Фионова Л. Р., Болеева М. А., Пензенский гос. университет
-
Проблемы в ручном делопроизводстве
-
Внедрение ГАС «Правосудие»
-
Фотография рабочего дня сотрудника приемной
-
Обоснованность автоматизации
Надлежащая организация делопроизводства в суде обеспечивает эффективность его работы. Необходимо понимать, что от того или иного документа, принятого любой судебной инстанцией, зависит дальнейшая судьба человека. Потеря документов, неисполнение или несвоевременное исполнение актов, оформление их ненадлежащим образом, нарушение порядка уведомления субъектов (участников судебного процесса) влекут нарушение интересов и прав, как организаций, так и граждан.
Рассмотрим работу с входящими документами на примере Ленинского районного суда г. Пензы (далее Суд).
Все документы, поступающие в Суд, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение специалистом приемной и должны соответствовать требованиям законодательства.
До 1 января 2017 года регистрация всей входящей корреспонденции в Суде производилась вручную. Велся журнал учета входящей корреспонденции (рис. 1).
При небольших объемах информации такой способ регистрации корреспонденции можно назвать вполне приемлемым. Однако в Суд ежедневно поступает более 200 писем различного содержания, то есть входящей документации очень много. Это приводило к некоторым сложностям при регистрации. Во-первых, это большие затраты рабочего времени специалиста на ведение журнала учета входящей корреспонденции, во-вторых, это проблемы при идентификации записей из журнала. Они неразборчивые и плохо читаемые (рис. 2), и их использование в дальнейшем было затруднено.
Рис. 1 ― Обложка журнала учета входящей корреспонденции
С вводом в эксплуатацию ГАС «Правосудие» ведется автоматизированная регистрация всей входящей корреспонденции. Для каждого сотрудника Суда разработан персональный логин и пароль с доступом к определенным функциям системы.
Выполнять регистрацию документов в той или иной картотеке могут только те пользователи, которые в данной картотеке обладают правом регистрации документов. Данное право может быть ограничено перечнем групп документов, доступных пользователю для регистрации.
Рис. 2 ― Фрагмент журнала учета входящей корреспонденции
Перед началом работы происходит идентификация пользователя (рис. 3).
Рис. 3 ― Идентификация пользователя
Для регистрации поступившего заявления специалисту нужно зайти в кабинет «Регистрация документов». При открытии данного кабинета откроется окно «Выбор группы нового документа», затем нужно выбрать группу, к которой относится регистрируемый документ (рис. 4). Эта процедура занимает меньше минуты.
Рис. 4 ― Окно выбора группы нового документа
Далее открывается окно регистрационной карты (РК) выбранной группы документов. В полях окна сотрудник Суда указывает значение основных реквизитов документа (рис. 5).
Из рис. 5 видно, что регистрируемое заявление поступило посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". При регистрации подобного рода заявлений учитывается наличие в электронном письме вложений. Если там есть документы, то они при регистрации прикрепляются к основному письму. Так, к обращению заявитель ПАО «БыстроБанк» приложил два документа, которые специалист приемной прикрепил в регистрационной форме, и при необходимости сотрудник Суда без каких-либо осложнений выведет документ на печать.
Рис. 5 ― Форма регистрации поступившего заявлении от организации ПАО «БыстроБанк»
Из рис. 6 видно, что прикрепленные изображения документов читаются без затруднений и, соответственно, подлежат регистрации специалистом.
В конце рабочего дня специалистом Приемной формируется единый список всей поступившей за день корреспонденции, затем с использованием интегрируемой системы MS Word выводится на печать единый реестр передачи документов.
Вся корреспонденция передается адресатам под роспись на следующий рабочий день по реестру учета. Подпись получателя в реестре обязательна, так как она подтверждает факт получения документа.
Рис. 6 ― Электронный образ самого заявления, прикрепленный к регистрационной форме.
Для оценки загруженности специалиста приемной Суда до и после автоматизации использовался метод фотографии рабочего дня (ФРД) (таблицы 1 и 2).
Таблица 1 ― Наблюдательный лист для получения ФРД до автоматизации.
Наименование рабочего дня |
Начало ч. м |
Конец ч. м |
Продолжительность мин. |
Выработка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Подключение компьютера к ГАС «Правосудие» |
9.00 |
9.05 |
5 |
|
Прием корреспонденции от курьера «Почты России» |
9.05 |
9.10 |
5 |
262 |
Разноска поступившей корреспонденции предыдущего дня |
9.10 |
9.35 |
25 |
|
Передача конвертов судебным приставам для проверки на наличие опасных для жизни и здоровья вложений, ожидание окончания проверки |
9.45 |
10.00 |
15 |
262 |
Сортировка конвертов |
10.03 |
10.20 |
17 |
262 |
Заполнение реестра о получении почтовых конвертов |
10.20 |
11.00 |
40 |
2 |
Вскрытие конвертов |
11.00 |
11.25 |
25 |
180 |
Распределение поступившей корреспонденции по получателям |
11.25 |
11.50 |
25 |
|
Регистрация входящей почтовой корреспонденции в журнале учета |
11.50 |
14.30 |
100 (1 ч.40 мин) |
180 |
Прием заявлений от граждан на ознакомление с материалами дела |
12.00 |
12.03 |
3 |
6 |
Регистрация поступивших заявлений в журнале учета |
12.03 |
13.00 |
57 |
6 |
Обеденный перерыв |
13.00 |
13.45 |
|
|
Прием апелляционной жалобы от гражданина |
13.50 |
13.54 |
4 |
1 |
Регистрация жалобы в журнале учета |
13.54 |
14.04 |
10 |
1 |
Регистрация документа, поступившего посредством факсимильной связи из СИЗО в журнале учета и передача его судье |
14.03 |
14.20 |
17 |
1 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Регистрация заявлений в журнале учета |
14.40 |
15.40 |
60 |
10 |
Прием жалобы на бездействие сотрудника аппарата суда |
15.40 |
15.55 |
15 |
1 |
Регистрация жалобы |
15.55 |
16.00 |
5 |
1 |
Звонок от гражданина с просьбой сообщить телефонный номер помощника судьи |
16.00 |
16.01 |
1 |
1 |
Прием и консультация граждан |
16.01 |
16.15 |
14 |
16 |
Копирование бланков заявления о выдаче копии процессуального акта форма N63 |
16.15 |
16.45 |
30 |
30 |
Копирование бланков заявления об ознакомлении с делом/ материалом форма N62 |
16.45 |
17.00 |
15 |
30 |
Регистрация поступившей по эл. почте корреспонденции в журнале учета |
17.00 |
17.40 |
40 |
15 |
Распределение поступившей за день корреспонденции по папкам получателей |
17.40 |
17.50 |
10 |
262 |
Выключение компьютера, приведение рабочего места в порядок |
17.50 |
18.00 |
10 |
|
Итого: |
|
|
531 мин 8ч. 51мин |
|
Как видно из таблицы, большая часть рабочего времени специалиста (4 ч. 4 мин.) потрачена на регистрацию входящей корреспонденции в журнале учета. Работа с гражданами велась всего лишь 51 минуту. Что очень важно, специалисту часто приходилось задерживаться на работе, чтобы до конца обработать всю корреспонденцию, поступившую за день.
Как видно из таблицы 2, на регистрацию входящей корреспонденции уходит в два раза меньше времени (2 ч. 20 мин.) и регистрируется больше корреспонденции, чем при регистрации вручную. Полностью исключена возможность дублирования документа.
Таблица 2 ― Наблюдательный лист для ФРД после автоматизации.
Наименование рабочего дня |
Начало ч. м |
Конец ч. м |
Продолжительность мин. |
Выработка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Подключение компьютера к ГАС «Правосудие» |
9.00 |
9.05 |
5 |
|
Подключение компьютера к подсистеме «Документооборот и обращения граждан» |
9.05 |
9.10 |
5 |
|
Прием корреспонденции от курьера «Почты России» |
9.10 |
9.15 |
5 |
200 |
Разноска поступившей корреспонденции предыдущего дня |
9.15 |
9.35 |
20 |
|
Передача конвертов судебным приставам для проверки на наличие опасных для жизни и здоровья вложений, ожидание окончания проверки |
9.40 |
9.55 |
15 |
200 |
Сортировка конвертов |
10.00 |
10.20 |
20 |
200 |
Заполнение реестра о получении почтовых конвертов |
10.20 |
10.50 |
30 |
2 |
Вскрытие конвертов |
10.50 |
11.15 |
25 |
200 |
Распределение поступившей почтовой корреспонденции по получателям |
11.15 |
11.35 |
20 |
200 |
Регистрация поступивших заявлений в подсистеме |
11.35 |
13.00 |
85 |
200 |
Обеденный перерыв |
13.00 |
13.45 |
|
|
Регистрация входящей корреспонденции по эл. почте |
13.50 |
14.00 |
10 |
20 |
Регистрация гражданских дел, вернувшихся после рассмотрения апелляционной инстанцией |
14.00 |
14.20 |
20 |
15 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Регистрация уголовных дел, вернувшихся после рассмотрения апелляционной инстанцией |
14.20 |
14.25 |
5 |
3 |
Работа с гражданами, оказание юридической помощи |
14.25 |
15.00 |
35 |
6 |
Прием апелляционных и частных жалоб от организаций |
15.00 |
15.15 |
15 |
5 |
Регистрация жалоб |
15.15 |
15.20 |
5 |
5 |
Планерка |
15.20 |
15.40 |
20 |
|
Прием заявлений и ходатайств от граждан и представителей организаций |
15.40 |
16.25 |
45 |
27 |
Регистрация заявлений и ходатайств |
16.25 |
16.45 |
20 |
27 |
Регистрация гражданских дел поступивших из экспертных учреждений |
16.45 |
17.00 |
15 |
8 |
Прием звонка от представителя УМВД |
17.00 |
17.03 |
3 |
1 |
Формирование папки заявлениями председателю суда для наложения резолюции |
17.05 |
17.20 |
15 |
|
Формирование единого реестра поступившей за день корреспонденции |
17.20 |
17.25 |
5 |
1 |
Печать реестра |
17.25 |
17.28 |
3 |
1 |
Распределение поступившей за день корреспонденции по папкам получателей |
17.30 |
17.45 |
15 |
|
Завершение программ, выключение компьютера, приведение рабочего места в порядок |
17.45. |
18.00 |
15 |
|
Итого: |
442 мин. 7 ч. 22 мин. |
На работу с гражданами отводится большее количество рабочего времени специалиста (1ч. 35мин.), что в большинстве случаев исключает допущения ошибок при приеме документов.
Применение метода ФРД дополнительно подчеркнуло необходимость и оправданность использования ИТ в делопроизводстве Суда, поскольку автоматизация обеспечивает снижение трудозатрат и трудоемкости процесса работы специалиста приемной, позволяя больше времени уделять приему граждан для оказания им квалифицированной юридической помощи. Кроме того, применение ИТ позволяет минимизировать финансовые затраты на документооборот и делопроизводство.
Также можно сделать выводы о повышении качества судебного делопроизводства за счет автоматизации рутинных операций; ускорения сбора судебной статистики; обеспечения функциональной информационной поддержки всех стадий прохождения и рассмотрения дел и материалов в порядке судебного контроля.