Российские и международные стандарты о технологии управления документами

• Устарело ли понятие «делопроизводство»?

• Противоречия в российской и международной практике

В настоящее время можно часто услышать, что в российской практике работы с документами применяются устаревшие подходы, что выражается в использовании, в том числе, и устаревших понятий. Подобные упреки можно выслушивать и в отношении дисциплин, преподаваемых студентам, обучающимся по направленности «Документоведение». Одним из таких понятий якобы является «Делопроизводство». Многие специалисты, особенно в области IT-технологий, занимающиеся вопросами электронного документооборота, считают, что делопроизводство ― это «каменный век». И, кроме того, им не вполне понятно, как оно соотносится с понятием «управление документами», так как, опять же, по их мнению, управлять можно и нужно только электронными документами, а делопроизводство ― это работа с документами традиционными и к сфере управления документацией не имеет отношения.

Однако с этим нельзя согласиться, и следует «заступиться» и за само понятие «делопроизводство» и за те учебные дисциплины, которые, на наш взгляд, являются необходимыми и для современных студентов.

Действительно понятие «делопроизводство» появилось не сегодня, его использование ― это уже давно сложившаяся российская традиция. Вспомним хотя бы закон 1811 года «Общее учреждение министерств», в котором закрепляется понятие «образ производства дел», означающее порядок совершения действий с документами в процессе принятия управленческих решений. Современный термин означает, практически, то же самое.

Международные и российские стандарты, которые в настоящее время во многом определяют подходы к организации работы с документируемой информацией, действительно разделяют понятия «Управление документами» и «Делопроизводство». Так в ГОСТ Р 7.0.8.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1 делопроизводство определено как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, а управление документами ― как деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. Однако как именно должна осуществляться деятельность по управлению документами, какие процедуры при этом предусматриваются, стандарт не раскрывает.

Более четко, чем национальный терминологический стандарт, содержание процесса определяет ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования»: совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций2.

При этом следует обратить внимание на то, что в ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 говорится об управлении документами любого формата и на любых носителях, включая традиционные бумажные носители.

На основе данного определения было сформулировано понятие «управление документами» (records management), которое представлено в принятом в 2015 году ГОСТ Р ИСО 30300: область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деятельности и операциях3.

Таким образом, управление документами должно обеспечивать процессы создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении их жизненного цикла, и как любые процессы, они предусматривают применение определенных технологий.

В соответствии со стандартами при выстраивании системы управления документами, следует помнить, о требованиях, которым должны отвечать документы, включенные в систему. Цель управления документами состоит в том, чтобы поддержать такие свойства документов, как аутентичность, надежность, целостность и пригодность для использования. При этом нужно обратить внимание, что речь идет о свойствах электронных документов. Посмотрим, насколько специфичны эти требования.

Так, например, в ГОСТ на термины и определения аутентичность определяется как свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному4.

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 более конкретно определяет данное понятие: документ является аутентичным, если он:

1. соответствует установленным правилам;

2. был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

3. был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.5

Таким образом, аутентичность доказывает, что документ является именно таким, каким и создавался; что он был создан и отправлен лицом, который его действительно создал и отправил, а также создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Однако то, что определяет аутентичность документа, практически полностью соответствует понятию подлинности традиционного документа на бумажном носителе:

подлинным считается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем подтверждают достоверность его происхождения6.

Рассмотрим как пример еще одно свойство документа ― достоверность. В терминологическом стандарте оно определено как свойство электронного документа, означающее, что содержание именно такого документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности7.

Однако с полной уверенностью можно говорить, что требование достоверности (надежности) документа должно предъявляться не только к электронным документам, но и к документам на бумажном носителе. Требование достоверности тесно связано с понятием «юридическая значимость документа», так как последнее означает то, что документ может выступать в качестве подтверждения деловой деятельности или каких либо фактов и событий.

Таким образом, можно утверждать, что, несмотря на определенную специфику электронных документов, требования к документам на любом носителе практически идентичны. В соответствии с положениями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документы должны быть пригодными для использования. Хотя и здесь речь идет в основном об электронных документах, в полной мере это можно адресовать и документам традиционным. Пригодным для использования в любом случае может быть только документ, который отвечает всем установленным требованиям.

Система управления документами (СУД) предполагает процессный подход к организации работы с документацией.

СУД должна обеспечивать следующие процессы:

1. включение документов в систему,

2. регистрацию,

3. классификацию,

4. установление сроков хранения и выбор действий,

5. хранение, использование документов,

6. отбор или передачу их на хранение или уничтожение.

В российской практике работы с документами процессы с 1 по 3 относятся к документообороту организации; 4-6 процессы ― это стадия хранения документов в делопроизводстве или оперативного хранения

Рассмотрим некоторые примеры, свидетельствующие о российском и международном подходах к организации работы с документами.

В российской практике делопроизводства одной из стадий делопроизводства является организация документооборота.

ГОСТ на термины и определения закрепил следующее определение документооборота:

документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки8.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 30300 документооборот (tracking) ― это создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов9.

Данное определение было заимствовано из международного стандарта ИСО 15489-1:2001.

Кажется, что приведены совершенно разные понятия. Однако это только на первый взгляд. Из российского определения документооборота исключаются стадии создания, хранения и использования документов до передачи их на хранение в архив организации. Данные этапы рассматриваются отдельно, но входят в определение понятия «Делопроизводство».

Технология включения документов в систему управления документами связана с присвоением документу (как бумажному, так и электронному) подробных данных (метаданных), включенных в документ, присоединенных к нему или связанных с ним.

К таким технологиям относятся, в том числе:

― Классификация и индексирование,

― Регистрация.

Кроме того, в процессе управления документами необходимо применять системы, которые формализуют определенные действия, позволяющие:

• Обеспечивать доказательство месторасположения документа;

• Идентифицировать, какое действие не выполнено;

• Обеспечивать доказательство операций, произведенных с документом и т.п.

Все это позволяет осуществить регистрация и связанный с ней контроль исполнения документов. Поэтому можно говорить, что процесс включения документов в систему практически аналогичен процессу их регистрации.

В международной практике регистрация (registration) рассматривается как действие по присвоению документу уникального идентификатора (регистрационного индекса) при его вводе в систему. Помимо этого регистрация состоит из записи краткой описательной информации (метаданных) о документе в регистр.

Российский терминологический стандарт определяет регистрационно-учетную форму, то есть как документ (карточку, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля10.

Присвоение идентификатора (регистрационного индекса) и краткое описание документа в регистрационной форме и позволяет формализовать включение документа в систему управления, а значит и в документооборот организации.

Нет противоречий и в определении назначения процедуры индексирования. В стандарте Р ИСО 15489-1–2007 индексирование рассматривается как связующее звено между элементами системы управления документами, позволяющее идентифицировать документы и установить их местоположение11. В российских системах организации работы с документами индексации отводится такая же роль. Она изначально рассматривалась как один из основных элементов информационно-поисковых систем по документам организаций.

Помимо рассмотренного важная роль в системе управления документами отводится следующим процессам:

• классификация,

• установление сроков хранения и выбор действий по отбору документов,

• хранение, использование документов,

• отбор или передачу их на хранение или уничтожение.

Не рассматривая подробно перечисленные процессы, можно сказать, что они в целом соответствуют стадии оперативного хранения документов или хранению документов в делопроизводстве. Основой для классификации и систематизации документов в отечественной практике традиционно является номенклатура дел, являющаяся одним из видов классификационных справочников. Она же во многом может служить инструментом для организации и других процессов, в частности для проведения экспертизы ценности документов с целью установления сроков хранения и выбора действий по отбору документов или передаче их на хранение или уничтожение.

Составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение сохранности документов и т.п. ― это процессы, позволяющие достичь целей управления хранением документов. В их числе:

― сохранение информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем,
― сохранение доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности,
― своевременное санкционированное и систематическое уничтожение документов, которые больше не используются,
― сохранение контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда системы управления документами, в которых они хранились, прекратили свое существование или подверглись существенным изменениям;
― соблюдение требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законодательства и т.д.12

Рамки статьи не позволяют провести более подробный анализ требований к российским системам работы с документами и международных подходов к формированию систем управления документами. Однако даже приведенные примеры свидетельствуют о том, что деятельность, которую мы называем «делопроизводство» ― это технологии, обеспечивающие функции управления документами, независимо от носителя информации, и значит, она является современной и важной. А использование в отечественной управленческой практике этого «устаревшего», по мнению ряда практиков, понятия ― дань национальным традициям и может быть, не стоит «сбрасывать это со счетов»?