Кристина Плотникова, маркетолог, предприниматель, бизнес-коуч, основатель и руководитель международного-бизнес сообщества, специалист по личному бренду, продвижению и продажам. Организатор международных бизнес-форумов и конференций.
1. Что для вас самое главное в организации конференции?
Для меня самое главное в организации конференции - создавать события, которые дают участникам реальную трансформацию, а не просто очередной поток информации. Конференция должна менять состояние, мышление, окружение и уровень действий человека после выхода из зала.
Конференция должна не только давать новые знания для роста дохода, развития бизнеса, и масштабирования, но и усиливать социальный капитал участников - через сильное окружение, новые знакомства, партнерства, поддержку и ценные связи. При этом важно, чтобы каждая сторона получила результат:
• участники - прикладные инструменты и ценность здесь и сейчас, которые можно применить уже на следующий день;
• спикеры - усиление личного бренда, рост экспертного статуса, новые возможности, охват и качественные деловые контакты.
Несмотря на деловую тематику, для меня важно создавать теплую, открытую и дружескую атмосферу, в которой легко знакомиться, общаться, обмениваться опытом и находить “своих людей”. Люди должны не только услышать экспертные инсайты, но и почувствовать, что побывали в нужном месте, в нужное время и с нужными людьми, и выйти с вдохновением, мотивацией и внутренним импульсом к действиям.
Моя задача как организатора - формировать среду единомышленников, где ценности, энергия и окружение поддерживают развитие. Потому что именно сильные люди рядом делают каждого из нас сильнее - и в бизнесе, и в жизни.
2. Новый клиент - заказчик - как вы проводите с ним переговоры, когда и почему может отказаться от предложения?
Переговоры с новым клиентом я выстраиваю по четкой стратегической структуре - чтобы с первых минут создать прозрачность, доверие и единое видение проекта.
Моя модель проведения переговоров включает:
1. Выявление цели клиента - зачем создается конференция и какой результат он хочет получить для себя, бренда, бизнеса и аудитории.
2. Анализ ресурсов и ограничений - сроки, бюджет, команда, площадка, доступные каналы продвижения.
3. Стратегический сценарий - формат конференции, ключевая идея, ценностное ядро, портрет аудитории и логика программы.
4. План-график и зоны ответственности - этапы, дедлайны, ответственные и механизм взаимодействия.
5. Финансовая модель - прогноз доходов, партнерств, продаж, структура расходов и точки окупаемости.
6. Контрриски и альтернативные решения - что может пойти не по плану и какие шаги предусмотрены для сохранения результата.
Клиент может отказаться, если:
- ожидаемый результат или масштаб проекта не совпадают с его видением;
- отсутствует доверие или согласие по ключевым решениям;
- клиент не готов к публичности или к необходимой вовлеченности в процесс.
Я всегда честно озвучиваю возможности и ограничения: если вижу, что проект не принесет ожидаемого результата или не соответствует моим ценностям - говорю об этом на старте.
3. Если спикеры конференции ваша забота - как вы решаете столь сложный вопрос?
Работа со спикерами - один из самых ответственных и стратегических элементов организации конференции, и я беру ее от и до. Спикер - это не просто человек, закрывающий тайм-слот. Он - носитель смысла, энергии, ценности и репутации события.
Я выстраиваю работу по системе, которая позволяет усилить спикера, его продукт, повысить узнаваемость и вывести в публичное поле. На успех влияет множество факторов: правильно выбранная тема, позиционирование, формат подачи, сценарий выступления, личная харизма, взаимодействие со сценой и PR-сопровождение.
Моя модель работы включает:
1. Стратегическое формирование спикерского пула - подбор экспертов строго под идею конференции, чтобы каждый усиливал концепцию, а не “говорил сам по себе”.
2. Продюсерская работа со спикером - определение угла подачи, ключевых тезисов, структуры выступления и финальной ценности для аудитории. Контент строится не как реклама, а как вклад в трансформацию участников.
3. Договоренности, условия и KPI - четко оговариваются роли, дедлайны, формат участия, включенность в промо-кампанию, требования к презентации и контенту, точки касания со зрителями.
4. PR-сопровождение спикеров - анонсы, интервью, подкасты, соцсети, медиа-продвижение, визуал, backstage, контент-поддержка, чтобы усиливать личный бренд спикеров и повышать их охваты и возможности.
Главный критерий отбора - спикер должен усиливать идею конференции и давать участникам практическую пользу, чтобы после выступления у людей появлялись инсайты, конкретные действия, решения и новые связи. Спикер выходит на сцену не для саморекламы, а чтобы делиться опытом, знаниями и ценностью. При этом его выступление должно усиливать и личный бренд спикера - повышать доверие, расширять аудиторию и открывать новые возможности.
4. Форс мажоры - когда, какие и почему именно они могут быть? Как их решать, а лучше не допускать?
В организации конференции возможны разные непредвиденные ситуации, и важно не только уметь на них реагировать, но и заранее создавать систему, которая минимизирует их вероятность. Мой принцип прост: форс-мажор не должен быть неожиданностью - он должен быть предусмотрен и просчитан заранее.
Основные группы рисков и моя система работы с ними:
• Организационные риски: технические сбои, ошибки подрядчиков, проблемы с площадкой, нарушенный тайминг.
• Спикерские и коммуникационные риски: болезнь, опоздание или отмена выступления.
• Финансовые риски: срыв партнерств или перерасход бюджета.
• Репутационные риски: негативные отзывы, несоответствие ожиданий, конфликтные ситуации.
• Юридические риски: ошибки в договорах, несогласованные условия со спикерами, партнерами или площадкой.
Решения:
• Детальный технический райдер, тесты оборудования, чек-листы и резервный план.
• Сбор материалов заранее, готовность альтернативных форматов и замены.
• Четкая финансовая модель, фиксированные условия, контроль расходов и диверсификация доходов.
• Честный маркетинг, прозрачная коммуникация, контроль качества контента, обратная связь и персональная работа с кейсами.
• Юридическое сопровождение на всех этапах, исключающее многие риски до их возникновения.
Отдельный стратегический риск: недобор заявленного количества участников.
Недобор аудитории чаще всего связан не с продуктом, а с маркетингом, позиционированием и прогревом:
• поздний старт продвижения;
• слабое или неочевидное УТП;
• отсутствие прогрева аудитории перед продажами;
• неясная программа;
• плохо подготовленный контент;
• недостаточно донесена ценность конференции.
Чтобы избежать этого риска, я фокусируюсь не на агрессивных продажах, а на донесении ценности и смысла конференции для участников. Когда человек видит практическую пользу и понимает, что именно он получит, - он принимает осознанное решение прийти. Благодаря такому подходу запись и доходимость на моих конференциях всегда высокие: люди приходят, потому что знают, что им это действительно нужно.
5. Ваша команда, система работы, контроль, узкие места, мотивация?
Команда - основа успешной конференции. Важно выстраивать ее как единый механизм, где каждый понимает свою роль, зону ответственности и вклад в общий результат.
Команда для организации конференции формируется исходя из масштаба события, его формата и задач. Нет универсального количества специалистов: чем крупнее конференция, тем шире зона ответственности и тем больше людей необходимо вовлечь.
Если конференция проводится до 100 человек, достаточно компактной команды из ключевых специалистов, совмещающих несколько функций: продюсер, ассистент, маркетолог/PR/SMM, куратор спикеров, дизайнер, технический специалист по сайту, ведущий, универсальный техспециалист, фотограф/видеограф, координаторы на площадке и юридическое сопровождение. Такая команда закрывает основные процессы и обеспечивает качественный уровень проведения.
Когда конференция становится более масштабной — от 100 человек и выше — увеличивается количество задач, зон и рисков, поэтому команда расширяется. Появляются отдельные специалисты по зонам: координаторы, SMM для коммуникации с участниками, контент и PR-специалист, партнёр-менеджер, а также дополнительный технический персонал.
Для крупных конференций от 500 человек формируется полноценная продакшн-команда: проектный менеджер, операционный менеджер, технический директор, stage-менеджер, расширенная техническая команда (звук, свет, мультимедиа, трансляции), отдельный PR и контент-отдел, а также усиленная команда координаторов на площадке. Это позволяет синхронизировать все процессы, выдержать высокий темп и обеспечить безупречный сервис для участников, партнёров и спикеров.