Организация архивной работы в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Автор: С.П. Шаповалова, доц., О.В. Шаповалова, БелГУ

Управление Федеральной регистрационной службы по Белгородской области носит свое название с 01.01.2005 (первоначально: Управление юстиции администрации Белгородской области, затем — Управление Минюста России по Белгородской области).

Федеральная регистрационная служба является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, регистрации некоммерческих организаций, общественных объединений, политических партий и религиозных организаций, ведения Единого государственного реестра саморегулируемых организаций арбитражных управляющих. Управление Росрегистрации по Белгородской области является структурным подразделением Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Центральному федеральному округу и обеспечивает в пределах своей компетенции реализацию полномочий Управления по осуществлению государственной политики в сфере юстиции в Белгородской области .

Архив Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области предназначается для хранения правоустанавливающей документации или копий с нее на объекты недвижимого имущества и сделок с ним. Архив предоставляет гражданам города Белгорода и Белгородской области информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участи и другие виды собственности. Он имеет следующую структуру: заведующий архивом и три ведущих специалиста.

Единый порядок формирования, ведения и хранения документов и дел Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ними (ЕГРП) определены рядом документов, которые являются основой для организации архивного хранения документов в Управлении .

Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции :

  • Обеспечивает учет, упорядочение и сохранность документов.
  • Осуществляет хранение документов Единого государственного реестра прав согласно «Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним».
  • Ведет учет выдачи документов ЕГРП для служебного пользования.
  • Формирует описи дел правоустанавливающих документов.
  • Ведет каталог архива.
  • Выдает в установленном порядке документы Единого государственного реестра прав для служебного пользования.
  • По запросам сотрудников учреждения юстиции выдает из хранилища ЕГРП дела правоустанавливающих и учредительных документов, осуществляет доставку дел, контролирует сроки возврата дел в хранилище ЕГРП.
  • Участвует в проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников отдела.
  • Контролирует сохранность и правильность оформления дел в отделах, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
  • Прием на архивное хранение ЕГРП на бумажных носителях, дел правоустанавливающих документов, закрытых книг учета входящих документов, книг учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав, книг учета выданной информации о зарегистрированных правах, книг учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, подготовка и выдача копий договоров и иных документов, выражающих содержание односторонних сделок, ведение каталогов архива.

Основными задачами архива являются:

  • создание научно-справочного аппарата к документам, переданным в архив Управления;
  • обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве Управления;
  • комплектование отдела документами Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок и ним (разделы реестра, дела правоустанавливающих документов, книги учета), законченными делопроизводством документами постоянного хранения, образующимися в процессе деятельности Управления, документами по личному составу;
  • подготовка и передача документов в Государственный архив Белгородской области на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной регистрационной службой и Управлением по делам архивов администрации Белгородской области.

На постоянном хранении в отделе находятся документы ЕГРП (разделы реестра, дела правоустанавливающих документов, книги учета), документы номенклатурного производства и личного состава. Архивохранилище постоянно пополняется. Архив принимает документы из отдела выдачи документов и информации о зарегистрированных правах, регистрации арестов и других отделов, ведет их учет для дальнейшего бессрочного хранения. Отдел формирует, обеспечивает рациональное размещение и сохранность разделов ЕГРП и дел правоустанавливающих документов.

ЕГРП — это единая на всей территории Российской Федерации система записей, содержащих юридически значимую информацию об объектах недвижимого имущества, существующих и прекращенных правах на эти объекты, о правообладателях, о сделках, а также о существующих и прекращенных ограничениях (обременениях) прав. Только информация, внесенная в ЕГРП, позволяет определить момент возникновения и момент прекращения прав на конкретный объект недвижимого имущества, момент заключения сделки с объектом недвижимого имущества, а также момент возникновения и прекращения ограничения или обременения существующего права.

Право на недвижимое имущество считается возникшим (прекращенным), сделка зарегистрированной (заключенной), а правовые последствия наступившими с момента внесения записи в ЕГРП – это правило необходимо помнить всем участникам гражданского оборота: как гражданину при покупке квартиры, так и юридическому лицу при покупке здания.

Составными частями ЕГРП являются:

  1. дела правоустанавливающих документов;
  2. книги учета документов;
  3. разделы реестра.

Дела правоустанавливающих документов открываются на каждый объект недвижимого имущества. В дело помещаются все документы, поступающие для государственной регистрации прав и сделок с объектом недвижимости, в том числе: заявления о регистрации; копии платежных документов; копия расписки, выданная заявителю в получении документов; документы кадастрового и технического учета; правоустанавливающие документы; копии сообщений о причине отказа либо приостановлении в государственной регистрации.

Книги учета документов содержат данные о: 1) принятых на регистрацию документах об объекте недвижимого имущества; 2) правообладателях; 3) регистрируемом праве; 4) заявителях; 5) выданных свидетельствах о государственной регистрации прав; 6) выписках их ЕГРП; 7) справках из ЕГРП .

Записи о правах на объект недвижимого имущества, их возникновении, прекращении и ограничении (обременении) содержатся в разделах ЕГРП. Таким образом, неотъемлемой частью ЕГРП являются разделы реестра, дела, включающие в себя правоустанавливающие документы на недвижимое имущество, и книги учета документов.

Каждый раздел реестра состоит из трех подразделов.

В подразделе I содержится краткое описание каждого объекта недвижимого имущества: адрес (местоположение), вид (название) объекта, его площадь (по плану или иному документу и содержащему описание объекта недвижимого имущества, назначение и иная необходимая информация, в том числе об отнесении объекта недвижимого имущества к объектам культурного наследия или к выявленным объектам культурного наследия.

В подраздел II вносятся записи о подлежащих государственной регистрации сделках об отчуждении объектов недвижимости, а также о праве собственности и об иных вещных правах на каждый объект недвижимого имущества, имя (наименование) правообладателя, данные удостоверения личности физического лица и реквизиты юридического лица, адрес, указанный правообладателем, вид права, размер доли в праве, наименования и реквизиты правоустанавливающих документов, дата внесения записи, имя государственного регистратора и его подпись.

В подраздел III вносятся записи об ограничениях (обременениях) права собственности и других прав на недвижимое имущество (сервитуте, ипотеке, доверительном управлении, аренде, аресте имущества, заявлении о праве требования в отношении объекта недвижимого имущества и других), дата внесения записи, имя государственного регистратора и его подпись. В записях об ограничениях (обременениях) права указывается содержание ограничения (обременения), срок его действия, лица, в пользу которых ограничиваются права, сумма выданного кредита для ипотеки (залога), сумма ренты при отчуждении недвижимого имущества, наименование документа, на основании которого возникает ограничение (обременение) права, время его действия, содержание сделок с отложенным исполнением, стороны по таким сделкам, сроки и условия исполнения обязательств по сделкам, цены сделок. Для объекта культурного наследия или выявленного объекта культурного наследия указываются содержание обязательств по сохранению объекта культурного наследия или выявленного объекта культурного наследия, наименование документа, на основании которого внесена запись о содержании указанных обязательств.

При заявлении о государственной регистрации права, ограничения (обременения) права или сделки с объектом недвижимости в графу «Особые отметки» ЕГРП вносится запись о данном заявлении, которая указывает на существование правопритязания в отношении данного объекта.

При наличии у органа по государственной регистрации сведений о признании граждан недееспособными или ограниченно дееспособными, а также сведений о проживающих в жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения, записи об этом вносятся в графу «Особые отметки» ЕГРП.

Каждая запись о праве, его ограничении (обременении) и сделке с объектом недвижимости идентифицируется номером регистрации. Такой номер возникает при приеме документов на государственную регистрацию прав и соответствует входящему номеру принятых на регистрацию документов.

ЕГРП на недвижимое имущество и сделок с ним ведется на бумажных носителях информации.
В случае разделения, слияния или выделения объекта недвижимого имущества о вновь образованных объектах вносятся записи в новые разделы ЕГРП и открываются новые дела правоустанавливающих документов с новыми кадастровыми номерами. В новых разделах и в новых делах правоустанавливающих документов делаются ссылки на разделы и дела, относящиеся к ранее существовавшим объектам. Разделы ЕГРП располагаются в соответствии с принципом единого объекта недвижимого имущества. Разделы, содержащие информацию о зданиях, сооружениях и об иных объектах недвижимого имущества, прочно связанных с земельным участком, располагаются непосредственно за разделом, содержащим информацию о данном земельном участке. Разделы, содержащие информацию о квартирах, помещениях и об иных объектах, входящих в состав зданий и сооружений, располагаются непосредственно за соответствующим разделом, относящимся к зданию, сооружению. Разделы ЕГРП, дела правоустанавливающих документов и книги учета документов подлежат постоянному хранению.

В Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области сформировано ок. 600 тыс. единиц хранения документов и дел ЕГРП на бумажных носителях. Ежегодно количество документов и дел ЕГРП увеличивается на 5 тыс. единиц хранения.

Документы, поступающие от правообладателей для проведения государственной регистрации, формируются в дела правоустанавливающих документов. Документы помещаются в отдельную папку в определенном порядке: расписка в получении документов, заявление о регистрации (при наличии − доверенность), документы об уплате государственной пошлины, учредительные документы, документы, описывающие объект недвижимого имущества, прочие документы (письма, справки и т. д.), правоустанавливающие документы; прошиваются нитью, все металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются, листы в деле нумеруются. На титульном листе дела правоустанавливающих документов четко и разборчиво указываются наименование Управления (отдела в муниципальном образовании), сведения об адресе (местонахождении) объекта недвижимости в строгом соответствии с документами технического учета, кадастровый (условный) номер, дата формирования дела, срок хранения, архивный номер. В случае осуществления последующих регистрационных действий по объекту недвижимого имущества, документы подшиваются в ранее сформированное дело. Затем дела правоустанавливающих документов передаются в архив Управления.

Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве, создание оптимальных условий хранения документов, их размещение, проведение санитарно-гигиенических мероприятий осуществляется в соответствии с Положением об архиве и условиях хранения документов Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области . Все дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, сдаются на хранение в архив и вносятся в каталог архива. Дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, располагаются в архиве с соблюдением принципа единого объекта недвижимого имущества. В архивохранилищах проведено топографирование, составлены архивные учетные документы: постеллажные указатели, ярлыки. Это позволяет обеспечить учет и сохранность документов, а также возможность их поиска.
Помещения архивохранилищ оснащены охранной и противопожарной сигнализацией, а также специальным оборудованием для хранения и научно-технической обработки дел: архивные стеллажи, коробки, папки-файлы, металлические шкафы, сейфы и т. д. В архивохранилищах поддерживается соответствующий температурно-влажностный режим, для чего приобретены измерительные приборы: термометры, гигрометры.

Персональную ответственность за сохранность, упорядочение учет и использование документов, хранящихся в архиве Федеральной регистрационной службы, за соблюдением установленного порядка уничтожения документов и сдачи их на государственное хранение несет ответственный работник архива управления.

Должностные обязанности работника архива управления:

  • обеспечивает сохранность и комплектование в установленном порядке правоустанавливающей документации;
  • ведет учет и соответствующую регистрацию имеющейся и поступающей в архив документации;
  • выдает из хранилища персоналу управления документы и осуществляет контроль за возвратом дел в установленные сроки;
  • подновляет пришедшие в ветхость инвентарные дела;
  • выполняет иные работы по указанию руководства.

Архивный фонд дел правоустанавливающих документов представляет собой богатейший информационный массив о наличии, составе, местонахождении жилых и нежилых помещений, зданий и сооружений, земельных участков, предприятий.

В целях совершенствования работы по сохранности документов, выдаваемых из отдела архива, разработана Инструкция о порядке выдачи и возврата в архив разделов ЕГРП, книг учета документов, дел правоустанавливающих документов. Она определяет основные требования к учету движения выдаваемых дел.

Ежедневно в архив управления приходит более 300 запросов о предоставлении документов для оперативной работы. Любое обращение к этим документам сопровождается потерями времени: сотрудник должен найти необходимые бумаги, получить их из архива, а затем вновь вернуть их в хранилище. В Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области наблюдается такая ситуация:

  • критический рост документооборота (более 5 тыс. входящих документов в год) ведет к увеличению сроков реагирования на запросы граждан и юридических лиц;
  • отсутствие электронных «образов» документов увеличивает издержки на копирование документов и не позволяет оперативно осуществлять поиск информации;
  • составление обязательной отчетности по документообороту происходит вручную, что приводит к снижению производительности труда сотрудников отдела делопроизводства;
  • «лоскутная» автоматизация, осуществленная на уровне отдельных подразделений, не позволяет качественно обмениваться данными между различными приложениями, использующимися в управлении.
Чтобы оптимизировать работу с документами архива, искоренить возможность совершения незаконных сделок и подлога документов, а также минимизировать время на регистрацию документов, в Управлении необходим перевод архива правоустанавливающих документов в электронный вид.

Подчиненность указана на момент проведения предпроектного обследования.

Правила ведение Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 18.02.1998. № 219 // Собрание законодательства РФ. 1998. № 8. Ст. 963; Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Утверждены приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 24.12.2001. № 343 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2002. № 4. Ст. 118; Правила формирования и хранения документов Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Утверждены постановление Правительства Российской Федерации от 12.02.2002. № 120 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 15. Ст. 56.

Положение об архиве и условиях хранения документов Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. Утверждены приказом руководителя Управления от 30.06.2005 № 273. П. 2.3.

ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» от 21.07.1997. № 122-ФЗ. П. 12.2. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант-Плюс».

Там же. П. 12.2.

Там же. П. 12.6.

Положение об архиве… П. 4.2.

Должностной регламент специалиста 1 разряда архивного отдела. Утвержден приказом руководителя Управления от 12.03.2007. № 124-л. П. 2.1.