Методология постановки документооборота – значимая часть автоматизации

С.Э. Ульянцева, канд. ист. наук, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С»

• Преимущества электронного документооборота

• Методология управления документами

• Стандарт оказания консультационных услуг

Сфера управления документами сегодня невозможна без систем электронного документооборота. Такие системы призваны сделать работу предприятия эффективнее: повысить исполнительскую дисциплину, ускорить процессы, связанные с обработкой и передачей документированной информации, сократить ошибки персонала при работе с документами. Но современная система электронного документооборота ― это сложный, многофункциональный инструмент, который требует методологии его внедрения и использования.

Управление документами, постановка документооборота, методология, консалтинг, обучение, программа «1С: Документооборот»

Острая потребность в методологии управления документами объясняется тем, что традиции классического делопроизводства постепенно утрачиваются, а новые практики управления документами пока только формируются. На сегодняшний день мы наблюдаем смешение наследия советской бюрократической системы управления с адаптивными управленческими системами, разновидностями которых являются, например, проектные формы управления.

Современные предприятия и организации находятся в поиске наиболее приемлемых, удобных и практичных инструментов управления внутренними коммуникациями, информационными потоками, рабочими ресурсами, затратами на управленческие процедуры.

Методология управления документами решает перечисленные задачи и становится одним из обязательных элементов эффективного управления предприятием в целом.

Исследование состояния делопроизводства на российских предприятиях

Показательными являются исследования состояния делопроизводства на российских предприятиях, проводимые экспертами. Цель таких исследований ― оценить риски для документных процессов до внедрения системы электронного документооборота и после начала использования информационной системы.

Одно из таких исследований проводилось в начале 2016 года путем анкетирования и интервьюирования сотрудников предприятий ― ключевых участников документооборота. Такие опросные методы исследования традиционно применяются экспертами при аудите документооборота в проектах, направленных на подготовку предприятия к внедрению электронного документооборота.

Первый этап исследования ― оценка рисков для документных процессов до внедрения системы электронного документооборота.

Исследование показало, что 74 % обследованных предприятий имеют высокий и критичный уровень риска для документных процессов. Такие показатели говорят о том, что действующие документные процессы снижают эффективность деловой деятельности предприятия. При таких показателях определяющее воздействие на деловые операции имеет «человеческий фактор». Критичные ошибки: дублирование документов, невозможность быстрого поиска или потеря документов, превышение допустимого времени на обработку документов, неэффективное использование рабочего времени, ошибки в оформлении документов. В совокупности перечисленные ошибки приводят к нарушению необходимых свойств и качеств документов, в результате чего документы перестают соответствовать тем целям, ради которых они были созданы.

Рисунок 1 ―Уровень риска для документных процессов предприятий

74 % предприятий имеют высокий и критичный уровень риска для документных процессов.

• Умеренный уровень риска 26 %

Умеренное количество факторов влияет на эффективность деловой деятельности.

Есть умеренная вероятность наступления отрицательных последствий. Ситуация управляемая, поддается контролю.

• Высокий уровень риска 42 %

Значительное количество факторов влияет на эффективность деловой деятельности.

Высокая вероятность наступления отрицательных последствий. Ситуация плохо управляемая.

Высокий уровень влияния «человеческого фактора» на качество деловых операций.

• Критичный уровень риска 32 %

Максимальное количество факторов снижает эффективность деловой деятельности.

Человеческий фактор имеет определяющее воздействие на деловые операции.

Критичные ошибки: дублирование документов, невозможность быстрого поиска документов, превышение допустимого времени на обработку документов, неэффективное использование рабочего времени, ошибки в документах.

Второй этап исследования ― оценка рисков для документных процессов после внедрения системы электронного документооборота.

Исследование показало снижение уровня рисков для документных процессов. Показатели распределились равномерно между уровнями «минимальный» и «умеренный».

Что меняется на предприятии при переходе на электронный документооборот?

По оценке сотрудников предприятий ― ключевых участников документооборота происходят следующие изменения:

Руководство предприятия получает возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании	12%
Добились соблюдения графиков платежей и исполнения договорных обязательств	18%
Повысилось качество внутренних бизнес-процессов	47%
Сократились случаи потери документов	50%
Повысилась исполнительская дисциплина	53%
Повысилась скорость выполнения операций при обработке сотрудниками	80%

Снижение риска для документных процессов и улучшение показателей эффективности работы предприятия в части документных процессов достигается не только за счет применения средств автоматизации, но и за счет использования апробированной методологии.

Методическое сопровождение проектов внедрения электронного документооборота

На сегодняшний день преимущество у тех программных продуктов, которые не только развиваются в сторону наращивания функциональных возможностей, но и предоставляют методологию управления документами.

Одной из отличительных особенностей программного продукта «1С: Документооборот 8» является качественное и обширное методическое сопровождение проектов внедрения систем электронного документооборота. Разработана методика постановки документооборота: от аудита текущих процессов работы с документами до проектирования целевой модели системы управления документами, соответствующей потребностям предприятия. Методика положительно зарекомендовала себя и успешно применяется на российских предприятиях.

Методика постановки документооборота и подготовки предприятия к автоматизации включает:

• стандарт оказания консультационных услуг (проектная документация);

• методическую литературу;

• методику работы с документами, включенную в программный продукт;

• учебные курсы.

Стандарт оказания консультационных услуг по постановке документооборота представляет собой набор необходимых форм проектной документации и рекомендации по их заполнению. Рациональная организация документооборота требует комплексного подхода и внимания к деталям, поэтому стандарт содержит четкие алгоритмы проведения работ и критерии оценки их успешности.

Стандарт применяется при оказании консалтинговых услуг по постановке документооборота1

Стандарт направлен на проектирование и внедрение системы управления документами в соответствии с нормативно-правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и лучшими корпоративными практиками.

Ключевые этапы подготовки предприятия к автоматизации документооборота:

• аудит документооборота предприятия,

• формирование целевой модели документооборота,

• создание центра компетенций по документообороту,

• регламентация документных процессов.

Аудит документооборота направлен на диагностику готовности предприятия к внедрению системы электронного документооборота и включает:

• описание и оценку состояния действующих процессов документооборота организации;

• рекомендации по улучшению процедур работы с документами для подготовки организации к эффективному внедрению системы электронного документооборота.

Для анализа текущих процессов работы с документами применяется метод опроса и анкетирования сотрудников подразделений.

Целевая модель документооборота представляет собой описание документных процессов в разрезе:

• работы с входящей и исходящей корреспонденцией;

• претензионной работы (обращения граждан);

• распорядительной деятельности организации;

• протокольных мероприятий (заседаний и совещаний);

• договорной и закупочной деятельности;

• контроля исполнительской дисциплины;

• хранения бумажных документов.

В целевой модели документооборота определяется видовой состав документов, рекомендуемых к использованию и заведению в автоматизированную систему, а для каждого вида документа составляется детальное описание:

• маршрут обработки (правила, условия согласования, требования к исполнению),

• шаблон файла (унифицированная форма вида документа),

• нумератор,

• место и срок хранения,

• роли исполнителей на маршруте,

• контрольные процедуры,

• допуск к документу,

• другие параметры, характерные для данного вида документа.

Правильно выстроенная целевая модель документооборота обеспечивает стабильность функционирования предприятия и устойчивость к изменениям. При этом требования к участникам документных процессов могут снижаться благодаря формализации процедур (процесс описан и регламентирован), использованию шаблонов при создании документов, обработки документов по заранее настроенным маршрутам, подсказкам (бизнес-инструкциям), которые система электронного документооборота показывает пользователю на каждом этапе его работы. Заменяемость сотрудников и снижение требований к персоналу ― значимый показатель для кадровых служб предприятий.

В целях создания центра компетенций по документообороту предприятию может быть рекомендовано выделение отдельных сотрудников либо отдельных подразделений, ответственных за правильное ведение документооборота и методическое сопровождение системы электронного документооборота. Современная служба делопроизводства наделена более широким функциями и переходит из категории подразделения технического, каким была всегда канцелярия, в категорию подразделения интеллектуального. Именно это подразделение должно развивать методологию управления документами, формировать корпоративные стандарты работы с документами и контролировать их соблюдение.

Регламентация документных процессов ― это самостоятельный вид деятельности, который требует высокой компетенции в области нормативной методологии. Задача этапа ― построение и регулирование документных процессов путем создания регламентирующих документов, организованных в единую документную систему ― регламентную базу.

Для того чтобы локальные нормативные акты были всегда актуальны и не противоречили друг другу, разработка таких документов должна носить системный характер, поэтому нормативная методология так же нуждается в регламентации, как и любое другое направление деятельности. Методика содержит требования к регламентации служебной деятельности, формы регламентирующих документов, порядок разработки регламентирующих документов.

Существенную помощь в работе окажет «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства». Книга представляет собой сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства и выпускается в двух версиях, ориентированных на предприятия сектора крупного бизнеса и на предприятия сектора среднего и малого бизнеса (рис. 2.)

Документы, включенные в комплекты, универсальны и готовы к использованию на предприятии с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать при внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Рисунок 2 ― Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства

Пошаговым руководством по наведению порядка в документах может послужить книга «Управление документами: быстро, эффективно, своими силами». Книга адресована неспециалистам и содержит сугубо практическую методику организации работы с документами с минимальными затратами (рис. 3).

Рисунок 3 ― «Управление документами: быстро, эффективно, своими силами»

Также может быть полезен учебник «Документационное обеспечение управления», предназначенный для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 46.03.02 «Документоведение и архивоведение», но полезный и в нашем случае (рис. 4).

Рисунок 4 ― Учебник «Документационное обеспечение управления»

Методика организации документооборота, включенная в программный продукт, ― это обработка «Типовая методика документооборота» и бизнес-инструкции для пользователей. Благодаря такому наполнению сам программный продукт становится носителем правильной методологии.

«Типовая методика документооборота» представляет собой загрузку, с помощью которой происходит заполнение информационной базы типовыми данными. Это позволит организовать делопроизводство с нуля, быстро наполнить базу и приступить к работе. Типовая методика документооборота включает рекомендованные к использованию проекты внутренних нормативных актов, которые установят правовое поле для работы в системе электронного документооборота. При использовании типовой методики ожидается сокращение времени наполнения информационной базы до 20 раз относительно стандартных показателей для данного вида работ.

Рисунок 5 ―Типовая методика документооборота

Бизнес-инструкции подсказывают сотруднику, какие действия и в каком порядке ему необходимо выполнить, чтобы исполнить поручение, поставить задачу и т. д.

Например, при открытии карточки внутреннего документа можно узнать о том, когда используется выбранный документ и как его составить. При создании процесса инструкция подскажет, как правильно сформулировать его название, как изложить текст, напомнит о необходимости указать срок. Информация в инструкциях подобрана таким образом, чтобы автор процесса знал, как далее будет развиваться процесс по этапам. А для процессов, которые пересекаются с бумажным документооборотом, указано, как параллельно оформить бумажные версии документов. В целом инструкции задают единый стандарт работы с документами в организации.

Учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота» ― еще одно важное направление развития методического сопровождения программного продукта. Значимой темой учебного курса, которая отличает его от ряда других, является методика обследования документооборота предприятия.

Цель корпоративного обучения ― создать на предприятии команду единомышленников для успешного внедрения системы управления документами.

Учебный курс:

• содержит теоретические основы управления документами;

• рассказывает о методике проведения подготовительных работ для успешного построения системы управления документами;

• быстро погружает в предметную сферу и обеспечивает уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения систем электронного документооборота.

Преимуществом методологии постановки документооборота и подготовки предприятия к автоматизации является соблюдение заданного стандарта при выполнении работ, высокого качества оказания услуги, а также рационального использования ресурсов. Реализация таких принципов и правил с применением информационно-коммуникационных технологий создает дополнительные гарантии воспроизводства деятельности предприятия по заданным правилам с гарантированным качеством.