показателя для бумажных, проявляющего тенденцию к количественному снижению. Отдельное замечание касается указанной в формуле закона пропорциональности показателей документооборота (объемов) документации, ― производительности труда, которая по многочисленным критическим данным и высказываниями политических руководителей в настоящее время в стране находится на более низком уровне в сравнении с другими экономически развитыми странами. Это соотношение зависит во многом от исправления ситуации и принимаемых к этому мер. Скорого результата в изменении производительности труда ждать нельзя, т.к. он связан с преодолением множества проблем, главными из которых можно считать инновационный научно-технический прогресс, требующий масштабного финансирования, подготовки профессиональных кадров. Нам остается только принимать в этом посильное участие и постоянно наблюдать работоспособность данного закона документоведения.

Третий закон документоведения является, как и предыдущий, отражением социально-информационной сущности документа, реализацией его коммуникационных свойств и соответствующих функций, выполняемых в процессе движения документа на этапах жизненного цикла, от возникновения идеи (замысла) и документирования до конечного ― архивного хранения или уничтожения. Одна из основных первоначальных качественных особенностей движения как традиционного бумажного документа, так и современного электронного документа (сообщения, документированной информации) заключается в определенности их коммуникационных каналов и адресной направленности31.

В любом случае, документ не может находиться в движении, если он не имеет адресной направленности как коммуникационного импульса. Другое дело, ― достижение результата, что, допускаем, случается не всегда по всевозможным и очень разным причинам.

Несомненно, однако, что адресная направленность открывает не только возможность организации упорядоченного движения документа, но и его индивидуальной маршрутизации в документопотоке и документообороте.

Движение документа на различных стадиях жизненного цикла характеризуется динамическими параметрами, такими как скорость, мощность, ритмичность, непрерывность, параллельность и др., вполне поддающимися качественному (логическому) описанию и количественному измерению.

Благодаря этому, движение документов может быть представлено в формализованном виде графическими и математическими алгоритмами, что обеспечивает возможность управления параметрами и оптимизации движения документов как особого вида технологических, информационных процессов.

Учитывая изложенное, останавливаемся здесь перед сложностью формулирования закона, несмотря на очевидность общности его действия и аксиоматичность.

В качестве завершающего предложения представляем проект следующей формулировки данного закона документоведения.

Движение документа является реализацией заложенных в его форме и содержании социально-информационной сущности, коммуникационных свойств и функций, на всех этапах процесса жизненного цикла в соответствии с целями адресной направленности и информационно-коммуникационным потенциалом. Движение документа (сообщения) носит дискретный характер, поддается качественному (логическому) описанию и количественному измерению статических и динамических параметров ― физических размеров, века, направлений, скорости, мощности, ритмичности, непрерывности, параллельности и других показателей, позволяющих представить движение в формализованном алгоритмизированном виде, обеспечивающем возможность упорядочения и оптимальной организации управления движением документов.

Возможно, в документоведении, помимо предложенных нами теоретических положений, рассматриваемых как проекты основных законов, действуют и другие, не столь определенные и не получившие пока освещения. В частности, за пределами рассмотрения в данной статье остается закон целесообразности документирования определенных действий и процессов, иначе говоря, вопрос о том, в каких ситуациях необходимо создавать документ, а в каких случаях это делать не обязательно, особенно когда речь идет о системах управления. Вопрос актуализируется в современных условиях, когда появилась технология блокчейнов, и вполне реальна возможность ее внедрения в систему государственного управления. По крайней мере, такой пилотный проект разрабатывается по поручению председателя правительства РФ Д.А. Медведева под эгидой Минэкономразвития32. В случае реализации данного проекта документоведению придется ответить на ряд совершенно новых вопросов теории и практики.

Пока же, считаем необходимым ограничиться сформулированными в статье предложениями, т.к. видим свою задачу в том, чтобы привлечь интерес исследователей к дальнейшим теоретическим поискам в обозначенных и иных направлениях.

Из выдвинутых в начале признаков научной теории, составляющих ее структурный скелет, за пределами внимания в данной работе остались вопросы взаимосвязи документоведения со смежными научными дисциплинами (теориями) в условиях интеграции и специализации научных знаний ― первое, и второе ― определение актуальности, эффективности и дальнейших перспектив развития научной теории, возможностей и направлений ее практической реализации.

Вместе с тем, следует отметить появление новых направлений научных исследований, развивающих теорию документоведения. Это направление связано с изучением не столько информационной, сколько социальной сущности документа и реализуется в работах Г.А. Двоеносовой и Н.Г. Суровцевой. Двоеносова Г.А. последовательно развивает синергетическую теорию документа33, которая, являясь авторской научной теорией, рассматривает понятие, свойства, признаки и функции документа, как инструмента самоорганизации общества и связывает проблемы его генезиса и дальнейшего развития с возникновением и эволюцией систем государственного управления. Суровцева Н.Г. обращает внимание на необходимость включения человека (субъекта) в предметную область документоведения и изучения документа с учетом его роли и места в системе общественных отношений34. Такой подход условно можно назвать антропологическим и он может оказаться продуктивным именно в условиях развития информационного общества. Пример этих исследований показывает, что у теории документоведения, как научной дисциплины, имеются обширные ресурсы для дальнейшего развития.

Многие вопросы, обозначенные в данной статье, нуждаются в дальнейшем изучении и дополнении. Актуальность их все в большей степени проявляется по мере внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в практику работы с документами, о чем свидетельствует появление в последние годы новых публикаций, посвященных теоретическим вопросам изучения документа. Авторы надеются, что данная статья послужит поводом для развертывания научной дискуссии по проблемам теории документоведения, а, следовательно, и для формирования нового теоретического знания о документе.