Автоматизированная программа «Абитуриент» в Белгородском государственном университете

Автор: 7. Колесникова В.Л., Черных А.В.

В целях оптимизации работы с персональными данными работников, студентов и абитуриентов Белгородского государственного университета (далее − БелГУ) управление кадров совместно с управлением информатизации разработало «Единую программу ведения данных по персональному учету». Эта программа включает в себя ряд специализированных систем, установленных в различных структурных подразделениях университета:

  • приемная комиссия – комплекс программ «БелГУ: Абитуриент» (абитуриенты, поступающие в вуз);
  • отдел по работе со студентами управления кадров – «Студент» (студенты вуза);
  • отдел по работе с профессорско-преподавательским составом управления кадров – «Профессорско-преподавательский состав» (преподаватели вуза);
  • отдел по работе с сотрудниками управления кадров – «Сотрудник» (методисты, лаборанты и т. д.).

Стоит отметить, что автоматизация кадрового учета профессорско-преподавательского состава, сотрудников и студентов университета происходит с помощью комплекса программ «БелГУ: Персонал» . В настоящее время комплексы программ «БелГУ: Персонал», «БелГУ: Абитуриент» и «БелГУ: Договор» функционируют на основе объединенной базы данных.
Начальник управления кадров и начальники отделов данного управления имеют доступ к данным всех подпрограмм, то есть могут работать с информацией об абитуриентах, студентах, преподавателях и сотрудниках. Но уровень доступа к этой информации у работников данных отделов отличается, как по сравнению с руководством управления, так и между различными отделами управления кадров. Таким образом реализуется один из способов защиты информации. Например, в документоведы и ведущие документоведы отдела по работе со студентами могут просматривать и вносить изменения в данные об абитуриентах и студентах в отличие от начальника отдела, который может просматривать информацию, содержащуюся во всей программе. Однако документоведы отдела по работе со студентами не могут изменять место поступления студента, это прерогатива технических секретарей приемной комиссии, но они изменяют страницы «личные данные» (на основании докладных записок кураторов групп), «документ об образовании», «состав семьи», «место учебы», «место работы» и «награды и льготы» студента. Страница «договор» может быть изменена только сотрудником экономического отдела БелГУ.
Получив заказ на разработку и внедрение автоматизированной системы делопроизводства в приемную комиссию БелГУ, управление информатизации совместно с вышеназванным структурным подразделением, учитывая все требования нормативно-правовой документации
, регламентирующей работу с абитуриентами, в 2003 г. в БелГУ, начали внедрение комплекса программ «Абитуриент» .
Данный комплекс программ предназначен для ввода, хранения и оперативной обработки и представления данных об абитуриентах
.
Комплекс включает в себя три модуля:

  • модуль ввода и корректировки данных об абитуриенте;
  • модуль выборки списков абитуриентов по определенным критериям и передачи их в EXCEL для дальнейшей обработки;
  • модуль распределения абитуриентов по группам, учет результатов вступительных экзаменов и контроль зачисления.

Форма ввода и корректировки данных об абитуриенте включает в себя следующий набор объектов :

  • Общий список абитуриентов, внесенных в базу данных.
  • Многостраничный объект, содержащий всю информацию об абитуриенте с заголовками о видах информации.

В форме имеются страницы:

  • «документы об образовании» − предназначена для ввода и корректировки информации о документах об образовании (аттестат или диплом, или их копии), представляемых абитуриентом в приемную комиссию;
  • «состав семьи» − предназначена для ввода и корректировки информации о членах семьи абитуриента. Для уменьшения объема вводимой информации поля «Фамилия» и «Домашний адрес» заполняются программно в соответствии с данными первой страницы. В случае необходимости эти данные можно корректировать;
  • «место поступления» − предназначена для ввода и корректировки информации, характеризующей место поступления, даты движения документов абитуриента. Данная страница содержит поле «Специальность и форма обучения», которое заполняется автоматически после заполнения формы «Выбор специальности»; поле «Основа обучения» заполняется указанием одного из двух значений (платная или бесплатная); поле «Номер личного дела» − заполняется с клавиатуры (номер личного дела присваивается техническим секретарем приемной комиссии при приеме документов); поле «Иностранный язык» заполняется путем выбора из списка предлагаемых значений; поля «Дата приема документов» и «Дата возврата документов» заполняется методом выбора из календаря требуемого значения (одним щелчком по объекту раскрывается календарь и выбирается нужная дата); поля «Целевой прием» и «Копия аттестата» устанавливаются и снимаются щелчком мыши (или клавиша «Пробел»);
  • «выбор адреса» − форма составлена из постепенно активизирующихся списков, каждый из которых становится активным только после выбора элемента предыдущего: выбирается страна проживания; затем регион проживания (край, республика, область, АО, Москва, С.-Петербург, г. Байконур и т. п.); после этого − район (если требуемый населенный пункт не районного подчинения, выбирается прочерк «------», далее − город (или прочерк «----»), населенный пункт (или прочерк «----»), улица (или «нет в списке»);
  • «выбор специальности» − страница предназначена для выбора формы обучения и специальности, на которую поступает абитуриент. Выбор производится из предложенного списка.

С помощью модуля выборки списков абитуриентов для дальнейшей обработки сведений можно воспользоваться разнообразными выборками, сортируя информацию в соответствии с поставленными задачами, определяя самостоятельно критерии выбора (например, Ф. И. О., форма обучения, факультет, специальность, пол, страна проживания, иностранный язык, уровень образования, регион проживания, дата приема документов, номер личного дела, дата документа и т. д.), предлагаемым порядком сортировки. Например, необходимо выбрать всех сирот, подавших документы 13 июля 2006 г., имеющих золотую медаль, проживающих в определенном населенном пункте. Такая операция займет не более 3-х минут, или, к примеру, необходимо подсчитать какие оценки получили абитуриенты, имеющих золотую, серебряную медаль или диплом с отличием, на вступительных испытаниях по каждой специальности в отдельности и т. д. На данный вид работы, с помощью базы данных потребуется около 10 минут .

С каждым годом комплекс программ, предназначенный для ввода, хранения, оперативной обработки и представления данных об абитуриентах дополняется, обновляется и совершенствуется в соответствии с изменениями регламентирующей документации, правилами приема в БелГУ и пожеланиями пользователей.

С 2003 по 2006 г. программа постоянно дорабатывалась в соответствии с проблемами, возникающими при ее эксплуатации. С автоматизацией работы приемной комиссии, ведение делопроизводства значительно оптимизировалось и стало более удобным и эффективным.

Постепенно автоматизировали рукописное ведение таких документов, как:

  • экзаменационный лист;
  • опись документов;
  • расписка;
  • протокол допуска к вступительным испытаниям;
  • экзаменационная ведомость;
  • учетная ведомость;
  • результаты экзамена;
  • протокол зачисления;
  • квитанция на оплату обучения;
  • договор на обучение.

С 2007 г. утратило свою актуальность ведение бумажного журнала учета заявлений абитуриентов. Как показала практика, введение электронного делопроизводства увеличило качество и скорость работы примерно в 3 раза.

В 2008 г. в связи с введением системы многоуровневого образования, отделом автоматизированных систем был расширен перечень образовательных программ – введены в базу направления магистерской профессиональной подготовки, что значительно облегчило работу с абитуриентами, поступающими в магистратуру БелГУ.

Несмотря на стремление руководства вуза перейти к электронному делопроизводству, ввод данных в систему производится людьми. Работники университета, непосредственно работающие с системой за клавиатурой персональных компьютеров, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя необходимые данные. Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник. В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Список пользователей и предоставленные им права можно изменять в процессе работы системы. Поскольку справочники содержат общесистемные настроечные данные, то их вводом, контролем и изменением занимается специально выделенный работник университета − начальник отдела автоматизированных систем управления информатизации и программисты этого отдела. Такой работник называется системным технологом или администратором. Системный технолог (администратор) − это особый пользователь, который обеспечивает работу остальных пользователей системы. Он должен выполнять операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников системы, настраивая систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации.

Главным администратором рассматриваемой программы является управление кадров БелГУ. В период приемной кампании в приемную комиссию приказом ректора направляется в качестве администратора комплекса программ «БелГУ: Абитуриент» сотрудник отдела по работе со студентами. Программисты отдела автоматизированных систем в этот период оказывают техническую поддержку при работе с программой.

Комплекс программ «Абитуриент» разработан отделом автоматизированных систем БелГУ и ориентирован на делопроизводство университета. АИС «Абитуриент» интегрирована в online и offline режиме.
Процесс автоматизации вуза прошел несколько этапов:

  • создание отдельных баз:
    • «Управление кадров»;
    • «Аспирантура»;
    • «Штатное расписание»;
  • интеграция базы учета сотрудников в «Управлении кадров» с базой «Штатное расписание». Разработка базы: «Приемная комиссия», «Военно-учетный стол», «Международный факультет», «Учета иностранных и российских студентов», автоматизация на базе данных студента, мониторинг и контроль успеваемости.
  • интеграция базы «Аспирантура» с базой «Управление кадров».

К программе «Абитуриент» доступ имеют следующие подразделения БелГУ :

  • управление кадров;
  • приемная комиссия;
  • финансово-экономический отдел (управление бухгалтерского учета и финансового контроля);
  • международный факультет;
  • отдел аспирантуры, докторантуры и дополнительного профессионального образования;
  • управление научной и инновационной деятельности;
  • управление мобилизационной подготовки, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций;
  • научная библиотека;
  • ректорат;
  • управление по международным связям БелГУ.

Права доступа предоставляются пользователям отделом автоматизированных систем в соответствии со служебной запиской начальника управления кадров. Уровень доступа зависит от должности и функциональных обязанностей сотрудника.
При внедрении АИС «Абитуриент» в БелГУ разработчики столкнулись со следующими проблемами:

  • медленное заполнение информацией базы;
  • обеспечение рабочих мест компьютерной техникой;
  • правильность работы с документами и овладение пользовательскими навыками работы с базой.

На сентябрь 2008 г. база имела объем информации равный примерно 50000 записей. Для работы с большим объемом информации комплекса программ «Абитуриент» необходимы современные компьютеры, обладающие следующими техническими характеристиками:

  • процессор Celeron D 341 2.93 ГГц;
  • объем оперативной памяти не менее 256 Мб;
  • объем памяти жесткого диска 80.0 Гб;
  • БД MS SQL 2000.

В 2008 г. в приемной комиссии был использован терминальный сервер , в состав которого входили 208 тонких клиентов , обеспечивающих бесперебойную работу комплекса программ «Абитуриент».

Таким образом, проследив историю создания, исследовав процесс внедрения и совершенствования «Единой программы ведения данных по персональному учету в БелГУ», мы пришли к выводу, что комплекс программ, разработанный непосредственно управлением информатизации БелГУ направлен на совершенствование и оптимизацию делопроизводственных процедур, связанных со спецификой приема граждан в ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет». На наш взгляд, главной положительной чертой программного продукта, разработанного и поддерживаемого вузом, является экономия бюджетных средств, поскольку, в отличие от других заказных разработок, данная программа достаточно экономична, в связи с тем, что подразделение, создавшее и совершенствующее систему, включено в штат университета. Сотрудники отдела автоматизированных систем управления информатизации БелГУ отслеживают весь путь данной системы, начиная от создания и заканчивая расширением функционального спектра ее возможностей.


Официальный сайт Белгородского государственного университета / Управление информатизации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.bsu.edu.ru/bsu/structure/detail.php?IBLOCK_ID=78&SECTION_ID=197&ELEMENT_ID=10247

Приказ Министерства образования Российской Федерации «Об утверждении порядка приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования (высшие учебные заведения) Российской Федерации, учрежденные федеральными органами исполнительной власти» от 14.01.2003. № 50 // Российская газета. 2003. 13 февр. № 28.

Колесникова В.Л. Автоматизация работы с абитуриентами (на примере приемной комиссии Белгородского государственного университета) // III Всероссийская научно-практическая конференция с международным участием «Документ в системе социальных коммуникаций». Томск, 2007. С. 58.

Руководство пользователя комплекса программ по автоматизации деятельности приемной комиссии «Абитуриент». Белгород, 2007. 3 с.

Там же.

Колесникова В.Л. Автоматизация работы с абитуриентами… С. 59.
Там же. С. 57. в тексте 2 ссылки под номером 6

Официальный сайт Белгородского государственного университета / Структура [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.bsu.edu.ru/bsu/structure/

Терминальный сервер предоставляет новую возможность повышения производительности компьютерной системы. Причем это решение по быстродействию часто превосходит традиционные сетевые системы, работающие на самом современном оборудовании ISL Industrial Systems Lab [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.isl-net.ru/term.htm

«Тонким клиентом» (thin client), принято называть, «клиентское устройство (или программу), передающую большую часть исполняемых им функций серверу». В сегменте оборудования для организации рабочих мест персонала «тонким клиентом», как правило, именуют любое устройство, которое реализует для пользователя метафору рабочего стола (desktop) традиционного персонального компьютера или рабочей станции, не обладая полной функциональностью универсальной ПЭВМ. См.: Центр аутсорсинга Альфа-системс [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.outsource-it.ru/content.php?id=22; Под терминалом (тонким клиентом) понимают устройство, чья вычислительная мощность и объем памяти определяются задачами пользователя. В сетях тонких клиентов все вычисления выполняются на сервере, что означает возврат к централизации; при этом, разумеется, резко снижаются требования к аппаратуре потребителя. См.: Mobile-ERP. Технологии будущего для новых людей! [Электронный ресурс].

— Режим доступа: http://www.mobile-erp.ru/node/14