Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, то есть создание соответствующих кадровых документов.
В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.
Классификацию кадровых документов ООО «Газпром транс Саратов» можно представить таблицей.
Рассмотрим видовой состав и назначение документации, применяемой в деятельности кадровой службы в ООО «Газпром транс Саратов».
Состав документации отдела кадров ООО «Газпром транс Саратов»
Документы, регламентирующие деятельность отдела кадров
Состав документации, оформляющей и сопровождающей кадровую деятельность в ООО «Газпром транс Саратов»
К локальным актам, составляемым в процессе кадрового делопроизводства ООО «Газпром транс Саратов», можно отнести политику предприятия в области управления персоналом, положение о персонале, правила внутреннего трудового распорядка персонала, утверждаемые руководителем предприятия.
Политика предприятия в области управления персоналом относится к составу документации по стратегическому управлению ООО «Газпром транс Саратов». Данным документом регламентируется: стратегия управления персоналом, организационно-правовые основы реализации политики управления персоналом, ее информационное обеспечение, направления реализации поиска, отбора и найма, адаптации, мотивации и обучения персонала, технология организации контроля за результатами деятельности персонала, закреплены нормы корпоративной культуры, способы совершенствования средств и методов управления персоналом.
Документ оформлен в соответствии с установленными требованиями.
В Положении о персонале ООО «Газпром транс Саратов» отражаются основные вопросы организации повседневной деятельности работников предприятия, особенности правового статуса различных категорий работников, обеспечение эффективности их деятельности. Оно устанавливает правила поиска, отбора, найма работников, правила адаптации, мотивации и обучения работников ООО «Газпром транс Саратов», правила контроллинга результатов деятельности работников предприятия, правила перемещения работников предприятия.
Правила внутреннего трудового распорядка устанавливают порядок приема и увольнения работников, правила, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим труда и отдыха работников, правила применения к работникам мер поощрения и порицания. Содержание правил внутреннего трудового распорядка ООО «Газпром транс Саратов» соответствует требованиям ст. 189 ТК РФ.
К составу документации, регламентирующей деятельность отдела кадров ООО «Газпром транс Саратов», относятся: положение об отделе кадров администрации ООО «Газпром транс Саратов», приказы о создании службы персонала предприятия и о назначении должностных лиц отдела кадров, должностные инструкции работников.
Положение об отделе кадров (ОК) администрации ООО «Газпром транс Саратов» содержит сведения о статусе ОК в интегрированной системе управления ООО «Газпром транс Саратов», раскрывает задачи и функции отдела, основные направления деятельности, права, ответственность, взаимоотношения с другими структурными подразделениями, общей организации руководства службой. Данное положение утверждено начальником ОК.
Юридическое создание (переоформление) ОК ООО «Газпром транс Саратов» закрепляется путем издания соответствующих приказов.
Проекты приказов о создании службы персонала и о назначении должностных лиц в ООО «Газпром транс Саратов» готовит и вносит на подпись руководителю заместитель генерального директора по кадрам и социальному развитию. Структура данных приказов содержит констатирующую и распорядительную части. Их содержание соответствует установленным нормам.
Должностные инструкции имеются на каждого работника отдела кадров.
Порядок применения локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение закреплены в ООО «Газпром транс Саратов» в Инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной приказом руководителя.
В текущей деятельности ОК используется документация, оформляющая конкретные направления работы. Состав документов по этому направлению в ООО «Газпром транс Саратов» представлено наиболее широко.
Сведения о потребностях ООО «Газпром транс Саратов» в персонале – документ, в котором отражаются данные о текущей и перспективной потребности предприятия в кадрах. Функциональное назначение сведений заключается:
- в документировании данных о потребностях (их количестве и квалификации) предприятия в целом и его структурных подразделений в отдельности;
- в информировании руководства ООО «Газпром транс Саратов» о текущей и перспективной потребности в персонале;
- подготовке управленческих решений, направленных на своевременное и полное удовлетворение потребностей предприятия в персонале.
Проведение анализа использования кадрового потенциала, изучение и определение текущей перспективной потребности в кадрах, исходя из перспективы развития Общества, − функциональная обязанность начальника ОК.
Подготовка документа осуществляется на основании плана работы службы ОК ежегодно к 1 ноября.
Исходные данные для подготовки документа начальник отдела получает из:
- плана комплектования предприятия персоналом;
- плана перемещения персонала;
- плана увольнения персонала.
Содержание документа представляется в виде таблицы, графы которой предусматривают указание номера по порядку, наименование структурного подразделения (наименование должности, подлежащей замещению), срок замещения должности, основание (причина), способ замещения, резерв для замещения, отметку о реализации. В таблице отражается и совокупная потребность по предприятию в целом.
Квалификационные требования к соискателям – документ, устанавливающий базовые и дополнительные квалификационные требования к соискателям вакансий ООО «Газпром транс Саратов», что отражено в его структуре. В его составление принимает участие психолог ОК. Функциональное значение данного документа заключается в документировании квалификационных требований к соискателям, в информировании потенциальных соискателей об указанных требованиях.
Шрот-лист – это документ, в котором отражаются данные о соискателях, формально отвечающих требованиям ООО «Газпром транс Саратов» и допущенных к этапу профотбора. Функционально назначение этого документа состоит в документировании данных о соискателях; в информировании руководства предприятия о составе и содержании сведения, формально характеризующих соискателей; в информировании соискателей, включенных в шрот-лист, о предстоящей процедуре профотбора. Структуру документа образуют разделы таблицы, отражающие соответствующие сведения о соискателях.
Исходные данные для подготовки шрот-листа получают на основании результатов обработки сведений, представленных соискателями.
Заявление о приеме на работу – документ, содержащий просьбу соискателя, успешно прошедшего этап отбора, о приеме на работу . Функциональное назначение данного документа заключается в инициации процедуры документального оформления приема на работу.
Содержание заявления о приеме на работу формулируется таким образом, чтобы из него было ясно: на какую должность просит принять его заявитель, начиная с какого дня, заявитель намерен приступить к работе, ознакомлен ли заявитель с общими условиями найма на указанную должность. При приеме на работу в ООО «Газпром транс Саратов» соискателем подается также резюме – краткое изложение на бумаге трудовых качеств поступающего.
Основой документирования кадровой деятельности в ООО «Газпром транс Саратов» являются приказы, издаваемые в соответствии с действующим законодательством после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении. Содержание приказа по личному составу соответствует условиям заключенного трудового договора. В соответствии с требованиями законодательства, в ООО «Газпром транс Саратов» составляются приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора, о предоставлении отпуска, о командировании работника. Подготовку их проектов осуществляет специалист ОК на основании указания начальника ОК. Проект визируется начальником отдела и подписывается генеральным директором ООО «Газпром транс Саратов».
Из приказов руководителя ООО «Газпром транс Саратов» по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
Согласно п. 3.5.5 Основных правил работ архивов организаций, приказы по личному составу формируются в дела отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по личному составу в ООО «Газпром транс Саратов» формируются в дела в соответствии со сроками их хранения.
Основная часть документов по личному составу имеет унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1. Из числа документов, формы которых установлены постановлением, в ООО «Газпром транс Саратов» применяются формы от № Т-1 до № Т-13 и формы № Т-60, Т-61, Т-73.
С каждым сотрудником, принимаемым на работу, заключается трудовой договор в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках. Заполнение трудовых книжек в ООО «Газпром транс Саратов» осуществляется в соответствии с нормативными требованиями.
Основным документом по учету персонала на предприятии является личная карточка формы Т-2, которая заводятся на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником.
Личные карточки заполняются в одном экземпляре.
Деятельность предприятия по адаптации персонала фиксируется в программах: адаптации молодого специалиста, адаптации руководителя структурного подразделения, адаптации специалиста. Эти документы относятся к документам по оперативному планированию деятельности ООО «Газпром транс Саратов» по управлению персоналом. Они определяют порядок реализации комплекса мероприятий, направленных на восприятие работником поведенческих основ корпоративной культуры предприятия и его последующее приобщение к образующим ее правилам, нормам, ценностям и взглядам.
Программы адаптации персонала ООО «Газпром транс Саратов» включают перечень адаптационных мероприятий с указанием сроков их выполнения, а также должностных лиц, ответственных за их выполнение, привлекаемых к их выполнению и ответственных за осуществление контроля за выполнением указанных мероприятий.
К документам ООО «Газпром транс Саратов» по обеспечению деятельности службы персонала в процессе мотивации работников относятся: приказы о поощрениях или наказаниях работников.
Поощрение или наказание работников ООО «Газпром транс Саратов» производятся на основании приказа генерального директора. Подготовку его проекта осуществляет инженер 1 категории на основании представления начальника ОК предприятия и начальника того отделения, в котором работает награждаемый (или порицаемый) работник.
Деятельность по тренингу персонала предприятия оформляется в ООО «Газпром транс Саратов» такими документами, как программа тренинга персонала, приказ об организации тренинга и план тренинга.
Конечной целью реализации программы тренинга в ООО «Газпром транс Саратов» является рост квалификации работников, обеспечиваемый профессиональной подготовкой, переподготовкой, повышением квалификации и обучением работников вторым профессиям непосредственно на предприятии.
Проект программы разрабатывается непосредственно заместителем начальника ОК, согласуется с должностными лицами, которым в содержании программы предназначаются те или иные поручения, после чего подписывается начальником ОК ООО «Газпром транс Саратов» и утверждается генеральным директором. Программа тренинга включает состав групп обучаемых; расчет часов, выделяемых на обучение по каждому предмету и в пределах программы в целом; перечень тем, подлежащих изучению по каждому предмету; состав учебно-методической базы.
Приказ об организации тренинга подписывается генеральным директором ООО «Газпром транс Саратов». Подготовка его проекта осуществляется инженером 1 категории на основании программы тренинга и указаний начальника ОК.
План тренинга персонала предприятия необходим для организации профессионального обучения персонала ООО «Газпром транс Саратов», и включает конкретные мероприятия, проекты которых разрабатываются старшим специалистом предприятия, визируется начальником ОК и утверждается генеральным директором. Содержание плана предоставляется в виде таблицы.
Деятельность организации по контроллингу персонала ООО «Газпром транс Саратов» оформляется такими документами, как: положение об аттестации персонала, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист. В содержании положения об аттестации персонала отражаются ключевые вопросы организации аттестации работников предприятия, являющиеся наиболее значимыми для осуществления в процессе аттестации взаимосогласованных действий соответствующими должностными лицами и структурными подразделениями.
Протокол заседания аттестационной комиссии предприятия – документ, составляемый на основании записей, произведенных во время заседания, справок, проектов решений, других документов.
Аттестационный лист работников предприятия – документ, дополняющий протокол заседания аттестационной комиссии. Он содержит сведения о работнике (Ф. И. О, дата рождения, сведения о полученном работником общем и дополнительном образовании, рабочее место, должность), вопросы к работнику и краткие ответы на них, полученные в ходе аттестации, предложения, высказанные работником, краткую оценку выполнения им рекомендаций предыдущей аттестации (кроме работников, аттестуемых впервые), выводы, предложения и рекомендации за период аттестации, выводы предложения и рекомендации аттестационной комиссии, сведения о результатах голосования.
К документам планирования ротации в ООО «Газпром трансгаз Саратов» относятся:
− план перемещения работников предприятия;
− план увольнения работников предприятия;
− план командировок работников предприятия.
Это документы среднесрочного планирования, устанавливающие порядок ротации. Подготовка перечисленных документов осуществляется на основании плана работы ОК ООО «Газпром транс Саратов» к 1 октября. Исходные данные для их подготовки могут быть получены из соответствующих сведений, содержащихся в документации по персоналу (личные дела, формы Т-2, трудовые договоры).
Следует отметить, что вся документация кадровой службы ОК предприятия составлена с учетом современных требований к ее оформлению.