Работа с входящими документами

Пластинина Н. В.

• Получение документов

• Первичная обработка (сортировка) документов

• Регистрация документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– почтой,

– курьерской службой,

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– факсимильным сообщением,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

Образец 1.

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

АКТ № 01

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

– в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

– приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

– в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

– какое-либо вложение в конверте отсутствует;

– и т. д.

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Секретарь		А. А. Тимошкина
Инспектор по кадрам		И. Л., Иванова
Заведующий хозяйством		М. О. Коновалов

Акт составлен в двух экземплярах:

первый – в ООО «Элеганс»,

второй – к письму почтовый идентификатор 77700875612345 от 14.02.2018

___________________________________________________________________________

Несколько важных моментов:

• Акт о недовложении документов может быть составлен любыми работниками организации.

• Если локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте.

• Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

• Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем (судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу), сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

• Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе (конверте, если вложения не было вовсе) о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом (в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы). Конечно, это потребует дополнительных затрат организации.

• Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

2.3. Распечатка электронных писем.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо1.

2.4. Сортировка, подготовка для рассмотрения.

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Рекомендуется это делать в следующих случаях:

– если отправление является претензией, исковым заявлением;

– если отправление – это исполнительный документ;

– если в конверте оказался документ от контролирующих, фискальных органов и др.;

– если входящий документ не имеет даты или она сильно отличается от штемпеля отправки на конверте;

– если в письме нет обратного адреса;

– если в конверте отсутствовало вложение, часть вложения или находилось другое вложение (не то, которое указано в сопроводительном письме).

В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

На заметку: существенно облегчит работу секретаря/делопроизводителя утвержденная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой уже будет четко предусмотрен не только порядок работы с входящей корреспонденцией с этапами прохождения каждого документа, но и урегулированы мелкие, но важные вопросы. Например – от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу.

В результате сортировки у секретаря/делопроизводителя должно появиться два пакета корреспонденции:

1) Пакет корреспонденции, подлежащий передаче руководству для рассмотрения и определения подразделения, в которое документ в дальнейшем подлежит отправке для исполнения / к сведению и пр.

2) Пакет писем, подлежащих передаче непосредственно в соответствующее подразделение организации. Среди таких документов оказываются:

– те, которые прямо адресованы определенному исполнителю;

– те, в которых указано подразделение – адресат.

2.5. Сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые.

Секретарю/делопроизводителю следует знать, что не вся корреспонденция подлежит регистрации.

Не нужно регистрировать:

1. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

2. Поздравительные телеграммы, письма.

3. Спецификации, прейскуранты,

4. Пригласительные.

5. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

6. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.

7. Бланки, формы (не имеются в виду бланки строгой отчетности).

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации (газеты, журналы, рекламные брошюры).

Перечень документов, которые не требуется регистрировать, можно зафиксировать в приложении к Инструкции по делопроизводству.

Эти документы сразу после сортировки направляются адресатам в структурные подразделения.

Остальные входящие документы регистрируются.

Этап III: Регистрация корреспонденции.

Регистрацию ведет секретарь/делопроизводитель/служба ДОУ.

Номер и дата регистрации указываются дважды:

– на самом отправлении;

– в журнале в виде записи.

На письме/отправлении

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. В регистрационном штампе указывается:

– входящий номер;

– наименование подразделения, зарегистрировавшего документ/наименование организации (часто вообще отсутствует);

– дата получения;

– при необходимости – количество листов основного документа и приложения.

Пример размещения и указания штампа в структуре документа:

На отправлениях, которые адресованы кому-либо лично и потому не вскрываются секретарем/делопроизводителем, штамп входящего документа ставится прямо на конверте.

Регистрация в журнале

Независимо от избранного в организации вида (способа) регистрации входящей корреспонденции, журналы регистрации заводятся в единственном числе и поручаются к ведению одному человеку – секретарю или делопроизводителю или службе ДОЛ.

Для регистрации входящей корреспонденции могут использоваться разные способы:

• журнальная;

• электронная;

• карточная.

Способ № 1. Журнальный. Самый распространенный способ. Входящие документы регистрируются по порядку в журнале входящей корреспонденции.

Унифицированной формы такого журнала для всех типов организаций нет. Чаще всего ведомства или федеральная сеть организаций утверждают данную форму как унифицированную для организаций, входящих в данное ведомство или федеральную сеть как составляющая часть Инструкции по делопроизводству. Специально утверждать данную форму для отдельно взятой организации не требуется. Фактического применения определенной формы, которая устраивает данную организацию, вполне достаточно.

Журнал регистрации входящей корреспонденции может содержать различное количество граф, но минимально-оптимальным будет наличие, как минимум, семи граф:

1) номер по порядку;

2) номер входящий (регистрационный);

3) дата регистрации;

4) номер и дата исходящий (на самом документе был указан корреспондентом);

5) отправитель – корреспондент (от кого документ?);

6) краткое содержание (о чем документ?);

7) кому направлен на исполнение (ФИО исполнителя);

Пример обычной (сокращенной) формы журнала:

Журнал регистрации входящих документов

№ п/п	Регистрационный номер	Дата поступления документа	Исходящий номер, дата документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Ф.И.О. исполнителя
1	2	3	4	6	8	9
1	01-157/1	12.02.2018	13/01 от 28.01.2018	ООО «Росинка»	Уведомление о расторжении договора	Свиридов

Однако к этому перечню могут быть добавлены и иные графы – по усмотрению конкретной организации. Соответственно, журнал приобретет более полную форму.

Пример полной формы такого журнала.

Журнал регистрации входящих документов

№ п/п	Регистрационный номер	Дата поступления документа	Исходящий номер, дата документа	Вид документа	Корреспондент	Адресат	Содержание Документа	Ф.И.О. исполнителя	Резолюция	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	01-157/1	12.02.2018	13/01 от 28.01.2018	Уведомление	ООО «Росинка»	г. Тамбов, ул. Свердлова, д. 3	Уведомление о расторжении договора	Свиридов	Провести сверку до 20.02.18	Исполнено

Бумажная форма регистрации входящей корреспонденции, конечно, имеет и плюсы, и минусы.

Плюсы:

– мобильность журнала (его можно заполнить и вне стола секретаря, если тот по каким-либо причинам недоступен (например, ввиду проведения ремонтных работ));

– классическая форма (многим привычна, а потому не вызывает неприятия);

– подделки/замены всегда вскроются;

– удаление страниц – всегда заметно и т. д.

Минусы:

– бумажные источники информации ветшают, выгорают, подвержены свету, теплу, влаге и пр.;

– его необходимо заполнять от руки;

– исправления и помарки всегда заметны;

– вряд ли возможно «переписывание» сквозной нумерации;

– очень длительный и неудобный поиск;

Таким образом, бумажный способ ведения журнала входящей корреспонденции – привычный для всех классический и надёжный способ, не вызывающий неприятия, с низким риском скрытой подделки данных журнала, с низким риском незаметной замены нужных сведений.

Способ № 2: электронный. Этот способ применяется реже.

В программе Excel или Word (менее удобно) создается Журнал регистрации с количеством граф, принятом в организации. В принципе, журнал выглядит так же, как и его бумажный аналог. Только ведется он исключительно в электронном виде, не распечатывается. Может быть заведен как на один год, так и на несколько. Просто при втором варианте документ становится «тяжелым», многостраничным, что, несомненно, затрудняет обращение с ним.

У электронного аналога бумажного способа регистрации есть также плюсы и минусы:

Плюсы:

– удобный поиск входящего документа (надо только ввести данные в поисковую строку и задать поиск, ничего листать не нужно);

– при использовании программы Excel помогает функция запоминания уже ранее введенных данных (наименование контрагента, его адрес, ФИО исполнителя, что упрощает и убыстряет ввод данных);

– уменьшен риск опечаток (имеется система текстового редактора).

Минусы электронного журнала:

– риск утраты всех данных из-за компьютерного сбоя;

– риск случайного уничтожения соответствующего файла;

– риск недостоверности данных, если нет особых настроек защиты от перезаписи внесенной информации (то есть риск, что какие-либо данные по прошествии времени заинтересованным лицом могут быть удалены/изменены, что окажет негативное влияние на интересы организации).

Таким образом, электронный журнал регистрации удобен в использовании, сравнительно надежен (особенно если настроены функции автоматического копирования и сохранения версий файла), но при отсутствии системы защиты не защищен от несанкционированных подделок, изменений информации.

ВАЖНО: каждая организация вправе самостоятельно принять решение вести журнал регистрации в той или иной форме Количество граф в журнале также определяется организацией индивидуально в зависимости от специфики ее деятельности, объема документооборота и прочих параметров.

Способ 3: карточный. В настоящее время практически не встречается.

Но не отметить его существование нельзя. Такой способ рассчитан на очень большой поток корреспонденции. Суть его состоит в том, что регистрация производится на карточках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо в виде унифицированного документа. На каждую единицу входящей корреспонденции заполняется одна карточка. Удобно, если регистрацией занимается целый отдел ДОЛ.

Однако следует отметить, что способ в России практически не используется. Даже в судах, где объем поступающей корреспонденции очень большой, карточный способ регистрации не применяется.

Пример формы и содержания карточки:

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21…
Корреспондент	ООО «Росинка»
Адрес корреспондента	г. Тамбов, ул. Свердлова, д. 3
Входящий регистрационный номер	01-157/1
Дата регистрации	12.02.2018
Исходящий номер документа	13/01
Дата исходящего документа	28.01.2018
Наименование документа	уведомление
Краткое содержание документа	Уведомление о расторжении договора
Резолюция	Провести сверку до 20.02.2018
Исполнитель	Свиридов

Оборотная сторона

Отметка об исполнении	Сверка проведена 19.02.2018г.

Как формируется номер регистрации

Если в организации еще не утверждена номенклатура дел, то номер регистрации входящей корреспонденции будет предельно прост: 1, 2, 3 и т.д.

Если же номенклатура дел в организации имеется, то номер будет формироваться в соответствии с ней. Регистрационный номер входящего документа состоит из:

• порядкового номера по журналу регистрации, возрастающего в пределах года,

• индекса канцелярии по номенклатуре дел,

• индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ.

Регистрационный номер в журнале переносится в регистрационный штамп.

Пример формирования регистрационного номера:

154/01-12-157

154 – порядковый номер регистрации по журналу;

01 – индекс филиала;

12 – индекс административно-хозяйственного отдела;

157 – индекс по номенклатуре дел административно-хозяйственного отдела.

ВАЖНО: порядок формирования регистрационного номера входящего документа в каждой конкретной организации может быть разным. Единых рекомендаций по формированию регистрационных номеров нет. Даже если номер будет состоять всего лишь из порядкового номера (например, 154, 155, 156 и т. д.) – ошибки не будет. Не будет ошибкой и принятый в организации порядок указания порядкового номера как в начале регистрационного номера (154/01-02-157), так и в конце (01-02-157/154).

После регистрации копия входящего документа сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело. Следует отметить, что этот порядок с целью экономии бумаги принят далеко не во всех организациях, особенно небольших.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение руководителю или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Порядок и разделение документов на передаваемые на резолюцию руководителю или вручаемые непосредственно адресату-работнику устанавливается в локальном акте организации. Общего для всех порядка нет (за исключением ведомств, порядок для которых регулируется на ведомственном уровне).

Результат рассмотрения входящей корреспонденции руководителем

По результатам рассмотрения документов руководителем выносится резолюция (проставляется на самом документе), определяющая исполнителя и порядок действий для исполнения документов. В резолюции указываются:

• отдел/подразделение или ФИО конкретного исполнителя, которому адресуется документ на исполнение;

• задание (например: для исполнения, для сведения, для принятия решения и пр.);

• сроки исполнения (если таковой необходимо установить);

• подпись руководителя;

• дата (ставится не всегда).

Сведения о фамилии исполнителя/руководителя отдела (подразделения) секретарем при регистрации входящего документа в журнале регистрации вносятся в соответствующую графу журнала регистрации входящих документов.

Далее секретарь передает документ в соответствующее структурное подразделение/исполнителю.

На этом работа с входящим документом на уровне секретаря/делопроизводителя/службы ДОУ заканчивается. Документ передается исполнителю.