Организация и документирование работы конференции

• Что такое конференция?

• Работа по организации конференции

• Порядок избрания делегатов на конференцию

• Порядок проведения конференции

• Перечень документов, создаваемых в процессе подготовки и работы конференции

Конференция – (ср.-век. лат. conferentia, от лат. confero - собираю в одно место) – собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц для обсуждения определенных вопросов.

В высшем учебном заведении утверждение Устава и поправок к нему, выборы ректора на должность, избрание Ученого совета вуза, а также принятие коллективного договора, изменений и дополнений к нему проводятся на общем собрании коллектива или собрании представителей всех категорий работников и обучающихся. Это собрание представителей имеет название – Конференция представителей научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении.

При организации конференции руководствуются документами:

• Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» № 125-ФЗ от 22. 08. 1996 (ред. № 199-ФЗ от 31. 12. 2005, № 17-ФЗ от 09. 02. 2007).

• Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации № 71 от 14. 02. 2008.

• Уставом вуза и поправками к нему.

• Положением о Конференции представителей научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении, утверждаемым действующим Ученым советом вуза (приложение 1).

Работа по организации Конференции

Решение о проведении Конференции принимается действующим Ученым советом вуза, который утверждает:

• дату проведения Конференции;

• порядок избрания делегатов на Конференцию;

• нормы представительства от научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов;

• Комиссию по проведению Конференции.

Очень важное место в организации Конференции отводится работе Комиссии.

Комиссия информирует всех работников и обучающихся в вузе о проведении Конференции: рассылает информационные письма о проведении Конференции, о порядке избрания делегатов на Конференцию и нормах представительства от каждой категории работников и обучающихся (приложение 2), образцы протоколов (приложение 3) и иные документы.

Комиссия утверждает перечень мероприятий по проведению конференции (приложение 4), график проведения общих собраний работников и обучающихся по избранию делегатов на Конференцию.

В обязанности Комиссии также входит размещение объявления и информации по проведению Конференции на доске объявлений и Web-сервере вуза.

Члены Комиссии принимают документы об избрании делегатов Конференции (подлинные протоколы собраний работников и обучающихся) и формируют список делегатов Конференции, который утверждается на заседании Комиссии.

Комиссия отвечает за подготовку удостоверений делегатов Конференции, организацию регистрации делегатов и ксерокопирование материалов Конференции.

В завершение работы Комиссия составляет регламент проведения Конференции (приложение 5), а также готовит проекты документов, принимаемых Конференцией.

Все заседания Комиссии оформляются протоколами.

В случае проведения Конференции по выборам ректора на вакантную должность в обязанности Комиссии входит также:

• рассмотрение документов, поступивших от кандидатов на должность ректора вуза;

• подготовка списка кандидатов на должность ректора вуза и заключений по кандидатурам;

• подготовка формы бюллетеня для тайного голосования для утверждения Ученым советом вуза;

• осуществление иных мероприятий, необходимых для проведения выборов ректора вуза.

В случае проведения Конференции по избранию Ученого совета вуза в обязанности Комиссии входит:

• формирование списка кандидатов в состав Ученого совета вуза;

• подготовка баллотировочных бюллетеней для тайного голосования по числу избираемых в состав Ученого совета для утверждения Ученым советом вуза.

Порядок избрания делегатов на Конференцию

В соответствии с законодательством порядок избрания делегатов на Конференцию и нормы представительства от всех категорий работников и обучающихся определяются действующим Ученым советом вуза.

Делегаты Конференции избираются из числа научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении1. При этом представительство научно-педагогических работников (в соответствии с Уставом вуза) должно составлять не менее 80% от общего числа делегатов Конференции, а членов Ученого совета вуза – не более 50% от общего числа делегатов.

Делегаты Конференции избираются на общих собраниях или конференциях научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий (АУП, УВП, ПОП) вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов2.

Решение об избрании делегатов принимается простым большинством голосов открытым или тайным голосованием (по усмотрению коллектива) при участии в голосовании не менее 50% от числа работников или обучающихся соответствующих коллективов. Результаты голосования оформляются протоколом, который представляется в Комиссию.

Порядок проведения Конференции

За 1 час до начала Конференции проводится регистрация делегатов Конференции: делегаты расписываются в листе регистрации и получают именные удостоверения, подписанные председателем Комиссии и заверенные гербовой печатью вуза, а также повестку дня и материалы Конференции.

За 15 минут до начала Конференции регистрирующие подводят предварительные итоги и передают лист с итогами регистрации в президиум Конференции.

Конференцию открывает и ведет ректор вуза (далее – председатель)3. По решению делегатов Конференции право ведения Конференции может быть передано также другому лицу.

Председатель предлагает избрать секретаря Конференции. Открытое голосование.

Председатель на основании листа регистрации объявляет о правомочности Конференции. (Заседание Конференции является правомочным при участии в нем не менее 2/3 избранного состава делегатов Конференции).

Председатель предлагает утвердить регламент Конференции:

• избрание мандатной и счетной комиссий;

• утверждение очередности и продолжительности выступлений;

• определение порядка и времени, необходимого для проведения голосования (в случае тайного голосования).

Регламент утверждается делегатами Конференции открытым голосованием.

Председатель предлагает утвердить состав мандатной комиссии
(в составе не менее 3 чел.). Открытое голосование.

Председатель предлагает утвердить состав счетной комиссии (в составе не менее 3 чел.). Открытое голосование.

Мандатная комиссия приступает к работе сразу после избрания. В распоряжение мандатной комиссии предоставляются протоколы собраний по избранию делегатов, проводимые в вузе и его филиалах.

Мандатная комиссия избирает председателя, секретаря комиссии и оформляет это решение протоколом. Протокол подписывается председателем, секретарем, членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

После проверки полномочий делегатов Конференции мандатная комиссия составляет протокол, который подписывается председателем, секретарем, членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

Председатель мандатной комиссии оглашает результаты проверки полномочий делегатов Конференции, которые утверждаются открытым голосованием.

После подтверждения полномочий делегатов Конференции председатель предлагает перейти к повестке дня Конференции.

После всех выступлений и обсуждений делегаты Конференции открытым или тайным голосованием принимают решения по вопросам повестки дня Конференции.

Делегаты голосуют лично, голосование за других лиц не допускается.

Все решения Конференции (в соответствии с Уставом вуза) принимаются простым большинством голосов открытым или тайным голосованием при наличии не менее двух третей списочного состава делегатов.

Открытым голосованием принимается Устав вуза, изменения и дополнения к нему; коллективный договор, изменения и дополнения и нему и др. Подсчет голосов производится избранной счетной комиссией.

Тайным голосованием на Конференции избирается ректор вуза и члены Ученого совета вуза.

Для проведения процедуры тайного голосования в специально отведенном месте устанавливаются кабины для голосования и урны для баллотировочных бюллетеней, которые опечатываются до начала голосования.

Счетная комиссия избирает председателя и секретаря, это решение оформляется протоколом, который подписывается всеми членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

Счетная комиссия раздает делегатам Конференции под расписку баллотировочные бюллетени, подписанные председателем Комиссии по проведению Конференции и заверенные гербовой печатью вуза.

До подсчета голосов председатель счетной комиссии в присутствии членов комиссии погашает неиспользованные баллотировочные бюллетени.

Члены счетной комиссии вскрывают урны с баллотировочными бюллетенями, производят подсчет голосов и составляют протокол (протоколы) по итогам голосования.

После оформления протокола (протоколов) счетная комиссия запечатывает баллотировочные бюллетени в конверт (конверты), которые подписываются членами счетной комиссии и опечатываются гербовой печатью вуза.

Протоколы счетной комиссии по итогам голосования оглашаются ее председателем и утверждаются делегатами Конференции открытым голосованием.

Председатель объявляет о завершении работы Конференции.

Перечень документов, которые входят в состав дела Конференции

• повестка дня Конференции,

• протокол заседания Конференции с приложением листа регистрации делегатов,

• протоколы заседания мандатной комиссии,

• протоколы заседания счетной комиссии,

• стенограмма заседания Конференции,

• материалы к заседанию Конференции,

• протоколы заседаний Комиссии по проведению Конференции,

• протоколы собраний научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий (АУП, УВП, ПОП) вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов об избрании делегатов Конференции,

• баллотировочные бюллетени (в случае тайного голосования).

В случае выборов ректора на должность к делу прилагаются:

• документы кандидатов на должность ректора вуза,

• копия документов избранного ректора, направленных на утверждение в Рособразование.

В случае избрания Ученого совета вуза к делу прилагаются:

• документы о выдвижении в состав Ученого совета.